Regeling oriënterende rondes Hardenberg

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  oriënterende ronde: bijeenkomst (in de regel twee weken) voorafgaande aan de vergadering van de raad waarin onderwerpen die raad aangaan op informerende wijze worden besproken door raadsleden, collegeleden, ambtenaren en burgers;

• b.

  deelnemer: degene die deelneemt aan de oriënterende ronde;

• c.

  fractiedeelnemer: degene die namens een raadsfractie deelneemt aan een oriënterende ronde;

• d.

  agendacommissie: commissie bestaande uit de (plaatsvervangend) voorzitters van de oriënterende rondes en de griffier en/of diens vervanger, die de voorlopige agenda van de oriënterende rondes en de raadsvergadering opstelt. De voorzitter van de raad neemt -gevraagd of op diens verzoek- deel aan de vergaderingen van de agendacommissie;

• e.

  beleidskalender: periodiek overzicht van meest belangrijke beleidsthema’s voor de komende maanden, met daaraan gekoppeld: de geplande behandeling door de raad en het doel van behandeling (kennisname, bespreken en/of vaststellen);

• f.

  voorzitter: voorzitter van een oriënterende ronde of diens vervanger;

• g.

  griffier: griffier van een oriënterende ronde of diens vervanger;

Artikel 2 Doel

• 1.

  De bedoeling van de oriënterende rondes is tweeledig: het verzamelen van informatie voor raadsleden en het bieden van ruimte aan inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om hun meningen en ideeën te geven, waardoor meningsvorming door raadsleden kan plaatsvinden.

• 2.

  College en ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid tijdens de oriënterende rondes informatie over te dragen aan de fractiedeelnemers. Er is ruimte voor een open en informatief gesprek en opiniërend debat. Het gaat de fractiedeelnemers erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat in de raadsvergadering tot een gewogen oordeel gekomen kan worden.

• 3.

  Tijdens de oriënterende rondes wordt gelegenheid geboden voor het gebruikmaken van het spreekrecht.

Artikel 3 Taken oriënterende ronde en rollen deelnemers

• 1.

  De fractiedeelnemers inventariseren meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel. Zij luisteren actief naar elkaar en andere deelnemers en stellen relevante vragen. Zij dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen informatieve vragen. Daarbij is een opiniërend debat toegestaan. Het echte politieke debat vindt plaats in de raadsvergadering.

• 2.

  Aan het eind van de behandeling van een onderwerp wordt bepaald of een onderwerp als bespreekstuk of als hamerstuk voor de raad wordt geagendeerd, dan wel of er een andere beslissing wordt genomen. Indien minimaal één fractie daarom verzoekt wordt het onderwerp geagendeerd als bespreekstuk.

Artikel 4 Samenstelling vanuit de fracties

• 1.

  Bij iedere oriënterende ronde is iedere fractie uit de raad vertegenwoordigd met maximaal twee fractiedeelnemers, die lid zijn van de raad.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid kunnen fracties bij wijze van uitzondering meer dan twee fractiedeelnemers, die lid zijn van de raad, afvaardigen naar een oriënterende ronde.

• 3.

  In afwijking van het eerste lid kan, op voordracht van in de raad vertegenwoordigde fracties die bestaan uit één lid, door de raad per fractie maximaal één fractiedeelnemer worden benoemd, die geen lid is van de raad en die de fractiedeelnemer, die wel lid is van de raad, bij zijn afwezigheid vervangt.

• 4.

  Voor benoeming van een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 3 komen uitsluitend in aanmerking: personen, wier namen voorkomen op de kandidatenlijst voor de laatstgehouden verkiezing voor de leden van de gemeenteraad.

• 5.

  Een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 3 dient, voorafgaand aan zijn benoeming, een schriftelijke en ondertekende verklaring af te leggen en in handen van de voorzitter van de raad te stellen, waarin hij verklaart zich volledig te conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld.

• 6.

  De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de fractiedeelnemers, bedoeld in lid 3.

Artikel 5 Voorzitter

• 1.

  De voorzitters en de plaatsvervangend voorzitters worden via het presidium voorgedragen. De twee grootste fracties leveren de voorzitters; de derde en vierde fractie, in grootte, leveren de plaatsvervangers.

• 2.

  De voorzitter is geen deelnemer. Ook de plaatsvervangend voorzitter is, wanneer deze als voorzitter fungeert, geen deelnemer.

• 3.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de oriëntatieronde;

  • b.

    het uitnodigen van aanwezigen aan tafel;

  • c.

    gelegenheid geven voor het spreekrecht;

  • d.

    het verlenen van het woord aan de deelnemers. Daarvoor hanteert de voorzitter, voor zover relevant, de volgende basisvolgorde: belanghebbenden/adviseur (kort betoog); college/ambtenaar /deskundige (kort betoog); fractiedeelnemers (vragen); belanghebbenden/adviseur (antwoord); college/ambtenaar/deskundige (antwoord);

  • e.

    het toezien op de aard van de vragen, waarbij technische vragen zoveel als mogelijk moeten worden voorkomen. Deze kunnen (vooraf) aan de ambtelijke organisatie worden gesteld;

  • f.

    het formuleren van nog openstaande vragen;

  • g.

    het leiden van het opiniërende debat, de discussie met de portefeuillehouder;

  • h.

    het vastleggen van de toezeggingen;

  • i.

    het concluderen dat het onderwerp:

    • -

      is afgedaan;

    • -

      nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende oriënterende ronde;

    • -

      kan worden geagendeerd als bespreekstuk of als hamerstuk voor de raad;

    • -

      niet op de agenda van de raad hoeft te worden geplaatst;

    • -

      wordt aangehouden;

    • -

      in handen wordt gesteld van het college.

  • j.

    het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering, maar ook de deelnemers aan het gesprek dragen hun verantwoordelijkheid;

  • k.

    het doen naleven van deze regeling.

Artikel 6 Griffier

Ter ondersteuning van iedere oriënterende ronde fungeert de griffier, de waarnemend griffier en/of een griffiemedewerker als griffier.

Artikel 7 Overige deelnemers

• 1.

  Naast de fractiedeelnemers kunnen anderen aan de oriënterende rondes deelnemen. Daarbij wordt in ieder geval gedacht aan de betrokken portefeuillehouder uit het college, de secretaris, ambtenaren, adviseurs, burgers of woordvoerders van instanties en groeperingen.

• 2.

  Deelnemers kunnen het woord voeren over alle onderwerpen, die op de agenda voor de betreffende oriënterende ronde staan vermeld, maar ook over niet-geagendeerde onderwerpen die de raad aangaan.

• 3.

  Tenzij zij voorafgaand aan een oriënterende ronde door de griffie of een raadsfractie zijn uitgenodigd als deelnemer, melden bedoelde personen zich zoveel als mogelijk voorafgaand aan de oriënterende ronde bij de voorzitter of de griffier.

Artikel 8 Plaats en tijdstip vergadering

De oriënterende rondes vinden in de regel eens per twee weken, op dinsdagavond, 19.00 uur, in het gemeentehuis plaats.

Artikel 9 Oproep

• 1.

  De voorzitter roept alle raadsleden schriftelijk, ten minste zes dagen voor het houden van de bijeenkomst - spoedeisende gevallen uitgezonderd - tot het bijwonen van de oriënterende ronde op.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de fractiedeelnemers verzonden.

• 3.

  Zoveel als mogelijk wordt schriftelijke/digitale informatie van presentaties (sheets) vooraf onder de fractiedeelnemers verspreid.

• 4.

  Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk aan de fractiedeelnemers gezonden.

Artikel 10 De agenda(commissie)

• 1.

  De agendacommissie is verantwoordelijk voor de procesregie en processtrategie. Zij bepaalt voor alle aangedragen onderwerpen en voorstellen, welke behandelwijze (formeel besluit of uitgebreide en gefaseerde behandeling) daarbij hoort.

• 2.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de voorlopige agenda van de oriënterende ronde vast, op voorzet van de griffie, aan de hand van door het college aangedragen voorstellen aan de raad, de beleidskalender, voorstellen vanuit de fracties en eventuele andere initiatieven.

• 3.

  De agenda kan bestaan uit een informerend deel en een meningsvormende deel. Het informerende deel kan worden gebruikt door college om de raad over een bepaald onderwerp te informeren. Ook fracties en burgers kunnen hiervoor een agendapunt aandragen.

• 4.

  Bij agendering van een onderwerp of een presentatie wordt aangegeven met welk doel agendering plaatsvindt.

• 5.

  De agendacommissie beslist of onderwerpen rechtstreeks worden geagendeerd voor de raadsvergadering (hamerstuk).

• 6.

  De voorlopige agenda wordt in ieder geval via het plaatselijke huis-aan-huisblad en de gemeentelijke website bekendgemaakt.

• 7.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

• 8.

  Bij aanvang van de vergadering stellen de fractiedeelnemers de agenda vast. Op voorstel van een deelnemer kan de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 11 Spreekrecht

• 1.

  Derden kunnen het woord voeren over onderwerpen die op de agenda van de vergadering van de oriënterende ronde staan, dan wel over onderwerpen die op de bij de agenda vermelde lijst met hamerstukken staan.

• 2.

  Wie van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering bij de voorzitter, dan wel de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en hoedanigheid, alsmede het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. Als de spreker het woord wil voeren namens een ander, overlegt hij - als de voorzitter daarom vraagt - tevens een schriftelijke en getekende machtiging van die ander.

• 3.

  De voorzitter geeft bij het betreffende agendapunt, dan wel aan het begin van de vergadering, het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken indien hij dit in het belang acht van de orde van de vergadering.

• 4.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 5.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter bepaalt, eventueel nadat een lid van de raad hiertoe een voorstel heeft gedaan, de wijze van behandeling van de inbreng van de spreker.

• 6.

  De sprekers dienen zich te beperken tot het verstrekken van informatie, het geven van toelichting of het beantwoorden van vragen van de raadsleden met betrekking tot het onderwerp, waarover zij het woord willen voeren.

• 7.

  De leden van de raad kunnen, nadat de sprekers het woord hebben gevoerd, eventuele vragen stellen naar aanleiding van door de sprekers gemaakte opmerkingen. Er wordt echter niet met de sprekers in discussie getreden.

Artikel 12 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  Van elke bijeenkomst wordt een kort ambtelijk verslag gemaakt.

• 2.

  Het verslag maakt in ieder geval melding van de:

  • a.

    aanwezige deelnemers;

  • b.

    besproken onderwerpen en voorstellen;

  • c.

    essentie van hetgeen is besproken, waaronder de door de portefeuillehouder gegeven antwoorden op vragen;

  • d.

    beslissingen en/of getrokken conclusies over de besproken onderwerpen;

  • e.

    door de portefeuillehouder gedane toezeggingen.

Artikel 13 Aanhalingstitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling oriënterende rondes".

• 2.

  Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op die van haar vaststelling.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van de raad van de gemeente Hardenberg van 14 augustus 2007.

De raad voornoemd,

De voorzitter, De griffier.