Organisatie | Ridderkerk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Ridderkerk |
Citeertitel | GBA-beheerregeling gemeente Ridderkerk |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en recht |
Datum inwerkingtreding bij benadering.
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-06-2004 | nieuwe regeling | 01-06-2004 Onbekend. | 2004/7814 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk;
Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Reglement voor de gemeentelijke basisregistratie;
besluiten vast te stellen de volgende
beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Ridderkerk:
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de Wet:de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494).
bevolkingsregister:de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden.
auditeen controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente.
kwaliteitssteekproef:een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;
foutverslag:het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
foutenlijst:het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;
autorisatie:het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;
verantwoordelijke: het gemeentebestuur die als houder zeggenschap heeft over de basisadministratie;
beheerder: de persoon die door de verantwoordelijke is aangesteld als feitelijke uitvoerder van de werkzaamheden;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
Het hoofd van de afdeling Gemeentelijk Service Centrum is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheer en privacybeheer geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren.
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
c) de specialistische werkzaamheden;
e) het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het gemeentebestuur over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhouding- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;
g) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder adviseert het gemeentebestuur als houder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b)op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan worden nageleefd.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder, tevens de specialist Burgerzaken, is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b) het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de gba-specialist vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus van actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de gba-specialist en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;
i) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
j) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;
k) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;
l) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
m) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het gemeentebestuur vastgestelde reglement voor de gemeentelijke basisregistratie;
d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van het door het gemeentebestuur vastgestelde reglement voor de gemeentelijke basisregistratie;
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.