| Organisatie | Midden-Delfland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gemeente Midden-Delfland - Verordening op de raadscommissies 2007 |
| Citeertitel | Verordening op de raadscommissies 2007, Derde wijziging van de Verordening op de Raadscommissie 2007 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuur |
Regeling vervangt Verordening vaste commissies van advies en bijstand van de gemeente Midden-Delfland
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-04-2018 | Derde wijziging | 27-03-2018 | 2015-02-05 d | ||
| 20-03-2015 | 26-04-2018 | Art. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 13, 14 | 24-02-2015 | 2015-02-05 d | |
| 25-01-2013 | 01-01-2013 | 19-03-2015 | Art. 11, 13, 14, 15, 18 | 11-12-2012 Elektronisch Gemeenteblad, 2013, week 13 | 2012-09-04i |
| 21-12-2010 | 07-12-2010 | 24-01-2013 | Art. 2, 4 | 07-12-2010 Gemeenteblad, 2010, 026 | 2010-11-06e |
| 07-12-2010 | Art. 2, 4 | 07-12-2010 Gemeenteblad | 2010-11-06e | ||
| 15-07-2008 | Art. 4, lid 4 | 15-08-2008 Gemeenteblad | 2008-06-04 | ||
| 01-01-2007 | 21-12-2010 | Nieuwe regeling | 31-10-2006 Gemeenteblad, 2006, 01 | 2006-09-09 |
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
a.Tot en met vijf fracties: maximaal drie leden
b.Zes tot en met acht fracties: maximaal twee leden
c.Negen fracties of meer: maximaal één lid
2. De leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
3. Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De fracties, die deelgenomen hebben aan de laatst gehouden verkiezingen voor de leden van de raad en als zodanig zijn geregistreerd overeenkomstig G3 van de Kieswet, kunnen leden, niet-raadslid zijnde, voordragen. Deze persoon dient gelieerd te zijn aan de groepering die een kandidaat voordraagt. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie, niet-raadslid zijnde. De raad onderzoekt de geloofsbrieven van degene die wordt voorgedragen als lid, niet zijnde raadslid.
4. Alvorens een lid, niet raadslid zijnde, zijn/haar functie kan uitoefenen legt hij/zij in een raadsvergadering in handen van de voorzitter de volgende eed (verklaring en belofte) af:
“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van een raadscommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de commissie naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!
(“Dat verklaar en beloof ik!”)
5. De raad kan daarnaast geen buitengewone leden benoemen.
6. De fracties streven naar één woordvoerderschap per agendapunt.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
4. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een door de commissie aan te wijzen lid van de commissie. In voorkomende gevallen kan de plaatsvervangend voorzitter ook het fractiestandpunt verwoorden. Daarbij voert hij per termijn als laatste spreker van de commissieleden het woord.
2. Het lidmaatschap van een commissielid, zijnde raadslid, eindigt als:
a. de voorzitter of het lid ophoudt lid te zijn van de raad;
b. de voorzitter of het lid ontslag neemt als voorzitter of lid van de commissie;
c. de raad de voorzitter of het lid ontslag verleent als voorzitter of lid van de commissie;
3. Het lidmaatschap van een commissielid, niet zijnde raadslid, eindigt als:
a. de fractie waar het burgerlid geacht wordt deel vanuit te maken, ophoudt een zelfstandige fractie te zijn;
c. als de fractie, waar het burgerlid geacht wordt deel vanuit maakt, schriftelijk aan de voorzitter van de raad kenbaar maakt dat het burgerlid geen deel meer uitmaakt van die fractie;
e. als het burgerlid niet meer voldoet aan de vereisten als bedoeld in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
f. als het burgerlid een benoeming tot lid van de raad aanneemt
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het verslag aan de raadscommissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Hoofdstuk 5 Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het verslag aan de raadscommissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.
3. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een commissievergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 29 Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers
Artikel 31 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Artikel 32 Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.
Toelichting op de verordening op de raadscommissies
(cursieve tekst = afwijking/aanvulling van de VNG-tekst)
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.
Deze verordening heeft betrekking op de raadscommissies. In veel gemeenten is de afgelopen jaren stil gestaan bij het bestaande vergaderstelsel. De praktijk laat zien dat het commissiestelsel niet alleen op verschillende manieren wordt heringericht, maar dat er ook gemeenten zijn die de keuze hebben gemaakt om zonder raadscommissies te werken. De ‘Handreiking vernieuwend vergaderen: voorbeelden uit de praktijk’ gaat uitgebreid in op de nieuwe overlegvormen.
Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Om te bevorderen dat de discussie in de raad plaatsvindt, zijn er gemeenten die ervoor kiezen om geen raadscommissie(s) in te stellen. De vaststelling van een verordening op de raadscommissies is uiteraard overbodig als er geen raadscommissie wordt ingesteld. De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgelegd. Deze verordening voorziet hierin.
De bestaande VNG-verordening uit 2002 is in 2006 herzien. Na vier jaar ervaring met de duale werkwijze van de raad was er behoefte aan een herziening van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Door de samenhang tussen het reglement en de commissieverordening is ook dit laatste herzien. De meest principiële wijzing in beide regelingen is het verwijderen van het spreekrecht uit het reglement van orde en een versterking van dit recht in de verordening op de raadscommissies. Uit de praktijk kwamen steeds meer signalen dat het inspreekrecht tijdens de raadsvergadering niet de goede manier was om burgers te betrekken bij de besluitvorming.
Juist omdat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor al is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is de kans klein dat de raad op dat moment – als reactie op het inspreken van een burger - nog van richting verandert. De inspreekmogelijkheid van de burger tijdens de raadsvergadering kan daarmee als “schijnspreekrecht” worden betiteld. De mogelijkheden van burgers om tijdens de commissievergaderingen in te spreken zou daar en tegen beter benut kunnen worden. Deze vergaderingen zijn doorgaans laagdrempeliger en hebben meer mogelijkheden om met de inspreker in overleg te gaan in een informele setting. Afhankelijk van de grootte van de commissie schuift de inspreker aan tafel bij de commissieleden, in plaats van het spreken achter een spreekgestoelte in de raadsvergadering.
Andere wijzigingen betreffen: de introductie van een agendacommissie; enige mate van deregulering door het schrappen van de bepalingen over spreekregels en de volgorde van sprekers; vereenvoudiging van de regels voor de aanwezigheid van de burgemeester, wethouder en secretaris bij de vergaderingen; aanpassing van de bepalingen over het verslag; het opnemen van plaatsing van stukken op internet als service aan de burger, hoewel wettelijk niet verplicht.
Uiteraard is deze verordening slechts een model. Gezien de brede discussie over de vergadervormen van de raad kan deze verordening dienen als basis voor wat geregeld kan worden. In de artikelgewijze toelichting worden nog enkele alternatieve bepalingen gegeven. Een verordening zal in ieder geval aan het voorschrift moeten voldoen dat collegeleden geen lid mogen zijn van raadscommissies. Bovendien moet de voorzitter van een raadscommissie een raadslid zijn en zal er sprake moeten zijn van een evenwichtige vertegenwoordiging van de fracties in de raadscommissies.
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2Instelling raadscommissies
In deze modelverordening is gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies. Uiteraard zijn allerlei andere modellen denkbaar. Zo zullen sommige gemeenten ervoor kiezen één raadscommissie in te stellen om te bevorderen dat de discussie zich van de raadscommissies naar de raad verplaatst en gelet op de attributie van de bestuursbevoegdheden in de Gemeentewet aan het college. In dat geval kan worden volstaan met een artikel 2 dat luidt: De raad stelt een raadscommissie in. De leden 2 tot en met 5 zijn in dat geval overbodig. Zoals gezegd kan de raad er zelfs voor kiezen om geen raadscommissies in te stellen. Naarmate er meer taken aan het college zijn gedelegeerd, is wellicht het verminderen of afschaffen van raadscommissies een meer voor de hand liggende keuze. De raad zal deze keuze moeten maken.
In onze gemeente functioneren drie raadscommissies. In de afgelopen periode is op één onderdeel na (“Volkshuisvesting”) de taakverdeling van deze commissies helder geweest. Dit onderwerp is steeds “los komen te staan” van de ruimtelijke ordening en past hierdoor beter bij de taken van de commissie Samenleving.
Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In onze gemeente is het integraal behandelen van een onderwerp in één commissie uitgangspunt. In deze verordening is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven. Dit overleg van commissievoorzitters vindt plaats in de agenda-commissie. Zie ook artikel 10 van deze verordening.
In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter.
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Voor wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad plaats.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De tekst van het eerste lid is aangepast om dichter bij de wettelijke taak te blijven. Tevens is de mogelijkheid opgenomen om de soms in de praktijk voorkomende situatie (het niet uitbrengen van een advies) te beschrijven. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium (bestaande uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad)of de agendacommissie (bestaande uit de voorzitters van de raadscommissies en de voorzitter van de raad). Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste een en maximaal 3 leden per fractie, naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Vanwege het beperkt aantal partijen in de gemeenteraad is gekozen om de huidige systematiek van samenstelling van de commissies te handhaven. Sommige gemeenten kiezen voor een maximum van twee leden per fractie.
Deze bepaling opent ook de mogelijkheid om buitengewone leden te noemen. Dit kunnen burgers zijn die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van een raadscommissie worden benoemd. Er wordt vanuit gegaan dat dit niet-raadsleden zijn. Op dit moment bestaat geen behoefte om buitengewone leden aan een commissie toe te voegen. Overigens bestaat de mogelijkheid (artikel 24) om anderen aan de vergadering van de commissie te laten deelnemen.
Zoals ook uit het vierde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Deze leden, niet-raadslid zijnde, dienen gelieerd te zijn aan de politieke partij die ze voordraagt.
Op grond van het vierde lid moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. De leden, niet-raadslid zijnde, leggen in het openbaar de eed en/of de belofte ten overstaan van de voorzitter van de raad af.
Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vijfde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden. Uitvoering van deze regel houdt in dat ook per onderwerp de samenstelling van de commissie kan variëren. Om zorg te dragen dat in een commissie ook raadsleden zitting hebben, wordt een maximum gesteld aan het aantal burger-commissieleden per commissie.
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen.
Het staat de raad echter vrij om te bepalen dat een raadscommissie de (plaatsvervangende) voorzitter benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervult, ligt het wel in de rede dat de raad de (plaatsvervangende) voorzitters benoemt. Ook kan er voor gekozen worden om de voorzitters te laten benoemen door de raad en de plaatsvervangend voorzitters door de raadscommissies.
Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter op grond van artikel 1 van de modelverordening) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. Een andere keuze is echter ook denkbaar, de Gemeentewet verzet zich er niet tegen dat de (plaatsvervangend) voorzitter tevens lid van een raadscommissie is. Indien de raad er voor kiest om de voorzitters tevens lid van de raadscommissies te laten zijn dan zullen de artikelen 4 en 5 hierop aangepast moeten worden.
Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.
Artikel 6 Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.
Desgewenst kan de raad er voor kiezen om hiervoor een vergelijkbare ontslagregeling als voor de voorzitter op te nemen door aanvulling van het vierde lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit.
Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.
Artikel 7 Griffier en commissiegriffier
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door de griffier of een door hem aan te wijzen ambtenaar. In dat geval wordt overleg gepleegd met de commissievoorzitter. Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie is, zal de secretaris bij deze beslissing vaak een rol vervullen.
De (commissie)griffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 26 van deze modelverordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. Of de griffier aanwezig is in de vergaderingen van de raadscommissies zal afhangen van de omvang van de griffie en het daarmee samenhangende profiel van de commissiegriffier. Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere organisatie is en voornamelijk administratieve taken vervult, ligt het meer voor de hand dat de griffier ook in de vergaderingen van de raadscommissies aanwezig is. Het kan ook zijn dat de griffier de taken van de commissiegriffier vervult, maar gelet op de overige taken die de griffier moet vervullen wordt dit minder wenselijk geacht.
Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
Artikel 8 Aanwezigheid portefeuillehouder en secretaris
De VNGmodel-verordening voorziet erin dat de portefeuillehouder en secretaris alleen op uitnodiging aanwezig in de vergadering van de commissie om aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit is een strikt duale benadering.
In onze gemeente is het echter usance dat de portefeuillehouder per definitie aanwezig is bij een commissievergadering ten behoeve van het voeren van overleg (o.a. bespreken van ontwerp-raadsbesluiten) en het uitoefenen van controle door de raadscommissie. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen.
Derhalve wordt ervoor gekozen om de bepalingen uit de huidige gemeentelijke commissieverordening over te nemen. Deze regeling voorziet erin dat de portefeuillehouder aanwezig is (eerste lid), tenzij de commissie anders beslist (derde lid).
Overigens heeft de stuurgroep Leenhuis in haar rapport aandacht besteed aan de aanwezigheid van de burgemeester en leden van het college in de commissievergaderingen. Naar verwachting komt het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met voorstellen voor een minder ‘stramme’ ontvlechting.
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze modelverordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist (artikel 27 verordening).
Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Op voorstel van de griffier stelt het Presidium jaarlijks het vergaderschema vast.
Ten behoeve van de eenduidigheid en herkenbaarheid voor het publiek is bepaald dat de vergaderingen om 20. 00 uur beginnen. Dit tijdstip levert in de praktijk geen problemen op inzake de aanwezigheid van de leden en de bezoekende publiek.
Uit de evaluatie van de vergaderstructuur en –cultuur is gebleken dat een meerderheid van de raads- en commissieleden behoefte hebben aan een gereguleerde eindtijd. Om aan deze wens te voldoen is in het tweede lid een eindtijd opgenomen. Samen met enkele andere voorstellen (vermindering vaste onderwerpen en adequate inspraakregeling) wordt een vergaderduur van maximaal 3 uren voldoende geacht.
Bij het bereiken van de eindtijd zal de commissie, op voorstel van de voorzitter, een beslissing nemen over de verdere voortgang van de vergadering.
Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. In plaats van twee fracties kan gekozen worden voor een bepaald deel van de raadscommissie.
Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier.
Dit artikel is aan de verordening toegevoegd omdat is gebleken dat binnen gemeenten waar raadscommissies zijn ingesteld veelal behoefte bestaat aan een agendacommissie. De agendacommissie vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in commissies. De agendacommissie stelt de agenda’s van de raadscommissies voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de betreffende commissie bij de aanvang van de vergadering. In onze gemeente is in de afgelopen periode met een dergelijke agendacommissie gewerkt. De agendacommissie blijkt in de praktijk in een behoefte te voorzien en voldoet. Derhalve is het gewenst om nu een formele basis voor dit overleg te realiseren.
De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste 10 dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld, wordt bepaald dat deze stukken uiterlijk bij de aanvang van het voorbereidend fractieberaad (de donderdag vóór de commissievergadering) in het bezit van de leden dient te zijn. Met dit artikel wordt aangesloten bij de huidige praktijk.
Voor het verzenden van de oproep, stelt de agendacommissie de agenda voorlopig vast (artikel 10). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 11.
In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld.
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het tweede, derde en vierde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.
Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Veelal zal dit in het gemeentehuis zijn, maar uiteraard kan in een gemeente met meerdere dorpskernen ook gekozen worden voor terinzagelegging op meerdere plaatsen zoals een bibliotheek. In de verordening wordt bepaald dat de stukken in het gemeentehuis ter inzage liggen. Gebruikelijk is dat de stukken in ieder geval ook in de bibliotheken ter inzage liggen. Om flexibele te kunnen inspelen op wensen hieromtrent, wordt voorgesteld om andere locaties nu niet in de verordening vast te leggen. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. De originele stukken liggen alleen voor de leden van de commissie ter inzage in de leeskamer van de gemeenteraad. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies ook daar inzien.
Artikel 14 Openbare kennisgeving
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. Deze openbare bekendmaking (waaronder ook het toezenden van de stukken aan abonnees op de vergaderstukken) geschiedt zoveel mogelijk tegelijkertijd met het toezenden van de stukken aan de abonnees. Uiteraard spreekt het voor zich dat de stukken in ieder geval vóór de commissievergadering in het bezit van de abonnees zullen zijn.
Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens de verplichting opgenomen op de agenda en stukken ook op internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
De model-verordening bepaalt in dit artikel dat elk lid de presentielijst tekent (ten behoeve van het vaststellen van het vergaderquorum). Tot op heden is een dergelijke presentielijst niet gehanteerd voor commissievergaderingen. Dit heeft in de praktijk niet tot problemen geleid. Derhalve wordt afgezien van het opnemen van een dergelijke bepaling. Wel dient het artikel te worden gereserveerd om de mogelijkheid te hebben om een dergelijke bepaling op te nemen bij wenselijkheid in de toekomst.
Artikel 16 Opening der vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 17 Spreekrecht burgers
Het spreekrecht is tweeledig. Aan het begin van de vergadering kan een ieder inspreken over onderwerpen, die niet op de agenda staan. Voorwaarde is wel dat het onderwerp / de onderwerpen moet(en) behoren tot het takenpakket van de raadscommissie.
Aan het begin van elk agendapunt kan vervolgens worden ingesproken. Enkele spelregels omtrent deze vorm van inspreken zijn vastgelegd in de leden 3 en 4.
In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.
De burgers die wensen in te spreken kunnen tot vlak voor de vergadering zich melden bij de griffier.
Op deze wijze wordt geen administratieve belemmering opgeworpen en in de praktijk levert dit geen probleem op.
Op grond van dit lid heeft de voorzitter de bevoegdheid om burgers die inspreken een tweede termijn te geven.
Het conceptverslag worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging wordt voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier ingediend.. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven.
Artikel 19 Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.
Artikel 21 Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.
Artikel 22 Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van deze verordening.
Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.
Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).
Artikel 24 Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van de artikel 8 van deze modelverordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Hoofdstuk 5 Besloten vergadering
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze modelbepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij de commissiegriffier worden gekozen, indien deze (vrijwel) voortdurend aanwezig is. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit verslag.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Artikel 29 Opheffing geheimhouding
Zoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze modelbepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers
Artikel 30 Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 31 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 32 Verbod gebruik mobiele telefoons
Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.
Artikel 33 Uitleg verordening en artikel 34 Inwerkingtreding