Organisatie | Aalsmeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsverband |
Citeertitel | Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsverband |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Portefeuillehoudersoverleg Opdrachtverstrekking artikel 34 |
Vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2013 | 01-01-2015 | Onbekend. | 18-12-2012 Nieuwe Meerbode, 27-12-2012 | Onbekend. | |
01-05-2009 | 01-01-2013 | nieuwe regeling | 29-01-2009 De Nieuwe Meerbode | Onbekend. |
De colleges van burgemeesters en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft,
Met name de toepasselijke bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Algemene wet bestuursrecht en de Wet op de Ondernemingsraden
aan te gaan de navolgende gemeenschappelijke regeling tot vorming van een openbaar, rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam genaamd “Samenwerkingsverband Aalsmeer- Uithoorn”.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Er is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, genaamd ‘Samenwerkingsverband Aalsmeer- Uithoorn”, hierna te noemen “het Samenwerkingsverband”.
Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, treden het openbaar lichaam, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter in de plaats van respectievelijk de gemeente, de raad, het college en de burgemeester.
Hoofdstuk 2 Belang, bevoegdheden en opdracht
ARTIKEL 6 OPDRACHT VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND
De colleges van de deelnemers dragen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4 en 5, aan het samenwerkingsverband de uitvoering op van de volgende taakvelden.
Door de colleges van de deelnemende gemeenten is aan het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsverband de uitvoering opgedragen van:
de Wet werk en bijstand (Wwb);
het Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen (Bbz);
de Wet inburgering (Wi);
de Wet sociale werkvoorziening (Wsw);
de verstrekkingen in het kader van de Wet kinderopvang (Wk);
de Wet educatie en beroepsonderwijs (Web);
Hoofdstuk 4 Het algemeen bestuur
De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijk aan die van de colleges van de deelnemers die hen hebben aangewezen. De leden van het algemeen bestuur blijven na het verstrijken van de in de vorige zin genoemde termijn hun functie waarnemen tot het tijdstip dat de nieuwe leden zijn aangewezen.
Ten aanzien van de openbaarheid van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het opleggen van een geheimhoudingsplicht zijn de artikelen 23 en 25 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor de vergaderingen vast conform artikel 16 Gemeentewet en artikel 22 Wet gemeenschappelijke regelingen.
Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur bevoegdheden overdragen met uitzondering van:
Het vaststellen van een organisatieregeling op basis van artikel 160, eerste lid aanhef en onder c., van de Gemeentewet;
Het vaststellen van algemeen geldende voorschriften, waaronder een financiële regeling voor het samenwerkingsverband conform artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;
Het algemeen bestuur kan commissies instellen volgens artikel 24 en 25 Wet gemeenschappelijke regelingen.
Het algemeen bestuur stelt een vaste commissie van advies in, bestaande uit beide gemeentesecretarissen met het oog op de ambtelijke en bestuurlijke relatie tussen het samenwerkingsverband en de deelnemers. Deze adviescommissie krijgt tevens de opdracht het dagelijks bestuur en het hoofd van het samenwerkingsverband te adviseren over en te ondersteunen bij de aansturing van de organisatie van het Samenwerkingsverband en de daarbij te nemen maatregelen.
De colleges van de deelnemers zijn gehouden het algemeen bestuur tijdig in kennis te stellen van de bij hen in voorbereiding zijnde plannen en/of maatregelen met betrekking tot de in artikel 6 bedoelde taakvelden en aspecten daarbinnen, voor zover deze redelijkerwijs van belang kunnen zijn voor het functioneren en de bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband.
ARTIKEL 15 VERANTWOORDINGSPLICHT
Een lid van het algemeen bestuur is aan het college dat hem als lid heeft aangewezen en aan de raad verantwoording verschuldigd voor de door hem in het algemeen bestuur uitgevoerde daden of werkzaamheden. Het afleggen van die verantwoording geschiedt volgens het reglement van orde van de afzonderlijke colleges.
Hoofdstuk 5 Het dagelijks bestuur
Voor zover deze regeling niet anders bepaalt kan het dagelijks bestuur zijn werkzaamheden verdelen over de leden. Artikel 168 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. De verdeling wordt aan het algemeen bestuur mede gedeeld.
Op de vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn de artikelen 54 tot en met 58 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Het dagelijks bestuur stelt voor zijn werkzaamheden een reglement van orde vast conform artikel 52 Gemeentewet. Dit reglement wordt aan het algemeen bestuur ter kennisneming gezonden.
De voorzitter stemt tenminste maandelijks de stand/ gang van zaken in de organisatie af met het hoofd van het samenwerkingsverband in bijzijn van de adviescommissie van gemeentesecretarissen. Hij houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken met het Hoofd van het Samenwerkingsverband over diens functioneren.
Hoofdstuk 7 Organisatie, management en personeel
ARTIKEL 29 HET HOOFD VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND
Het Hoofd is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
Werkt personeel van een deelnemer tijdelijk bij de organisatie, dan worden de gewerkte uren door betreffende deelnemer bij de organisatie in rekening gebracht tegen vaste uurtarieven. Alle deelnemers brengen hetzelfde uurtarief in rekening, ongeacht het daadwerkelijke salaris van het personeel (van de deelnemer).
Wordt personeel van het Samenwerkingsverband tijdelijk tewerkgesteld bij één van de deelnemers, om werkzaamheden/ taken uit te voeren specifiek voor die ene deelnemer, dan worden de gewerkte uren door het Samenwerkingsverband in rekening gebracht bij de betreffende deelnemer tegen een vast uurtarief. Het samenwerkingsverband brengt bij alle deelnemers hetzelfde uurtarief in rekening, ongeacht het daadwerkelijke salaris van het betreffende personeel.
Hoofdstuk 10 Financiële bepalingen
ARTIKEL 35 FINANCIËLE ADMINISTRATIE EN CONTROLE
Het algemeen bestuur stelt bij regeling uitgangspunten en regels vast voor het financiële beleid, het financieel beheer en de inrichting van de administratie (conform artikel 212 Gemeentewet). Deze regeling dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle kan worden voldaan.
Het algemeen bestuur stelt bij regeling regels vast voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de administratie (conform artikel 213 Gemeentewet). Deze regeling dient te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële en administratieve organisatie kan worden getoetst.
De artikelen 212 tot en met 215 van de Gemeentewet zijn overeenkomstig van toepassing.
Het dagelijks bestuur stelt elk jaar vóór 1 maart een meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van baten en lasten voor het komende dienstjaar op, voorzien van de nodige toelichting en specificaties. De ontwerpbegroting is gebaseerd op de opdrachten die de deelnemers aan het Samenwerkingsverband verstrekken.
De meerjarenbegroting en de ontwerpbegroting wordt door de colleges van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Van het ter inzage leggen en het verkrijgbaar stellen van de ontwerpbegroting en de meerjarenbegroting wordt openbaar kennis gegeven.
Het dagelijks bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van het Samenwerkingsverband en zijn bestuursorganen overeenkomstig een door het algemeen bestuur met inachtneming van artikel 41, tweede lid van de Archiefwet vast te stellen regeling.
Indien er tussen het Samenwerkingsverband en één der deelnemers een geschil ontstaat over de uitvoering van de opdracht zoals bedoeld in artikel 6 van deze regeling treden het dagelijks bestuur en het betreffende college terstond in overleg met elkaar teneinde het geschil verder te verkennen en zo mogelijk op te lossen.
Hoofdstuk 13 Toetreding, uittreding, wijziging, opheffing
Het college van elke deelnemer kan bij voorgenomen besluit bepalen dat de deelneming aan deze regeling wordt opgezegd. De raad van de betreffende gemeente wordt het voorgenomen besluit tot uittreding voorgelegd met het doel toestemming te verkrijgen. College, burgemeester en raad van de andere deelnemer worden over dat besluit geïnformeerd.
Een uittredingsbesluit gaat in de eerste periode na het tot stand komen van deze regeling, in per 1 januari als vijf kalenderjaren verstreken zijn na het jaar, waarin het besluit tot uittreding is genomen; vanaf vijf jaar van het bestaan van de regeling gaat het besluit tot uittreding in twee kalenderjaren na het verstrijken van het jaar, waarin het besluit tot opzegging is genomen.
ARTIKEL 43 WIJZIGING, OPHEFFING EN LIQUIDATIE
De opheffing van de regeling gaat niet eerder in dan nadat is voldaan aan de vereisten van artikel 27 Wgr.
Hoofdstuk 14 Overgangs- en slotbepalingen
ARTIKEL 45 INWERKINGTREDING EN OVERIGE BEPALINGEN
Het college van de gemeente Aalsmeer is aangewezen als het gemeentebestuur zoals bedoeld in artikel 26 Wgr.
Indien door de colleges van de deelnemers lopende het kalenderjaar nieuwe taakvelden in de regeling worden ingebracht, draagt het college Aalsmeer zorg voor de tijdige publicatie van dit besluit waarin tevens het moment van inwerkingtreding van het besluit is aangegeven, een en ander conform de vereisten van artikel 26 Wgr.
Aldus gewijzigd op 18 december 2012,
het college van de gemeente Aalsmeer,
de secretaris, de waarnemend burgemeester,
D.J. van Huizen Th. Van Eijk
het college van de gemeente Uithoorn,
de secretaris, de burgemeester,
K. de Vries Mw D.H. Oudshoorn
de waarnemend Burgemeester van de gemeente Aalsmeer,
De heer Th. Van Eijk
de Burgemeester van de gemeente Uithoorn op,
Mevrouw D.H. Oudshoorn
Memorie van Toelichting Behorend bij de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn 18 december 2012
In de aanhef is aangegeven dat de Gemeenschappelijke regeling “Samenwerkingsverband Aalsmeer – Uithoorn” wordt aangegaan door de colleges en de burgemeesters. Deze beide bestuursorganen dragen bevoegdheden over aan de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling (GR). Zij kunnen dat alleen doen voor de eigen bevoegdheden. Er worden geen bevoegdheden van de gemeenteraden overgedragen. De gemeenteraden zijn dan ook niet vertegenwoordigd in de bestuursorganen van de regeling.
De gemeenteraden hebben volgens artikel 1 lid 2 van de Wgr hun toestemming verleend in de gemeenteraadsvergaderingen van respectievelijk 11 december 2008 (Aalsmeer) en 29 januari 2009 (Uithoorn).
Advies is deze periodiek te evalueren (jaarlijks), waarbij naast de samenwerking in brede zin, eveneens aan de orde kunnen komen:
In artikel 6 is opgenomen dat in 2009 geen nieuwe taakvelden worden toegevoegd. Gelijktijdig met de evaluatie kan besloten worden welke taakvelden in 2010 worden ingebracht en kan een aangepaste regeling worden vastgesteld.
De flexibiliteit bij de inbreng van taakvelden lopende het kalenderjaar is afgestemd met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het VNG. Daaruit is gebleken dat er geen steun is voor het nu opnemen van alle mogelijke taakvelden die eniger tijd in aanmerking komen om ingebracht te worden. dat zou de rechtszekerheid benadelen (derden/partners kunnen mogelijk in verwarring zijn over welke bevoegdheden zijn overgegaan van de colleges naar de GR. Daarnaast kan de raad moeilijker beoordelen welke effecten de goedkeuring van de regeling heeft, omdat een aantal dan genoemde taakvelden niet in de regeling is uitgewerkt voor wat betreft de overdracht van bevoegdheden en de gevolgen daarvan.
Wijziging van de regeling door uitname van taken:
De regeling is in 2012 gewijzigd omdat de taken Woz-belastingen en e-dienstverlening uit het Samenwerkingsverband Aalsmeer - Uithoorn zijn gehaald. Deze taken zijn ondergebracht in regionale samenwerking op het gebied van gemeentelijke belastingen, waarbij de uitvoering gedaan wordt door de gemeente Amstelveen. Tevens zijn enkele eerder vastgestelde technische aanpassingen aan de regeling gedaan in artikel 37 en 43 vanwege de overgang van budgetten van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn aan het Samenwerkingsverband per 1 januari 2010.
Vanwege het besluit van het college van Aalsmeer op 29 november 2011 om op termijn uit te treden uit het Samenwerkingsverband Aalsmeer – Uithoorn is bij de wijziging ervoor gekozen de passages over het toevoegen van nieuwe taken uit deze regeling te schrappen. De gemeenteraden hebben toestemming gegeven voor de wijzigingen in de regeling in de gemeenteraadsvergaderingen van respectievelijk 6 december 2012 (Aalsmeer) en 12 juli 2012 (Uithoorn).
Het algemeen bestuur kan een klachtenregeling vaststellen (eventueel met inschakeling van een ombudsman/organisatie. Dit is niet in deze regeling opgenomen.
De genoemde termijnen (planning & controlcyclus) ten aanzien van het beleidsplan, beleidsverslag, begroting en rekening zijn afgestemd op die van de deelnemende gemeenten. Bij eventueel wijzigen van deze termijnen door (een van) de deelnemende gemeenten dient het gevolg voor de regeling te worden bezien en desgewenst aangepast.
Advies is om ook de overige stukken te controleren op inhoud en consistentie met de gemeenschappelijke regeling. De wijzigingen in de regeling kunnen mogelijk leiden tot afwijkingen in de andere stukken (idem mandaatregeling e.d.).
Bij het besluit tot het aangaan van de onderhavige regeling wordt tevens het besluit genomen tot intrekking van de huidige regeling Sociale Zaken (zie artikel 46 lid 4).
Geadviseerd wordt om voor de cliëntenparticipatie een adviesorgaan in te stellen (door het Dagelijks Bestuur van de regeling), dat regelmatig wordt betrokken bij voorbereiding van plannen door het samenwerkingsverband.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Het bedrijfsplan is een document dat door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. Hierin zijn de concrete taakstellingen opgenomen voor het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn voor het komende kalenderjaar, gebaseerd op het beleid dat door de afzonderlijke gemeenten is vastgesteld. In het bedrijfsplan worden daarnaast hoofdstukken opgenomen over het te voeren organisatiebeleid, zoals het personeelsbeleid, de automatisering, de communicatie e.d.
Lid 1: Gekozen is voor een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, eerste lid van de Wgr. Het voordeel van de juridische vorm openbaar lichaam is dat het samenwerkingsverband als rechtspersoon zelfstandig kan functioneren in het rechtsverkeer (maatschappelijk en bestuurlijk). Op grond van deze rechtsvorm kan het samenwerkingsverband onder andere zelf medewerkers in dienst nemen en overeenkomsten aangaan. Het samenwerkingsverband is dan ook geen onderdeel van de organisatie van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn. Het is een gezamenlijke “derde” organisatie.
Lid 2: Het openbaar lichaam moet een vestigingsplaats hebben. Aangezien het samenwerkingsverband voorlopig geen eigen huisvesting heeft, is een keuze gemaakt tussen de aangesloten gemeenten. Aalsmeer is gekozen als vestigingsplaats.
Lid 3: Er wordt verwezen naar andere wetten, zoals bijvoorbeeld in artikel 11 en artikel 35. Hierin wordt verwezen naar de Gemeentewet, omdat deze bepalingen van overeenkomstige toepassing zijn voor de gemeenschappelijke regeling.
In de regeling is opgenomen dat in betreffende wet- en regelgeving in plaats van “de gemeente”, “de raad”, “het college” en “de burgemeester” respectievelijk gelezen moet worden: “het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn”, “het algemeen bestuur”, “het dagelijks bestuur” en “de voorzitter”. Hiermee is aangegeven dat de bevoegdheden van de colleges worden overgedragen aan het dagelijks bestuur van de regeling, en die van de burgemeesters aan de voorzitter.
Lid 4: Het gemeentelijk grondgebied is alleen een geografische aanduiding; er gaat geen rechtswerking van uit.
Artikel 3: Duur van de regeling
De Wgr gaat uit van “de voor onbepaalde tijd getroffen regeling” (art. 9 lid 1 Wgr). Omdat het een algemene bepaling is uit de Wgr is dit artikel onder de algemene bepalingen opgenomen.
Hoofdstuk 2 Belang, bevoegdheden en opdracht
Volgens de Wgr (art. 10 lid 1) dient in de regeling aangegeven te worden welk belang of welke belangen worden behartigd door het aangaan van de regeling.
In dit artikel wordt vastgelegd wat met het aangaan van deze regeling beoogd wordt en wat verwacht wordt van het samenwerkingsverband. De achtergrond van het ontstaan van de regeling is de grote uitdaging, waarvoor gemeenten van de omvang van Aalsmeer en Uithoorn zich gesteld zien. Steeds meer taken komen bij de gemeenten terecht als overheidslaag, die dicht bij de burger staat. Een bundeling van krachten helpt om deze taken goed in te voeren en na die invoering goed uit te voeren. De continuïteit van de dienstverlening aan de burgers is erbij gebaat dat met een grotere omvang gewerkt wordt en de kwetsbaarheid daardoor lager wordt. Tevens ontstaan meer mogelijkheden op de arbeidsmarkt, omdat waarnodig gezamenlijk een hoger salarisniveau geboden kan worden of uren gebundeld kunnen worden om de beoogde (specialistische) kwaliteit in huis te halen.
Aalsmeer en Uithoorn functioneren in een regio tussen grote gemeenten en zijn in dit opzicht elkaars natuurlijke partners. Samen is meer invloed te bereiken in beleid, dat voor onze burgers van groot belang is.
Daarnaast vergt een adequate dienstverlening aan burgers en daarvoor benodigde digitalisering veel kwaliteit. Met het oog op de digitalisering en op termijn de organisatie van een Klant Contact Centrum ligt er omvangrijk werk in het verschiet, waarvoor beide organisaties de krachten zullen bundelen.
In het dienstverleningsconcept hebben beide gemeenten hun ambitieniveau verwoord. Het samenwerkingsverband zal dit ambitieniveau (op termijn) ook moeten waarmaken. Het samenwerkingsverband zal als voorbeeld gelden voor de samenwerking van beide gemeentelijke organisaties. In eerste instantie worden dan ook taakvelden ondergebracht in de regeling, waar de samenwerking bewezen goed loopt.
Tot slot is de verwachting dat bundeling van taakvelden na de begininvestering op den duur zal leiden tot kostenreductie (minder personeel/ minder extra inhuur) dan wel tot het uitvoeren van een groter aantal werkzaamheden met hetzelfde personeel in geval van (extra) taakoverdracht door het rijk of door beide gemeenten.
In lid 1 is het belang van de gemeenten aangegeven bij het aangaan van de regeling.
In lid 2 is de beoogde doelstelling van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn opgenomen.
In lid 3 wordt de missie van de organisatie benoemd.
Artikel 5: Algemene bevoegdheidstoedeling
De Wgr spreekt in artikel 30 lid 1 van : “bevoegdheden van regeling en bestuur” die overgedragen kunnen worden. Onder “regeling “wordt verstaan de bevoegdheid tot het stellen van algemeen verbindende voorschriften. Op basis hiervan kan aan het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn de bevoegdheid worden overgedragen om de verordeningen en het beleidsplan vast te stellen. Hiervoor is door de deelnemende gemeenten niet gekozen. Er worden geen bevoegdheden van de raden overgedragen.
Onder “bestuur” valt de uitvoering van de verordeningen en het beleid, zoals dat door de raden van de deelnemende gemeenten is vastgesteld. De uitvoering is verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de colleges (Wet dualisering).
In dit artikel is aangegeven dat het vaststellen van verordeningen en het beleidsplan bevoegdheid van de raden is gebleven (lid 1 en 2) en alleen de bevoegdheid voor de uitvoering door de colleges en de burgemeesters is overgedragen aan het dagelijks bestuur (lid 3). De colleges dragen bevoegdheden over aan het dagelijks bestuur en de burgemeesters aan de voorzitter van het samenwerkingsverband.
De gemeenteraden stellen verordeningen en beleid vast voor de taakvelden, die in de regeling zijn opgenomen en door het samenwerkingsverband worden uitgevoerd.
De overdracht van bevoegdheden van colleges en burgemeesters betreft de uitvoering van beleid en opgedragen wetgeving (nemen van uitvoeringsbesluiten) op de taakvelden, die in de regeling zijn opgenomen. Het betreft dan de volledige uitvoering van de werkzaamheden op de taakvelden, die in de opdracht zijn opgenomen.
Bij de opgenomen taakvelden is sprake van een limitatieve opsomming. Voor andere wet- en regelgeving is geen bevoegdheid overgedragen en deze vallen daarmee niet onder de opdracht van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Dit maakt controle door de raden eenvoudiger en transparanter.
Artikel 6: Opdracht van het samenwerkingsverband
In beginsel komen alle taakvelden van de beide gemeenten in aanmerking om in de regeling te worden opgenomen. In dit artikel zijn de taakvelden aangegeven die bij de start in de regeling worden opgenomen. Per taakveld is aangegeven welke taken worden uitgevoerd. De daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn door de colleges overgedragen aan het dagelijks bestuur. In de jaarlijks opdrachten wordt per taakveld in elk geval aangegeven welke prestaties geleverd moeten worden, de kwaliteitseisen de beschikbare middelen en de informatievoorziening.
Voor wat betreft de Wet kinderopvang wordt niet de gehele uitvoering (en beleidsontwikkeling) van de wet bedoeld, maar het verstrekken van middelen aan aanvragers / rechthebbenden.
Ten aanzien van de beleidsontwikkeling zal de ambtelijke voorbereiding plaatsvinden in de organisatie van het samenwerkingsverband, onder aansturing van de betreffende portefeuillehouders (zie toelichting bij artikel 32 en 33).
In de regeling is het verstrekken van voorzieningen, zoals genoemd onder a., in de regeling opgenomen. Hieronder valt tevens het exploiteren van een frontoffice in beide gemeenten en een gezamenlijk backoffice.
Ten aanzien van het beleid geldt hetzelfde als aangegeven is voor Werk & Inkomen, met dien verstande dat op andere terreinen van de Wmo (prestatievelden) het beleid door de gemeentelijke organisaties wordt ontwikkeld (onder c.)
De onder a. aangegeven taken hebben betrekking op het afhandelen van aanvragen van klanten voor de genoemde voorzieningen, alsmede de verstrekkingen daarvan. Uitzonderingen hierop zijn in 2009:
Lid 3: WOZ / Belastingen Is geschrapt met ingang van 1 januari 2013
Lid 4: Ontwikkeling e-dienstverlening Is geschrapt met ingang van 1 januari 2013
Lid 5: Inbrengen van taakvelden Is geschrapt met ingang van 1 januari 2012
Allereerst is van belang (rechtszekerheid) dat tijdig bekendgemaakt wordt welke taakvelden op welk moment door het samenwerkingsverband worden uitgevoerd. De daarmee samenhangende bevoegdheden zijn vanaf dat moment overgedragen van de colleges naar het dagelijks bestuur. Ook voor derden is van groot belang te (kunnen) weten of met bevoegde personen van de organisatie wordt gesproken.
Daarnaast is het ook voor de raden van belang te weten welke taakvelden worden overgedragen aan het Samenwerkingsverband. De raden moeten – bij goedkeuring van de regeling – de gevolgen daarvan kunnen beoordelen.
Om deze redenen is in de regeling opgenomen dat voorafgaand aan elk kalenderjaar wordt bepaald welke taakvelden in het daarop volgende jaar worden ingebracht. De regeling wordt dan gewijzigd en opnieuw vastgesteld, waarbij toestemming wordt gevraagd aan de raden. Gelijktijdig kan een evaluatie van de samenwerking en de inhoudelijke aspecten van de regeling plaatsvinden. De regeling kan dan ook op andere punten worden aangepast.
In geval ten aanzien van de taakvelden, die in artikel 6 van de regeling zijn opgenomen, nieuwe /aanvullende wet- en regelgeving wordt vastgesteld, zullen onder verantwoordelijkheid van de beide colleges ook de uitvoering van deze regelingen opgedragen worden aan het samenwerkingsverband. Dit i.v.m. het kunnen aanbrengen van integraliteit zowel in beleid als in de uitvoering daarvan.
De raden van de deelnemende gemeenten stellen jaarlijks het beleid en de daarbij de te realiseren doelstellingen vast. Om kwaliteit in de uitvoering te kunnen waarborgen, efficiencyvoordelen te behalen en onderscheid tussen klanten van de deelnemende gemeenten te voorkomen wordt gestreefd naar uniformiteit in beleid tussen de deelnemende gemeenten.
Om tot heldere afspraken te komen tussen de (raden van de) gemeenten en het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn is het SMART – formuleren van de taakstelling gewenst. De opdrachten van de raden worden samengebracht in het bedrijfsplan van het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Hierbij kan onderling afwijkend beleid worden opgenomen. Duidelijke afspraken en taakstellingen vergemakkelijken de controle door de raden van de uitvoering door het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn.
Ten aanzien van de beleidsontwikkeling adviseert het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn de gemeentebesturen. Daarvoor is beleidscapaciteit ondergebracht binnen het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn.
De in artikel 6 genoemde werkzaamheden behoren tot de structurele (kern)taken van het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Hiervoor is capaciteit opgenomen in de (vaste) formatie. De benodigde financiële voorzieningen (uitvoeringskosten, programma e-dienstverlening) zijn opgenomen in de begroting van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. In verband met het gekozen BTW-regime wordt een overzicht opgesteld van de te leveren producten en diensten door het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Het samenwerkingsverband brengt de kosten (per product/dienst) bij de betreffende gemeente in rekening.
Dit kan mede de basis vormen van de programma- en productbegroting en geeft de colleges en de raden mogelijkheden voor de controle op de uitvoering en het financieel beleid.
De colleges dragen de volledige bevoegdheid over op het gebied van de taakvelden aan het dagelijks bestuur van het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Dit impliceert dat het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn tevens zorg draagt voor de inkoop van producten en diensten ten behoeve van de opgedragen taakvelden. Het dagelijks bestuur stelt het beleid ten aanzien van inkoop en aanbesteding vast, alsmede de algemene voorwaarden die van toepassing zijn voor het Samenwerkingsverband. Daarbij wordt uitgegaan van het beleid dat ter zake geldt in beide gemeenten.
Lid 1: Naast de structurele werkzaamheden kan het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn andere diensten dan genoemd in artikel 6 leveren aan (een van) de deelnemende gemeenten. Het dagelijks bestuur dient hiertoe een besluit te nemen. Het gaat hierbij om incidentele opdrachten waarvoor geen middelen en formatie in de begroting van het samenwerkingsverband zijn opgenomen. Voor de uitvoering van deze opdrachten zal dus een aparte verrekening komen met de gemeente die de opdracht heeft verstrekt.
Lid 2: Hetzelfde geldt voor het leveren van diensten aan gemeenten, die niet tot het samenwerkingsverband behoren en dus niet deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling.
Hoofdstuk 3, 4, 5 en 6: Het bestuur
De Wet dualisering gemeentebestuur is sinds 7 maart 2002 van kracht. In deze wet zijn de rollen en bevoegdheden van raden en colleges aangescherpt. Ook is bepaald dat de wethouders geen deel meer uitmaken van de raad. De consequentie hiervan was dat de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangepast om mogelijk te maken dat leden van de colleges lid konden blijven/ worden van het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (art. 13 Wgr).
Verder is van belang dat de Minister van Binnenlandse Zaken duidelijk gemaakt heeft (brief aan de Tweede Kamer van 26 mei 2004) dat het monisme in de Wgr bestendigd wordt. “Gemeenschappelijke regelingen moeten werken vanuit het principe van verlengd lokaal bestuur en niet een vierde bestuurslaag vormen die nog losser komt van het democratisch forum welker belangen het beoogt te dienen” .
Geen nadere toelichting. De bestuursorganen zijn wettelijk bepaald in art. 12 Wgr.
Artikel 9: Samenstelling algemeen bestuur
De tekst is ontleend aan artikel 13 Wgr. In het geval dat de regeling ook wordt aangegaan door de gemeenteraden worden de leden van het algemeen bestuur aangewezen door de raden. Dat geldt voor zowel raadsleden als collegeleden. De onderhavige regeling wordt aangegaan door de colleges en de burgemeesters. In dat geval kunnen de colleges en de burgemeesters de leden van het algemeen bestuur aanwijzen. Een en ander is door de wetgever ook opgenomen in de memorie van toelichting van de Wet dualisering, als uitleg van artikel 13 lid 6 Wgr. De colleges kunnen geen raadsleden aanwijzen als lid van het algemeen bestuur. Het advies ter zake van de Raad van State is niet door de wetgever overgenomen.
Het algemeen bestuur wijst zelf de leden aan van het dagelijks bestuur en de voorzitter (artikel 14 Wgr). Volgens artikel 16 van de regeling bestaat het dagelijks bestuur uit vier leden van de colleges.
Lid 1: De wet schrijft niet voor hoeveel leden het algemeen bestuur heeft. In dit artikel wordt de gelegenheid gegeven aan de colleges met het algemeen bestuur te starten als voltallige colleges, onafhankelijk van het aantal wethouders dat in een bepaalde periode deel uitmaakt van het college.
Artikel 10: Einde lidmaatschap
Einde van het lidmaatschap van het bestuur en tussentijds ontslag is als apart artikel opgenomen. Een en ander is wettelijk geregeld, zie o.a. Wgr art. 13 lid 2 en art. 16 lid 5 Wgr.
Artikel 11: Werkwijze algemeen bestuur
Lid 2: Elke gemeente heeft één stem. De reden hiervoor is dat de voltallige colleges het algemeen bestuur vormen en geen van beide gemeenten kan overheersen als er een ongelijk aantal wethouders is.
Als de stemmen staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Dit betekent dat dan een ander, aangepast voorstel aan het bestuur voorgelegd zal moeten worden, waar wel een meerderheid mee kan instemmen.
Niet gekozen is voor de optie om de voorzitter in die gevallen een doorslaggevende stem te geven. De doorslaggevende stem kan de besluitvaardigheid en daadkracht van het bestuur verhogen. Nadeel is dat hiermee de rol en invloed van de voorzitter relatief sterker wordt ten opzichte van de andere leden, resp. de andere deelnemende gemeente(n).
Lid 4: Hierin zijn de onderwerpen opgenomen waarover het algemeen bestuur niet in een besloten vergadering kan beraadslagen of besluiten. Dit betreft onderwerpen, die van belang zijn voor de (bestuurlijke) vormgeving, ontwikkeling of financiën van de organisatie.
Lid 5: Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde vast. Deze verplichting volgt uit artikel 22 Wgr, resp. artikel 16 Gemeentewet. In het reglement van orde wordt onder meer geregeld hoe (de leden van) het dagelijks bestuur ter verantwoording kunnen worden geroepen.
Artikel 12: Bevoegdheden algemeen bestuur
In dit artikel zijn de bevoegdheden van het algemeen bestuur opgenomen. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam (art. 12:2 Wgr). In lid 2 is een overzicht van de bevoegdheden opgenomen, die het algemeen bestuur niet kan overdragen aan het dagelijks bestuur.
Lid 1: Hierin is de bevoegdheid opgenomen om vaste commissies in te stellen, zoals een commissie voor bezwaar en beroep. De besluiten, die genomen worden onder verantwoordelijkheid van het bestuur de regeling, zijn geen besluiten meer van de gemeenten, maar van de eigenstandige rechtspersoon. Bezwaar en beroep moeten dan ook door het algemeen bestuur geregeld worden.
Lid 2: In dit lid is voorgeschreven aan het algemeen bestuur dat ze een commissie van advies van beide gemeentesecretarissen moet instellen. Deze commissie van advies is bedoeld om de relatie tussen het samenwerkingsverband en de beide gemeentelijke organisaties goed te regelen. Deze adviescommissie krijgt ook de opdracht om het Dagelijks Bestuur en het hoofd van het samenwerkingsverband te adviseren over en te ondersteunen bij de aansturing van de organisatie en de te nemen maatregelen. De keuze voor deze commissie is ingegeven door de wens van beide colleges de “derde” organisatie dicht bij de gemeentelijke organisaties en het bestuur te houden, als ware het een gezamenlijke afdeling van beide gemeenten. Zij hebben aangegeven dat de koers van de drie organisaties in het kader van de samenwerking dezelfde richting uit moet gaan. De zaken kunnen dan soepel lopen en de diverse bestuursorganen kunnen ongestoord hun verantwoordelijkheid nemen en zich op goede wijze verantwoorden.
In de artikelen 16 en 17 van de Wgr is vastgelegd, dat in de regeling bepalingen moeten worden opgenomen met betrekking tot de informatieplicht en het afleggen van verantwoording door leden van het bestuur van het openbaar lichaam.
Het verkrijgen van inlichtingen, resp. het afleggen van verantwoording kan voor de raden een belangrijk instrument zijn om te controleren of het openbaar lichaam naar behoren functioneert en conform de gestelde kaders en gemaakte afspraken werkt.
In artikel 14 gaat het om de inlichtingenplicht van het algemeen bestuur jegens de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten. Daarnaast wordt in lid 3 geregeld dat de colleges het algemeen bestuur tijdig in kennis stellen als ze van plan zijn taakvelden toe te voegen aan de regeling.
Artikel 15: Verantwoordingsplicht
Hierin is de verwijzing opgenomen naar het Reglement van Orde van de colleges, waarin het afleggen van verantwoording is geregeld. Consequentie kan zijn dat een lid van het AB door het college wordt ontslagen.
Artikel 16: Samenstelling dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam bestaat uit een voorzitter en twee of meer andere leden (art. 14 Wgr). De leden worden aangewezen door en uit het algemeen bestuur. De aangewezen leden mogen niet allen afkomstig zijn uit dezelfde gemeente. Ook biedt de Wgr de mogelijkheid om leden van het dagelijks bestuur aan te wijzen die van buiten de kring van het algemeen bestuur komen (uitgezonderd de voorzitter). Deze leden mogen niet de meerderheid vormen van het dagelijks bestuur.
Lid 1: Het dagelijks bestuur bestaat uit vier leden inclusief de voorzitter. De gelijkwaardigheid van beide gemeenten moet niet alleen in het algemeen, maar ook in het dagelijks bestuur tot uitdrukking komen. Daarom is niet voor drie, maar van elke gemeente twee leden gekozen. De voorzitter is één van de vier. Het algemeen bestuur heeft de opdracht ervoor te zorgen dat er een gelijke vertegenwoordiging is vanuit beide gemeenten. Er is bovendien voor gekozen om in de eerste drie jaar de burgemeesters als lid van het dagelijks bestuur te laten functioneren. Reden daarvoor is dat dan de ontwikkeling in de samenwerking (stuurgroep en programmaorganisatie) goed afgestemd kan blijven/ worden op het beheer (de uitvoering in het samenwerkingsverband).
Artikel 17: Einde lidmaatschap
Artikel 18: Werkwijze dagelijks bestuur
Lid 1: Het dagelijks bestuur kan de werkzaamheden zelf verdelen over de leden.
Ten aanzien van de verdeling van de werkzaamheden is artikel 168 Gemeentewet van toepassing verklaard, zodat een lid van het DB kan worden gemachtigd namens en onder verantwoordelijkheid van het DB bepaalde bevoegdheden uit te oefenen (mandaat van het dagelijks bestuur).
Lid 3: Hierin is opgenomen dat ieder lid een stem heeft en als de stemmen staken het voorstel geacht wordt te zijn verworpen. De reden hiervoor is dat op deze manier de ene gemeente geen doorslaggevende stem heeft ten opzichte van de andere gemeente.
Artikel 19: Bevoegdheden dagelijks bestuur
Evenals van het algemeen bestuur (zie artikel 12) zijn ook de bevoegdheden van het dagelijks bestuur opgenomen. De terminologie sluit aan bij hetgeen is opgenomen in de gemeentewet voor het college (art. 160 Gemeentewet). Het gaat om de bevoegdheden die door de colleges aan het dagelijks bestuur zijn overgedragen. Het geeft daarmee aan hoe de verhouding tussen algemeen en dagelijks bestuur is geregeld, waarbij wordt aangesloten bij de verhouding tussen de raad en het college binnen de gemeente.
Lid 1: Opgesomd is welke bevoegdheden het dagelijks bestuur in ieder geval heeft. Het kunnen dus nog meer bevoegdheden zijn. De bevoegdheid van het dagelijks bestuur is om een mandaatregeling vast te stellen (onder b.), waarin wordt bepaald welke bevoegdheden worden toegekend aan functies / medewerkers in de organisatie van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Dit is met name van belang om ervoor te zorgen dat uitvoeringsbesluiten, die worden genomen (beschikkingen) namens het bestuur van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn, bevoegd worden genomen.
Lid 2: Hierin is een verdeling van de verantwoordelijkheden aangegeven tussen de leden van het dagelijks bestuur en de portefeuillehouders in de colleges. De leden van het dagelijks bestuur zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de taakvelden op basis van de daarover gemaakte afspraken. De portefeuillehouders van de colleges dragen zorg voor de beleidsmatige sturing (artikel 32 en 33). Zij zullen elkaar regelmatig op de hoogte moeten stellen van resultaten, vorderingen, ideeën en ontwikkelingen op de taakvelden. De expliciete regeling hiervan beoogt de portefeuillehouders in staat te stellen hun rol en verantwoordelijkheid te nemen ten aanzien van het te voeren beleid. Het kan voorkomen dat de portefeuillehouder van de ene gemeente wel in het dagelijks bestuur zit en de portefeuillehouder van de andere gemeente op dat taakveld geen lid is van het dagelijks bestuur is. Beide portefeuillehouders moeten echter hun (beleids) verantwoordelijkheid kunnen dragen, kunnen zorgen voor adequate informatievoorziening aan de raad en verantwoording kunnen afleggen over het gevoerde beleid.
Lid 3: dit lid is geschrapt vanwege de uitname van het taakveld WOZ/Belastingen per 1 januari 2013.
Artikel 20 en 21: Inlichtingenplicht en verantwoording
Deze onderwerpen zijn vergelijkbaar met hetgeen is opgenomen voor (de leden van) het algemeen bestuur.
In artikel 21 wordt verwezen naar het Reglement van Orde van het algemeen bestuur, waarin wordt geregeld hoe de verantwoording plaatsvindt in een vergadering van het algemeen bestuur.
Artikel 22 t/m 27: de Voorzitter
De opzet voor de bepalingen ten aanzien van de voorzitter zijn opgesteld vergelijkbaar met die van het algemeen en het dagelijks bestuur. De voorzitter is in het kader van de Wgr een bestuursorgaan. De voorzitter heeft dan ook een specifieke rol in het samenwerkingsverband. Naast het oproepen tot en leiden van vergaderingen is de voorzitter degene, die het samenwerkingsverband vertegenwoordigt. Hij ondertekent stukken, sluit het managementcontract en is aanspreekpunt voor het hoofd van het samenwerkingsverband.
De voorzitter ontvangt - evenals de overige leden van het dagelijks (artikel 18, lid 6) en algemeen bestuur (artikel 11 lid 6) - geen vergoeding voor werkzaamheden, in welke vorm dan ook.
De voorzitter wordt telkens voor twee jaar aangewezen. Bij de wisseling na twee jaar wordt de voorzitter uit de leden van de andere gemeente gekozen. De gelijkwaardigheid van de beide gemeenten komt hierin tot uitdrukking.
Artikel 25: Bevoegdheden voorzitter
Lid 3: De voorzitter tekent de stukken die namens het algemeen bestuur, dan wel namens het dagelijks bestuur uitgaan. Dit is conform hetgeen is geregeld in de Gemeentewet voor de burgemeester (art. 75 Gw). In artikel 29 van de regeling is bepaald dat, naast de voorzitter, het Hoofd van het Samenwerkingsverband de stukken mede ondertekent.
In deze regeling is niet de bevoegdheid overgedragen van de burgemeester tot het voordragen van besluiten van het AB tot vernietiging (art. 273 Gemeentewet).
Artikel 26 en 27: Informatieplicht en verantwoording
Voor wat betreft de informatieplicht en de verantwoording zijn de bepalingen van de leden van het AB en het DB van toepassing.
In dit artikel wordt uitdrukking gegeven aan het voornemen het samenwerkingsverband fasegewijs uit te breiden met nieuwe taakvelden. Het samenwerkingsverband zal in de komende jaren dan ook groeien in omvang. Zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 6 lid 5 waarin is aangegeven dat ook andere taakvelden kunnen worden ingebracht.
De organisatie zal primair vanuit beide gemeenten ondersteund op vraag van de organisatie van het samenwerkingsverband. Het gaat daarbij met name om: financiën, personeel en organisatie, informatie en automatisering, juridische zaken, communicatie en archiefbeheer. De archieven van de uitvoering (lopend archief) worden in het gebouw geplaatst, waar de uitvoering van de betreffende taakvelden plaatsvindt. De ondersteuning vindt op deze wijze plaats tot het moment, waarop ook de (betreffende) ondersteunende afdelingen van beide gemeenten in de GR zijn opgenomen.
Artikel 29: Het hoofd van het samenwerkingsverband
Het hoofd van het samenwerkingsverband geeft dagelijks leiding aan de organisatie en vervult tevens de rol van secretaris van algemeen en dagelijks bestuur. Zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opgenomen in dit artikel. Om de relatie tussen de organisatie van het samenwerkingsverband en de portefeuillehouders van de colleges te ondersteunen verzorgt het hoofd eens per maand overleg met de portefeuillehouders van de colleges, van wie de taakvelden zijn opgenomen in de regeling.
Lid 2 + 3: Het hoofd vervult in het bestuur (AB en DB) de functie van secretaris. Deze rol/functie is overeenkomstig hetgeen is geregeld voor de gemeentesecretaris, respectievelijk de griffier, in de gemeentelijke organisatie. Omdat de Wgr niet duaal is opgezet vallen de rollen van secretaris (adviseur en ondersteuning van het college, resp. het dagelijks bestuur) samen met die van griffier (adviseur en ondersteuning algemeen bestuur).
Art. 105 Gw. geeft aan dat de stukken mede worden ondertekend door de gemeentesecretaris. Van een functie als griffier is geen sprake omdat de Wgr niet gedualiseerd is. Het hoofd ondersteunt dus zowel het algemeen bestuur (vergelijkbaar met de raad) als het dagelijks bestuur (vergelijkbaar met college). De bepalingen in de Gemeentewet betreffende de griffier kunnen dan overeenkomstig toegepast worden op het hoofd (107 a, b en c Gw: bijstaan van het algemeen bestuur, deelname aan vergaderingen en ondertekening stukken).
Lid 6: Met deze bepaling wordt beoogd de operationele bevoegdheden die toekomen aan het dagelijks bestuur zoveel mogelijk te mandateren aan het hoofd. Hierbij wordt uitgegaan van integraal management op het niveau van het hoofd. Deze dient derhalve voor de operationele zaken binnen de organisatie de benodigde bevoegdheden te hebben voor zover die betrekking hebben op de (dagelijkse) bedrijfsvoering. In dit managementstatuut is bepaald dat het hoofd ondermandaat kan verlenen en een verleend mandaat kan intrekken, dan wel beperken. Waar gewenst kan het dagelijks bestuur de bevoegdheden van het hoofd beperken (conform Awb).
Lid 7: Het hoofd is tevens bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Gelet op de omvang van het personeel van het Samenwerkingsverband zal een eigen Ondernemingsraad ingesteld dienen te worden.
Het managementteam van het Samenwerkingsverband (onder voorzitterschap van het hoofd) is verantwoordelijk voor een goede afstemming met de gemeentelijke organisaties. Het betreft vooral afstemming van uitvoeringsbeleid van de regeling en beleid van de colleges, maar eveneens de afstemming met de ondersteunende diensten zoals Financiën (financieel en P&C cyclus), Personeel & Organisatie en Informatie & Automatisering.
Het personeel van het samenwerkingsverband heeft dezelfde rechtspositie als het personeel van beide gemeenten. De CAO Gemeenten is dus van toepassing (CAR/UWO).
Na vergelijking van de secundaire arbeidsvoorwaarden is besloten, na instemming met het BGO, voor het Samenwerkingsverband de secundaire arbeidsvoorwaarden van de gemeente Uithoorn van toepassing te verklaren. Het personeel dat van de gemeenten overgaat naar het samenwerkingsverband behoudt de opgebouwde rechten (sociaal statuut). Voor nieuwe medewerkers van het Samenwerkingsverband gelden dus de regelingen van de gemeente Uithoorn.
Voor de beide gemeenten en het samenwerkingsverband is een gelijkluidend sociaal statuut vastgesteld. Hierin zijn de regels en procedures bepaald die van toepassing zijn als het bestuur van het Samenwerkingsverband (ingrijpende) organisatieveranderingen wil doorvoeren.
Met instemming van het BGO is besloten dat voor de overgang van personeel van de gemeenten naar het Samenwerkingsverband geen apart sociaal plan wordt opgesteld.
Bij het onderling ter beschikking stellen van medewerkers (tijdelijk) wordt een vast uurtarief gerekend, dat jaarlijks wordt vastgesteld en in de begroting wordt opgenomen. Afhankelijk van de medewerkers die ter beschikking gesteld worden kan het tarief in hoogte variëren (loonkostenniveau). Wel zijn de tarieven die door de beide gemeenten worden gehanteerd gelijk.
Hoofdstuk 8: Bestuurlijke verhouding
Artikel 32 Portefeuillehouders en bestuur samenwerkingsverband
De verhouding tussen het bestuur van het samenwerkingsverband en de portefeuillehouders is hier beschreven om een duidelijke scheiding in verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan te geven ten aanzien van resp. het gezamenlijk ontwikkelen van beleid en de uitvoering daarvan onder leiding van het dagelijks bestuur.
Beoogd is de portefeuillehouders in staat te stellen de verantwoordelijkheid voor beleidsvoorbereiding en –ontwikkeling vorm te geven evenals de verantwoording daarover aan de eigen raad.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taakvelden op basis van de daarover gemaakte afspraken. De portefeuillehouders van de colleges behouden de beleidsmatige sturing. Die verantwoordelijkheid houdt ook in dat er tijdig met elkaar afgestemd wordt. Zij zullen elkaar regelmatig op de hoogte moeten stellen van resultaten, vorderingen, ideeën en ontwikkelingen op de taakvelden.
Hoofdstuk 9: Beleid gemeenten en bedrijfsplan
In dit hoofdstuk is in verschillende artikelen aangegeven hoe het beleid, de rapportages en de begroting tot stand komen. Hierbij is voor wat betreft de termijnen zoveel mogelijk aansluiting gemaakt met de planning & control cyclus van de deelnemende gemeenten. Hierdoor is binnen de gemeenten op de juiste momenten een afweging mogelijk ten aanzien van het beleid op de taakvelden van het samenwerkingsverband, in relatie tot het vaststellen van de gemeentelijke begrotingen.
De verantwoordelijkheid voor beleidsvoorbereiding en –ontwikkeling (kaders van beleid) ligt bij de portefeuillehouders / colleges. Het vaststellen van voorbereide uitvoeringsregels blijft bij de colleges en het vaststellen van ontwikkeld beleid en verordeningen bij de raden.
Lid 2: Portefeuillehoudersoverleg
In het portefeuillehoudersoverleg wordt de beleidsontwikkeling en –advisering besproken en voorbereid, waarbij de afstemming plaatsvindt met de betreffende beleidsmedewerker(s), de coördinator van het betreffende cluster en eventueel in te schakelen adviseurs (bijv. financiën, P&O, I&A). Om vertraging in de beleidsadvisering te voorkomen is de werkwijze:
Artikel 34: Opdrachtverstrekking
De gemeenten dragen er zorg voor dat eind van het jaar, voorafgaand aan het jaar dat de begroting voor het volgend jaar moet worden voorbereid, of uiterlijk 15 januari van dat jaar duidelijkheid gegeven wordt over de opdrachten van de gemeenten op de taakvelden van het samenwerkingsverband (programma’s van eisen en taakstellingen). Het door de afzonderlijke gemeenten vastgestelde beleid, incl. de concrete taakstellingen, worden door het bestuur van het Samenwerkingsverband opgenomen in een bedrijfsplan.
Het bedrijfsplan geeft daarmee aan welke opdracht door de colleges aan het Samenwerkingsverband is opgedragen, een en ander zoals bedoeld in artikel 6 van de regeling. Tevens is opgenomen dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor een bestuursrapportage vóór 1 april en vóór 15 augustus met de evaluatie van beleid en begroting in het lopende jaar.
In het onderstaand schema is als voorbeeld een planning opgesteld van de verschillende stappen die ten aanzien van beleid, begroting en verantwoording deel uitmaken van de jaarlijkse planning en controlcyclus. In de eerste jaren van het samenwerkingsverband zal de afstemming tussen de deelnemers en het samenwerkingsverband ten aanzien van de planning en control naar elkaar toe groeien. Dit vraagt de nodige onderlinge afstemming.
Bij het op elkaar afstemmen van de planning & controlcyclus zal tevens de relatie worden gelegd met de cyclus, en de daarbij genoemde data, van de voorbereiding en de behandeling van de begroting, zoals aangegeven in artikel 36.
Hoofdstuk 10 Financiële bepalingen
Artikel 35: Financiële administratie en controle
Lid 1 + 2: Voor elk van de deelnemende gemeenten wordt een financiële administratie gevoerd, op basis waarvan de gemeente rekening en verantwoording kan afleggen. Voor het financieel beleid, het beheer en de inrichting van de administratie worden dezelfde eisen gesteld zoals die gelden voor de gemeenten (art. 212/213 Gw.). Voor het financieel beheer wordt een aparte regeling vastgesteld door het algemeen bestuur van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn. Bij de start van de GR zullen in de financiële regeling bepalingen opgenomen worden over reserves en voorzieningen; in een latere fase kan indien nodig een aparte nota reserves en voorzieningen worden vastgesteld.
De middelen van het Rijk, alsmede de gemeentelijke middelen benodigd voor de uitvoering van de overgedragen taakvelden (per 1-1-2009 de functionele journaalposten voor sociale zaken, belastingen en Wmo voorzieningen), worden door de afzonderlijke gemeenten betaald. Deze functionele journaalposten moeten doorgeboekt worden naar de gemeenten. De middelen van het samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn betreffen het personeel, de huisvesting (exploitatiekosten) en het programma e-dienstverlening.
Lid 5: Het samenwerkingsverband is ingevolge de Wet op de omzetbelasting 1968 een afzonderlijk rechtspersoon ten opzichte van de deelnemende gemeenten. Omdat het samenwerkingsverband een vergoeding ontvangt voor haar werkzaamheden (lees: bijdrage van de deelnemende gemeenten) is zij ondernemer in de zin van deze wet. Omdat de keuze is gemaakt te handelen als een ondernemer met btw-belaste prestaties (voor nader toelichting, zie artikel 37 hierna), dient de administratie van het samenwerkingsverband in overeenstemming te zijn met voormelde wet- en de daarbij behorende regelgeving. Omdat de deelnemende gemeenten werkzaamheden gaan uitvoeren ten hoeve van het samenwerkingsverband tegen doorbelasting van kosten (zie artikel 28), handelen de deelnemende gemeenten voor deze activiteiten als btw-ondernemer. Ook voor hen geldt dat - voor zover het deze werkzaamheden betreft - hun administratie aan dezelfde wet- en regelgeving dient te voldoen.
Ondanks dat de financiering loopt via de gemeentebegrotingen dient het algemeen bestuur de begroting vast te stellen van het openbaar lichaam Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn (art. 34 Wgr). De procedure houdt samengevat in, dat van de kant van het samenwerkingsverband een voorstel (ontwerp) wordt opgesteld en dit aan de raden wordt voorgelegd. De raden kunnen, ieder afzonderlijk, wijzigingen aanbrengen ten aanzien van de eigen inbreng. De resultaten van de besprekingen in de deelnemende raden zullen leiden tot een definitieve begroting van het samenwerkingsverband, die door het AB wordt vastgesteld (artikel 12:2b). In de programmabegroting van de deelnemers worden de baten en lasten opgenomen van de taakvelden, zoals genoemd onder artikel 6 lid 1, 2 en 3. De deelnemers dragen zorg voor de financiële administratie, de beoordeling van de rechtmatigheid (accountantscontrole) en de verantwoording in de respectievelijke jaarrekeningenvoor het gehele boekjaar 2009.
De deelnemende gemeenten zorgen voor de dekking van de kosten die door het samenwerkingsverband worden gemaakt (garantiestelling).
Artikel 37: Voorschot, kostenverrekening, reserves en voorzieningen
Dit artikel is aangepast op basis van de zogenaamde Bram Peper –bepaling met ingang van 1 januari 2012 (technische wijzigingen) en de wijziging is in de regeling doorgevoerd bij de aanpassing van de regeling d.d. 18 december 2012.
Lid 1: Op verzoek van het dagelijks bestuur zal de periodieke bevoorschotting door de deelnemers plaatsvinden, waarbij de momenten en het bedrag worden aangegeven.
Lid 2: de deelnemers zullen er steeds voor zorg dragen dat het openbaar lichaam te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
Lid 3: BTW, vergoeding op basis van prestaties:
Het samenwerkingsverband gaat werken als een BTW -onderneming. De GR gaat prestaties verrichten naar beide gemeenten. Het gaat dan om dienstverlening in de zin van de BTW.
Voor de prestaties van het samenwerkingsverband naar de deelnemende gemeente toe, zijn twee varianten aanwezig. De eerste variant is:
De GR treedt op als BTW ondernemer met vrijgestelde prestaties, gebaseerd op de wettelijke vrijstelling voor samenwerkingsverbanden (artikel 11, lid 1, letter u van de Wet op de omzetbelasting 1968). Hierbij moet wel worden voldaan aan bepaalde voorwaarden. De belangrijkste is, dat de deelnemers niet méér betalen dan ieders aandeel in de gezamenlijke uitgaven. Dit uit zich meestal in het gebruik van een verdeelsleutel (bijvoorbeeld op basis van de bevolking), waarbij alles door beide gemeenten betaald wordt (0 onder de streep in de resultatenrekening). Als btw-vrijgestelde ondernemer brengt het samenwerkingsverband geen BTW op factuur in rekening aan de deelnemende gemeenten. De door het samenwerkingsverband betaalde btw aan derden ter zake van kosten en investeringen wordt in beginsel als kostenpost of als investeringslast gedragen. Door middel van het transparantiebesluit is geregeld dat de BTW van de GR mag worden doorgeschoven naar de gemeenten. Dat betekent dat de BTW afzonderlijk moet worden geregistreerd en getotaliseerd. De gemeenten betalen hun aandeel (inclusief de BTW). Omdat de BTW alleen het daadwerkelijk betaalde bedrag is, levert dat schommelingen op in verband met investeringen (de kapitaallasten komen immers wel over meerdere jaren voor). Bijvoorbeeld: een softwarepakket is € 101.000 en inclusief BTW € 120.000. Dan moet € 120.000 geactiveerd worden. De afschrijving wordt over 5 jaar gespreid, maar de BTW betaling en teruggave gebeurt in 1 jaar. Wat de GR betaalt komt terug bij de gemeenten, mits er een goede boekhouding is. De doorgeschoven BTW komt in beginsel volledig voor compensatie in aanmerking (mits geen sprake is van een wettelijke uitsluiting).
In deze variant (GR is BTW vrijgesteld) kan er bij een huurcontract niet worden geopteerd voor BTW-belaste verhuur, omdat het samenwerkingsverband btw-vrijgestelde prestaties verricht. Dit is een kostprijsverhogende factor voor de eigenaar (door de BTW schade) en levert een hogere huur op. Bij de huur van nieuwbouw kan dit oplopen tot tussen de 119 en 136% van de normale huurprijs. Bij oudbouw zal dit 103 tot 104% kunnen zijn. Ook voor het gebruik van ruimten in het gemeentehuis zal de BTW door de gemeenten niet meer aftrekbaar zijn (gebruik vindt plaats door een ander rechtspersoon dan de gemeente). Het gebruik van die ruimten wordt daardoor duurder (van btw-compensabel volgens de forfaitaire percentages naar volledig kostprijsverhogend). Een mogelijkheid voor het compenseren van BTW ten aanzien van de huisvestingskosten van het gemeentehuis zou in deze variant met de belastinginspectie moeten worden afgestemd.
De tweede variant is de GR als BTW belaste ondernemer. Het samenwerkingsverband brengt op factuur aan de deelnemende gemeenten BTW in rekening. De door de gemeenten te betalen BTW komt eveneens volledig voor compensatie in aanmerking (mits geen sprake is van een wettelijke uitsluiting). Het samenwerkingsverband voldoet op aangifte de in rekening gebrachte BTW en brengt hierop in mindering de door derden in rekening gebrachte btw ter zake van kosten en investeringen. Met andere woorden, de BTW vormt nu geen kostenpost noch investeringslast.
De BTW stromen zijn dan duidelijk (alles zonder BTW) en leveren geen extra complicaties op. Vereiste is dat er geen sprake is van een kostenverdeling tussen de gemeenten en dat de resultatenrekening niet eindigt op nul. Om deze situatie te bereiken kan het beste worden gewerkt op basis van tarieven voor prestaties. Voor het vaststellen van de tarieven dienen de kosten te worden geschat. Aan de voorkant kan een dienstverleningsovereenkomst gesloten worden op basis van een offerte. Vervolgens kan per maand door de gemeenten betaald worden op basis van een rekening van het samenwerkingsverband.
Het uitlenen van personeel is in beide varianten BTW belast of de GR nu personeel uitleent of de gemeenten en of er gekozen wordt voor BTW belast of vrijstelling (GR).
Het moet wel altijd gaan om BTW, die compensabel zou zijn als deze bij de gemeente in rekening gebracht was. Niet-overheidstaken, die uitgevoerd worden door de GR of door de gemeenten, vallen daar niet onder.
Bij inkoop en aanbesteding moet de verplichting worden opgenomen dat de gemeentelijke inkoopregels gevolgd moeten worden.
Op grond van de problematiek rond de huur van ruimten is gekozen voor het werken van het samenwerkingsverband als BTW belaste onderneming.
Dan volgt na oprichting van de GR registratie bij de belastingdienst.
Het doel van de reserves en voorzieningen is dat het samenwerkingsverband in slechtere omstandigheden ook haar taak kan uitvoeren zonder direct naar de raden van de gemeenten terug te hoeven voor extra geld (liquiditeitspositie). In geval van innovatie moeten nadere afspraken met de gemeenteraden gemaakt worden over toestemming voor het benutten van reserves en voorzieningen.
Het samenwerkingsverband kan reserves en voorzieningen vormen op basis van de financiële regeling van het algemeen bestuur. In dit artikel zijn de randvoorwaarden opgenomen.
Het samenwerkingsverband voert een administratie waaruit per gemeente de financiële consequenties blijken en waaruit de uiteindelijke afrekening zal plaatsvinden. De procedure voor de jaarrekening is in dit artikel opgenomen. De SISA -verklaring moet worden verstrekt per deelnemer en heeft in ieder geval betrekking op Werk & Inkomen (Sociale Zaken). De prestaties moeten verantwoord worden in het jaar dat ze geleverd zijn. In de opdrachten zal wordt opgenomen dat binnen 2 weken na afloop van het jaar een afrekening op prestaties moet worden aangeleverd.
De archiefbescheiden voorafgaand aan en voortkomend uit een besluit van één van de deelnemers of het samenwerkingsverband worden opgenomen in het archief van het orgaan dat dit besluit heeft genomen.
De werkzaamheden van het samenwerkingsverband zijn uitvoerend en het samenwerkingsverband neemt uitvoeringsbesluiten. Het beleid zal dan te vinden zijn in de archieven van Aalsmeer en Uithoorn en de uitvoeringsstukken bij het samenwerkingsverband.
Het algemeen bestuur stelt een Archiefverordening vast (“nadere regels”) waarin de zorg voor het archief en het archieftoezicht wordt geregeld. Hiervoor is overlegd met de archiefinspecteur van de Provincie. Het dagelijks bestuur stelt het Besluit Informatiebeheer vast waarin ook afspraken omtrent digitale archivering en inrichting van dossiers kunnen worden vastgelegd. De archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van het samenwerkingsverband zal hetzelfde zijn als die van Aalsmeer en Uithoorn en gebaseerd worden op de huidige regeling van Uithoorn.
Voor geschillen over de uitvoering op de taakvelden is een aparte geschillenregeling opgenomen, waarbij een bindend advies wordt gevraagd. Voor het overige is de geschillenregeling in de Wgr van toepassing (voorleggen aan gedeputeerde staten; art. 28 Wgr).
Hoofdstuk 13 Toetreding, uittreding, wijziging, opheffing
In de regeling is de mogelijkheid opgenomen dat andere gemeenten toetreden tot de regeling. De gang van zaken in geval van toetreding is: Het bestuur van het samenwerkingsverband krijgt een verzoek tot toetreding en besluit daarmee al dan niet in te stemmen en kan daaraan voorwaarden verbinden. In het geval van instemming wordt aan de colleges en de burgemeesters van beide gemeenten gevraagd een positief besluit te nemen over de toetreding van deze gemeente(n). Bij eventuele uitbreiding van de regeling met meer deelnemers zullen een aantal artikelen in deze regeling aangepast moeten worden.
Het samenwerkingsverband is aangegaan om (een aantal) taakvelden duurzaam onder te kunnen brengen in een gezamenlijke organisatie met voldoende waarborgen voor het personeel. Bij uittreding van een van de gemeenten is er geen samenwerkingsverband meer. Vandaar dat in dit artikel is opgenomen dat vanaf de start voor uittreding een periode van 5 jaar (kalenderjaren) in acht genomen moet worden. Dus na de start blijft het samenwerkingsverband in ieder geval 5 jaar bestaan. Na de eerste 5 jaar wordt deze periode vervangen door een periode van 2 jaar (kalenderjaren) na verstrijken van het jaar waarin dat besluit tot uitreding is genomen.
Artikel 43: Wijziging, opheffing en liquidatie
Dit artikel is aangepast in verband met de overgang van budgetten van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn naar het Samenwerkingsverband met ingang van 1 januari 2012 (technische wijzigingen) en de wijziging is in de regeling doorgevoerd bij de aanpassing van de regeling d.d. xxx 2012.
Als één van beide gemeenten besluit uit te treden wordt de regeling de facto opgeheven.
Bij dat voorstel tot opheffing wordt direct een liquidatieplan opgesteld.
Wijzigen van de regeling kan door een besluit van de colleges en burgemeesters, die de regeling zijn aangegaan. Uitzondering hierop is de wijziging bij de inbreng van nieuwe taakvelden, waarvoor de raden toestemming dienen te verlenen (artikel 43 lid 2).
Hoofdstuk 14 Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 44: Samenwerking en deelnemingen
In dit artikel is aangegeven dat, indien het voornemen is een taakveld in de regeling op te nemen en dit taakveld nog in een ander samenwerkingsverband c.q. deelneming verkeert, deze samenwerking/ deelneming eerst opgezegd zal worden.
Artikel 45: Inwerkingtreding en overige bepalingen
Lid 1: Elk college is verantwoordelijk voor bekendmaking en dient het aangaan van de regeling op te nemen in de daartoe bestemde registers (verbonden partijen).
Lid 2: Voor het aangaan van het ‘Samenwerkingsverband Aalsmeer – Uithoorn’ is het college van aalsmeer aangewezen om aan de verplichtingen van publicatie te voldoen. Dit is van belang omdat dit voorwaarden zijn voor inwerkingtreding van de regeling.
Lid 3: Dit is opgenomen voor het geval de colleges besluiten lopende het kalenderjaar andere taakvelden in de regeling onder te brengen. Ook dan is tijdige publicatie van dit voornemen en het daarbij aangegeven van het moment waarop de bevoegdheden overgaan naar het dagelijks bestuur van de het samenwerkingsverband van groot belang (rechtszekerheid).
Lid 4: Tot slot is opgenomen dat het algemeen bestuur beslist over zaken waarin de regeling niet voorziet, waarbij afstemming plaatsvindt met de beide colleges.
Lid 1: De naamgeving va het Samenwerkingsverband zal nader worden bepaald. De naamgeving is van belang voor het e-mailverkeer en de inrichting van een website. De naam van deze regeling is daarvoor te lang en zal tot teveel fouten leiden in het digitaal verkeer. Bij de wijziging van de naam zal een daarbij passend logo en huisstijl worden ingevoerd.
Lid 2: Aan de regeling is deze memorie van Toelichting toegevoegd, die daar deel van uitmaakt. In de Memorie van Toelichting is uitgebreider ingegaan op de achtergronden en bedoeling van de verschillende onderdelen van de regeling.
Lid 3: De regeling wordt aangegaan door ondertekening namens beide colleges op 29 januari 2009, na verkregen toestemming van de beide raden. Bij het collegebesluit tot het aangaan van de regeling worden de leden van het algemeen bestuur aangewezen. Het algemeen bestuur wijst de voorzitter aan, alsmede de leden van het dagelijks bestuur.
De overdracht van bevoegdheden van de colleges en burgemeesters, zoals bedoeld in artikel 5 vindt plaats op 1 mei 2009. Op dat moment worden de operationele taken, zoals bedoeld in artikel 6 opgedragen aan, en uitgevoerd door het Samenwerkingsverband op basis van een dienstverleningsovereenkomst.
Lid 4: Bij het besluit tot het aangaan van deze regeling wordt het taakveld Werk & Inkomen (sociale zaken) eveneens per 1 mei 2009 ingebracht. Op dat moment is de bestaande regeling tussen de beide gemeenten vervallen.
Lid 5: De regeling wordt gewijzigd door ondertekening van beide colleges op 18 december 2012. De terugname van bevoegdheden inzake de taakvelden Woz - belastingen vindt plaats op 1 januari 2013. Vanaf dat moment worden de operationele taken voor Woz-belastingen uitgevoerd in regionaal verband door de gemeente Amstelveen. De ontwikkeling van de e-dienstverlening is tevens uit de regeling verwijderd.
Artikel 47: Overgangsbepalingen
Dit artikel is geschrapt bij de wijziging van de regeling op 18 december 2012 aangezien de overgangsbepalingen betrekking hadden op het jaar 2009
De regeling wordt ondertekend door de vertegenwoordigers van de bestuursorganen die de regeling aangaan. Dus in dit geval wordt in elke deelnemende gemeente ondertekend door:
Voorafgaand hieraan wordt toestemming gevraagd aan de beide raden (art. 1 lid 2 Wgr.)