Organisatie | Ridderkerk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, en voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ridderkerk 2012 |
Citeertitel | Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | financiën en economie |
Met ingang van 26 januari 2012 vervalt de Verordening 212, 2003.
Gemeentewet, art. 212
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-03-2012 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 26-01-2012 gemeentejournaal, 02-02-2012 | Gemeentestukken 2011-136 |
De raad van de gemeente Ridderkerk;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 8 november 2011,nummer 136;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, en voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ridderkerk 2012
In deze verordening wordt verstaan onder:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen over de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Ridderkerk, om te komen tot een goed inzicht in:
en rekening en verantwoording af te leggen daarover.
d.administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding.
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Ridderkerk.
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, de vaste activa en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, waarbij de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie
Het college informeert de raad, volgens de bestuurlijke planning, twee keer in het lopende begrotingsjaar over de realisatie van de begroting van de gemeente. In elk geval wordt er gerapporteerd over afwijkingen in samenhangende lasten en baten groter dan € 50.000 en afwijkingen in te realiseren maatschappelijke effecten en prestaties.
Het college is bevoegd, om in uitzonderingsgevallen zonder voorafgaand raadsbesluit, de belangen van de gemeente en de organisatie, naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde als het gemeentebelang en/of het organisatiebelang in een bepaalde situatie (mogelijke) nadelige gevolgen zou oplopen als geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het collegebesluit gemeld aan de raad.
Artikel 9 Waardering & afschrijving vaste activa
De afschrijving van een investering geschiedt in het aantal jaren dat is vastgelegd in de afschrijvingstabel behorende bij deze verordening. Investeringen met economisch nut af met een vast percentage per jaar van de aanschaffingswaarde van een object en wordt zo lang voortgezet tot het object geheel is afgeschreven. Tenzij in deze verordening of bij een afzonderlijk besluit anders is bepaald.
Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen
1.Voor openstaande vorderingen over:
wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.
2.Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.
Artikel 12 Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van prestaties van de gemeente Ridderkerk wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen, de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen en de rente over het financieringstekort, cq –overschot per 1 januari in het begrotingsjaar.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 15 Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:
Artikel 16 Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Deze verordening treedt in werking 6 weken na de bekendmaking, met dien verstande dat de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van het begrotingsjaar 2012 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2012”.
A fschrijvingstabel behorende bij de 1 e wijziging van de Financiële verordening gemee n te Ridderkerk 2003 (raadsbesluit 19 december 2005 ingaande 1-1-2005 )
Met ingang van 2004 is duaal bestuur bij de gemeenten ingevoerd. De raad kreeg de kaderstellende en controlerende tol en het college de uitvoerende rol. De Gemeentewet is op deze nieuwe verhouding tussen de raad en het college aangepast. Voor de gemeentefinanciën zijn vanaf 2004 drie nieuwe verordeningen voorgeschreven: de financiële verordening (artikel 212), de verordening op de accountantscontrole (artikel 213) en de verordening op onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van de beleidsuitvoering (artikel 213a).
Voor deze verordeningen heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten modelverordeningen opgesteld. De door de gemeenteraad in 2003 vastgestelde verordeningen zijn grotendeels op deze modelverordeningen gebaseerd.
Duaal bestuur moest nog inhoud krijgen. De Financiële verordening van 2003 heeft een sterk theoretisch karakter. Gebleken is dat veel bepalingen uit het model van de Financiële verordening in de praktijk niet of anders worden toegepast dan beschreven. Er wordt ook meer in geregeld dan in artikel 212 van de Gemeentewet is voorgeschreven.
De Financiële verordening voldoet niet meer als instrument dat de kaders van het financieel beheer voor het college aangeeft.
De verordening is tegen het licht gehouden. Uitgangspunten voor de modernisering zijn:
In een bijlage is in de structuur van de verordening uit 2003 per artikel aangegeven hoe deze drie criteria zijn toegepast en tot welke wijziging dit heeft geleid.
In de onderstaande toelichtingen per artikel is vooral aangegeven waarom een onderwerp in de verordening moet worden geregeld.
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren.
In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad bij een volgende begroting de indeling wijzigen. De programma-indeling van een lopende begroting mag niet veranderd worden.
Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen.
Dit artikel gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad jaarlijks expliciet een budgettair kader vaststelt.
Het college bereidt de nieuwe begroting voor. De raad moet de kaders voor die nieuwe begroting tijdig voor het college hebben bepaald. Daarom is in de verordening opgenomen dat de raad de Kadernota uiterlijk op 30 juni vaststelt.
Artikel 4. Uitvoering begroting
In artikel 4 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Regels voor het budgetbeheer door de ambtelijke organisatie zijn opgenomen in het Organisatiebesluit. Dit besluit is laatstelijk aangepast aan de organisatieaanpassing van 1 april 2011.
In lid 2 staat dat het college moet zorgen dat er budgetdiscipline wordt toegepast. De door de raad vastgestelde lasten mogen niet overschreden worden.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 4 lid 1, zal kunnen voldoen. Uitgangspunt voor rechtmatig handelen is dat de bedrijfsvoering zodanig is ingericht dat het risico op onrechtmatig handelen beheerst wordt.
Misbruik van gemeentelijke regelingen is een ernstige zaak. Het gaat daarbij niet alleen om fraude maar ook om integer handelen. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat (namens) de overheid zuiverheid van motieven het uitgangspunt is. Het tegengaan van misbruik van gemeentelijke regelingen is een groot maatschappelijk belang. Dat wordt benadrukt door het voorschrift dat het college de raad hierover een beleidsnota moet aanbieden.
De genoemde toetsen en controles in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 213a Gemeentewet.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 6 regelt wanneer de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel zijn de afspraken opgenomen die in de Auditcommissie over de tussentijdse rapportage zijn gemaakt. Aan het begin van het jaar een raadsinformatiebrief en tweemaal per jaar een rapportage over afwijkingen in budgetten en te realiseren prestaties.
De stand van zaken van en prognose voor het lopende begrotingsjaar is naast de jaarstukken van het afgelopen jaar mede een belangrijke basis voor het inzicht voor en het opstellen van de komende begroting.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting het college voor de totale lasten per raadsprogramma. De raad heeft het budgetrecht, maar afwijkingen tijdens de uitvoering van de begroting zijn niet te voorkomen. De bedrijfsvoering door het college moet normaal doorgang kunnen vinden. Daarom is in artikel 6 enige “scharrelruimte” voor het college opgenomen.
Als zich calamiteiten voordoen moet het college bevoegd zijn om gelijk maatregelen te nemen tot herstel of erger te voorkomen. Door dit in artikel 6 te regelen wordt voorkomen dat het college in zo’n situatie onrechtmatig zou handelen.
Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen van de raad inwinnen.
In het Besluit begroting en Verantwoording gemeenten 2004 is bepaald dat de inhoud van de rekening de inhoud van de begroting volgt. Ook zijn in het BBV bepalingen opgenomen over de bepaling van de financiële positie op balansdatum. In de verordening hoeft de raad hier geen aanvullende bepalingen over op te nemen.
In samenhang met artikel 5 Interne controle is het gebruik geworden om een uitgebreide rechtmatigheid analyse van de uitvoering van de begroting in de rekening op te nemen. Dit overzicht is ook voor de accountant een belangrijk gegeven voor zijn verklaring op de financiële rechtmatigheid. Door dit overzicht op de rechtmatigheid voor te schrijven wordt het belang ervan nog eens benadrukt.
In dit artikel wordt vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten.
In 2009 is een nieuw financieel instrument ingevoerd om de jaarlijkse boeggolf aan kapitaallasten terug te dringen: het investeringsvolume. In dit artikel is het principe opgenomen van het investeringsvolume zoals dat in de begroting 2012 heeft vorm gekregen.
Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa
De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”.
In het BBV wordt onderscheid gemaakt in investeringen met economisch nu en in investeringen met maatschappelijk nut. Bij de herziening van het afschrijvingsbeleid in 2005 heeft de raad besloten geen onderscheid te maken in de afschrijvingsmethode voor deze investeringen. Wel is in de afschrijvingstabel vastgelegd dat investeringen met maatschappelijk nut in maximaal 20 jaar worden afgeschreven.
Uit een oogpunt van doelmatigheid in het beheer is opgenomen dat investeringen kleiner dan € 10.000 en met een levensduur korter dan 3 jaar niet worden geactiveerd.
Het college mag om gegronde redenen een kortere afschrijvingsperiode toepassen. Een langere afschrijvingsduur dan in de tabel opgenomen mag niet worden toegepast. Voorkomen moet worden dat lasten naar de toekomst worden verschoven.
Door afschrijvingstermijnen in de afschrijvingstabel naar soort te groeperen en voorbeelden daarvan te benoemen kan dit instrument met zijn tijd meegaan. Er is voor nieuwe ontwikkelingen niet telkens een nieuw raadsbesluit nodig: de tabel is immers geen limitatieve opsomming.
Artikel 10. Waardering oninbare vorderingen
Artikel 10 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en de overige facturen. Voor de bulkfacturen van gemeenten wordt een voorziening getroffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling ondoenlijk is. Dit betreft met name de vorderingen voor belastingen en heffingen..
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. De raad heeft het budgetrecht van reserves. De raad bepaalt hoe groot het eigen vermogen moet zijn om risico’s op te vangen en voor welke doelen bestemmingsreserves, hoe die worden gevormd en aangewend.
Reserves zijn van groot belang voor de financiële positie van de gemeente. De verplichting aan het college om het beleid voor reserves (en voorzieningen) in een nota aan de raad voor te leggen benadrukt dit belang. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel zijn voorzieningen van invloed op de financiële positie van de gemeente. Het ligt dus voor de hand om voorzieningen ook in de nota op te nemen.
Artikel 12. Kostprijsberekening
In artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat in artikel 212, lid 2, letter b Gemeentewet wordt geëist. De hoogte van heffingen en tarieven wordt in politieke besluitvorming door de raad bepaald. Leges en retributies mogen niet hoger dan kostendekkend geheven worden. Er moet dus een kostprijsberekening voor de heffingen zijn waaruit de mate van kostendekkendheid blijkt. In dit artikel wordt het principe voor de kostprijsberekening vastgelegd. Dit principe komt overeen met het kader dat in de Rijksnota voor kostentoerekening van heffingen is opgenomen.
Onderdeel van de indirecte kosten is de rente van de gemeentebegroting. In artikel 12 is ook vastgelegd welke rente in de kostprijs voor heffingen betrokken wordt.
De Rijksnota voor kostentoerekening verplicht geen specifieke bedrijfseconomische methode voor het bepalen van kostprijzen. De te kiezen methode is mede afhankelijk van de inrichting van de bedrijfsvoering. De VNG heeft van een aantal heffingen modellen voor kostprijsberekeningen opgesteld. Deze modellen worden ook in de begroting van Ridderkerk toegepast. In de paragraaf lokale heffingen wordt een toelichting op de kostprijsberekening van de begroting gegeven.
Artikel 13. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 van de Gemeentewet het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het BBV is voorgeschreven.
In artikel 13 verplicht de raad het college tot een doelmatig beheer van financieringsmiddelen en het beheersen van kosten en risico’s van de financieringsfunctie. De kaders voor de financieringsfunctie heeft de raad eerder vastgesteld in het Financieringsstatuur van 2001. De bepalingen van dit statuut zijn nog steeds van toepassing. De Financiële verordening hoeft op dit punt niet te worden gewijzigd.
In artikel 14 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Het is de taak van het college om deze zaken in een besluit vast te leggen met regels voor de ambtelijke organisatie.
Artikel 15. Financiële organisatie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële organisatie. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen van de financiële organisatie moeten door het college in een besluit worden vastgelegd. In artikel 15 geeft de raad daarvoor de kaders aan.
Artikel 16. Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 16 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets.
Deze verordening treedt in de plaats van de huidige verordening. De rekening 2011 wordt nog opgesteld onder de bepalingen van de Financiële verordening 2003, omdat die gold gedurende het kalenderjaar 2011.