Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2010

Toelichting Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad

Algemene toelichting

In aanloop naar de raadsverkiezingen van 2010 heeft de VNG het modelreglement van orde voor de vergaderingen van de raad kritisch bekeken. Men komt tot de conclusie dat het model uit 2006 nog in grote lijnen voldoet. Wel is de tekst van het model op enkele punten aangepast.

Deze aanpassingen hebben betrekking op:

• -

  het duidelijk formuleren van het artikel over het afsplitsen van fracties;

• -

  een verduidelijking van de taak van de raad om na de verkiezingen kennis te nemen van het proces-verbaal inzake de verkiezingen;

• -

  het wijzigen van het artikel omtrent de ter inzage legging van stukken (dit kan nu ook elektronisch);

• -

  bepalingen omtrent de orde en geheimhouding in de raadsvergadering (deze zijn aangepast en geactualiseerd).

Het RvO is ook door de griffier nog eens op juistheid en actualiteit bezien.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Onder ‘aanhangig’ wordt verstaan aan de orde/in behandeling zijnd. Bij de omschrijving van de termen amendement en initiatiefvoorstel is aangesloten bij de artikelen 147a en 147b van de Gemeentewet. De mogelijkheid van een burgerinitiatief vloeit voort uit de Verordening op het burgerinitiatief 2004. Daar deze mogelijkheid consequenties heeft voor de werkwijze van de raad zijn in het Reglement van Orde ook enkele bepalingen hieraan gewijd (zie artikel 37B).

Artikel 2 De voorzitter

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer.

De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 3 De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging. Rechtspositionele bepalingen omtrent de beëdiging, woonplaats etc. zijn niet in dit Reglement opgenomen, aangezien dat beter geregeld kan worden in de ambtsinstructie voor de griffier, die de raad vaststelt. In de instructie voor de griffier zijn de taken van de griffier uitgewerkt.

Artikel 4 De secretaris

De secretaris houdt zich voornamelijk bezig met de ondersteuning van het college en het leiden van de ambtelijke organisatie. In het kader van die twee taken kan het tevens wenselijk zijn dat de secretaris deelneemt aan de beraadslagingen van de raad. De secretaris wordt echter benoemd en ontslagen door het college. Dit houdt in dat de raad de secretaris niet kan dwingen om in de raad aanwezig te zijn. De raad zal het college moeten verzoeken of het college de secretaris opdraagt in de vergadering aanwezig te zijn om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op deze wijze kan de raad onder meer een beroep doen op kennis en informatie die de secretaris bezit of kan de secretaris bijvoorbeeld deelnemen aan een discussie over het functioneren van de ambtelijke organisatie. Om praktische redenen wordt deze bevoegdheid in het RvO bij het presidium neergelegd.

Artikel 5 De wethouder

Deze bepaling is gewijzigd door een verandering en aanvulling van artikel 21 Gemeentewet op 15 april 2009.

Op grond van artikel 21 lid 2 van de Gemeentewet heeft de wethouder toegang tot de raadsvergadering en kan hij aan de beraadslagingen deelnemen. Bij de wijziging van de Gemeentewet is een derde lid aan artikel 21 toegevoegd: Een wethouder kan door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn. De gewijzigde bepaling in het Reglement van Orde geeft een nadere uitwerking van deze bepaling. Om praktische redenen wordt deze bevoegdheid bij het presidium gelegd.

Het derde lid bij hetartikel is toegevoegd omdat het niet noodzakelijk is dat een wethouder elke raadsvergadering bijwoont. Het gebruik van het werkwoord ‘uitnodigen’ geeft aan dat een wethouder kan weigeren te verschijnen in de raad. In de praktijk zal dat echter niet waarschijnlijk zijn, omdat een dergelijke weigering door de raad kan worden uitgelegd als een weigering inlichtingen te verschaffen of verantwoording af te leggen; met alle mogelijke onaangename politieke gevolgen van dien voor de betrokken wethouder. De staatssecretaris van BZK vindt het echter onwenselijk dat in een duaal bestel raad en college elkaar uitsluiten. De burgemeester draagt als voorzitter van de raad èn van het college een bijzondere verantwoordelijkheid hierop toe te zien.

Het is overigens nog steeds de raad zelf die de eigen agenda vaststelt. Met andere woorden: het recht van de wethouder om de raadsvergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen houdt uitdrukkelijk niet het recht in om de agenda mede te bepalen. De wethouder kan wel inspelen op onderwerpen die worden behandeld, maar hij speelt geen rol bij de onderwerpen die op de agenda worden geplaatst. De aanpassing in de Gemeentewet heeft vooral betrekking op het samenspel tussen raad en college; de geforceerde scheiding tussen raad en college, die onder andere tot uitdrukking kwam in de spelregels omtrent de aanwezigheid van de wethouder in de raadsvergadering vindt de staatssecretaris ongewenst.

Artikel 6 Het presidium

Het presidium heeft in het modelreglement voornamelijk een procedurele rol (vaststellen voorlopige agenda, uitnodigen externen, wijzigen vergadermomenten e.d.). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken. De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen in strijd is met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125 lid 1 Grondwet).

In de ‘Staat van de Dualisering’, een beleidsnota waarin een aantal aspecten van de dualisering onder de loep wordt genomen, wordt een wettelijke grondslag in de Gemeentewet voor het presidium voorgesteld. In het voorstel dient de burgemeester daarvan voorzitter te zijn en verdient het volgens de staatssecretaris de voorkeur om de op dit punt ontstane praktijk in gemeenten te codificeren in de wet. De VNG heeft echter aangegeven zich niet te kunnen vinden in dit voorstel. In de meeste gemeenten is een seniorenconvent of presidium ingesteld; wij hebben het presidium daarom ook opgenomen in dit model. Een wettelijke regeling voor het presidium achten wij echter onnodig en onwenselijk. Het gevaar daarvan is namelijk dat een presidium allerlei eigenstandige bevoegdheden krijgt waardoor in feite besluitvorming daar plaatsvindt. Dat zou het democratisch besluitvormingsproces kunnen frustreren, omdat raadsbesluiten de facto dan niet meer worden genomen in een openbare en voor iedereen toegankelijke raadsvergadering. Dat kan niet de bedoeling zijn van het wettelijk formaliseren van het presidium. Codificatie van het presidium hoort naar onze mening derhalve niet in de Gemeentewet thuis, maar in dit Reglement van Orde.

Uit praktisch oogpunt kan men ervoor kiezen de regie van enkele interne / organisatorische kwesties bij het presidium neer te leggen. In artikel 6 zijn daarom enkele aanvullende taken opgenomen voor het presidium. De taken van het presidium vallen uiteen in 5 onderdelen:

• 1.

  aanbevelingen doen aangaande de organisatie van de werkzaamheden en het functioneren van raad en raadscommissies.

• 2.

  aansturing van de griffie: de griffie bestaat uit medewerkers van de raad. De taak van het presidium geeft invulling aan de werkgever-werknemer-relatie tussen raad en griffie. Voorkomen moet worden, dat de griffie veel tijd en energie steekt in het uitwerken van onderwerpen, die de griffie van belang acht voor de raad, maar waarvoor in de raad geen draagvlak blijkt te bestaan. Er is behoefte aan een overlegorgaan voor de griffie, waarin ideeën en gedachten kunnen worden gelanceerd, zaken kunnen worden voorbesproken en afgestemd alvorens stukken worden uitgewerkt en in procedure worden gebracht. De rechtspositie van de griffie is door middel van een apart raadsbesluit geregeld.

• 3.

  voorstellen doen op het gebied van dualisme: het doorvoeren van het dualisme is een zaak van de raad. De griffie adviseert en ondersteunt. Dit onderdeel beoogt een structuur in het leven te roepen waardoor de raad, de fracties of individuele raadsleden – afgezien van de reeds bestaande mogelijkheid tot het indienen van een initiatiefvoorstel – via het presidium vernieuwingen kan/kunnen initiëren en voorstellen kan/kunnen indienen op het terrein van bestuurlijke vernieuwing. Voor het doorontwikkelen van de bestuurlijke vernieuwing is een gezamenlijke inzet van raad, college, ambtelijke organisatie en griffie nodig. De voorgestelde werkwijze luidt als volgt: na sondering en opiniëring in het presidium bereidt de griffie een voorstel voor, dat eerst in het presidium wordt besproken. Vervolgens doet het presidium een voorstel aan de raad. Het presidium wijst een woordvoerder aan, die het voorstel in de raad verdedigt. V.w.b. de onderwerpen, die op deze wijze aan de raad worden voorgelegd, moet gedacht worden aan voorstellen op het gebied van: het Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies, de Verordening op ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning, instelling en bemensing commissies, actieve en passieve informatieplicht, gedragscodes, vorming en opleiding, burgerinitiatief, communicatie rondom de raad, kaderstelling, format raadsvoorstellen, vergaderstructuur.

• 4.

  afdoen van procedurele brieven aan de raad: er komen met enige regelmaat brieven van burgers en instellingen binnen, die zijn gericht aan de raad, aan een raadscommissie of aan een commissievoorzitter en uitsluitend procedureel van aard zijn. In de huidige situatie bestaan hiervoor slechts 3 afdoeningsvormen: door de raad, door het college of voor kennisgeving aannemen. Dit vloeit voort uit de wettelijke regeling. Het zou logischer zijn en tijdbesparend werken als het presidium deze procedurele brieven zou kunnen afdoen. Uiteraard blijft voor de inhoudelijke brieven de wijze van afhandeling ongewijzigd en als boven omschreven.

• 5.

  het doen van vertrouwelijke mededelingen of het bespreken van politiek gevoelige zaken.

De vergaderingen van het presidium zijn in beginsel openbaar. Dit is slechts anders indien er onderwerpen aan de orde komen, waarvan behandeling en besluitvorming om redenen verband houdende met de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer of het belang van de gemeente achter gesloten deuren dienen plaats te vinden. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij crisissituaties of het functioneren van de griffie. De voorzitter beoordeelt bij het vaststellen van de agenda voor het presidium of beslotenheid geboden is. De uiteindelijke beslissing ligt bij het presidium (ter vergadering).

Agenda´s en verslagen van openbare vergaderingen worden gepubliceerd via de gemeentelijke website. De raad acht het wenselijk dat de fractievoorzitters zich bij afwezigheid kunnen laten vervangen. Teneinde hierbij wel verzekerd te zijn van voldoende mandaat en continuïteit is de mogelijkheid tot vervanging beperkt tot de plaatsvervangend fractievoorzitters. De plaatsvervangend raadsvoorzitter is eveneens lid van het presidium. Dit is ingegeven door de wenselijkheid de positie van de plaatsvervangend raadsvoorzitter te versterken.

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten. Het instellen van een presidium is overigens niet verplicht, maar verdient wel aanbeveling, aangezien het een waardevolle bijdrage kan leveren aan de dualisering van verhoudingen tussen raad en college.

De griffier of zijn vervanger is bij elke vergadering van het presidium aanwezig, omdat de griffier voor de procesmatige en inhoudelijke ondersteuning van de raad zorgt. De aanwezigheid van de secretaris kan gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie.

De omstandigheid, dat een besloten vergadering plaatsvindt, betekent niet dat er dan ook geheimhouding geldt. Geheimhouding moet apart worden opgelegd. In de leden 9 tot en met 12 is een regeling hiervoor opgenomen.

Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden; benoeming wethouders; fracties

Artikel 7 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging; benoeming wethouders

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V1 Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V2 Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overgelegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittrekstel uit de GBA met zijn woonplaats, geboorteplaats en –datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, lid 2 Gemeentewet (artikel V3 Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd. Het onderzoek van de geloofsbrief strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen.

Ingevolge artikel V4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

De mogelijkheid van beroep bij de Raad van State tegen de beslissing tot toelating als lid van de raad is vervallen door inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002.

Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt alleen in de laatste samenkomst van de raad in oude samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen.

De oude raad neemt tijdens de eerste vergadering na de verkiezingen kennis van de verkiezingsuitslag door middel van het proces-verbaal van de verkiezingen. Als er geschillen met betrekking tot de geloofsbrief of de verkiezing zelf zijn gerezen, beslist de raad hieromtrent (artikel V4 Kieswet). Als er betreffende de verkiezingen concrete aanwijzingen in het proces-verbaal staan of er ernstige vermoedens bestaan dat er zodanige fouten zijn gemaakt dat zij van invloed zijn op de zetelverdeling, heeftde raad de bevoegdheid om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit overgaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn. Een en ander vloeit voort uit artikel V4 van de Kieswet.

Het zesde lid geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadslidmaatschap (Gemeentewet artikel 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Vandaar dat er een zesde lid aan dit artikel is toegevoegd. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incomptabiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, lid 2 Gemeentewet).

Artikel 8 Fractie

In een aantal gevallen blijkt behoefte te bestaan aan een regeling van wat onder een fractie moet worden verstaan. De Gemeentewet kent een dergelijk begrip niet maar gaat onder andere in artikel 33, tweede lid, wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). In veel gemeenten bestaan regelingen ten aanzien van vergoedingen aan fracties, faciliteiten voor fracties, fractieassistentie, etc. In deze nadere regelingen kan worden aangesloten bij het in dit Reglement opgenomen fractiebegrip.

Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst hadden staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. Het beëindigen van de zitting in de raad kan verschillende oorzaken hebben. Raadsleden kunnen ongeneeslijk ziek zijn, een conflict met hun fractie hebben, te weinig tijd hebben voor het raadswerk en zo zijn er nog vele redenen denkbaar. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen (een kandidaat wordt door de voorzitter van het stembureau benoemd). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel ‘hoort’ dan ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

• -

  kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet;

• -

  personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;

• -

  als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

In de praktijk levert een nieuwe naamvoering van een fractie soms problemen op, bijvoorbeeld doordat een naam wordt gekozen die sterk lijkt op de naam van een al bestaande fractie. De naam dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G3 van de Kieswet. Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit in dat kader ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadzaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P19 Kieswet).

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen

Artikel 9 Vergaderfrequentie

Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt.

Artikel 17 lid 2 van de Gemeentewet wordt uitgewerkt in het derde lid van dit Reglement door een termijn van 14 dagen te koppelen aan het beleggen van een door de raad nodig geoordeelde vergadering.

Het vierde lid brengt tot uitdrukking, dat de voorzitter in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg pleegt in het presidium. Op deze wijze houdt het presidium ook bij vergaderingen, die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie.

Artikel 10 Oproep

In artikel 19 eerste lid van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

Het eerste lid van dit Reglement bepaalt dat de voorzitter tenminste zes dagen vóór een vergadering de leden een brief (de schriftelijke oproep) stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Gekozen is om dezelfde termijn te hanteren als in de Verordening op de raadscommissies. De brief vermeldt dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

Het tweede lid bevat een regeling voor het beleggen van een extra raadsvergadering indien er een spoedeisende aangelegenheid aan de orde is. Omstandigheden kunnen ertoe nopen dat er op zeer korte termijn door de raad over een onderwerp beraadslaagd en besloten wordt. Het moet daarbij gaan om aangelegenheden die het belang van de gemeente raken en geen uitstel van behandeling dulden. Te denken valt hierbij aan openbare orde kwesties van grote omvang, onregelmatigheden, maatschappelijke onrust. De huidige regeling voorziet daar niet in. Gelet op de impact op de agenda van de raads- en collegeleden dient deze regeling slechts in uitzonderlijke gevallen te worden toegepast.

Artikel 11 Agenda

De voorlopige agenda van de vergadering van de raad wordt opgesteld door de voorzitter op basis van de raadsvoorstellen die door de raadscommissies als rijp voor behandeling in de raad zijn aangeduid, de door het college schriftelijk beantwoorde vragen ex artikel 40 RvO, de tijdig ingekomen artikel 40 RvO vragen met verzoek om mondelinge beantwoording, alsmede de algemene agendapunten. De voorlopige agenda wordt (via email) aan de leden van de raad voorgelegd, zodat zij nog wijzigingen kunnen aanbrengen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als in een raadscommissie slechts één fractie het voorstel als bespreekstuk in de raadsvergadering wil behandelen, maar na fractieberaad net als de overige fracties van mening is dat het toch als hamerstuk kan worden behandeld. Ook kunnen raadsleden nog onderwerpen toevoegen. Men kan bijvoorbeeld alvast moties vreemd aan de orde van de dag toesturen. Deze kunnen dan al op de raadsagenda worden geplaatst, zodat een ieder zich op de behandeling ervan kan voorbereiden. Uiteindelijk wordt de agenda ter vergadering door de raad al dan niet gewijzigd vastgesteld.

Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in de artikelen 10 en 11. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om 6 dagen voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de ‘waan’ van de dag. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering.

Het derde lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hiervan wordt melding gemaakt op de stukken. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst, de openbare stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen.

Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Individuele raadsleden kunnen onderwerpen voor de agenda voordragen. Zij kunnen echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Het vijfde lid vloeit voort uit de verplichting van het college om de raad van voldoende informatie te voorzien. Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp, is het niet gewenst dat de raad zich over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid, het onderwerp naar een commissie te verwijzen of aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen. Het laatste lid regelt dat de raad op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen.

Voorstellen aan de raad kunnen van diverse actoren afkomstig zijn. In de eerste plaats zijn dit het college en de burgemeester. Daarnaast kunnen raadsleden initiatiefvoorstellen indienen. Het presidium kan voorstellen doen die te maken hebben met de organisatie en de werkzaamheden van de raad en het dualisme (zie artikel 6, lid 8).

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

Onder de stukken ter inzage wordt verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, ingekomen stukken, etc.).

Een agendapunt kan betrekking hebben op een grote hoeveelheid verschillende stukken, die bijvoorbeeld betrekking hebben op een groot bouwproject. Omdat raadsleden zich bezighouden met een groot aantal verschillende onderwerpen en voorstellen, is het niet wenselijk dat raadsleden alle onderliggende stukken krijgen toegezonden. Uiteraard dienen alle raadsleden en andere geïnteresseerden wel de mogelijkheid te hebben om alle stukken desgewenst in te zien. Hiervoor hebben ze voldoende tijd nodig. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden.

Naast de fysieke ter inzage legging in het stadhuis kunnen de relevante stukken (in ieder geval de agenda met de daarbij behorende voorstellen) op de website worden geplaatst en daarmee voor elk raadslid en voor de burgers elektronisch ter inzage aangeboden. Ook kan worden overwogen om stukken op een andere, elektronisch toegankelijke, wijze aan raadsleden ter beschikking te stellen.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, notulen, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de WOB. Bij openbaarmaking aan een ieder dient steeds een afweging te worden gemaakt tussen het belang van de openbaarheid versus het belang van de privacy van burgers.

Het kan niet de bedoeling zijn, dat een lid van de raad of een ander het originele stuk mee naar huis neemt. Dit zou betekenen dat andere raadsleden en geïnteresseerden niet meer de mogelijkheid hebben om het document in te zien. Bovendien dient de gemeente de originele stukken te beheren en archiveren. Een raadslid of een andere geïnteresseerde mag echter wel een kopie van een ter inzage gelegd stuk maken.

Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Hiervan worden geen kopieën gemaakt, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Het ligt dan ook in de rede dat stukken, die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage worden gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen. In de gemeente Weert geschiedt dit door ter inzage legging in het zgn. “geheime kastje” in de leeszaal van de raad. De raadsleden hebben een sleutel van dit kastje. Afspraak met de raadsleden is, dat zij de geheime stukken niet mee naar huis nemen en er ook geen kopieën van maken.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht. In artikel 12 is tevens de mogelijkheid opgenomen de voorlopige agenda en stukken ook op het internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit gewenst. Elke gemeente beschikt over een website. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet.

In het Reglement van Orde wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst.

Indien er sprake is van een spoedeisende situatie als bedoeld in artikel 10 lid 2 RvO geschiedt de openbare kennisgeving uitsluitend via de gemeentelijke website.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 14 Presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom stelt hij samen met de voorzitter de presentielijst vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Artikel 15 Zitplaatsen

De griffier is overeenkomstig artikel 3 lid 1 in elke vergadering aanwezig en heeft daarom een eigen zitplaats. De voorzitter kan na overleg in het presidium de indeling herzien, indien daartoe aanleiding bestaat. Op grond van artikel 21 van de Gemeentewet kunnen wethouders worden uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn. Ook andere personen kunnen uitgenodigd worden om ter vergadering aanwezig te zijn. De voorzitter is de aangewezen persoon om voor een zitplaats voor hen te zorgen.

Artikel 16 Opening vergadering; quorum

De vergadering kan beginnen indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend.

Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is.

Artikel 17 Opening en sluiting

In de gemeente Weert is het gebruikelijk, dat de voorzitter bij aanvang en sluiting een gebed uitspreekt. Dit is in veel gemeenten in het katholieke Limburg het geval. Uit respect voor het feit, dat de raad thans voor een belangrijk deel uit mensen met een andere religieuze achtergrond dan een christelijke bestaat, is ervoor gekozen het gebed meer het karakter van een meditatief moment, overweging of bezinning te geven.

Artikel 18 Primus bij hoofdelijke stemming

De volgorde geldt voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing. Zie ook artikel 29 vierde lid van dit Reglement.

Artikel 19 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting op een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23 vijfde lid Gemeentewet). Bij de herziening van het Reglement in 2006 is dit artikel gewijzigd. Dit betreft de bepaling over de besluitenlijst en het gebruik van de term verslag. Wat dit laatste betreft, voorheen werd gesproken over notulen. Gekozen is om aan te sluiten bij de terminologie van de Gemeentewet (artikel 23 vijfde lid) en de bepalingen in het modelreglement van orde voor het college.

Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. Omdat wethouders, de burgemeester, de griffier en de secretaris ook het woord kunnen voeren in de vergadering, kunnen zij tevens een voorstel tot verandering van het verslag aan de raad doen. Zij kunnen, evenals de raadsleden, ook aanpassing van het conceptverslag voorstellen indien zij niet bij de vergadering aanwezig waren. Een voorstel tot verandering dient voorafgaand aan de vergadering schriftelijk te worden ingediend. De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om voorstellen tot wijziging van het verslag in ontvangst te nemen, het verslag op te stellen en dit, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen. Het is aan de raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Als de secretaris aanwezig is, dient zijn naam, omdat het een belangrijke functionaris blijft, vermeld te worden in het verslag. Hetzelfde geldt voor wethouders.

Verder dient het verslag niet alleen een zakelijke samenvatting van hetgeen de leden hebben gezegd te bevatten. Ook hetgeen de overige aanwezigen zoals bijvoorbeeld de aanwezige wethouders of de gemeentesecretaris of burgers zeggen moet zakelijk samengevat worden. Dit betekent dat die sprekers ook in het verslag genoemd moeten worden.

Zowel initiatiefvoorstellen als burgerinitiatieven dienen op grond van de daarvoor bestaande regels in dit Reglement en de Verordening op het burgerinitiatief 2004 enige tijd voor de vergadering te zijn ingediend. De tekst is derhalve reeds voor de vergadering integraal voorhanden. Net als bij andere voorstellen behoeft de tekst van initiatiefvoorstellen en burgerinitiatieven dan ook niet in het verslag te worden opgenomen. Bij voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen, die ter vergadering worden ingediend, is dat wel het geval.

Met de inwerkingtreding van de Aanpassingswet dualisering gemeentebestuur is de openbaarmaking van een besluitenlijst van de raadsvergadering verplicht gesteld vanaf 19 februari 2003. Al eerder was in de Gemeentewet de verplichting voor het college opgenomen (artikel 60), door middel van een amendement is dit nu ook voor de raad geregeld in artikel 23 vijfde lid van de Gemeentewet. Tijdens de behandeling van dit amendement in de Tweede Kamer is aangegeven dat de besluitenlijst op zo kort mogelijke termijn moet worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst ‘slechts’ een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen).

Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een geluidsopname van de raadsvergadering, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen en een besluitenlijst. In de gemeente Weert worden naast een schriftelijk woordelijk verslag digitale audionotulen gemaakt en via de website van de gemeente ontsloten. Het is mogelijk, dat op termijn het schriftelijke woordelijke verslag wordt vervangen door een besluitenlijst in combinatie met digitale audionotulen. Dit is niet in strijd met dit artikel, omdat de digitale audionotulen dezelfde functie hebben als het schriftelijke verslag. Hierin zijn dezelfde onderdelen te vinden als in een verslag. Indien wordt overgestapt op digitale audionotulen is alleen lid 3 en de laatste zinsnede van lid 5 niet meer aan de orde.

Artikel 20 Ingekomen stukken

Welk orgaan bevoegd is ingekomen stukken af te doen vloeit rechtstreeks voort uit de toepasselijke wet- en regelgeving en behoeft niet door de raad te worden vastgesteld, zoals de VNG voorstelt. Het presidium behoeft hierin ook geen rol te hebben. Het past niet bij de doelstelling van de dualisering om een duidelijkere scheiding aan te brengen tussen de taken en bevoegdheden van de bestuursorganen college en raad om de afdoening van stukken die tot een collegebevoegdheid behoren door de raad te laten vaststellen. De raad neemt alleen kennis van de ingekomen stukken. Behoort de afdoening tot een raadsbevoegdheid, dan wordt e.e.a. door middel van een raadsvoorstel aan de raad voorgelegd. Is het een collegebevoegdheid dan handelt het college het stuk af. De raad kan wel vanuit zijn controlerende taak aan het college inlichtingen over de afdoeningvragen.Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Verder bewaakt de voorzitter de orde van de vergadering.

Op 13 augustus 2009 heeft het College Bescherming Persoonsgegevens de Richtsnoeren “Actieve openbaarmaking en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer” vastgesteld.

Hierin is (samengevat) vastgelegd dat bij het verspreiden van persoonsgegevens, steeds een afweging moet worden gemaakt tussen het belang van openbaarheid en het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (Wet openbaarheid van bestuur versus Wet bescherming persoonsgegevens). Welke gegevens zijn persoonsgegevens en mogen niet op internet gepubliceerd worden? Persoonsgegevens wordt in de Wet bescherming persoonsgegevens gedefinieerd als: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Hierbij gaat het in elk geval om:

naam, adres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, handtekening, gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens, gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag en wettelijk voorgeschreven identificatienummers (SOFI-/BSN-nummer). Documenten mogen wel persoonsgegevens bevatten als deze specifiek relevant zijnvoor de voorbereiding of uitvoering van beleid en/of wetgeving of in verband met de vervulling van functies in bestuursorganen en adviescolleges.

Zo wordt bijv. een bouwvergunning afgegeven voor een bepaald adres en een vergunning voor een prostitutiebedrijf op naam van een persoon. Een handtekening van burgemeester, griffier of secretaris onder een besluit is voorgeschreven in de Gemeentewet en politieke gezindheid kan essentieel zijn voor bijv. het raadslidmaatschap.

Dezerelevante persoonsgegevens mogen/moeten dan wel worden vermeld en gepubliceerd.

Wanneer bovenbedoelde afweging niet of onvoldoende gebeurt, bestaat het reële risico dat burgers in hun belangen worden geschaad en/of wet- en regelgeving wordt overtreden. Dat geldt met name bij digitale verspreiding. Het (verder) digitaal verspreiden van bij de gemeente ingekomen stukken die persoonsgegevens bevatten is daarom ongewenst. Ook indien dit in eerste instantie per mail en niet per internet gebeurt. Ook dan is het een feit dat de broninformatie digitaal door de gemeente aan derden is verstrekt welke deze met één druk op de knop weer verder kunnen verspreiden.

Als derden inzage vragen in een openbaar stuk, een schriftelijke kopie opvragen en deze vervolgens inscannen en digitaal verspreiden valt dit onder hunverantwoordelijkheid en is het geen verantwoordelijkheid van de gemeente meer.

(zie ook de op 9 november 2009 door de gemeenteraad van Weert unaniem aangenomen motie over “het belang van de openbaarheid van gegevens versus het belang van de privacy van burgers” en het naar aanleiding hiervan opgestelde plan van aanpak “persoonsgegevens op internet”, door de commissie Algemene Zaken geaccordeerd op 8 februari 2010).

Artikel 21 Aantal spreektermijnen en spreekplaats

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven dient de voorzitter niet te honoreren.

De beraadslaging over een motie, een amendement of een subamendement vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende aan de orde zijnde onderwerp.

In het zesde lid is bepaald dat men bij voorkeur spreekt vanaf het spreekgestoelte.

Artikel 22 Spreektijd

Het artikel strekt ertoe te benadrukken dat de raad ook uit eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Dit doet de raad bijvoorbeeld bij de algemene beschouwingen over de voorjaarsnota en de begroting. Alle fracties en alle portefeuillehouders krijgen dan spreektijd door de raad (presidium) toegewezen.

De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak tot het handhaven van de orde tijdens de vergadering wel wijzigingen voorstellen in de omvang van de spreektijd.

Artikel 23 Spreekrecht

Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op deze wijze een doelgerichte bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen in en de besluitvorming door de raad.

In het artikel zijn vier onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Het is onwenselijk als dan tevens gebruik kan worden gemaakt van spreekrecht, omdat dan verschillende procedures door elkaar gaan lopen. De gerechtelijke procedures gaan voor het spreekrecht.Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Burgers kunnen zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. Tenslotte geldt ook geen spreekrecht m.b.t. verslag en besluitenlijst. Burgers hebben ook niet het recht een voorstel tot verandering van de notulen aan de raad te doen. De uitzonderingen op het spreekrecht van burgers kunnen uiteraard worden aangevuld, bijvoorbeeld met “e. ingekomen stukken”. Sommige raden kunnen dit wenselijk achten, aangezien de raad zich nog niet over deze stukken uit heeft kunnen laten of het een collegebevoegdheidbetreft.

De VNG adviseert het spreekrecht in de raad niet meer toe te staan, omdat uit de praktijk signalen kwamen, dat het spreekrecht in de raad niet de goede manier is om burgers te betrekken bij de besluitvorming. Dit omdat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor al is begonnen (ambtelijke organisatie, college, raadscommissies) waardoor de kans klein is, dat de raad op dat moment – als reactie op het spreken van de burger – nog van richting verandert. De mogelijkheden van burgers om tijdens de commissievergaderingen te spreken zouden daarentegen beter benut kunnen worden. Deze vergaderingen zijn doorgaans laagdrempeliger en hebben meer mogelijkheden om met de spreker in overleg te gaan in een informele setting.

De raad heeft in zijn vergadering van 28 juni 2006 expliciet, aan de hand van een ingediend amendement, besloten het spreekrecht in de raad te handhaven. Naar de mening van de raad voorziet het spreekrecht voor burgers in de raadsvergadering in een behoefte, functioneert het thans naar tevredenheid en heeft het een duidelijke meerwaarde voor zowel burgers als raadsleden. Burgers willen graag de raad in zijn geheel kunnen benaderen. Uit de beraadslagingen blijkt, dat de raad het van belang vindt, dat de verwachtingen van de burger m.b.t. het spreekrecht correct zijn. De griffier dient te dien einde burgers, die zich aanmelden voor spreekrecht, de systematiek uit te leggen en erop te wijzen, dat een voorstel reeds in een raadscommissie is behandeld.

Artikel 24 Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat raadsleden vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de raad zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, is in artikel 22 Gemeentewet bepaald dat zij niet in rechte vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen.

Het tweede lid heeft naast de leden die het woord voeren, ook betrekking op de wethouders, de secretaris, de griffier of andere personen, die het woord voeren. De voorzitter kan hen tot de orde roepen. Indien zij hieraan geen gehoor geven, kan hen het woord worden ontzegd.

De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Artikel 24 is slechts een aanvulling op de Gemeentewet. Een besluit van de voorzitter om iemand het woord te ontnemen is een op feitelijk handelen gerichte beslissing met een intern karakter. Dit is geen besluit in de zin van artikel 1:3 Awb. (JB 9 (2002) 138).

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikel 48 van dit Reglement.

Artikel 25 Beraadslaging

Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen.

Door de toevoeging ‘of een lid van de raad’ wordt ook raadsleden het recht toegekend om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Dit brengt tot uitdrukking dat de raad zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht is aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van de raad veronderstelt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken. De mogelijkheid om een voorstel gesplitst te behandelen ziet uitsluitend op de beraadslagingen. Indien er sprake is van een complex voorstel kan het verhelderend werken als er over verschillende onderdelen apart wordt beraadslaagd. De beslissing op grond van artikel 28 van dit Reglement vindt plaats over het voorstel in zijn geheel. Indien de raad ook de besluitvorming ter vergadering zou kunnen opsplitsen zou dit tot onwenselijke juridische consequenties kunnen leiden. Zo kan splitsing gevolgen hebbenvoor de rechtsgevolgen van het besluit en voor de kredietstelling. Dit kan ter vergadering zonder uitwerking niet worden overzien. Ook al noemt de Gemeentewet dit niet uitdrukkelijk gaat deze wet ook uit van besluitvorming door de raad over een voorstel als geheel.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 22).

In het tweede lid wordt onder meer gesproken over het college dat de mogelijkheid krijgt tot nader beraad. Dit is uiteraard alleen het geval indien het college bij de bespreking van het betreffende onderwerp vertegenwoordigd is.

Artikel 26 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bijvoorbeeld de voorzitter van de deelgemeenteraad aan de beraadslaging over deelgemeente aangelegenheden).

De raad kan op grond van artikel 3, 4 en 5 van dit Reglementrespectievelijk artikel 21 van de Gemeentewetbepalen dat de griffier, de secretaris en de wethouder(s) deelnemen aan de beraadslagingen. De burgemeester heeft het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste lid van de Gemeentewet. De strekking van artikel 26 blijft alleen onveranderd wanneer aan het eerste lid de griffier, de wethouder en de secretaris worden toegevoegd. Daarmee blijft het artikel uitdrukken dat de raad kan beslissen dat anderen kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.

In het tweede lid wordt het begrip ‘beslissing’ gebruikt. Het gaat hier namelijk niet om het besluitbegrip in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 27 Stemverklaring

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden tot de stemming begint.

Artikel 28 Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet. De raad beslist over het voorstel in zijn geheel. Zie de toelichting bij artikel 25 van dit Reglement.

Paragraaf 3 Procedures bij stemmingen

Artikel 29 Algemene bepalingen over stemming

Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.

De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 18 van dit Reglement.

In het vierde lid is de in de gemeente Weert in gebruik geraakte methode van hoofdelijke stemming bij handopsteken gereguleerd. Uit informatie ingewonnen bij de VNG is gebleken dat op deze wijze hoofdelijk gestemd kan worden. Deze methode werkt sneller dan de methode waarbij alle namen voorgelezen moeten worden.

In de Winsumuitspraak (Raad van State, 7 augustus 2002) is het hoger beroep op artikel 28 Gemeentewet afgewezen, maar heeft de Afdeling wel geconcludeerd dat het genomen besluit in strijd is met artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht omdat de schijn van belangenverstrengeling onvoldoende was vermeden. Naar aanleiding van deze uitspraak zijn er vragen gerezen over de mogelijke gevolgen voor stemprocedures en de verantwoordelijkheden in gemeenteraden.

In deze uitspraak geeft de Afdeling het rechtsbeginsel neergelegd in artikel 2:4 Awb voorrang boven hetgeen in artikel 28 Gemeentewet is bepaald. Over de mogelijke gevolgen van de uitspraak adviseert Minister Remkes in zijn beschouwing van 19 mei 2003: “de beslissing over stemonthouding dient voorbehouden te blijven aan het individuele raadslid; bij stemming heeft de raad geen optie dan te waarschuwen dat het te nemen besluit wel eens aanvechtbaar zou kunnen zijn in een bezwaarschriftprocedure of bij de bestuursrechter of in het kader van een spontane vernietiging door de Kroon (artikel 268 Gemeentewet); de raad kan in dergelijke gevallen een belangrijke rol spelen door in algemene zin te bespreken, individuele raadsleden door hun handelen de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en hoe dat voorkomen kan worden (en dit bijv. opnemen in de gedragscode); uiteraard is de gedragscode in juridische zin niet bindend, dit is tevens niet wenselijk.”

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

In gemeenten kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het raadslid gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk op grond van de Gemeentewet. Een elektronisch stemsysteem kan wel problemen opleveren bij de geheime stemming over personen (artikel 31 Gemeentewet). Indien het een vrije ronde betreft waar elk lid eigen kandidaten kan voordragen is dit met de huidige systemen vaak niet mogelijk. Elektronische stemsystemen hebben een aantal beveiligingsmechanismen. Hierdoor zal doorgaans maar één persoon gemachtigd zijn om gegevens in te voeren. Bij vrije stemrondes over personen dient ieder raadslid de mogelijkheid te hebben kandidaten voor te dragen.

Artikel 30 Stemming over amendementen en moties

Voor meer informatie over een amendement of een motie (betekenis, indiening e.d.) wordt verwezen naar de artikelen 1, 34 en 35 van dit Reglement. Amendementen en moties komen in stemming voorafgaande aan de stemming over het voorstel. Een motie strekt weliswaar niet tot wijziging van een voorgesteld besluit, maar daarmee wordt in het algemeen wel een duidelijke uitspraak gedaan over het voorstel. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp (“vreemd aan de orde van de dag”) is het vierde lid niet van toepassing.

Artikel 31 Stemming over personen

Eind 2005 is de Gemeentewet gewijzigd wat betreft het stemmen over personen. Voorheen was in artikel 31, eerste lid bepaald dat, indien er wordt gestemd over de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, dit schriftelijk dient te geschieden door middel van gesloten en ongetekende stembriefjes. Op deze wijze zou de geheimhouding zijn gewaarborgd. De verplichting om dit bij stembriefjes te doen is nu vervallen. Gemeenten kunnen dus ook middels een elektronisch stemsysteem stemmen over personen, mits de geheimhouding gewaarborgd is.

Het Reglement van Orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (MvT, 19 403, nr. 3 p. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het stemquorum. Het (betreffende) stembureau oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld en beslist ter zake; dus niet de raad. Dit laatste wordt niet wenselijk geacht gelet op het geheime karakter van een stemming. Bovendien is het de taak van een stembureau om een stemming conform de regels te laten plaatsvinden.

Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan is niet in de Gemeentewet en het Reglement geregeld. Daarom wordt in deze toelichting bij het Reglement aangegeven wat onder een behoorlijk stembriefje wordt verstaan:

Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

• a.

  een blanco ingevuld stembriefje;

• b.

  een ondertekend stembriefje;

• c.

  een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

• d.

  een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

• e.

  een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

Bij een benoeming stelt de raad een specifiek persoon aan in een bepaald ambt (raadslid, wethouder). Op het stembiljet wordt de naam van de te benoemen persoon (of personen in geval van meerdere vacatures) met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ vermeld. Het gaat hier overigens niet over de benoeming tot raadslid, dit is een heel ander soort benoeming die in artikel 7 van dit Reglement wordt toegelicht. Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor de raad bindend, op de stembiljetten dienen de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) te worden vermeld met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’. Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, de raad mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming (zie ook toelichting bij artikel 28). Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen worden vermeld met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.

Af en toe blijkt er in gemeenten verwarring te bestaan over het meestemmen in de raad van kandidaat-wethouders over hun eigen benoeming (artikel 28 Gemeentewet).

In de eerste plaats is er, indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder, sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt" (artikel 28, lid 1, onder a, lid 3, Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een andere persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.

Dit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen (die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een andere naam dan hun eigen naam invullen.

De stemming in de raad over een wethoudersbenoeming is dus een vrije stemming waar de beoogde wethouder gewoon over zijn eigen benoeming kan meestemmen. De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;

een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht.

Tenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken. De verwarring komt mede door de veelheid aan opvattingen die de afgelopen periode ten aanzien van de interpretatie van artikel 28 Gemeentewet is verschenen.

Artikel 32 Herstemming over personen

Het tweede lid strekt ertoe verwarring over de term ‘herstemming’ in artikel 31 tweede lid van de Gemeentewet te voorkomen.

Artikel 33 Beslissing door het lot

In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven van hetgeen in artikel 31 derde lid van de Gemeentewet is voorgeschreven.

Hoofdstuk 4 Rechten van leden

Artikel 34 Amendementen

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in het tweede tot en met het vierde lid. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.

Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft (geen drempelsteun). Door het recht van amendement kan de regelgevende taak van de raad reëel inhoud krijgen en mede ten dienste staan van de inkadering en de controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de effectuering van de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie van de raad.

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 21 RvO).

Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 30.

Artikel 35 Moties

In het eerste artikel van dit Reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt, dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen qua aard de in artikel 37A geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun moties in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.

In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Bij de wijziging van de Gemeentewet van 15 april 2009 is dit artikel 49 gewijzigd.

Artikel 36 Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, lid 4 Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 37A).

Artikel 37A Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college om aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening wordt ingediend en behandeld. Artikel 37A voorziet hierin. Artikel 147a, derde lid, bepaalt in tegenstelling tot artikel 147a, tweede lid, dat voor andere initiatiefvoorstellen geen verplichte behandeling voorgeschreven is. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel. Het vijfde lid geeft hiervoor in aanvulling op de overige leden voorschriften. De raadsvoorzitter beslist over agendering van een initiatiefvoorstel voor de raad. Dit is in lijn met de taak van de voorzitter om de voorlopige agenda voor de raad op te stellen.

Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

Artikel 37A bevat een procedure voor en stelt termijnen aan het indienen van initiatiefvoorstellen. Hierdoor kan een inhoudelijke voorbereiding en gedachtewisseling in de vakcommissie plaatsvinden, alsmede voorbespreking binnen de fracties. Bovendien heeft het college de mogelijkheid zich te beraden over een voorstel en een standpunt of advies ter zake uit te brengen. Het opnemen van deze procedure komt de voorbereiding en besluitvorming aangaande initiatiefvoorstellen ten goede. Door voor spoedgevallen een uitzondering op de procedure te maken blijft de mogelijkheid bestaan om ‘spontane’ voorstellen te doen. E.e.a. laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond van artikel 11, vierde lid, het initiatiefvoorstel toch (met instemming van de raad) aan de agenda toe te voegen.

Aangezien het voor de hand ligt om de raad tevens de mogelijkheid te geven om een initiatiefvoorstel tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp te behandelen, is dit in het derde lid opgenomen. Een initiatiefvoorstel hoeft formeel niet langs het college, maar het kan raadzaam zijn het initiatiefvoorstel ook aan het college voor te leggen voor advies. De stuurgroep Leemhuis heeft in het evaluatierapport dualisering de aanbeveling gedaan om het college de beleidsvoorbereiding te laten doen en om de rol van het college bij initiatiefvoorstellen te versterken. De VNG vindt het niet nodig om op dit punt de Gemeentewet te wijzigen en het college bij initiatiefvoorstellen een rol te geven. De positie van de raad, in haar kaderstellende rol is het uitgangspunt. De tendens, dat het college meer betrokken moet worden bij de beleidsvoorbereiding is evident. Toch dienen gemeenten ervoor te waken dat het college de kaderstellende rol van de raad niet gaat overnemen. De VNG heeft duidelijk aangegeven dat samenspel tussen beide organen een oplossing is voor eventuele fricties. In het tweede lid van dit artikel in het Reglement is hiervoor de in Weert wenselijk geachte regeling opgenomen. Deze werkt al enige jaren naar tevredenheid van raad en college.

Voor een toelichting op het vierde lid wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 38 van dit Reglement.

Als de raad andere voorwaarden voor het indienen van een initiatiefvoorstel, niet zijnde een verordening, wenselijk acht, kunnen deze op basis van het vijfde lid worden vastgesteld. Hierbij kan gedacht worden aan strijd met het algemeen belang, het belang van de gemeente of het gemeentelijk beleid. De raad bepaalt of een voorstel in strijd is met de wet (bijvoorbeeld de Wet ruimtelijke ordening), het algemeen belang (bijvoorbeeld de volksgezondheid), het belang van de gemeente (bijvoorbeeld het terugtrekken uit een publiek-private samenwerking die gericht is op het renoveren van achtergestelde woonwijken) of het gemeentelijk beleid (het bouwen van een parkeergarage in het centrum als enkele maanden geleden de binnenstad autoluw is gemaakt).

Het Kamerlid Kalsbeek heeft de minister van BZK vragen gesteld over het initiatiefrecht. De minister heeft aangegeven: “Het recht op initiatief houdt niet in dat individuele raadsleden en raadsminderheden het recht moeten hebben om onderwerpen op de agenda van de raad te plaatsen maar het houdt in dat zij in beginsel invloed moeten kunnen hebben op de agenda. Het is immers aan de raad om, aan het begin van de raadsvergadering, met meerderheid van stemmen, de agenda vast te stellen. Het is dan ook de raad die beslist welke onderwerpen worden behandeld. Zou elk individueel raadslid het recht toekomen om agendapunten voor de vergadering aan te dragen dan zou het effectief functioneren van de raad in gevaar kunnen komen. Een raadsminderheid die bij herhaling onderwerpen op de agenda plaatst, waarover de raadmeerderheid niet wenst te beraadslagen, kan de besluitvorming van de raad ernstig belemmeren”.

Het zevende lid is toegevoegd omdat de gedualiseerde Gemeentewet de mogelijkheid geeft een wethouder na een motie van wantrouwen te ontslaan (artikel 49 Gemeentewet). De in Weert gebruikelijke procedure voor het indienen en behandelen van initiatiefvoorstellen kan, gelet op het feit dat de raad een wethouder die na een door de raad aangenomen motie van wantrouwen niet zelf zijn ontslag indient onmiddellijk kan ontslaan, hierop niet van toepassing zijn.

Artikel 37B Burgerinitiatief

De gemeente Weert heeft een Verordening op het burgerinitiatief 2004. Omdat deze Verordening gevolgen heeft voor de werkwijze van de raad is een artikel 37B opgenomen, waarin de bepalingen uit de Verordening op het burgerinitiatief 2004, die betrekking hebben op de procedure van behandeling in de raad, zijn gereguleerd.

Artikel 37C Rekenkamerrapport

De gemeente Weert heeft een rekenkamer ingevolge artikel 81a van de Gemeentewet ingesteld. De rekenkamer bestaat uit twee leden en een voorzitter, allen externen. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Op 2 juni 2005 heeft de raad een verordening op de rekenkamer gemeente Weert vastgesteld. De rekenkamer heeft een eigen Reglement van Orde vastgesteld. Daarnaast hanteert de rekenkamer een onderzoeksprotocol. De rapporten van de rekenkamer worden zodra deze in concept gereed zijn voor een technische reactie naar het college gezonden (voor zover het onderzoek zich richt op het door het college gevoerde bestuur). De technische reactie wordt door de rekenkamer betrokken bij het opstellen van het rapport. Het rapport wordt vervolgens voor een bestuurlijke reactie naar het college gezonden. Hierop reageert de rekenkamer in of bij het rapport. Zodra het rapport deze procedure heeft doorlopen wordt het door de rekenkamer gepresenteerd aan de raadscommissie voor de rekenkamer die op grond van de Verordening de raad adviseert over de rapporten van de rekenkamer.

De raadscommissie Algemene Zaken, Veiligheid, Stadstoezicht, Handhaving openbare orde, Coördinatie wijk- en dorpsraden en Specifiek financiële aangelegenheden fungeert als commissie voor de rekenkamer.

De griffie verzorgt de ambtelijk ondersteuning van de rekenkamer. De griffie ondersteunt het presidium bij het in procedure brengen van de rekenkamerrapporten.

In dit Reglement zijn uitsluitend enkele regels ter zake van de rekenkamer opgenomen die de werkzaamheden van de raad aangaan. De rekenkamer brengt door middel van haar rapport advies uit aan de raad. De raad dient zich vervolgens uit te spreken over de aanbevelingen in het rapport. Het initiatiefvoorstel kan inhouden de aanbevelingen van de rekenkamer integraal over te nemen, maar ook de aanbevelingen te behandelen en afzonderlijk af te concluderen of (afhankelijk van de geadresseerde van de aanbevelingen) een opdracht tot uitwerking van de aanbevelingen te geven aan het college of de raad.

Artikel 38 Collegevoorstel

Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel kan agenderen, dat het college heeft voorbereid. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hem voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is. De raad moet hiervoor toestemming geven.

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar dit kan ook op een later moment worden bepaald.

Artikel 39 Interpellatie

Dit artikel stelt nadere regels aan artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid.

In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek. Door het tweede lid wordt hiervoor gezorgd. De toelichting bij artikel 37A over de stuurgroep Leemhuis en de (verplichte) aanwezigheid van collegeleden is ook op dit artikel van toepassing.

Artikel 40 Schriftelijke vragen en inlichtingen

Het vragenrecht (artikel 155 Gemeentewet) geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het zesde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen.

In de hier aangegeven procedure worden de vragensteller en de overige raadsleden in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de raadsleden van mening zijn, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kunnen zij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Zowel voor vragen met verzoek om schriftelijk antwoord als voor vragen met verzoek om mondelinge beantwoording is een procedure opgenomen.

Behandeling in de raad vindt plaats in 1 termijn. Bij vragen, die schriftelijk zijn beantwoord, kan eenmaal door de vragensteller of andere raadsleden het woord worden gevoerd, waarna de portefeuillehouder of de burgemeester hierop eenmaal kan reageren. Bij vragen, die mondeling worden beantwoord, geeft de vragensteller desgewenst eerst een toelichting op de gestelde vragen. De portefeuillehouder of de burgemeester verstrekt daarop de antwoorden. Dit is niet aan te merken als een termijn, het gaat hierbij om de beantwoording. Daarna heeft de raad de gelegenheid op de antwoorden te reageren. Tot slot krijgt de portefeuillehouder of burgemeester het woord. Dit is een termijn.

Bij vragen met verzoek om mondelinge beantwoording gaat het met name om politieke actualiteiten of spoedeisende kwesties.

In dit artikel wordt tevens een identieke procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad (artikelen 169, lid 3, en 180, lid 3, Gemeentewet). De rol van de griffier op grond van artikel 40 van dit Reglement is puur procedureel van aard.

Hoofdstuk 5 Begroting en rekening

Artikel 41 Procedure begroting en artikel 42 Procedure jaarrekening

In deze artikelen wordt de procedure voor de begroting en jaarrekening vastgelegd. De desbetreffende procedure kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald. Ook hierin heeft het presidium een taak gekregen. In de financiële verordeningen en controleverordeningen (artikel 212, 213, 213a Gemeentewet) wordt de inhoudelijke kant uitgewerkt.

Hoofdstuk 6 Lidmaatschap van andere organisaties

Artikel 43 Verslag en verantwoording

Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een openbaar lichaam, een gemeenschappelijke regeling of van een andere organisatie of institutie, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd. Ook de regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking bepalingen te bevatten.

In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen) en worden aangegeven dat bespreking in een commissie kan plaatsvinden.

In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 40.

Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen (artikel 40).

De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van) een NV.

Hoofdstuk 7 Besloten vergadering

Artikel 44 Algemeen

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit Reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag.

De bepalingen van het Reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 45 Verslag

In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet.

In overeenstemming met artikel 19 is de griffier verantwoordelijk voor het verslag van de raadsvergadering. Dit geldt ook voor het verslag van een besloten vergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier.

Artikel 46 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 juncto artikel 55 van de Gemeentewet noodzakelijk.

Artikel 47 Opheffing geheimhouding

In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan over de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen.

Hoofdstuk 8 Toehoorders en pers

Artikel 48 Toehoorders en pers

De hier aangegeven procedurebepalingen zijn gebaseerd op de in artikel 26 eerste en tweede lid van de Gemeentewet gegeven bevoegdheid aan de voorzitter van de raad om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging te ontzeggen.

Artikel 49 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 50 Verbod gebruik mobiele telefoons

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonverkeer werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat het voor deelnemers aan een raadsvergadering noodzakelijk kan zijn bereikbaar te zijn. Daarom is bepaald, dat het gebruik zonder toestemming van de voorzitter niet is toegestaan. Het standby houden is niet verboden.

Hoofdstuk 9 Slotbepalingen

Artikel 51 Uitleg Reglement

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 52 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.