| Organisatie | Zeeland |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Besluit noodverband mandaten commissaris van de Koningin 2013 |
| Citeertitel | Besluit noodverband mandaten commissaris van de Koningin 2013 |
| Vastgesteld door | commissaris van de koningin |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuur |
Met dit besluit wordt het Mandaatbesluit commissaris van de Koningin ingetrokken.
Algemene Wet Bestuursrecht, Hoofdstuk 10; Provinciewet, art. 176
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2013 | 01-03-2015 | Nieuwe regeling | 11-12-2012 Provinciaal Blad, 2012, 31 | 12077108 |
Besluit van de commissaris van de Koningin van 11 december 2012, houdende vaststelling van het Besluit noodverband mandaten commissaris van de Koningin 2013 (Provinciaal Blad nr. 31 van 2013).
De commissaris van de Koningin in Zeeland,
besluit vast te stellen het navolgende Besluit noodverband mandaten commissaris van de Koningin 2013.
De commissaris van de Koningin verleent voor de uitsluitend aan de voormalige directeuren van de voormalige desbetreffende directies toegekende bevoegdheden zoals vermeld in de bij dit besluit behorende bijlage (onderdeel I) toestemming tot de uitoefening in zijn naam van deze bevoegdheden aan de algemeen directeur en aan de directeur van de ambtelijke organisatie.
De commissaris van de Koningin verleent voor alle overige in de bij dit besluit behorende bijlage (onderdeel I) toegekende bevoegdheden toestemming tot de uitoefening in zijn naam van deze bevoegdheden aan de algemeen directeur en aan de directeur van de organisatie, aan de werkveldmanager Uitvoering, aan de werkveldmanager Beleid en aan alle afdelingshoofden.
Onverminderd het bepaalde in het tweede lid verleent de commissaris van de Koningin voor de bevoegdheden die ingevolge de bij dit besluit behorende bijlage (onderdeel I) zijn toegekend aan de respectievelijke voormalige sectorhoofden natte en droge infrastructuur toestemming tot de uitoefening in zijn naam van deze bevoegdheden aan de respectievelijke unithoofden natte en droge infrastructuur.
Onverminderd het bepaalde in het tweede lid verleent de commissaris van de Koningin voor de hierna te noemen bevoegdheden die ingevolge de bij dit besluit behorende bijlage (onderdeel I) zijn toegekend aan het voormalig hoofd van de afdeling Informatieverzorging en Documentatie, toestemming tot de uitoefening in zijn naam van deze bevoegdheden aan de hierna te noemen functionaris:
Het bepaalde in het tweede lid is niet van toepassing op de bevoegdheden verband houdende met de aan de commissaris van de Koningin bij wet toegekende rijkstaken. Voor deze in de bij dit besluit behorende bijlage (onderdeel I) genoemde bevoegdheden verleent de commissaris van de Koningin toestemming tot de uitoefening in zijn naam van deze bevoegdheden aan uitsluitend de kabinetschef alsmede aan diens formele waarnemer.
De uitoefening van een bevoegdheid geschiedt slechts in gevallen die routinematig, administratief, procedureel of formeel van aard zijn.
De gemandateerde verschaft de commissaris van de Koningin tijdig die informatie die redelijkerwijs voor de commissaris van de Koningin van belang geacht moet worden.
Een van de commissaris van de Koningin uitgaand stuk wordt ondertekend als volgt:
de commissaris van de Koningin in Zeeland,
Per 1 januari 2013 gaat de nieuwe ambtelijke organisatie van start. Vanaf deze datum kan geen gebruik meer worden gemaakt van de mandaten die opgenomen zijn in het register behorende bij het mandaatbesluit CvdK van 11 juli 2011 omdat deze niet passen binnen de nieuwe organisatiestructuur. Omdat het op dit moment nog niet voldoende duidelijk is binnen welke onderdelen van de organisatie de gemandateerde bevoegdheden zijn ondergebracht, is het wenselijk om in afwachting van een structurele oplossing een noodverband aan te leggen.
Als uitgangspunt voor dit noodverband geldt in beginsel de structuur van het huidige mandaatbesluit en –register. In het onderhavige besluit is getracht een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens de CvdK kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register CvdK) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Ter vergroting van de gebruiksvriendelijkheid is (de opzet en indeling van) het vigerende register - in tact gelaten, zodat door de gebruikers van het register de mandaten gemakkelijk kunnen worden ‘getraceerd’. Een onderverdeling van mandaten aan de hand van de nieuwe organisatiestructuur is momenteel namelijk niet volledig te realiseren Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.
Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten
en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Als verzamelnaam hanteren we het begrip 'mandaat' maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (b.v. tot het onderteken van een overeenkomst) of machtiging (b.v. tot het verstrekken van informatie) betreft.
In de nieuwe organisatie zijn geen formele plaatsvervangers aangewezen, m.u.v. de functie van kabinetschef. Dit betekent dat het aantal bevoegde functionarissen wordt teruggebracht. Deze ontwikkeling is mogelijk kritisch. Daarom is in het onderhavige besluit in artikel 1 gekozen voor mandatering aan de hand van de onderstaande systematiek.
Met ingang van 1 januari as. worden de huidige mandaten verleend aan:
de twee directeuren, de werkveldmanager Beleid, de werkveldmanager Uitvoering en aan de nieuwe hoofden van de afdeling waar de bevoegdheden zijn ondergebracht.
Wat betekent dit voor de dagelijkse praktijk?
Primair worden de mandaten toegekend aan de afdelingshoofden (en daarnaast geldt voor een aantal (met name genoemde) mandaten dat deze tevens aan de desbetreffende Unithoofden zijn toegekend). Aan de uitvoeringfunctionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt dus.
Ondermandaat is niet toegestaan, enkel in heel uitzonderlijke gevallen.
In dit artikel wordt de begrenzing van het verleende mandaat aangegeven. Het betreft immers een bevoegdheid. Naast de wettelijke begrenzing die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.
Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Onder ‘routinematig’ wordt verstaan die gevallen waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de portefeuillehouder(s).
Omdat de CvdK, ook al heeft deze mandaat verleend, verantwoordelijk blijft voor de 'in mandaat' genomen beslissing of handeling is het van belang dat hij op de hoogte wordt gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming van belang is.
In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing of (rechts)handeling 'in mandaat' heeft genomen of verricht.
Ter toelichting dient het volgende.
Het GS-register kent voor het afdoen van GS-besluiten een algemeen ondertekeningsmandaat aan ambtelijk functionarissen, zijnde afdelingshoofden, voor correspondentie inzake het bekendmaken van (C) GS-besluiten. Hiervoor wordt verwezen naar het algemeen deel van het GS-mandaatregister, waarin het mandaat is opgenomen.
Om één en ander te kunnen realiseren is het gelet op artikel 59a, tweede lid van de Provinciewet vereist dat de CvdK ondertekeningsmandaat verleent.
In artikel 59a, tweede lid is het volgende bepaald:
"De stukken die van gedeputeerde staten uitgaan, worden door de commissaris van de koningin ondertekend. Gedeputeerde staten kunnen haar toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander lid van gedeputeerde staten, aan de commissaris of aan een of meer andere provinciale ambtenaren".
Wil de CvdK de ondertekening opdragen aan één of meer functionarissen, dan heeft deze hiervoor toestemming nodig van GS. Deze toestemming is te vinden in het algemeen deel van het mandaatregister van GS. Wil een 'in mandaat' genomen beslissing inderdaad ook door de gemandateerde ondertekend kunnen worden, dan verleent de CvdK daartoe ondertekeningsmandaat. Deze bevoegdheid is neergelegd in het onderhavige 'mandaatbesluit CvdK' met bijbehorend register.
Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te maken is ook de zgn. 'budgethouders-regeling' hierin opgenomen. Ter toelichting dient het volgende.
In de hoedanigheid van budgethouder kunnen GS beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, mits passend binnen de doeleinden waarvoor het budget is toegewezen en voor zover het budget toereikend is, ingevolge artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten.
Voor deze budgethoudersregeling is separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Het betreft dus overeenkomsten die worden aangegaan ter uitvoering van een bepaalde functie waarvoor een budget is vastgesteld. Bijvoorbeeld: in het kader van het budget bodemsanering kan de budgethouder besluiten tot het aangaan van een overeenkomst inzake de uitvoering van bodemsanering. De bevoegdheid tot het aangaan van die overeenkomsten is geregeld in het mandaatbesluit GS en de daaropvolgende ondertekening ervan is in het onderhavige mandaatbesluit en –register van de CvdK neergelegd. De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten komt immers toe aan de CvdK, die op zijn beurt toestemming heeft verleend aan één of meerdere ambtelijke functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de CvdK volmacht aan een functionaris.
Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie namens de CvdK overeenkomsten mag ondertekenen waartoe hij als budgethouder door GS is gemandateerd tot het aangaan daarvan voor de provincie.
Middelburg, 11 december 2012
De commissaris van de Koningin in de provincie Zeeland,
Mevr.drs. K.M.H. Peijs
Uitgegeven, 18 december 2012
De secretaris,
A.W. Smit
Besluit__noodverband_mandaten_commissaris_van_de_Koningin_2013-1.pdf