Controleverordening gelet op artikel 212 van de Gemeentewet

1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het College.

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Nuenen c.a. en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De Raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De Raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode de onderverdeling van de programma’s in prioriteiten vast.

• 3.

  De Raad stelt op voorstel van het College per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3 Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het College een bestuurlijke agenda aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het College en het vaststellen door de Raad van de jaarstukken, de kadernota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden de lasten en baten per programma en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

• 2.

  In de ontwerp-begroting wordt onder de algemene dekkingsmiddelen een post onvoorzien opgenomen.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. In de bestuursrapportages wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

Artikel 5 Kaders ontwerp-begroting

• 1.

  Het College biedt in het tweede kwartaal van elk jaar aan de Raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De Raad stelt deze nota vóór 15 juli van dat jaar vast.

• 2.

  In de ontwerp-begroting wordt onder de algemene dekkingsmiddelen een post onvoorzien opgenomen waarover de Raad kan beschikken na een daartoe van het College ontvangen voorstel.

• 3.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsbeheersplannen.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De Raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma alsmede het investeringsprogramma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de Raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de Raad doet het College voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en indien nodig bijstelling van het beleid.

• 4.

  Het College mag over het onder de post onvoorzien geraamde budget eerst beschikken na voorafgaande goedkeuring door de Raad.

• 5.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het College vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel tot het vaststellen van een investeringskrediet en de dekking daarvan voor aan de Raad.

• 6.

  Indien het College voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden met méér dan € 50.000, wordt dit door het College in de eerstvolgende raadsvergadering aan de Raad gemeld. Het College voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 7.

  Het College is gemachtigd om in uitzonderingsgevallen, zonder voorafgaande rapportage aan de Raad of een raadsbesluit, de belangen van de gemeente en de organisatie, naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien het gemeentebelang en/of het organisatiebelang in een bepaalde situatie (mogelijk) nadelige gevolgen zou ondervinden indien geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het Collegebesluit met een begrotingswijziging gemeld aan de Raad.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het College informeert de Raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de budgetten van de programma’s uit de begroting van de gemeente. De tussentijdse rapportages verschijnen vier maal per jaar en wel 15 werkdagen na afloop van het kalenderkwartaal.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een cijfermatig overzicht van de saldi van de budgetten per programma. Als er sprake is van een overschrijding dan wel onderbesteding van het saldo van een programma groter dan het bedrag genoemd in artikel 6, lid 6 wordt daarover een korte inhoudelijke toelichting gegeven. Overschrijdingen dan wel onderbestedingen die zich in de loop van de genoemde kwartalen aandienen worden via de actieve informatievoorziening aan de raad voorgelegd. In de eerstvolgende raadsvergadering wordt aan de raad een voorstel gedaan over de dekking van de overschrijding dan wel onderbesteding.

• 3.

  De afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de programma’s kleiner dan het bedrag genoemd in artikel 6, lid 6 en budgettair neutrale wijzigingen worden in de laatste raadsvergadering van het kalenderjaar via één begrotingswijziging met toelichting aan de raad voorgelegd. Administratief worden deze begrotingswijzigingen via door het college geautoriseerde begrotingswijzigingen verwerkt in de begroting. Definitieve autorisatie door de raad vindt plaats via vaststelling van de genoemde begrotingswijziging.

3 Financieel beleid

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  De vaste activa worden lineair afgeschreven gedurende de in de bijlage bij deze verordening aangegeven jaren. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 2.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 2.

  De Raad stelt in een afzonderlijke nota nadere regels ten aanzien van het beleid betreffende waardering, activering en afschrijving. Deze nota maakt een integraal onderdeel uit van deze verordening.

Artikel 9 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en heffingen wordt, met uitzondering van individuele vorderingen groter dan € 25.000, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het College biedt de Raad een nota reserves en voorzieningen aan. De Raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  a. de vorming en besteding van reserves;

  b. de vorming en besteding van voorzieningen;

  c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  a. het specifieke doel van de reserve;

  b. de voeding van de reserve;

  c. de maximale hoogte van de reserve;

  d. en de maximale looptijd.

• 3.

  Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 11 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Nuenen c.a. wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het College doet de Raad jaarlijks in de maand december voorafgaand aan het nieuwe belastingjaar een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

• 2.

  Het College doet de Raad jaarlijks in de maand december voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar een voorstel met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke leveringen en diensten.

Artikel 13 Financieringsfunctie

• 1.

  Het College zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de Raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het College neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  c. derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

  d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het College indien mogelijk zekerheden. Het College motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

4 Paragrafen

Artikel 14 Lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicomanagement, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid

• 1.

  Bij de begroting verstrekt het College in de betreffende paragrafen de informatie als bedoeld in de artikelen 10 tot en met 16 van het BBV.

• 2.

  In het jaarverslag legt het College verantwoording af over wat in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

• 3.

  De Raad kan het College verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp als genoemd in de artikelen 10 tot en met 16 van het BBV.

5 Financieel beheer en interne controle

Artikel 15 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden.

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Interne controle

Het College zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het College maatregelen tot herstel.

Artikel 17 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het College zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

5 Financiële organisatie

Artikel 18 Financiële organisatie

Het College zorgt voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• d.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 19 Inkoop en aanbesteding

Het College zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

6 Slotbepalingen

Artikel 20 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2007. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Nuenen c.a.” vastgesteld door de Raad op 30 oktober 2003.

Artikel 21 Overgangsbepalingen

• 1.

  In tegenstelling tot het bepaalde in artikel 20, treedt artikel 17 in werking met ingang van het vaststellen door het College van de in dat artikel genoemde regels.

• 2.

  Investeringen die zijn geactiveerd vóór de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek.

Artikel 22 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Nuenen c.a.”.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergaderingen van

- 14 december 2006 (verordening),

- 25 juni 2009 (betreft wijziging artikel 13, lid 2 onder c) en

- 7 april 2011 (betreft wijziging artikel 7)

griffier,

voorzitter.

Bijlage bij artikel 8, eerste lid van de financiële verordening gemeente Nuenen c.a.

*1) De aangegeven termijnen worden gehanteerd ten behoeve van activa met een economisch nut. Voor activa met een maatschappelijk nut zijn de aangegeven termijnen de maximaal te hanteren termijnen.

*2) Onderwijsleerpakketten worden op wettelijke gronden eenmalig verstrekt, schoolbesturen ontvangen middelen voor vervanging ervan. Om die reden wordt in 40 jaar afgeschreven gelijk aan de afschrijvingsduur van de (school)gebouwen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de Raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het College de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de Raad. De Raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de Raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet). De Raad heeft er destijds voor gekozen om budgetten beschikbaar te stellen voor een samenstel van activiteiten, dus op programmaniveau. Daarnaast is bepaald dat de Raad op voorstel van het College de prioriteiten per programma vaststelt. Met het vaststellen van de prioriteiten worden de programma’s ingedeeld conform het vierde lid van artikel 8 BBV. Daarbij is een aanvullend lid op genomen, dat bepaalt dat op voorstel van het College de Raad niet-financiële indicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART-maken van de begroting en dient om de gemeente te kunnen monitoren.

Overigens bepaalt het artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken overhoop moeten worden gehaald. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.

Artikel 3. Planning en controlcyclus

Dit artikel handelt over de planning en controlcyclus opgenomen. Het artikel bepaalt dat het College ieder jaar aan de Raad een overzicht aanbiedt met daarin de data waarop belangrijke financiële stukken in de Raad worden geagendeerd. Het overzicht is bij wijze van spreken het spoorboekje voor de Raad en het College voor de financiële jaarplanning.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

Dit artikel sluit aan op de bepalingen in het BBV voor de inrichting van de begroting. Daarnaast wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Artikel 5. Kaders begroting

Dit artikel handelt over de kaders voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het College bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet, het BBV en het achterliggende document bij het BBV uitgangspunten gemodificeerd stelsel van baten en lasten provincies en gemeenten (in dit document staan in aanvulling op het BBV de basisregels voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming).

Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen aan de begroting (voor de zomer) een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het College voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjaren raming. Deze systematiek wordt in veel gemeenten toegepast. Het tweede lid van het artikel bevat als aanvullend kader voor het opstellen van de ontwerp-begroting dat de onderhoudsbudgetten worden geraamd op grond van de onderhoudsplannen zoals die door de Raad zijn vastgesteld.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 6 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Autorisatie van de baten en lasten plaats vindt op programmaniveau (lid 1). Voor begrotingswijzigingen doet het College gedurende het jaar voorstellen aan de Raad (lid 3). Autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op een hoog niveau, te weten het programmaniveau; een lager niveau –bijvoorbeeld op productniveau- zal tot gevolg hebben dat er meer kansen zijn op de noodzaak tot begrotingswijzigingen. Daarom is er voor het behandelen van begrotingswijzigingen voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussenrapportages (lid 3).

Naast lopende uitgaven doet een gemeente investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Bij de begroting wordt daartoe in een afzonderlijke bijlage –de investeringsbegroting- per programma aangegeven welke investeringen worden verwacht voor het begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. Opgemerkt wordt dat de lasten daarvan eveneens in de (meerjaren-)begroting zijn opgenomen.

Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is ervoor gekozen deze bij begrotingsbehandeling mee te nemen (lid 2). Wel kan de Raad bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investeringskredieten, die een bepaald grensbedrag overschrijden, hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de Raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de Raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het College is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

Het tweede lid van artikel 189 Gemeentewet bepaalt dat de begroting mede een bedrag voor onvoorziene uitgaven bevat. Artikel 8 van het BBV zegt dat het bedrag voor onvoorzien moet zijn opgenomen in het programmaplan. Evenals in de meeste gemeenten neemt ook de gemeente Nuenen c.a. een bedrag voor onvoorzien op onder de algemene dekkingsmiddelen. In het vierde lid is bepaald dat beschikking over de post onvoorzien uitsluitend kan plaatsvinden na voorafgaande goedkeuring door de Raad.

Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel die bij het opstellen van de ontwerp-begroting nog niet waren voorzien. Het vierde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten voor deze investeringen.

Overigens zijn er legio aanvullende bepalingen denkbaar voor het vooraf autoriseren van bepaalde soorten begrotingsoverschrijdingen. Zo hebben gemeenten te maken met veel verplichte uitgaven, waarvan de hoogte maar op beperkte wijze is te sturen. Voorbeelden hiervan zijn bijstandverlening of verstrekking voorzieningen aan gehandicapten. Om die reden zijn in artikel 5 van de verordening regels opgenomen, waarmee verwachte begrotingsoverschrijdingen groter dan € 50.000 op deze uitgaven vooraf door de Raad moeten worden geautoriseerd.

In artikel 6 is tenslotte een aanvullende bepaling opgenomen waarbij het College de bevoegdheid heeft om in uitzonderingsgevallen uitgaven te doen die niet in de begroting zijn opgenomen en de Raad daarover achteraf te informeren. Tot die uitzonderingsgevallen kunnen bijvoorbeeld een rampsituatie worden gerekend of een strategische aankoop van grond. Het College heeft in een dergelijk geval een actieve informatieplicht aan de Raad inclusief het aanbieden van een van een begrotingswijziging.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de Raad zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de Raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. In Nuenen c.a. is gekozen voor twee tussenrapportages.

Het derde lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Het vierde lid bepaalt over welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het College zich in de rapportage moet verantwoorden.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 8 invulling gegeven.

Op 9 februari 2006 heeft de Raad het aangepaste activerings- en afschrijvingsbeleid vastgesteld. Zo worden activa met een verkrijgingsprijs minder dan € 2.500 niet meer geactiveerd (uitgezonderd gronden en terreinen, deze worden altijd geactiveerd), is bepaald dat de investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire methode, mag op grond niet worden afgeschreven, vindt afschrijving plaats met ingang van het jaar volgend op het jaar van aanschaf of vervaardiging en wordt gedurende de investeringsperiode geen rente(verlies) toegerekend aan het actief. Daarnaast zijn de afschrijvingstermijnen vastgesteld zoals weergegeven in bijlage 1 bij deze verordening.

Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. In het tweede lid is daarom de bepaling opgenomen dat de Raad in een afzonderlijke nota het beleid terzake nader kan invullen.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

Artikel 9 handelt over de waardering van mogelijk oninbare vorderingen. Gebruikelijk was in Nuenen c.a. om oninbare vorderingen ten laste te brengen van het resultaat nadat het College daartoe een besluit had genomen. Op grond van artikel 44 BBV moet een gemeente voor de oninbaarheid van vorderingen echter een voorziening treffen.

In het artikel is onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke aanslagen en heffingen die het karakter hebben van bulkfacturen en overige vorderingen. Voor de genoemde gemeentelijke aanslagen en heffingen wordt een voorziening getroffen op basis van een het historisch percentage van oninbaarheid. Een individuele beoordeling per aanslag of heffing is bij dit soort vorderingen namelijk zeer bewerkelijk. Wel zal een accountant eisen dat de “grote jongens” onder deze vorderingen toch individueel worden beoordeeld. Hiervoor is in het lid een aanvullende bepaling opgenomen. De overige vorderingen worden eveneens individueel beoordeeld op oninbaarheid.

De accountant controleert bij zijn controle van het getrouwe beeld van de jaarrekening de hoogte van deze voorziening. In dit artikel is daarom de methodiek aangegeven ter onderbouwen van waardering van de hoogte van deze voorziening.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

In lid 1 is bepaald dat het College een nota over de reserves en voorzieningen aan de Raad aanbiedt. Met het vaststellen van deze nota stelt de Raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen. Voor een investeringsvoornemen kan de Raad een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de gemeente tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het tweede lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.

Investeringsvoornemens leiden niet altijd tot investeringen. Er bestaat het gevaar dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan waar tegenover in het geheel geen investeringsvoornemen meer bestaan. Door bij het instellen van een bestemmingsreserve een maximale “houdbaarheidsdatum” voor bestemmingsreserves op te nemen kan dit worden voorkomen. Daarom is in de verordening de bepaling opgenomen dat bestemmingsreserves, die de houdbaarheidsdatum hebben overschreden, vervallen en weer aan de algemene reserve worden toegevoegd (lid 3).

Artikel 11. Kostprijsberekening

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 11 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten. Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.

Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt. De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het College haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de Raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt daarom dat de Raad de tarieven voor de belastingen en heffingen jaarlijks vaststelt.

Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het College (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet).

Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de Raad om het publiek belang te definiëren en kan hij het College kaders meegeven voor het afwijken van marktconforme prijzen.

Artikel 13. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat.

In artikel 13 wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen.

Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de Raad een ontwerp-besluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het College heeft kunnen brengen. Het derde lid stelt aanvullende eisen aan dergelijke besluiten. Het publieke belang moet door het College worden gemotiveerd.

Daarbij draagt de verordening het College op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten zo mogelijk zekerheden te bedingen. Dit laatste is zeker als het om grote bedragen gaat, iets om op te letten. Als bij een gemeente wordt aangeklopt voor bijvoorbeeld een lening of garantiestelling dan hebben banken in veel van die gevallen er blijkbaar er niet al te veel vertrouwen meer in.

Artikel 14. Paragrafen lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicomanagement, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid

In het BBV staat in de artikelen 10 tot en met 16 welke informatie de verplichte paragrafen als genoemd in de aanhef in de begroting en de jaarrekening moeten bevatten. Het kan zijn dat de Raad aanvullende informatie wenst over de daarin verstrekte informatie. Te denken valt aan informatie over: o de mate van kostendekkendheid van bijvoorbeeld de rioolrechten en afvalstoffenheffing (lokale heffingen);

• -

  de solvabiliteit en de schuld per inwoner (weerstandsvermogen);

• -

  de kaders voor het toekomstige onderhoudsniveau van bijvoorbeeld gebouwen en riolering (onderhoud kapitaalgoederen);

• -

  de opbouw van de korte en lange schuldpositie, de liquiditeitsplanning en de rentevisie voor de komende jaren (financiering);

• -

  de kosten, de opbouw en het verloop van het personeelsbestand, de kosten inhuur derden, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten en de budgetten voor de Raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant (bedrijfsvoering);

• -

  de naam en vestigingsplaats van de verbonden partij, het financieel belang van de gemeente in de verbonden partij, de zeggenschap van de gemeente in de verbonden partij en het publiek belang dat met de verbonden partij wordt gediend (verbonden partijen);

• -

  de verwerving van gronden en de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten (grondbeleid).

Artikel 15. Administratie

Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 16. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 11 draagt het College op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Artikel 17 bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij de gemeenteraad en het College thuishoort.

Artikel 18. Financiële organisatie

Artikel 18 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het College bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het College wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten.

De regels bedoeld onder de letters a en b kan het College gezamenlijk vastleggen in een organisatiebesluit, procesbeschrijvingen en een budgethoudersregeling. In het organisatiebesluit kunnen ook de regels voor de inrichting van de financieringsfunctie worden opgenomen, zoals bedoeld onder de letter d. Een andere mogelijkheid voor het College is de regels voor de inrichting van de organisatie van de financieringsfunctie in een apart treasurystatuut vast te leggen. De verordening laat deze mogelijkheid open. Onder letter e wordt het College opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen.

Artikel 19. Inkoop en aanbesteding

Artikel 19 draagt het College op een inkoopreglement op te stellen. Bij een inkoopreglement kan men denken aan bijvoorbeeld het uitvaardigen van de regel dat de afdelingen hun bureauartikelen moeten inkopen bij de leverancier bij wie de gemeente een raamcontract heeft afgesloten. De regels in een dergelijk inkoopreglement moeten natuurlijk wel Europa-proof zijn. Europese aanbestedingsregels maar ook nationale aanbestedingsregels moeten worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld.

Artikel 20. Inwerkingtreding

De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.

Artikel 21. Overgangsbepalingen

De verordening bevat overgangsbepalingen waarin is aangegeven dat voor bepaalde onderdelen de oude regels van kracht blijven of onderdelen van de verordening pas op later tijdstip van kracht zijn dan de inwerkingtreding van de verordening zelf.

Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de door de verordening voorgeschreven regels van het College betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik er nog niet meteen hoeven te zijn. Hiertoe moet nog een inventarisatie van en een advies daarover aan het College worden samengesteld. Het tweede lid bevat de overgangsbepaling dat voor activa de tot dan toe gehanteerde afschrijvingstermijnen blijven gelden.

Artikel 22. Citeertitel

Artikel 22 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.

Vaststelling

Uitgaande stukken van de Raad moeten door de burgemeester worden ondertekend (artikel 75, lid 1 Gemeentewet). De griffier moet de uitgaande stukken van de Raad medeondertekenen (artikel 107c Gemeentewet). Binnen twee weken na vaststelling door de Raad moet het College de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).

De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus niet een besluit van algemene strekking in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in weking kan treden.