Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert |
Citeertitel | Instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Personeel en organisatie |
Geen
Gemeentewet, art 107a lid z en 107e lid 1
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-12-2003 | 28-11-2019 | Nieuwe regeling | 11-12-2003 Land van Weert 24-12-2003 | Onbekend |
De raad van de gemeente Weert;
Gelet op de artikelen 107a, tweede lid, en 107e, eerste lid, van de Gemeentewet;
gelezen het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 30 september 2003 nr 28;
gezien het advies van de raadscommissie Algemene Zaken, Veiligheid, Volksgezondheid, Stadstoezicht, Handhaving openbare orde, Coördinatie wijk- en dorpsraden en specifiek financiële aangelegenheden d.d. 24 november 2003;
Besluit vast te stellen de volgende
instructie voor de griffier en regels terzake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert:
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de raad, de raadsfracties, de individuele leden van de raad en de leden van de raadscommissies.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie als bedoeld in artikel 3c van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van de agendacommissie en ondersteunt de agendacommissie ook anderszins. De griffier ziet er op toe, dat de raadsleden en commissieleden-niet-raadsleden zo spoedig mogelijk de verslagen van de vergaderingen van de agendacommissie ontvangen.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier ziet er op toe, dat de raadsleden en commissieleden-niet-raadsleden zo spoedig mogelijk de verslagen van de vergaderingen van het presidium ontvangen.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij verordening.
De griffier, de secretaris en de voorzitter voeren (periodiek) overleg.
Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, wordt hij in de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden vervangen door de plaatsvervangend griffier.
Indien de griffier meer dan 35 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, pleegt hij terzake overleg met de raadsvoorzitter en doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Weert in zijn vergadering van 11 december 2003.
De griffier, De burgemeester,
Toelichting op de instructie voor de griffier en de regels terzake van de organisatie van de griffie
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De ondersteuning bestaat uit het verstrekken van inhoudelijke adviezen en uit het procesmatig coördineren van de gehele vergadercyclus van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad, de raadsfracties, de individuele raadsleden en de commissieleden-niet-raadsleden.
De agenda’s van de raad en de raadscommissies worden vastgesteld door resp. de raad en de raadscommissies en worden voorbereid door de agendacommissie. Voor de agendacommissie als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters, de voorzitters van de raadscommissies en de burgemeester of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. De ondersteuning wordt door de griffier verleend. De agendacommissie wordt geregeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad.
Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht de benodigde ondersteuning. De griffier zorgt ook voor ondersteuning voor de vergaderingen van de raadscommissies.
Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken de raad betreffende aan de orde komen. Ook dit instituut wordt door de griffier ondersteund en vindt zijn regeling in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel ingeschakeld/aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand dienaangaande.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Dit betreft het zogenaamde ´driehoeksoverleg´. Doel hiervan is de werkzaamheden van raad en college goed op elkaar af te stemmen en weg te zetten in de ambtelijke organisatie.
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie. T.b.v. ondersteuning van de raadscommissies en hun voorzitters worden commissiegriffiers aangewezen. In de gemeente Weert fungeren zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier als commissiegriffier van enkele raadscommissies.
In de gemeente Weert is ervoor gekozen een beleidsadviseur raadsgriffie te benoemen, die tevens plaatsvervangend griffier is. Indien de griffier is verhinderd zijn ambt te vervullen, is de plaatsvervangend griffier bevoegd als griffier op te treden, dat wil zeggen alle aan de griffier opgedragen taken en bevoegdheden uit te voeren/uit te oefenen.
Dit artikel regelt de formele positie van de griffier. De griffier wordt op grond van de Gemeentewet benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeenteraad. Om praktische redenen vindt de aansturing plaats vanuit het presidium.