Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Rekenkamer van Weert |
Citeertitel | Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Rekenkamer van Weert |
Vastgesteld door | geattribueerde functionaris |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Administratie en controle |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-08-2006 | Nieuwe regeling | 26-01-2006 Land van Weert, 02-08-2006 | Onbekend |
Hoofdstuk 2 Vergaderingen, beslotenheid en geheimhouding
Indien door een ander orgaan dan de rekenkamer geheimhouding is opgelegd ten aanzien van de stukken, die zij aan de rekenkamer hebben overgelegd, dan kan de rekenkamer deze geheimhouding niet opheffen. De rekenkamer kan het desbetreffende orgaan verzoeken de geheimhouding op te heffen en daartoe met dit orgaan in een besloten vergadering overleg voeren.
De rekenkamer kan besluiten een of meer taken te mandateren aan de voorzitter of een lid van de rekenkamer. Onder taken wordt niet verstaan het nemen van besluiten, als bedoeld in artikel 16.
Indien de rekenkamer inlichtingen wenst van ambtenaren en bestuurders, dan zijn deze verplicht daaraan gehoor te geven. De ambtenaren en bestuurders zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamer gestelde en bij de zaak passende redelijke termijn juist en volledig te verstrekken.
De rekenkamer hanteert de volgende kwaliteitseisen voor de uitvoering van haar onderzoeken:
Na het afronden van de behandeling van de eindrapportage in commissie en raad evalueert de rekenkamer de gang van zaken tijdens het onderzoek.
Een lid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur en/of wegens strijd met het openbaar belang. Een lid behandelt niet-openbare informatie als zodanig, dat wil zeggen laat deze niet bewust of onbewust uitlekken, bewaart de informatie zorgvuldig en voorkomt, dat onbevoegde derden er kennis van kunnen nemen.
De rekenkamer verzekert, dat het aantal personen dat inzage heeft in documenten, die verband houden met het onderzoek niet verder wordt uitgebreid dan voorzitter en leden van de rekenkamer, de griffie, de raad, het college en de externe onderzoekers, tenzij deze stukken behoren tot de documenten, die berusten bij de gemeente Weert en gelet op de Wet Openbaarheid van Bestuur openbaar zijn.
Artikel 23 Aannemen van geld of geschenken
Geschenken en giften, die een lid uit hoofde van zijn/haar functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. De registratie omvat de datum van de ontvangst, een omschrijving van geschenk of gift, de naam van de schenker en de geschatte waarde. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.
Indien een lid één keer per jaar per relatie geschenken of giften ontvangt, die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd. Geschenken en giften met een bijzonder karakter of ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis, die genoemd(e) bedrag en/of frequentie te boven gaan, mogen worden aanvaard met instemming van de raadscommissie voor de rekenkamer.
Geschenken en giften als bedoeld onder lid 2 worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in de raadscommissie voor de rekenkamer waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen. Geschenken en giften als bedoeld onder lid 2 worden bij voorkeur niet ontvangen op het huisadres.
Artikel 26 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen
Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamer op voorstel van de voorzitter.
Aldus vastgesteld door de rekenkamer van de gemeente Weert in haar vergadering van 26 januari 2006,
De voorzitter,
Drs. A.G.A. Rooskens Msc.
Op grond van de Gemeentewet en de hierna te noemen verordening onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. De rekenkamer controleert niet de jaarrekening. De rekenkamer bepaalt zelf haar onderzoeksprogramma. De raad kan de rekenkamer verzoeken om een onderzoek in te stellen. De rekenkamer is niet verplicht een onderzoek waarom de raad heeft verzocht uit te voeren. In hoofdstuk IV A van de Gemeentewet zijn regels omtrent de gemeentelijke rekenkamer opgenomen. De bevoegdheden van de rekenkamer zijn in hoofdstuk XIA van de Gemeentewet vastgelegd.
De raad van de gemeente Weert heeft op 2 juni 2005 de “Verordening op de rekenkamer gemeente Weert” (hierna: de verordening) vastgesteld.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
De voorzitter is verantwoordelijk voor het algehele reilen en zeilen van de rekenkamer. Hij geeft leiding aan de rekenkamer, bevordert een optimale samenwerking binnen de rekenkamer, coördineert het onderzoeksprogramma van de rekenkamer en bewaakt de voortgang. De voorzitter voert als lid tevens (delen van) onderzoeken uit. Ook waakt hij voor de (politieke) onafhankelijkheid van de leden. De voorzitter vertegenwoordigt de rekenkamer in vergaderingen van raadscommissies en raad alsmede bij interne en externe contacten. De voorzitter adviseert de rekenkamer en de gemeenteraad over de ontwikkeling van de rekenkamer. De voorzitter is bevoegd uitgaven namens de rekenkamer te doen binnen het door de raad voor de rekenkamer beschikbaar gestelde budget en in overleg met de concerncontroller. Dit laatste vloeit voort uit de gemeentelijke budgethoudersregeling.
In artikel 4 lid 3 van de verordening is bepaald, dat bij ontstentenis van de voorzitter het langstzittende lid als voorzitter optreedt, dan wel als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.
De leden van de rekenkamer zijn (met de voorzitter) verantwoordelijk voor het opzetten van een onderzoeksprogramma, het uitvoeren van onderzoek, het uitbrengen van een rapport en het uitbrengen van verslag over de werkzaamheden van de rekenkamer.
De taken van de griffie(r) beperken zich tot de secretariële ondersteuning. Kortheidshalve wordt verwezen naar artikel 8 van de Verordening op de rekenkamer gemeente Weert. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81j, dat ambtenaren, die werkzaamheden voor de rekenkamer verrichten, niet tevens werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente. Secretariële ondersteuning valt strikt genomen ook onder werkzaamheden, maar om praktische redenen is ervoor gekozen de griffie toch deze ondersteuning te laten uitvoeren.
Artikel 5 Plaats en tijdstip van vergaderen
Oproep en agenda worden digitaal naar de leden gezonden. Stukken van enige omvang worden in papieren vorm toegezonden. Zeer lijvige stukken en dossiers worden ter inzage gelegd. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.
De rekenkamer is zelf verantwoordelijk voor het bepalen van haar agenda.
Omdat de rekenkamer in beginsel in beslotenheid vergadert, zijn noch de concept-agenda noch de vastgestelde agenda openbaar. Deze worden niet aan derden beschikbaar gesteld, ook niet aan de leden van de raad en het college. Aangezien de agenda niet openbaar is, zullen er ook geen verzoeken van derden komen om de stukken in te zien. Mocht dit toch gebeuren, dan moet worden beoordeeld om wat voor stukken het gaat. Openbare stukken kunnen worden ingezien. Stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd niet. Het kan hierbij gaan om geheimhouding, die door de rekenkamer is opgelegd (artikel 25 Gemeentewet juncto de artikelen 11 en 14 RvO) en om gemeentelijke stukken, waaromtrent door college, raad of burgemeester geheimhouding is opgelegd (artikel 25 Gemeentewet).
De voorzitter is tevens lid van de rekenkamer. Aangezien voorzitter en leden van de rekenkamer niet in Weert woonachtig zijn, zal worden geprobeerd te voorkomen, dat een vergadering vanwege het ontbreken van het vergaderquorum geen doorgang kan vinden. Tijdige afmelding en verplaatsing van de vergadering is dan beter.
De rekenkamer vergadert in beslotenheid en de verslagen daarvan zijn niet openbaar, ongeacht of er geheimhouding is opgelegd of niet. Deze verslagen worden niet aan derden beschikbaar gesteld, ook niet aan de leden van de raad en het college. Indien de rekenkamer beslist dat zij wel openbaar kunnen zijn, geschiedt aldus. De rekenkamer kan ook bepalen, dat op een andere wijze informatie openbaar wordt gemaakt. Verslagen van gesprekken/verhoren zijn niet openbaar.
Artikel 8 Deelname aan de beraadslagingen door anderen
Deze bepaling impliceert niet tevens een verschoningsrecht, als bedoeld in artikel 22 van de Gemeentewet voor vergaderingen van de gemeenteraad. Een dergelijke bepaling bestaat voor de rekenkamer niet.
Artikel 9 Besloten vergaderingen
De vergaderingen en overige werkzaamheden van de rekenkamer hebben het karakter van onderzoek naar de feiten en beoordeling daarvan. Om die reden heeft de rekenkamer ervoor gekozen in beslotenheid te vergaderen. Er dient een zo volledig mogelijk beeld van de feiten te worden verkregen, ook in gesprekken met betrokkenen. De rekenkamer vergadert derhalve in beginsel in beslotenheid, maar er kan besloten worden dat een vergadering wordt gehouden in openbaarheid.
De rapportages worden in openbaarheid uitgebracht en besproken. Ingevolge artikel 185 lid 5 van de Gemeentewet zijn de rapporten en jaarverslagen van de rekenkamer openbaar.
Ook het onderzoeksprogramma is openbaar (zie artikel 12).
De leden 1 en 2 van artikel 25 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing verklaard. Op grond hiervan kan de rekenkamer geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken, die aan haar worden overgelegd. Toetsingscriteria zijn die van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Ook is het mogelijk, dat de raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en een commissie geheimhouding opleggen. Raads- en collegeleden zijn niet bevoegd stukken, waaromtrent de rekenkamer geheimhouding heeft opgelegd, in te zien. Geheimhouding geldt voor iedereen die kennis neemt van het in een besloten vergadering behandelde of de inhoud van stukken.
Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat op de leden ter zake een geheimhoudingsplicht rust. De rekenkamer kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die in een besloten vergadering zijn behandeld.
Het schenden van die geheimhoudingsplicht kan volgens artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht bestraft worden met gevangenisstraf of een geldboete. Dit geldt overigens niet alleen voor informatie waarvoor nadrukkelijk een geheimhoudingsplicht is opgelegd, maar voor elk geval waarin “hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren” toch dat geheim schendt.
De geheimhouding kan worden opgeheven door de rekenkamer, mits en voor zover door haarzelf opgelegd. Is de geheimhouding door een ander gemeentelijk orgaan opgelegd, dan kan de geheimhouding niet door de rekenkamer worden opgeheven. Het is onwenselijk als de rekenkamer de bevoegdheid zou hebben om de geheimhouding, opgelegd door een gemeentelijk bestuursorgaan vanuit zijn eigen afweging en bevoegdheid, in het kader van haar werkzaamheden eigenstandig zou kunnen opheffen. Indien de rekenkamer dat met het oog op haar werkzaamheden noodzakelijk acht, kan zij wel het desbetreffende orgaan verzoeken om de geheimhouding op te heffen.
Om praktische redenen is dit artikel opgenomen. De rekenkamer behoeft niet altijd in gezamenlijkheid taken uit te voeren. Bij taken moet gedacht worden aan taken als het voeren van correspondentie, het aansturen van de griffie als ambtelijk secretariaat van de rekenkamer, het voeren van overleg met bij een onderzoek betrokkenen, etc.
Artikel 12 Onderzoeksprogramma
De rekenkamer is autonoom in het bepalen van haar onderzoeksprogramma. Op grond van artikel 9 van de verordening kan de raad de rekenkamer (bij voorkeur bij de begrotingsbehandeling) gemotiveerd verzoeken tot het instellen van één of meerdere onderzoeken. De rekenkamer bericht de raad binnen 6 weken gemotiveerd of zij aan dit verzoek voldoet.
De contacten tussen rekenkamer en raad lopen in principe via de raadscommissie Algemene Zaken, die op grond van artikel 3 van de verordening de raadscommissie voor de rekenkamer is.
De hoeveelheid onderzoeken, die de rekenkamer jaarlijks kan uitvoeren, zal voor een belangrijk deel worden bepaald door het beschikbare budget. Dit is zeker het geval bij onderzoeken, die niet door de rekenkamer zelf (kunnen) worden uitgevoerd.
Ten behoeve van een neutrale afweging worden de te onderzoeken onderwerpen aan de hand van een aantal vooraf gedefinieerde criteria beoordeeld.
In dit artikel is de feitelijke werkwijze geregeld. Het is de verantwoordelijkheid van het college, dat de rekenkamer alle informatie ontvangt, die zij voor haar functioneren nodig heeft. Ook is de relatie tussen rekenkamer en bestuurders en ambtenaren vastgelegd. Indien de rekenkamer inlichtingen wenst van bestuurders en ambtenaren, zijn deze verplicht deze te verstrekken. Voldoen ambtenaren hier niet aan, dan kan de rekenkamer zich richten tot de gemeentesecretaris.
Artikel 15 Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek
De rekenkamer acht het van belang de door haar te hanteren kwaliteitseisen vooraf voor een ieder inzichtelijk te maken.
Onder besluit dient te worden verstaan het zich uitspreken over de inhoud van haar adviezen en verslagen.
In de verordening zijn regels omtrent hoor en wederhoor ter zake van rapportages van de rekenkamer opgenomen.
De rekenkamer is een nieuw gemeentelijk orgaan. De rekenkamer zal aan zelfreflectie doen. Ook kunnen er opmerkingen en suggesties door raadscommissies en raad worden gedaan of door het college. Ook de betrokken ambtenaren kunnen aangeven hoe zij het onderzoek procesmatig en inhoudelijk hebben ervaren. Uiteraard kunnen ook burgers hun mening kenbaar maken. De gemeente maakt bekend (bv. op website en in gemeentegids) op welke wijze burgers en instellingen de rekenkamer kunnen benaderen.
Artikel 19 Externe communicatie
Agenda´s en verslagen van openbare vergaderingen worden via de website ontsloten. Uiteraard kunnen ook schriftelijke exemplaren hiervan bij de rekenkamer of de griffie worden opgevraagd. Op grond van lid 3 geldt dit ook voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma, de onderzoeksvraag die de rekenkamer vaststelt, de onderzoeksmethode, de planning en de eindrapportages. De rekenkamer wil transparant werken. De gemeente maakt bekend (bv. op website en in gemeentegids) op welke wijze burgers en instellingen de rekenkamer kunnen benaderen.
Ingekomen stukken worden administratief door de griffier behandeld. Deze draagt er zorg voor, dat een ontvangstbevestiging naar de afzender uitgaat en de stukken worden geagendeerd voor een vergadering van de rekenkamer. Tevens plaatst deze de stukken op een afdoeningslijst. De leden van de rekenkamer ontvangen een afschrift van het ingekomen stuk en de afdoeningslijst. In lijn met de overige communicatie vanuit de rekenkamer, doet de voorzitter stukken af namens de rekenkamer en conform de behandeling door de rekenkamer van de stukken tijdens de vergadering. De rekenkamer kan overigens ook besluiten om stukken voor kennisgeving aan te nemen en geen inhoudelijk standpunt ter zake in te nemen. De gemeente maakt bekend (bv. op website en in gemeentegids) op welke wijze burgers en instellingen de rekenkamer kunnen benaderen.
Artikelen 21 t/m 27 Integriteit
Burgemeester, wethouders en raads- en commissieleden hebben elk hun eigen gedragscode. Voor de rekenkamer zijn enkele integriteitsregels in het RvO opgenomen. De onafhankelijke en onbeïnvloedbare positie van de rekenkamer wordt van eminent belang geacht en dient te allen tijde onbetwistbaar te zijn. Artikel 28 leden 1, 2 en 3 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing verklaard op de leden van de rekenkamer. Lid 4 is niet aan de orde v.w.b. de rekenkamer. Door artikel 25 lid 2 RvO is de regeling voor de leden van de rekenkamer nog strenger dan de wettelijke regeling voor raadsleden. Zij mogen immers niet alleen niet aan de stemming deelnemen in geval van belangenverstrengeling, maar ook niet aan de beraadslagingen. De reden hiervoor is, dat de rekenkamer slechts uit 3 personen beslaat, waardoor de mening van 1 lid verhoudingsgewijs meer invloed op de beraadslagingen kunnen hebben dan van een van de 29 raadsleden. Bovendien zijn raadsleden rechtstreeks democratisch gelegitimeerd en dienen derhalve zo min mogelijk in hun rechten beperkt te worden.
Voor het overige is een aantal bepalingen uit de gedragscode voor raadsleden overgenomen in dit reglement en derhalve op de leden van de rekenkamer van toepassing verklaard. Voor een toelichting hierop wordt kortheidshalve verwezen naar de handreiking bestuurdersintegriteit van de VNG/Vernieuwingsimpuls.
Op grond van artikel 81g van de Gemeentewet hebben voorzitter en leden van de rekenkamer bij hun benoeming de eed afgelegd en ingevolge artikel 12 Gemeentewet zijn hun (neven-)functies openbaar gemaakt. Ook zijn zij zich bewust van de omstandigheid, dat artikel 15 van de Gemeentewet op hen van toepassing is.