| Organisatie | Aalsmeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Aalsmeer 2005 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Aalsmeer 2005 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Datum publicatie niet bekend. Deze regeling treedt in werking 1 dag na publicatie.
1. Besluit beschrijving werkzaamheden budgethouders
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-04-2005 | nieuwe regeling | 19-04-2005 Nieuwe Meerbode | 04-1868/MV |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer; gelet op de artikel 5 van de “Beheersverordening gemeente Aalsmeer 1999” mede gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;
Comptabele: de in artikel 6 Beheersverordening Aalsmeer 1999 bedoelde functionaris, belast met en medeverantwoordelijk voor het beheer van de financiële administratie zoals vastgelegd in de Instructie comptabele gemeente Aalsmeer 1999.
Concern-controller: de in artikel 10 Beheersverordening Aalsmeer 1999 bedoelde functionaris.
Een ambtenaar - te noemen budgethouder - die binnen de hem via een budget gegeven financiële machtiging verahtwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als verplichtingen - aan en/of door de gemeente Aalsmeer. De directie wijst in ieder geval het afdelingshoofd en de griffier aan als budgethouder.
Artikel 4 Onderscheid verplichtingen
De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven - hierna te noemen bestellingen - en de verplichtingen inzake inkomsten - hierna te noemen orders.
Onder budget wordt verstaan een taakstelling op basis van de productenraming, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een of meer (deel)producten en/of kostenplaatsen, die door de directie wordt toegekend aan een budgethouder.
Tot het budget worden tevens gerekend door de raad vastgestelde investeringskredieten en kredieten voor bouwgrondexploitatie.
Met productenraming wordt hier bedoeld de productenraming van de gemeente Aalsmeer De budgethouder is administratief verantwoordelijk voor het product c.q. deelproduct.
Artikel 6 Aangaan verplichtingen.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt bij burgemeester en wethouders aanvullende budgetruimte aangevraagd. Deze aanvraag is steeds voorzien van een advies van de afdeling financiën. Binnen het budget is, na voorafgaande mededeling aan burgemeester en wethouders, compensatie mogelijk tussen de verschillende kostenonderdelen, met uitzondering van de kostenonderdelen die interne verrekening betreffen.
De budgethouder kan slechts verplichtingen aangaan indien er sprake is van een gegeven mandaat, volmacht c.q. machtiging, blijkende uit een door burgemeester en wethouders en/of de directie vast te stellen lijst. Het financiële mandaat wordt beperkt door de omvang van het budget en door de raad c.q. het college van burgemeester en wethouders vastgestelde beleidskaders.
De gemeentelijke Aanbestedingsregels zijn van toepassing voor de aanbesteding en inkoop van diensten, werken en leveringen.
Indien de Richtlijn Europese Aanbestedingen van toepassing is zal daar naar gehandeld worden.
De budgethouder legt vast bij welke leveranciers hij offerte heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend.
De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichting zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn.
Burgemeester en wethouders kunnen voorschriften geven inzake de wijze waarop de budgethouder zijn verplichtingen dient vast te leggen.
De budgethouder informeert via de afdeling financi£n burgemeester en wethouders tijdig omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit vindt in ieder geval plaats bij de Voorjaars- en Najaarsrapportage. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden en kostendekkingspercentages en overige kengetallen. Hij raadpleegt periodiek de financieel consulent.
Burgemeester en wethouders kunnen per onderdeel van een budget grenzen aangeven waarvoor geldt dat afwijkingen welke binnen deze grenzen blijven niet behoeven te worden gesignaleerd.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het met een door burgemeester en wethouders te bepalen frequence opstellen van een overzicht ten behoeve van het college van de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet een en ander (voor zover noodzakelijk) van analyses en toelichtingen.
Aan de comptabele is de registratie van het budget en de signalering van de afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van het budget is vastgesteld opgedragen.
Artikel 15 Vervanging comptabele
In afwijking van het bepaalde in artikel 13 kunnen burgemeester en wethouders per vastgesteld budget een andere dan de comptabele aanwijzen, die belast wordt met de registratie van het budget en de signalering van de afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van het budget is vastgesteld.
De afdeling financiën stelt via de directie periodiek ten behoeve van burgemeester en wethouders een overzicht samen van de werkelijke uitkomsten van het budget, aan de hand van de door de budgethouders gegeven schriftelijke toelichting, de daaraan verbonden geregistreerde prestaties, de kengetallen en de op grond van artikel 14 c.q. 15 gesignaleerde afwijkingen en voorziet een en ander van analyses en toelichtingen.
Artikel 17 Deelbudgethouderschap
Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder na goedkeuring door de directie de bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden opdragen aan jegens hem hiërarchisch ondergeschikte functionarissen en/of afdelingshoofden - nader te noemen als deelbudgethouder. De budgethouder meldt dit aan het hoofd van de afdeling financien. De budgethouder blijft jegens burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de uitvoering van het budget.
De concern-controller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de budgethouder een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het budgetbeheer. De concern-controller kan burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren.