Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg |
Citeertitel | Financiële beheersverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2013 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-12-2012 | 01-01-2016 | nieuwe regeling | 18-12-2012 Leidschendammer /Voorburgse Courant 27-12-2012 | 709111 / 780399 |
De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;
gelezen het desbetreffende voorstel van het college;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het besluit begroting en financiële verantwoording provincies en gemeenten;
vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg
Hoofdstuk I Inleidende bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
de administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerven en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden afgelegd.
Hoofdstuk II Begroting en verantwoording
Artikel 3 Inrichting en planning begroting en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.
Hoofdstuk III Financieel beleid
Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en (bestemmings)reserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief in zo kort mogelijke tijd afgeschreven.
Artikel 9 Financieringsfunctie
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
Hoofdstuk IV Financieel beheer en interne controle
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Het college biedt de raad periodiek de volgende nota’s aan: een nota reserves en voorzieningen, een nota weerstandsvermogen, een nota onderhoud openbare ruimte, een nota bedrijfsvoering, een nota verbonden partijen, een nota subsidiebeleid en een nota grondbeleid. De raad stelt de nota’s vast. Actualisering van de nota’s kan plaatsvinden op initiatief van de raad of van het college.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg van 18 december 2012.
de griffier, de voorzitter,
mr. G.A. van Egmond, drs. J.W. van der Sluijs
Toelichting op de artikelen van de Financiële beheersverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2013.
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheid (Fido), het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. De overige begrippen worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.
De raad heeft de mogelijkheid om de indeling van de programma’s te wijzigen.
Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die daarvoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).
In de voorliggende beheersverordening vindt de autorisatie door de raad op programmaniveau plaats.
Artikel 3 Inrichting en planning begroting en jaarstukken
In dit artikel wordt in lid 1 bepaald dat de baten en lasten op programmaniveau worden opgenomen in begroting en jaarstukken.
In de leden 2 en 3 is de verplichting uit het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.
In lid 4 en 5 is de planning opgenomen. De begroting dient voor 15 november ingediend te zijn bij de provincie. Om de raadsleden voldoende tijd te geven om de begroting te beoordelen en te bespreken is dient het college de begroting uiterlijk 15 september op te leveren aan de raad.
De jaarrekening dient op 15 juli ingediend te zijn bij de provincie. Gezien het zomerreces van de raad, dat doorgaans begin juli aanvangt is een vaststellingsdatum voor de raad van uiterlijk 1 juli opgenomen. Het college dient de jaarrekening uiterlijk 15 april aan te leveren bij de raad, zodat de raadsleden de uitkomsten van de jaarrekening kunnen betrekken bij de beoordeling en behandeling van de kadernota.
Artikel 4. Kaders ontwerpbegroting
In het voorjaar stelt de raad een kadernota vast met de (financiële) kaders voor de ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming. Bij de behandeling van de kadernota vindt een integrale afweging plaats. De ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming zijn uiteindelijk een technische uitwerking van de kadernota.
De kadernota wordt uiterlijk 1 juli vastgesteld, zodat de ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming tijdig opgesteld en vastgesteld kunnen worden. Om de raadsleden in de gelegenheid te stellen om zich goed voor te bereiden op de behandeling van de kadernota, dient deze voor 1 mei door het college aan de raad te zijn aangeboden.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Artikel 5 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. De autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau (lid 1).
Naast lopende uitgaven doet een gemeente investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. De autorisatie van investeringskredieten vindt plaats bij de begrotingsbehandeling (lid 2). Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het college is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investeringen aan te gaan. Het college geeft hiertoe overigens bij de aanbieding van de begroting een voorzet.
Soms komt in de loop van het jaar een investeringsbehoefte naar voren die nog niet bekend was bij de begrotingsbehandeling. Voor zulke incidentele investeringsvoorstellen is lid 3 bedoeld. In principe wordt voor investeringen een integrale afweging gemaakt bij het vaststellen van de kaders voor de begroting.
De afwijkingen ten opzichte van de ramingen in de begroting leiden tot wijziging van de begroting die door de raad wordt vastgesteld bij de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 6.
Artikel 6 Tussentijdse rapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van het beleid. Gerapporteerd wordt over de eerste vier en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar en wel voor respectievelijk 1 juni en 1 oktober.
Het derde lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Het vierde lid bepaalt dat het college zich in de rapportage in ieder geval over afwijkingen van de begroting van € 50.000 en hoger moet verantwoorden. Indien daartoe aanleiding is, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of bij nog niet eerder verwerkt nieuw beleid, kan dit ook gemeld worden, ook als er sprake is van afwijkingen die lager zijn dan € 50.000.
Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa
In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. In artikel 7 zijn de methoden en de afschrijvingstermijnen opgenomen.
Voor de materiële vaste activa (met economisch nut) zijn daarbij de maximale afschrijvingstermijnen als kader opgenomen. Hiervan kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe rioleringen langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.
Hoewel het BBV een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten laat voor het vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodiek geldt hierbij natuurlijk wel het criterium dat gemeenten de afschrijvingstermijn van een actief met een economisch nut moeten afstemmen op de verwachte economische levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt immers het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast. Bij het bepalen van de afschrijvingstermijn van nieuwe investeringen wordt hier, met inachtneming van het gestelde in artikel 7, uiteraard rekening mee gehouden.
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 8 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.
Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen. Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet in deze biedt.
De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Artikel 9 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In artikel 9 wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen. Daarbij is aansluiting gezocht bij de door de minister van Financiën op grond van artikel 2, lid 2 van de wet Fido gegeven richtlijn ten aanzien van de uitzettingen en derivaten decentrale overheden. Die richtlijn scherpt de voorwaarden (uit de wet Fido) aan waaronder decentrale overheden o.a. gelden mogen uitzetten. Door deze expliciet van toepassing te verklaren, vormt bedoeld besluit van de minister van Financiën (ook als die in de toekomst wijzigt) integraal onderdeel van de Financiële beheersverordening. Ten tijde van de opstelling van dit stuk was het kenmerk van deze ministeriële richtlijn FM2000/0404-M (Stbl. 2000, 588).
Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder worden genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.
Het derde lid stelt aanvullende eisen aan dergelijke besluiten. Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd. Daarbij draagt de verordening het college op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten zo mogelijk zekerheden te bedingen.
Artikel 10 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen, rioolrechten en afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt. Het college doet daarvoor bij de aanbieding van de begroting een voorstel.
Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dient of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet).
Daar waar het bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en de prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publieke belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen. Het tweede en derde lid bepalen dat de raad periodiek deze kaders voor gemeentelijke diensten en de verhuur en verkoop van onroerend goed vaststelt. Aanpassing vindt bijvoorbeeld plaats wanneer dat door marktomstandigheden wenselijk wordt geacht.
Het vierde lid bepaalt dat de besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen ter kennis aan de raad worden aangeboden.
Onder artikel 11 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 12 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administratie een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Artikel 13 bepaalt dat in de gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoend beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.
Artikel 14 verplicht het college de volgende nota’s op te stellen en voor te leggen aan de raad: een nota reserves en voorzieningen, een nota weerstandsvermogen, een nota onderhoud openbare ruimte, een nota bedrijfsvoering, een nota verbonden partijen, een nota subsidiebeleid en een nota grondbeleid. Actualisering van deze nota’s kan zowel op initiatief van het college als van de raad.
Aan het begin van elke raadsperiode vervaardigt het college een lijst met alle bestaande nota’s, hun ingangsdatum en de voorziene periode van herziening.
Artikel 15 Financiële organisatie
Artikel 15 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. De Organisatieregeling Leidschendam-Voorburg 2009 voorziet daarin. Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in een besluit.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening, i.c. de ‘Financiële beheersverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2003’. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorige begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.
Artikel 17 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.