| Organisatie | Stichtse Vecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer van de gemeente Stichtse Vecht 2012 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer van de gemeente Stichtse Vecht 2012 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening, art. 7
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-12-2012 | 08-09-2016 | Nieuwe regeling | 04-12-2012 Nieuwsblad voor Vecht-, Amstel- en Rijnstreek, 20-12-2012 | Beleid |
De streekarchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten.
De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaatsen gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de streekarchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentatie ten behoeve van gemeentelijke organen. De streekarchivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de streekarchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De streekarchivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Als beheereenheden in de zin van dit besluit worden aangewezen; Team Facilitaire Zaken, Team Informatievoorziening en Automatisering en Team Juridische Zaken.
De hoofden van de beheereenheden zijn samen belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken is belast met beheren en actualiseren van de informatie- en archiefstructuur met behulp van een Documentair Structuur Plan (DSP). Binnen het DSP worden de gemeentelijke werkprocessen, inclusief de werkproces metadata vastgelegd, met als doel het in goede geordende en toegankelijke staat krijgen en behouden van de gemeentelijke documenten.
Het hoofd van Team Informatievoorziening en Automatisering is verantwoordelijk voor de inrichting, actualisatie en beheer van gegevens, applicaties, infrastructuur en platforms, noodzakelijk voor het aanmaken, vastleggen en beheren van documenten.
Het hoofd van de beheereenheid Team Juridische Zaken ziet toe op en ondersteunt de proceseigenaren bij het ontwerp, uitwerking, actualiseren en beheren van de werkprocessen van de gemeente met als doel een efficiënte uitvoering van de taken van de organisatie. Dit gebeurt in samenwerking met Team Informatievoorziening en Automatisering en Team Facilitaire Zaken.
De gemeentelijke werkprocessen vormen de informatiestructuur en tevens de archiefstructuur binnen de gemeente. Werkprocesstructuren en werkproces metadata worden gebruikt om informatie vast te leggen binnen applicaties.
Gemeentelijke werkprocessen en de informatiestructuren zorgen voor de samenhang, ordening en toegankelijkheid van de documenten die voortvloeien uit de handelingen behorende bij de werkprocessen.
De teamleiders van de primaire afdelingen, met ondersteuning van Team Facilitaire Zaken en Team Informatievoorziening en Automatisering, dragen er zorg voor dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid Team Facilitaire Zaken draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Het hoofd van de beheereenheid Team Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor voldoende en kwalitatief werkende hardware en software, draagt zorg voor de beveiliging en stelt kwaliteitsprocedures op, ten einde de digitale informatiehuishouding duurzaam en in goede geordende en toegankelijke staat te houden.
Het hoofd van de beheereenheid Team Informatievoorziening en Automatisering, in samenwerking met Team Facilitaire Zaken, draagt zorg voor de technische beheer van de applicaties die gebruikt worden voor het opslaan en beheren van documenten.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Team Facilitaire Zaken draagt in samenwerking met Team Informatievoorziening en Automatisering zorg voor het registeren van in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens van de vernietigbare documenten indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid Team Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor de technische en functionele ondersteuning voor het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de onder beheer van Team Facilitaire Zaken staande documenten
Het hoofd van de beheereenheid Team Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken.
Het is verboden documenten te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Het hoofd van de beheereenheid Team Facilitaire Zaken stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.