CVDR245288_2Besluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris, 2009nlregelingLandgraaf2018-05-29LandgraafLandgraaf Aktueel, 28 augustus 2013Besluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris, 2009Gemeentewet, art. 103, lid 2, 160, lid 1, 212college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2013-06-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-09-012014-01-01wijziging artikel 1, 2, 3, 4, 5, 6 en 12geenGeenBesluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris, 2009Burgemeester en wethouders van Landgraaf;gelet op artikel 103, tweede lid, artikel 160, eerste lid, onderdeel c., en artikel 212 van de Gemeentewet;gehoord de Ondernemingsraad;besluiten:nadere regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente Landgraaf alsmede vast te stellen de instructie met nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris:paragraaf1.BegrippenkaderArtikel1BegripsbepalingenVoor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100, van de Gemeentewet;

algemeen directeur: de door het college ingestelde functionaris, die onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van het college, de dagelijkse leiding heeft over de ambtelijke organisatie;

directie: de secretaris en de algemeen directeur tezamen;

ambtelijke organisatie: het samenstel van organisatorische eenheden als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van dit besluit;

functionaris: degene die in dienst is van de gemeente Landgraaf en werkt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college;

integraal manager; de functionaris die verantwoordelijk is voor een juiste inzet van personeel, en hiermee verband houdende middelen;

administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging.

Paragraaf2Instructie secretarisArtikel2Instructie secretaris1.De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.2.De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor beschikbaarheid van alle informatie die de leden van het college behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.3.De secretaris staat het college en de burgemeester bij de uitoefening van hun taak terzijde.4.De secretaris is mede verantwoordelijk voor een goede coördinatie en samenwerking tussen de burgemeester, de griffie en de ambtelijke organisatie.5.De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.6.De secretaris draagt, met inachtneming van het bepaalde in het reglement van orde van het college, zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.7.De secretaris is in het kader van de Wet Veiligheidsregio, tevens de commandant Bevolkingszorg.8.De secretaris is budgethouder over de aan hem toebedeelde budgetten en kredieten.Artikel3Instructie algemeen directeur1.De algemeen directeur is belast met de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie.2.De algemeen directeur draagt zorg voor de ontwikkeling van een doelgerichte, doeltreffende en doelmatige bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie.3.De algemeen directeur is verantwoordelijk voor een goede organisatie en uitvoering van bedrijfshulpverlening.4.De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de informatievoorzienng en het beheer van archieven.5.de algemeen directeur is de bestuurder als bedoeld in artikel 23, vierde lid, van de Wet op de Ondernemingsraden.6.De algemeen directeur is budgethouder over de aan hem toebedeelde budgetten en kredieten.Artikel4Coördinerende rol directie1.De directie is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.2.De directie bevordert het goed functioneren van de ambtelijke organisatie.3.De directie is verantwoordelijk voor de coördinatie en samenhang in handelen van alle organisatieonderdelen.4.De directie zorgt voor een geïtegreerde en gecoördineerdee voorbereiding en uitvoering van de programma's van de begroting en een goede ondersteuning hiervan door administratieve systemen.5.De directie komt ten minste een maal per week bijeen aan de hand van een vooraf bepaalde agenda.6.De directie bepaalt wie bij het directieberaad tevens aanwezig is. 7.De directie voert, onder leiding van de algemeen directeur, ten minste een maal per maand overleg met de gezamenlijke afdelingshoofden als bedoeld in artikel 5.8.De directieleden hebben op basis van een binnen de ambtelijke organisatie bekend te maken taakverdeling, eigen aandachtsgebieden en geven sturing hieraan.9.De directieleden vervangen elkaar bij afwezigheid. Voor het geval beiden aanwezig zijn kan het college een loco-secretaris respectievelijk plaatsvervangend algemeen directeur aanwijzen.Paragraaf3.De ambtelijke organisatieArtikel 5. Hoofdstructuur

Er is onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college, een ambtelijke organisatie die bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:

de sector Publiekszaken;

de sector Wijkgericht Werken;

de sector Maatschappelijke en Ruimtelijke Ontwikkeling;

de staf Diensten;

de staf Concerncontrol

het bureau strategie en coördinatie.

De ambtelijke organisatie staat onder leiding van de algemeen directeur.

De sectoren staan ieder onder leiding van een sectorhoofd; de staven staan ieder onder leiding van een stafhoofd; het bureau strategie en coördinatie staat onder leiding van de secretaris. Aan elk sectorhoofd en stafhoofd is secretariële ondersteuning toegevoegd.

De sectoren en de staf Diensten zijn onderverdeeld in afdelingen die ieder onder leiding staan van een afdelingshoofd.

Aan het sectorhoofd Publiekszaken is een kwaliteitsmedewerker toegevoegd die rechtstreeks onder leiding staat van het sectorhoofd Publiekszaken.

Aan de sector wijkgericht werken zijn wijkcoördinatoren toegevoegd die rechtstreeks onder leiding staan van het sectorhoofd Wijkgericht Werken.

De afdeling Facilitair Bedrijf is onderverdeeld in teams die ieder onder leiding staan van een teamleider.

Het afdelingshoofd Financieel Beheer is tevens de comptabele. Er is een kassier en een subkassier.

Artikel 6. Taken en verantwoordelijkheden sector- en stafhoofden, afdelingshoofden en teamleiders

De sector- en stafhoofden zijn ieder voor zich integraal manager binnen hun eigen sector of staf en hebben de dagelijkse leiding over de afdelingshoofden binnen hun sector of staf.

De sector- en stafhoofden dragen zorg voor een geïntegreerde, gecoördineerde en rechtmatige voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid en van de begroting.

De sectorhoofden vervangen elkaar onderling in volle omvang bij afwezigheid.

De stafhoofden vervangen elkaar onderling in volle omvang bij afwezigheid.

De directie vervangt alle sector- en stafhoofden.

De afdelingshoofden zijn ieder voor zich integraal manager binnen hun eigen afdeling en hebben de dagelijkse leiding over de binnen de eigen afdeling werkzame functionarissen.

De teamleiders hebben de dagelijkse leiding over de binnen het eigen team werkzame functionarissen.

De functionaris die door het college is belast met sturing van programmamanagement heeft periodiek overleg met de betreffende portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden binnen de eigen sector of afdeling. De algemeen directeur wordt, indien dit nodig is voor de eenheid van de bedrijfsvoering, op de hoogte gesteld van de uitkomsten van dit overleg.

Artikel 7. Inrichting en taken sector Publiekszaken

De sector Publiekszaken heeft tot taak de inrichting en kwaliteitsbewaking van de aan het publiek te verlenen van diensten en verstrekken van producten en bestaat uit:

de afdeling servicedesk & burgerzaken;

de afdeling zorg en welzijn;

de afdeling vergunningen.

De afdeling servicedesk & burgerzaken heeft tot taak:

de individuele publieksvoorlichting en helpdeskfunctie;

het beheer van de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA);

de afgifte van reisdocumenten, rijbewijzen, uittreksels, verklaringen en afschriften;

de binnen- en buitengemeentelijke persoonsinformatieverstrekking;

de organisatie van de burgerlijke stand en het verlijden van akten van de burgerlijke stand;

het behandelen van verzoeken tot verkrijging van het Nederlanderschap, naamswijziging, de registratie en uitvaartverzorging van slachtoffers bij een ramp;

het samenstellen van het kiezersregister en de organisatie van verkiezingen;

de regie over afhandeling van post.

De afdeling zorg en welzijn heeft tot taak:

de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning;

de uitvoering van de Wet inburgering;

de coördinatie van vrijwilligerswerk;

de uitvoering van taken op het terrein van de Wet sociale werkvoorziening, sport en volksgezondheid;

het bijdragen aan de algemene beleidsontwikkeling.

De afdeling vergunningen heeft tot taak de uitvoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en afhandeling van overige vergunningaanvragen.

Artikel 8. Inrichting en taken sector Wijkgericht Werken

De sector Wijkgericht Werken heeft tot taak het bevorderen van de leefbaarheid in de wijken en de burgerparticipatie en bestaat uit:

de afdeling ingenieursbureau;

de afdeling beheer openbare ruimte;

de afdeling toezicht en handhaving;

wijkcoördinatoren.

De afdeling ingenieursbureau heeft tot taak:

het ontwikkelen van beleid aangaande het beheer van de openbare ruimte;

het beheren en muteren van de grootschalige basiskaart (GBKN) en de basisadministratie gebouwen (BAG);

de uitvoering van straatnaamgeving en huisnummering, administratie gemeentelijke begraafplaatsen.

De afdeling beheer openbare ruimte heeft tot taak:

het controleren en in stand houden van een adequaat onderhoudsniveau van deopenbare ruimte;

het uitvoeren geven aan beleid aangaande het beheer van de openbare ruimte.

De afdeling toezicht en handhaving heeft tot taak:

het ontwikkelen van integraal handhavingsbeleid en het opstellen van een jaarplan integrale handhaving;

het uitvoeren van toezicht op en handhaving van regelgeving in het publieke domein en de regelgeving op het terrein van ruimtelijke ordening en milieubeheer;

het bijdragen aan de algemene beleidsontwikkeling en vergunningverlening.

De wijkcoördinatoren hebben tot taak het optimaliseren van burgerparticipatie door het leggen en onderhouden van externe contacten met wijkbewoners en professionele organisaties met het oog op een optimale woon- en leefomgeving.

Artikel 9. Inrichting en taken sector Maatschappelijke en Ruimtelijke Ontwikkeling

De sector Maatschappelijke en Ruimtelijke Ontwikkeling heeft tot taak het ontwikkelen van het beleid op het gebied van maatschappelijk en ruimtelijke ontwikkeling en bestaat uit:

de afdeling maatschappelijke ontwikkeling; b de afdeling ruimtelijke ontwikkeling;

de afdeling grondzaken en economie.

De afdeling maatschappelijke ontwikkeling heeft tot taak de ontwikkeling van en advisering over het beleid op het terrein van:

de Wet maatschappelijke ondersteuning;

sociale zaken, de Wet sociale werkvoorziening, sport en volksgezondheid;

ouderen, jeugd en sport, onderwijs en cultuur en subsidies.

De afdeling ruimtelijke ontwikkeling heeft tot taak:

de ontwikkeling van en advisering over het beleid op het gebied van volkshuisvesting, ruimtelijke ordening, milieu en mobiliteit;

het opstellen van ruimtelijke plannen en voorbereiden van besluiten voor de inrichting van de (openbare) ruimte;

het adviseren over gemeentelijke subsidieregelingen op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling.

De afdeling grondzaken en economie heeft tot taak:

de ontwikkeling van en advisering over het beleid op het gebied van grondzaken, economie, toerisme en recreatie;

het opstellen van plannen voor centrumgebieden, bedrijventerreinen, accommodaties, woonwagenlocaties en evenementen;

het ontwikkelen van bedrijfseconomische initiatieven;

het vastgoedbeheer.

Artikel 10. Inrichting en taken staf Diensten

De staf Diensten heeft tot taak het ondersteunen van primaire processen en bestaat uit:

de afdeling Financieel Beheer;

de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken;

de afdeling Informatievoorziening;

de afdeling Facilitair Bedrijf.

2.1. De afdeling Financieel Beheer heeft tot taak:

het financieel beheer, waaronder het voeren van de centrale financiële administraties;

de coördinatie van de programmaverantwoording en opmaak van de jaarrekening (balans en analyses exploitatie) met bijlagen;

de coördinatie van de samenstelling van de beleidsveldenverantwoording;

het beheer en de uitvoering van de personeels- en salarisadministraties, waaronder de aanwezigheids- en ziekteregistraties en de ondersteuning en uitvoering van diverse personele regelingen;

de treasurytaken, waaronder de gemeentefinanciering, het betalingsverkeer, het geldstromenbeheer, het (rente)risicobeheer, het debiteuren- en crediteurenbeheer en de kassiersfunctie;

bedrijfsbureautaken, de algemene ondersteuningstaken met betrekking tot planning en control ten behoeve van de sectoren en staven;

de budgetbewaking ten aanzien van kredieten en overige geldstromen;

signaleren van afwijkingen op het vastgestelde financiële beleid.2.2Het college stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de comptabele, de kassier en de subkassier.

De afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken heeft tot taak:

voorbereiding en afwikkeling van alle juridische procedures en bijzondere bestuurlijke aangelegenheden; ontwikkeling en toetsing van juridische beleidskaders;

de ondersteuning van de bezwaarschriftencommissie;

de zorg voor kwalitatief juiste regelgeving;

het ondersteunen en adviseren op het terrein van openbare orde en veiligheid;

ontwikkeling van beleid met betrekking tot bijzondere wetten;

de uitvoering van juridische control;

de secretariële ondersteuning van de burgemeester en overige leden van het college;

de ambtelijke ondersteuning van de Ondernemingsraad.

De afdeling Informatievoorziening heeft tot taak:

het adviseren over de interne en externe communicatie;

de voorlichting aan en onderhouden van contacten met derden in het kader van public relations;

onderzoek en statistiek;

het verstrekken van informatie ter ondersteuning van de beleidsvorming;

coördinatie van periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur, waaronder de beleidsevaluatie en doen van voorstellen omtrent inhoud onderzoeksverordening ex art 213a Gemeentewet;

het adviseren over inrichting en borging gemeentelijke administratieve organisatie en gemeentelijk verbeterplan;

het opzetten en uitvoeren van onderzoeken gericht op betrouwbaarheid van de informatievoorziening en de rechtmatigheid van het functioneren van de ambtelijke organisatie;

implementatie risicomanagement;

de coördinatie en afstemming van regionale onderzoeken.

De afdeling Facilitair bedrijf heeft tot taak:

de facilitaire ondersteuning van de sectoren, staven en ;

het ontwikkelen en uitvoering van het huisvestingsbeleid;

de afwikkeling van en ondersteuning bij post- en archiefzaken;

het ontwikkelen en uitvoeren van het inkoopbeleid;

de ondersteuning op het gebied van informatisering;

ondersteuning op het gebied van informatie en communicatietechnologie.

artikel 11. Taken Staf Concerncontrol

De staf Concerncontrol heeft tot taak:

coördinatie totstandkoming beleidsalternatievenplan, kadernota, beleidsveldenraming en programmabegroting;

coördinatie totstandkoming jaarverslag;

coördinatie totstandkoming bestuurs- en managementrapportages;

coördinatie totstandkoming coalitieconvenant, collegeprogramma;

ontwikkelen, actueel houden en toetsen kaders risicomanagement, verbonden partijen, personeel, organisatie en financiën en van de informatie-, communicatie- en automatiseringstechnologie;

ontwikkelen en actueel houden besturingsmodel;

advisering over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van uitgaven en inkomsten;

advisering op het gebied van personeel en organisatie

voorbereiden en uitvoeren rechtspositionele regelingen;

actueel houden en coördineren uitvoering informatieplan;

de beleidsmatige aansturing van juridische control.

Artikel 12. Taken bureau strategie en coördinatie

Het bureau strategie en coördinatie heeft tot taak:

coördinatie en begeleiding van door de directie benoemde bijzondere intersectorale vraagstukken;

coördinatie en begeleiding van door de directie benoemde (regionale) projecten;

coördinatie van strategische projecten;

borging en doorontwikkeling van strategieprogramma's;

secretariële ondersteuning van de directie.

Paragraaf 4. Slotbepalingen Artikel 13. Citeertitel en inwerkingtreding

Het Besluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris, 2003, wordt ingetrokken.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris, 2009.

Dit besluit wordt algemeen bekend gemaakt in Landgraaf Aktueel.

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.

Landgraaf, 15 december 2009Burgemeester en Wethouders voornoemd,de Secretaris, de Burgemeester,mr. S.B.E. Willems-van Ulden mr. L.H.F.M. Janssen