CVDR23511_1Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Midden-DelflandnlregelingMidden-Delfland2006-03-17Midden-DelflandGemeenteblad, 2006, 01Controleverordening gemeente Midden-DelflandGemeentewet, art. 213gemeenteraadbestuur en recht2006-02-21De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-03-172023-01-01Nieuwe regeling2006-02-07 dGeenVerordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Midden-DelflandDe raad van de gemeente Midden-Delfland;Gelezen het voorstel van de burgemeester en wethouders d.d. 15 februari
2006, nr. 2006-02-07 d;Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;BESLUIT:Vast te stellen de volgende Verordening voor de controle op het financieel
beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente
Midden-Delfland1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant
een door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36,
Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197
Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en
lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde
jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie
gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige
verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in
acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van de
accountantscontrolehet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole gemeenten.
deelverantwoordingeen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde
verantwoording van een afzonderlijk onderdeel van de gemeentelijke
huishouding, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de
jaarrekening.
2Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aan te
wijzen accountant.
De raad stelt voor de accountantscontrole het programma van eisen
vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse
accountantscontrole opgenomen :
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele
afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij
toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en
afwijkende rapporteringtoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden;
de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden.
In afwijking van het gestelde in lid 2, letters f en g kan de raad
in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks
voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant
vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de
deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke
organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden en welke
rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt
de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast
en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
3Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk voor 15
juni aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een
vertegenwoordiging van de raad, de portefeuillehouder financiën, de
concerncontroller en de gemeentesecretaris.5Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden,waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de
dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd
van de financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de
raad ingestelde/aangewezen vertegenwoordiging van) de raad.8InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking 8 dagen na de datum van openbare
bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de
accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het
verslagjaar 2005 en later.9CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente
Midden-Delfland”.Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 21 februari 2006.De griffier, De voorzitter,A.de Vos, A.J. Rodenburgaccountantsverordening gemeente Midden-DelflandWettekstArtikel 213 Gemeentewet
De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het
financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.
Deze verordening dient te waarborgen dat de rechtmatigheid van het
financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie
wordt getoetst.
De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel
393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met
de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het
daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen
van een verslag van de bevindingen.
De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle
aan of:
de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten
als de grootte en samenstelling van het vermogen;
de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand
zijn gekomen en
de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld
in artikel 186.
Het verslag van de bevindingen bevat in ieder geval bevindingen
over:
de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de
financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording
mogelijk maken en
onrechtmatigheden in de jaarrekening.
De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad en een afschrift daarvan aan het
college.
Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden
gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging
omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid.
Accountants als bedoeld in het tweede lid kunnen in gemeentelijke
dienst worden aangesteld en worden in dat geval door de raad
benoemd, geschorst en ontslagen.
Algemene inleidingDe Wet dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de
accountantsverklaring veranderd. Die dient tegenwoordig als ondersteuning
van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak.Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant
aangescherpt.De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer
meer alléén een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over
het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Bovendien moet de opdracht
voor de accountantscontrole worden verstrekt door de raad en niet meer door
het college.Hierna zal worden ingegaan op de verschillende verantwoordelijkheden.
Rechtmatigheid als onderdeel van de accountantsverklaring is nieuw, daarom
wordt er apart stilgestaan bij dit begrip. De rechtmatigheid diende
overigens vóór de Wet dualisering gemeentebestuur ook gecontroleerd te
worden, maar de accountant ging daarop alleen in het verslag van bevindingen
op in. Thans is er het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten
(BAPG) dat minimumeisen stelt aan de accountantscontrole. Het gaat ook in op
de mogelijkheid van de raad om deze minimumeisen aan te vullen. De
minimumeisen zullen worden besproken en de keuzemogelijkheden die de raad
heeft ten aanzien van deze minimumeisen.De laatste verandering is dat in het vijfde lid van artikel 213 expliciet is
opgenomen dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct
door de controlerend accountant aan de gemeenteraad worden aangeboden. Ook
benadrukt artikel 213, dat de raad de accountant aanwijst. Dit kan niet
worden gedelegeerd aan het college. Voorts is het de raad die, binnen de
wettelijke kaders, bepaalt wat de opdracht aan de accountant is. Dit is
nader geregeld in het BAPG. Daarom zal ook worden ingegaan op de opdracht
aan de accountant. Verantwoordelijkheden bij rechtmatigheidMet de Wet dualisering gemeentebestuur wordt de functionele scheiding tussen
de raad en het college scherper dan voorheen het geval was. De raad zal zich
moeten concentreren op zijn taakstellende en controlerende rollen. Dit
betekent dat hij de kaders stelt voor de rechtmatigheid, de relevante wet-
en regelgeving en de regelgeving waarvoor de raad een verordende bevoegdheid
heeft. De raad stelt ook de kaders voor de accountantscontrole, gebruik
makend van de mogelijkheden die artikel 213 en het Besluit
accountantscontrole daartoe bieden. De raad zal de opdracht aan de
accountant moeten verstrekken en kan aanvullende controle-eisen stellen (zie
rapporteringstoleranties hierna). In dit verband is artikel 213 relevant:
daarin is bepaald dat de accountant rechtstreeks rapporteert aan de
raad.Het college dient zich te richten op zijn bestuursbevoegdheden. Het is
primair verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving
en daarmee voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van het
publieke geld binnen een gemeente. Het is niet zo dat de accountant met zijn
controle de rechtmatigheid wel zal ‘afdekken’. Wel is het zo dat een goede
administratieve organisatie (AO) en daarin opgenomen maatregelen van interne
controle (IC) de kans op onrechtmatigheden aanzienlijk beperkt. Ook hierin
zal het college zijn verantwoordelijkheid moeten nemen. Met een adequate
AO/IC wordt ook de accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het
algemeen kunnen in dat geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de
accountant worden beperkt.De accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in
overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden. Voor de rechtmatigheid
is algemene kennis van de relevante wet- en regelgeving van belang. De
accountant zal toetsen of de wet- en regelgeving door de gemeente in acht
zijn genomen. De accountantscontrole richt zich op de beoordeling van de
opzet, het bestaan en de werking van het systeem van kwaliteitsborging ter
uitvoering van de wet- en regelgeving, aangevuld met deelwaarnemingen
(steekproeven). Over de interpretatie van wet- en regelgeving zal de
accountant overleg moeten voeren met het verantwoordelijke management of met
een (juridische) deskundige. De eindverantwoordelijkheid voor het afgeven
van een accountantsverklaring blijft bij de accountant liggen. Als er sprake
is van onrechtmatigheden met een materiële betekenis, die gevolgen hebben
voor de strekking van de accountantsverklaring, of als de accountant stuit
op een overschrijding van de rapporteringstoleranties - indien die zijn
overeengekomen - moet rapportering plaatsvinden aan de raad, in het rapport
van bevindingen bij de accountantsverklaring. Daarbij spelen zowel
kwantitatieve als kwalitatieve (i.c. professional judgement-) overwegingen
een rol (zie ook verder). Het is een eigen keuze (maar wel gebruikelijk) dat
de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, óók een
zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen
die niet direct de verklaring raken. Hij kan daaraan aanbevelingen voor
verbeteringen toevoegen. Een dergelijke managementletter is uiteraard
bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en het college.
Het college is hiervoor ook de formele opdrachtgever.De accountantsverklaring en rechtmatigheidDe accountantsverklaring is belangrijk voor de raad, omdat zij een rol
speelt bij het oordeel van de raad over de wijze waarop het college het
beleid en het daarmee samenhangend financieel beheer heeft uitgevoerd. De
accountantsverklaring is vooral belangrijk voor het verlenen van décharge
aan het college en voor het eventueel starten van een zogenoemde
indemniteitsprocedure. Dit laatste betreft een in artikel 198 van de
Gemeentewet beschreven procedure indien de raad onrechtmatigheden in de
jaarrekening constateert en bedenkingen daartegen heeft.Vanaf het verslagjaar 2004 bevat de accountantsverklaring een oordeel over
het getrouwe beeld én de rechtmatigheid. Een getrouw beeldverklaring houdt
in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de
jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening wordt gehouden met het
doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. De doelstellingen moeten
worden afgestemd op de belanghebbenden, in dit geval de gemeenteraad. Een
getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of
onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker beïnvloed wordt. Het
begrip getrouw beeld komt uit het boek 2 Burgerlijk Wetboek, titel 9, waar
de wettelijke vereisten zijn opgenomen die aan een jaarrekening worden
gesteld. Daarbij wordt gerefereerd aan het getrouwe beeld van vermogen en
resultaat. In het Besluit Begroting en verantwoording provincies en
gemeenten is dit begrip gekoppeld aan de financiële positie en de baten en
lasten. Een getrouw beeldverklaring is niet nieuw, daarom wordt er hier niet
verder op ingegaan. Wat houdt rechtmatigheid in de accountantsverklaring
in?Rechtmatigheid als onderdeel van het oordeel van de accountant is wel nieuw
en vergt daarom enige uitleg. Rechtmatigheid in brede zin betekent het
voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de
wet- en regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf. De
geldende wet- en regelgeving kan voor een gemeente betrekking hebben op een
zeer omvangrijk gebied. Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt
tussen het juridische begrip rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in
het kader van de accountantscontrole. Dit laatste begrip is beperkter dan
het juridische begrip rechtmatigheid en wordt in het BAPG zo goed mogelijk
afgebakend. Volledigheidshalve wordt hier nog vermeld dat onrechtmatigheid
niet synoniem is met fraude. Bij fraude is altijd sprake van opzet.Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten
en lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn
gekomen. Aangezien de baten en lasten en de balansmutaties in de
jaarrekening een optelsom zijn van diverse
financiële beheershandelingen (zoals het
beslissen tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen,
het opleggen van een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal
bij de toets die de accountant verricht; deze moeten gebeuren volgens de
regels die gelden. Een voorbeeld: subsidie mag alleen worden toegekend als
er een geldende subsidieregeling is en als de aanvragen voldoen aan de eisen
zoals gesteld in deze regeling. Voorts moeten alle uitkomsten van de
handelingen in het financieel beheer worden vastgelegd in de administratie;
het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn toegekend, wanneer betalingen
hebben plaatsgevonden enzovoorts. Verder moeten alle financiële
beheershandelingen niet alleen voldoen aan specifieke regels (bijvoorbeeld
de subsidievoorschriften), maar moeten ze ook in overeenstemming zijn met
financiële regels, zoals de financiële verordening en de controleverordening
van de gemeente. Tevens moet worden voldaan aan de Gemeentewet en het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, waarin is
voorgeschreven aan welke regels de begroting en jaarstukken minimaal dienen
te voldoen. Ook dienen de financiële handelingen te passen binnen de door de
raad geautoriseerde begroting. In de begroting zijn de maxima voor de lasten
per programma vermeld, die de raad heeft vastgesteld. Dit betekent dat de
maxima niet mogen worden overschreden zonder aparte autorisatie van de raad.
De bedragen moeten op het juiste programma zijn geboekt. Hierboven zijn al enige voorbeelden gegeven van wet- en regelgeving die
relevant is voor de rechtmatigheid. Daaronder vallen ook raadsbesluiten die
de raad uit hoofde van zijn kaderstellende rol neemt, mits daar een
financieel aspect aan is verbonden; het gaat immers om de rechtmatigheid van
posten uit de jaarrekening. Een voorbeeld van ‘hogere’ relevante regelgeving
vormen de Europese aanbestedingsrichtlijnen (EAR) die door de Europese
Commissie zijn vastgesteld. Als een decentrale overheid een aanbesteding
doet, dan moet worden nagegaan of de EAR van toepassing zijn. Is dat het
geval, dan zal de accountant moeten toetsen of de aanbesteding ook conform
de EAR heeft plaatsgevonden. Voor een voorbeeld van werkzaamheden van de
accountant bij subsidies en uitkeringen zie navolgende box.Box: Voorbeeld controlewerkzaamhedenVoorbeeld van controlewerkzaamheden van de
accountantVan gemeente uitgaande overdrachtsstromen: subsidies
en uitkeringenBij de beantwoording van de vraag of een subsidie of een uitkering
rechtmatig is, zal de accountant de volgende concrete vragen
beantwoorden bij het doen van zijn onderzoek naar deze
stromen:Zijn de verplichtingen m.b.t. subsidies en uitkeringen
totstandgekomen binnen de grenzen van de begroting
(begrotingscriterium)? Is voldaan aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een
subsidie of uitkering (voorwaardencriterium)? Zijn de gegevens door de belanghebbende volledig verstrekt en zijn
deze inhoudelijk juist en volledig (M en O-criterium; misbruik en
oneigenlijk gebruik)? Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het bedrag van de
verplichting juist vastgesteld (calculatiecriterium)? Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het tijdstip van
betaling juist vastgesteld en is de verplichting op het juiste tijdstip
verantwoord (valuteringcriterium)? Is gelet op de bepalingen van de regelgeving de verplichting aan de
juiste persoon/instantie geadresseerd (adresseringscriterium)?
Aan de feitelijke uitgave wordt de eis gesteld dat de uitgave is
geschied overeenkomstig de daaraan ten grondslag liggende verplichting,
d.w.z. voor het juiste bedrag, aan de rechthebbende persoon of instantie
en op het juiste tijdstip (conformiteitcriterium).Rechtmatigheid en handelingen en beslissingen van niet financiële
aardDe vraag wat rechtmatigheid in het kader van de begroting
niet inhoudt is ook belangrijk. Kort gezegd
komt het erop neer dat handelingen en beslissingen van niet-financiële aard,
bijvoorbeeld in relatie tot de arbeidsomstandighedenwet of de
privacywetgeving, buiten de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole door de
accountant vallen. Dat geldt niet als er indicaties zijn van tekortkomingen
die belangrijke financiële risico’s opleveren. Van de accountant wordt niet
verwacht dat hij handelingen en beslissingen van niet-financiële aard door
gegevensgericht onderzoek inhoudelijk toetst, dus door alle onderliggende
bescheiden te controleren. Wat hij beoordeelt is het systeem van
risicoafweging. De centrale vraag daarbij is of dat systeem zodanig is dat
het bestuur in staat is een goede afweging te maken. Met andere woorden: hij
hanteert een systeemgerichte benadering voor zijn controle.Het dynamische karakter van rechtmatigheidDe controle op rechtmatigheid door de accountant is niet altijd zo eenduidig
als ze lijkt. In bepaalde situaties kan sprake zijn van een grijs gebied.
Dit komt vooral voor bij nieuwe regelgeving, zoals de richtlijnen voor
Europese aanbesteding. De introductie van dergelijke richtlijnen brengt een
proces op gang waarin het begrip rechtmatigheid in de praktijk steeds meer
wordt uitgewerkt. Het is nog niet duidelijk wanneer het overschrijden van
voorgeschreven termijnen moet worden beschouwd als onrechtmatig. Geldt een
‘fout’ in de procedure, zonder dat daar financiële gevolgen aan verbonden
zijn, als een onrechtmatigheid, en zo ja in welke mate? Het begrip
‘rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole’ heeft een
duidelijke onveranderlijke kern, maar de randen kunnen in beweging
zijn.Controle op rechtmatigheid is niet nieuwVolledigheidshalve wordt het volgende nog opgemerkt. Ten eerste maakte
rechtmatigheid tot 2003 al onderdeel uit van de accountantscontrole. Bij
geconstateerde onrechtmatigheden behoorde de accountant daarvan verslag te
doen in het rapport van bevindingen (geregeld in het oude artikel 213
gemeentewet). In de nieuwe situatie zullen tekortkomingen uit hoofde van
rechtmatigheid in het oordeel van de accountant moeten worden betrokken, dat
wil zeggen onderdeel uitmaken van de accountantsverklaring.
Onrechtmatigheden die de tolerantiegrenzen overschrijden, zullen leiden tot
een niet-goedkeurende accountantsverklaring. Ten tweede maakt in de nieuwe situatie de controle van de doelmatigheid géén
onderdeel meer uit van de accountantscontrole. Opmerkingen en constateringen
ter zake hoeven niet meer in het rapport van bevindingen te worden
opgenomen, zoals in de oude situatie nog wel het geval was. De controle op
doelmatigheid is dan ook geen taak meer voor de accountant, maar is
onderdeel van het onderzoek door de locale rekenkamer(functie) en de interne
onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het college (daartoe
dient de inmiddels vastgestelde verordening op grond van artikel 213a
Gemeentewet).BegrotingsrechtmatigheidVoor het BBV was het gebruikelijk dat begrotingsoverschrijdingen met het
vaststellen van de jaarrekening werden geautoriseerd. Gezien het grote
aantal vast te stellen producten was dit logisch. Met het Besluit begroting
en verantwoording wordt geautoriseerd op programmaniveau. Omdat het om grote
bedragen gaat is, de in het verleden ontstane praktijk, dat de
overschrijdingen niet expliciet voor 31 december in een begrotingswijzing
aan de raad werden voorgelegd, niet meer wenselijk. Alle overschrijdingen
dienen voor 31 december aan de raad te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn
gelukt, en is er feitelijk sprake van begrotingsonrechtmatigheid, dan kunnen
bij de jaarrekening deze bedragen alsnog worden geautoriseerd. De raad dient
hier dan wel expliciet op gewezen te worden. Afhankelijk van de situatie kan
de accountant dan alsnog een goedkeurende verklaring geven, waarbij hij de
aantekening maakt dat hij zijn verklaring afgeeft met inachtneming van de
voorgenomen goedkeuring van de raad voor deze begrotingsoverschrijdingen.
Als de raad instemt met deze begrotingsoverschrijdingen en de jaarrekening
vaststelt, kan de accountant de definitieve accountantsverklaring afgeven.
Het ligt in de rede dat de raad daarover bij het verlenen van de opdracht
met de accountant afspraken maakt. Dit is van belang voor o.a. de
indemniteitsprocedure. Het is van belang hier te benadrukken dat het bij de
indemniteitsprocedure veelal NIET gaat om begrotingsonrechtmatigheid, maar
om andere vormen van onrechtmatigheid.Minimumeisen accountantscontroleEen accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële
handeling die binnen een gemeente wordt verricht. Dit is theoretisch wel
mogelijk, maar de kosten van de accountantscontrole zouden dan buitensporig
oplopen. Daarom is de controle gericht op het ontdekken van belangrijke
fouten. De accountant maakt hiervoor bij zijn controle onder meer gebruik
van toleranties, risicoanalyse en statistische berekeningen. Daarmee wordt
de kans beperkt dat de jaarrekening de gebruiker, i.c. de raad, op het
verkeerde been zet en blijven tevens de controlewerkzaamheden betaalbaar. In
het BAPG zijn de minimumeisen aan de accountantscontrole gegeven. Welke deze
minimumeisen zijn, wordt hieronder behandeld. In paragraaf 4 komen de
mogelijkheden van de raad aan de orde om deze minimumeisen scherper te
stellen.In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor
controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de
rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe
beeld als voor de rechtmatigheid.GoedkeuringstolerantieNiet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende
accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere
afzonderlijke financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet
alles controleert moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren.
Deze marge wordt de goedkeuringstolerantie genoemd.Box: Definitie goedkeuringstolerantieDe goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de
jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een
jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van
de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt
beïnvloed.Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en
onzekerheden. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat
jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen (bijvoorbeeld het achterwege
laten van een noodzakelijke voorziening voor groot onderhoud aan het
gemeentehuis) of dat de toelichting niet toereikend is (vanwege strijdigheid
met het Besluit begroting en verantwoording gemeenten), of dat de
waarderingsgrondslag onjuist is (vanwege strijdigheid met het Besluit
begroting en verantwoording gemeenten). Een onzekerheid in de controle kan
bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle, waardoor het
achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde uitgave
rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn
verantwoord.De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale
lasten van de gemeente. Dus als de totale lasten € 1.000.000 zijn en de in
navolgende box genoemde percentages worden gebruikt, dan mogen voor een
goedkeurende verklaring de fouten maximaal € 10.000 bedragen en de
onzekerheden maximaal € 30.000.Box: Soorten accountantsverklaring
Soorten accountantsverklaringGoedkeurendmet beperkingOordeel-onthoudingafkeurendFouten in de jaarrekening (% van lasten)< 1 %> 1 % < 3 %-> 3%Onzekerheden in de controle (% van lasten)< 3 %> 3 % < 10 %> 10 %-NB. Naast deze kwantitatieve benadering zal de
accountant ook altijd nog een kwalitatieve beoordeling
hanteren, het zogenoemde professional judgement speelt
ook nog mee. NB. De weging van fouten en onzekerheden maakt ook
onderdeel uit van het professional judgement.
De goedkeuringstoleranties spelen een belangrijke rol bij het verkrijgen van
een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstoleranties niet
worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende
accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s)
wordt (-en) overschreden, zal de accountant geen goedkeurende
accountantsverklaring verstrekken.Box: VoorbeeldAls de accountant op basis van statische berekeningen een
steekproef uitvoert naar de toekenning van subsidies en constateert dat
bij de toekenning een bepaald percentage niet volgens de regels heeft
plaatsgevonden zal hij deze ‘fout’ extrapoleren voor de gehele massa van
toegekende subsidies. Op basis hiervan wordt een schatting gemaakt van
de mogelijke fout in de jaarrekening. Deze fout wordt meegenomen bij het
bepalen of de goedkeuringstoleranties worden
overschreden.Indien een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt gegeven zijn er
drie mogelijkheden: een verklaring met beperking, een verklaring van
oordeelonthouding en een afkeurende verklaring. Het soort
accountantsverklaring is afhankelijk van de fouten in de jaarrekening en
onzekerheden in de controle. De percentages in bovengenoemde box zijn
voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole gemeenten.RapporteringtolerantieIn de Gemeentewet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring
ook een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant
onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen
die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar
die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden
gerapporteerd.Box: Definitie rapporteringtolerantieDe rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of
lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.
Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het
verslag van bevindingen.Indien de raad in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere
rapporteringtolerantie(s) voorschrijft dan zijn de rapporteringtolerantie(s)
gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.Keuzemogelijkheden van de raadDe minimumeisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld, hebben te
maken met de goedkeuringstoleranties en de rapporteringtoleranties. De
keuzemogelijkheden van de raad hebben dan ook betrekking op deze twee
toleranties.GoedkeuringstolerantieDe bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor de fouten in de
jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze
percentages echter aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1
of 3% vaststellen.Box: Voorbeeld afwijking goedkeuringstolerantieVoor de fouten in de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van
1% van de totale lasten van de gemeente geregeld in het Besluit
accountantscontrole gemeenten. Als de totale lasten van de gemeente € 50
miljoen bedragen dan is de maximale fout in de jaarrekening € 500.000.
Als de raad dit een te hoge marge vindt, dan kan het percentage
bijvoorbeeld worden verlaagd naar 0,9%. De maximale fout is dan €
450.000. De accountant zal dan wel meer werkzaamheden verrichten om aan
deze eis te voldoen (hogere kosten).De goedkeuringstolerantie kan alleen voor de gehele jaarrekening gelden, er
kunnen geen verschillende goedkeuringstoleranties voor onderdelen worden
gehanteerd. Wel kan - indien voor bepaalde onderdelen van de gemeente een
afzonderlijke verantwoording (deelverantwoording) wordt opgesteld - een
strengere goedkeuringstolerantie voor de deelverantwoording worden
geëist.RapporteringtolerantieDe raad heeft als opdrachtgever de mogelijkheid om voor delen van de
jaarrekening met de accountant lagere rapporteringtoleranties overeen te
komen. Politiek gevoelige artikelen (declaraties van bestuurders,
aanbestedingen) of risicovolle projecten van de gemeente (in het kader van
PPS bijvoorbeeld) komen daarvoor bijvoorbeeld in aanmerking.Zoals gezegd zijn de rapporteringtoleranties bepalend voor het opnemen van
bevindingen in het verslag van bevindingen door de accountant. De raad kan
hogere eisen aan de rapporteringtoleranties stellen, dus strengere normen
stellen. Daarmee bepaalt de raad dat over bepaalde onderwerpen eerder
elementen van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen worden
opgenomen, zonder dat die onderwerpen direct leiden tot een
niet-goedkeurende verklaring (redenen van een niet-goedkeurende verklaring
moeten in ieder geval worden opgenomen in het
verslag van bevindingen).Box: VoorbeeldDe raad wil weten of de declaraties van collegeleden rechtmatig
zijn. De raad wenst een rapportering op het moment dat er sprake is van
een onrechtmatigheid per collegelid van meer dan € 500. Hoewel op grond
van de goedkeuringstoleranties de declaratie nauwelijks controle
behoeven, zal de accountant op grond van een lager overeengekomen
rapporteringtolerantie de declaraties intensiever
controleren.Als de raad niet zelf bepaalt welke bedragen voor de rapporteringtoleranties
gehanteerd moeten worden, dan zijn de bedragen van de
rapporteringtoleranties gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de
goedkeuringstoleranties. Een aanvullende opdrachtverlening aan de accountant
is dan niet nodig.Het is, zeker in een duaal stelsel, essentieel dat de raad een afweging
maakt over de rapportering-toleranties van bepaalde programma’s of delen van
de organisatie. Immers, de raad heeft de verantwoordelijkheid om de
activiteiten binnen de gemeente en de jaarrekening van de gemeente te
analyseren en afwegingen te maken over de gewenste (specifieke) informatie
die van de accountant wordt verlangd. Daarbij moet worden opgemerkt dat een
afgesproken lagere rapporteringtolerantie (feitelijk een strengere norm) in
het algemeen meer controle-inspanningen vergt en daarmee kan leiden tot
hogere controlekosten.De opdracht aan de accountantAls de raad kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) of voor
specifieke rapportering-toleranties, is het belangrijk dat dit expliciet en
gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan de accountant staat.In de opdracht aan de accountant moet de raad dan ook aandacht schenken aan
de goedkeurings-toleranties en de bedragen voor rapportering in het verslag
van bevindingen van de accountant. In principe is het mogelijk - en verdient
het zelfs de voorkeur - dat de raad ieder jaar overweegt of hij de opdracht
aan de accountant wil wijzigen. Dit hoeft geen bijzonder tijdrovende zaak te
zijn. Het kan bijvoorbeeld voldoende zijn te kijken of er onderdelen zijn
waarvan het wenselijk is dat die extra gecontroleerd worden en waar
vervolgens over wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen. De opdracht aan de accountant staat los van de regels in de
controleverordening. De opdracht is namelijk een privaatrechtelijke
overeenkomst. De verordening artikel 213 Gemeentewet behelst publiek recht
en bevat regels, die de raad stelt voor het college. In de verordening
artikel 213 kan de raad regels neerleggen voor de verplichtingen die het
college heeft jegens de accountant tijdens de accountantscontrole en over de
verplichtingen die het college heeft jegens de raad inzake de
accountantscontrole. Daarnaast kan de raad in de verordening gedragsregels
voor zichzelf opnemen, zodat de verordening zekerheid voor het college
schept over datgene wat het van de raad mag verwachten.De overeenkomst met de accountant wordt in de meeste gemeenten voor meerdere
jaren aangegaan (al dan niet via stilzwijgende verlenging). Desgewenst kan
de dienst worden aanbesteed, hetgeen dan door het college wordt voorbereid.
Prijsbepalende factoren bij een aanbesteding zijn onder andere de
goedkeuringstoleranties en rapporteringtoleranties, maar ook de
mogelijkheden van de ambtelijke organisatie om zich strikt te houden aan met
de accountant af te spreken termijnen waarbinnen te controleren stukken
gereed dienen te zijn. De toleranties zullen in het programma van eisen bij
een aanbesteding moeten worden vastgelegd. Bij een eventuele Europese
aanbesteding moet worden geregeld dat de raad de selectiecriteria voor de
keuze van de accountant vaststelt (dit zou bij onze gemeente alleen –
verplicht - spelen wanneer de accountantscontrole voor minimaal 5 jaar
tegelijk zou worden aanbesteed). Toelichting op de artikelen van de verordeningArtikel 2 Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen
aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening
en het jaarverslag (artikel 197, lid 1, Gemeentewet). Voor het overleggen
van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd
accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De
accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan
ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2, Gemeentewet).
De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de
accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester
vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van
artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is
een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een
aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie
waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het
zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in
gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming,
schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit Accountantscontrole Gemeenten
dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is
vastgesteld. Het Besluit Accountantscontrole Gemeenten bevat onder andere
regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de
accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van
bevindingen.Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringtolerantie en de
mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het
onderdeel “Algemene inleiding” in deze toelichting. In het derde lid van
artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van
de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten
al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende
worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen
door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door
de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen
over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant,
zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en
aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van
deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar
willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met gewijzigde
politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het
is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de
aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij veel grote gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de
accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de
accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk
ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een
langere contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij
Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende
wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de
controle van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de
accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende
wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid van
artikel 2. Europese aanbesteding is verplicht vanaf een aanbestedingsbedrag
van € 211.000 (niveau 2006).In de modelverordening van de VNG wordt bij dit artikel aangegeven dat een
benoeming voor een bepaalde termijn plaats zou kunnen vinden, en dat
aanbesteding plaats zou moeten vinden. Om niet zonder meer aan een
dergelijke termijn gebonden te hoeven zijn, en bijvoorbeeld ook een
stilzwijgende jaarlijkse verlenging door de raad mogelijk te maken, is de
modelbepaling niet overgenomen. Om dezelfde reden is geen verplichte
aanbesteding opgenomen. Desgewenst kan de raad uiteraard periodiek zelf
bepalen of zij het gewenst vinden dat een aanwijzing voor een aantal jaren
plaatsvindt en/of dat aanbesteding van de accountantscontrole plaats zou
moeten vinden.Artikel 3 Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor
de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de
raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele
door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening
regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de
achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring
af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie
die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben
achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of
Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen
wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring
verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening
moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15
juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en
moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198
Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn
vastgesteld.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197
Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de
jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en
de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4 Uitvoering controleArtikel 4van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting
van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van
een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.Het overlegplatform met de accountant (auditcomité) is een praktische
oplossing voor het noodzakelijke overleg met de accountant. Het auditcomité
heeft geen formele status, en het is dan ook niet verboden om er burgerleden
voor aan te wijzen. Artikel 5 Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit
te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5
van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe
aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de
raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het
artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de
accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente
en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.Artikel 6 Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen
ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de
medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit
soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het
college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad
benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden
die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de
onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering
van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant
kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten
aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op
de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan
mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de
jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de
accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat
het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van
de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad
benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft,
dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de
mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn
oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit soort
advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter
bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van
prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard
(zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een
andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de
accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt
dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Artikel 7 RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering
en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college.
Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen aanvullende
inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de
accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze
verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering
op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan
natuurlijk wel in het programma van eisen moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het
programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles
(interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het
college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de
jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover
aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant)
mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage
krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze
rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot
het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk
belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld
opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in
de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het
management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op
grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en
onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden
voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het
geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de
constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.Artikel 8 InwerkingtredingDe verordening gaat gelden vanaf de controle van de jaarrekening 2005. Omdat
het in de verordening beschrevene grotendeels een gebruikelijke gang van
zaken is, is bij de controle van de jaarrekening 2004 overigens nagenoeg op
eenzelfde wijze de controle uitgevoerd. De nieuwe verordening 213
Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar
gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).Artikel 9 CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar
deze verordening kan worden verwezen.