Tijdsregistratiesysteem, handleiding

1. Algemeen

In deze gebruikershandleiding tref je de spelregels en informatie aan voor het registreren van jullie aan- en afwezigheid in het tijdregistratiesysteem.

De basis van deze spelregels vind je terug in de Werktijdenregeling en de Regeling variabele werktijden.

In het raadhuis en in de dependance Raadhuisplein 117 - 119 bevinden zich registratieterminals die zijn aangesloten op een personal computer. Met behulp van de uitgereikte badge kun je tijd registreren in het tijdregistratiesysteem.

Het systeem wordt beheerd door de afdelingssecretaresse van afdeling BMO, verder genoemd de beheerder. Badges en eventueel vervangende badges zijn daar eveneens verkrijgbaar. Hiervoor moet je wel een aanvraagformulier invullen. Dit formulier is verkrijgbaar via Kantoorautomatisering.

2. Spelregels

Tijdregistratie houdt in dat je naast de begin- en eindtijd van je werkdag ook het begin en einde van je lunchpauze moet registreren. Tijdregistratie is in principe verplicht voor alle medewerkers van het raadhuis en de dependance Raadhuisplein 117 – 119; uitzonderingen worden bepaald door de leidinggevende. Spelregels zijn noodzakelijk om een goed en efficiënt gebruik te waarborgen. Wanneer iedereen zich aan de spelregels houdt, zal het systeem naar tevredenheid werken.

3. Enkele begrippen

• a.

  Werktijd : de tijd waar binnen de werkzaamheden verricht kunnen worden. In de werktijd kan nooit sprake zijn van een overwerkvergoeding. De bedrijfstijd loopt van 07.30 tot 18.00 uur. (Voor parttimers geldt een andere overwerkregeling). Bloktijden : ‘s morgens van 9.00 tot 12.00 uur ‘s middags van 13.30 tot 16.00 uur Afgezien van zakelijk afwezig en verlof behoort elk personeelslid gedurende deze tijden aanwezig te zijn, tenzij betrokkene volgens het werkrooster of volgens afspraak met de leidinggevende niet aanwezig hoeft te zijn (bijvoorbeeld in verband met thuiswerk, medisch verlof e.d.).

• b.

  Variabele aanvangstijd : Tussen 07.30 en 09.00 uur. Indien vóór 07.30 uur wordt begonnen, wordt de tijd tot 07.30 uur niet in het saldo opgenomen. De tijd waarop je aankomt wordt wel geregistreerd.

• c.

  Variabele eindtijd : Van 16.00 tot 18.00 uur. Indien nà 18.00 uur nog wordt gewerkt, wordt de tijd vanaf 18.00 uur wel in het saldo opgenomen.

• d.

  Lunchpauze : De tijd tussen de bloktijden waarin een verplichte rusttijd dient te vallen. Wanneer de arbeidstijd langer is dan 5½ uur dient minimaal een aaneengesloten pauze gehouden te worden van 30 minuten. Aan het begin en het einde van deze pauze kan je deze registreren. Neem je minder dan 30 minuten pauze, na 5½ uur gewerkt te hebben, dan houdt het systeem toch rekening met 30 minuten pauze. Wanneer je de (verplichte) lunchpauze niet boekt, registreert het systeem bij de dagafrekening automatisch 30 minuten “correctiepauze”, dat wil zeggen in totaal 60 minuten. De pauze moet in principe gehouden worden tussen 12.00 en 13.30 uur. Start de pauze voor 12.00 uur of eindigt de pauze na 13.30 uur dan wordt deze tijd (vallend buiten 12.00-13.30 uur ) bij de 30 minuten opgeteld.

• e.

  Dagnorm : Het aantal uren dat volgens het werkrooster op een bepaalde dag gewerkt zou moeten worden.

• f.

  Werkrooster/fictieve werktijd : Het werkrooster bevat je persoonlijke werkschema. De dagnorm is het aantal uren dat je volgens het werkrooster op een bepaalde dag moet werken. Bij ziekte, doktersbezoek en zakelijke afwezigheid wordt uitgegaan van de gemiddelde start en eindtijd van de afgelopen 4 weken. Bij verlof en vakantie rekent het systeem met de dagnorm volgens je werkrooster.

• g.

  Urensaldo : Het eventueel positieve of negatieve urensaldo per werknemer (verkregen binnen de geldende bedrijfstijd) wordt aan het einde van elke werkdag automatisch verrekend. Bij de “gaan” boeking lees je de actuele stand van dat moment af.

Het positief saldo mag niet meer zijn dan 2x het aantal te werken uren per week. Het meerdere wordt aan het einde van elke maand afgeroomd.

Wat gebeurt er als iemand een negatief saldo heeft?

Als je minder werkt zal het saldo naar beneden gaan. In theorie zou je min 200 uur kunnen staan. Dat is niet de bedoeling. Sterker nog bij een hoger saldo ben je ongeoorloofd afwezig. Wanneer je verwacht dat je het negatieve saldo niet op korte termijn kunt wegwerken, laat je in overleg met je leidinggevende door middel van een mutatieformulier een verlofdag over boeken. Aan het einde van het jaar wordt het + of – saldo verrekend met de verlofteller en wordt de dagteller op nul gezet.

Ziekte

Bij ziekte gedurende een hele dag of een gedeelte van een dag wordt rekening gehouden met de dagnorm. Uiteraard moet je afwezigheid wegens ziekte altijd melden bij je leidinggevende. Ingeval je ziek naar huis gaat, maak je dat aan het systeem bekend door middel van de F1 1(code ziek) toets. In de situatie dat je thuis ziek wordt, loopt het wat anders. Je meldt je ziek bij jouw leidinggevende. De ziekmelding komt bij P&O en een medewerker van P&O informeert de beheerder, die deze melding dezelfde dag nog in het systeem verwerkt.

Registratie zwangerschapsverlof

Zwangerschapsverlof kan niet bij de klok worden ingegeven. Dit kan je per mail doorgeven aan de beheerder van het systeem.

Registratie arbeidstherapie

Bij arbeidstherapie hoeft geen tijdregistratie plaats te vinden. De registratie ziek blijft gehandhaafd.

Niet volledig te werken uren als gevolg van ziekte (Gedeeltelijk arbeidsgeschikt)

Wanneer door ziekte minder uren dan volgens het rooster gewerkt worden zullen deze uren door de beheerder per week worden aangevuld. Je mag tijdens deze periode geen positief saldo opbouwen. Bij het opnemen van verlof tijdens deze periode moet de volledig dagnorm waar je voor ingeroosterd bent worden opgenomen. Je kan dit in een mailtje melden aan de beheerder zodat deze dag of dagdeel als verlof wordt geregistreerd. Na een langdurige ziekte (langer dan een half jaar) vindt een korting op het verlof plaats.

Vakantie

Het opnemen van verlof is gebaseerd op het werkrooster. Wanneer een hele of halve dag verlof wordt opgenomen, zal de verlofteller rekenen met de dagnorm van het opgegeven werkrooster.

Overwerk

Overwerkuren worden uitsluitend als zodanig aangemerkt als daartoe door de leiding opdracht is gegeven. Overuren gaan in nadat je op die dag het aantal uren hebt gewerkt dat voor die betreffende dag staat ingeroosterd. Voor het “verzilveren” van overwerk geldt in de eerste plaats de regeling “tijd voor tijd”. Alleen met toestemming van de leidinggevende worden overuren uitbetaald. Via het mutatieformulier kan overwerksaldo overgeheveld worden naar het verlofsaldo. De uren worden daarmee vrij opneembaar. Het is mogelijk met toestemming van de leidinggevende het aantal gewerkte uren te verhogen met het geldende overwerkpercentage en dat totaal vervolgens over te hevelen naar het verlof- of prikkloksaldo. Overuren die uitbetaald worden en in het tijdregistratiesysteem geboekt zijn worden afgeboekt.

Feestdagen

Algemeen erkende feestdagen zijn geregistreerd in de zogenaamde feestdagenkalender. Op deze dagen heb je geen toegang tot het gebouw. Dit betekent dat je geen afwezigheidredenen hoeft aan te geven voor de afwezigheid op deze dag(en).

4. Mutatieformulieren

Zoals in hoofdstuk 2 al werd vermeld ontkomen we niet aan handmatige mutaties. Deze mutaties kan je aangeven op een mutatieformulier. Dit formulier is verkrijgbaar via kantoorautomatisering. Voor het wijzigen van het rooster is een formulier verkrijgbaar via kantoorautomatisering. Deze mutatieformulieren moet je altijd laten paraferen door je leidinggevende of afdelingshoofd.

Aanvragen badge of vervangende badge

Door de leidinggevende zal een badge worden aangevraagd om te kunnen registreren in het tijdregistratiesysteem. Bij verlies of defect raken van de badge wordt een vervangende badge aangevraagd. Dit formulier is via de kantoorautomatisering te verkrijgen.

5. Uitleg tijdregistratie

Komen / Gaan:

Door de pas voor de kaartlezer te houden, wordt er een komen, of een gaan boeking gemaakt. Ben je reeds afwezig, dan wordt er een komen boeking gemaakt. Ben je reeds aanwezig, dan wordt er een gaan boeking gemaakt. Er hoeven geen functie toetsen gebruikt te worden.

F1 - Code:

Door op de toets F1 te drukken, kun je een numerieke afwezigheidscode meegeven met je boeking. Bijvoorbeeld:

• 1.

  Ik ben reeds aanwezig, en druk op F1, en toets op cijfer 1. Vervolgens houd ik mijn pas voor de kaartlezer. Ik ga nu naar huis met code 1. (Ziek)

• 2.

  Ik kom ’s middags binnen, en heb vanmorgen vrij genomen. Ik druk op F1, en vervolgens op cijfer 2. Vervolgens houd ik mijn pas voor de kaartlezer. Ik kom nu naar binnen met code 2. (Verlof)

De diverse codes staan onderaan beschreven.

F3 – Z/A:

Door op de F3 toets te drukken, en vervolgens de pas aan te bieden, KOM of GA je met zakelijk afwezig. Ben je reeds aanwezig, dan ga je weg met zakelijk afwezig, ben je reeds afwezig, dan kom je binnen met zakelijk afwezig. (Dit is een sneltoets voor code 7)

F4 – Info:

Door op de F4 toets te drukken, en vervolgens de pas aan te bieden, is het mogelijk om je actuele saldi te bekijken.

F1 - Codes:

De volgende afwezigheid codes kunnen gebruikt worden