Reglement gemeentelijke archiefbewaarplaats

• a.

  In dit reglement wordt onder 'college' verstaan het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen.

• b.

  De in de gemeentelijke archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen kunnen op werkdagen van 9.00-16.30 uur worden geraadpleegd. (gew. 04-01-94).

• 1.

  Behalve de dienstdoende ambtenaren, daartoe door de gemeentearchivaris aangewezen, hebben slechts toegang tot de bewaarplaats het college en zij, die vanwege het rijk of de provincie zijn belast met het toezicht op de in de bewaarplaats berustende archieven.

• 2.

  Tevens worden, met voorkennis van de gemeentearchivaris, tot de bewaarplaats toegelaten de personen, belast met het toezicht op en het herstel en het onderhoud van het gebouw en het meubilair.

• 3.

  De gemeentearchivaris is bevoegd om, volgens door hem vast te stellen regels, gelegenheid te geven tot bezichtiging van de bewaarplaats.

Nasporingen ten behoeve van de gemeente worden verricht door de gemeentearchivaris of de onder zijn leiding werkzaam zijnde ambtenaren. (gew.04-01-94).

Onverminderd het bepaalde in de Wet openbaarheid van bestuur:

• a.

  is een ieder is bevoegd, behoudens de beperkingen welke bij of krachtens de wet in het tweede lid van dit artikel worden gesteld, alsmede voor zover de voorwaarden bij de opening in de bewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, reproducties of uittreksels te maken of op zijn kosten te doen maken, met dien verstande dat ten aanzien van de verzamelingen de gemeentearchivaris bevoegd is beperkingen te stellen, van wiens beslissing op het college beroep open staat;

• b.

  mag de gemeentearchivaris van de gemeentelijke archiefstukken, die van jongere datum zijn dan het 21e jaar vóór dat van de lopende dienst, geen inzage verlenen of afbeeldingen, afschriften, reproducties of uittreksels verstrekken, dan met machtiging van het college, met dien verstande dat het vorenstaande niet geldt voor functionarissen van sectoren, diensten, bedrijven en instellingen, van welke de stukken afkomstig zijn en die daarvan ambtshalve wensen kennis te nemen. (gew.04-01-94).

• 1.

  Voor het in het voorgaande artikel bedoelde gebruik der archieven en verzamelingen gelden, behalve hetgeen bij of krachtens de wet bij de opneming in de archiefbewaarplaats is bepaald, de volgende regels:

  • a.

    vóór de aanvang van het onderzoek vermeldt de bezoeker op de daarvoor vastgestelde wijze zijn naam, woonplaats, kwaliteit en het onderwerp van zijn nasporingen;

  • b.

    het raadplegen van de door de bezoeker aangevraagde of voor zijn doel hem aanbevolen stukken, geschiedt onder toezicht van een daarvoor aangewezen ambtenaar in de door de gemeentearchivaris of een door hem daarvoor aangewezen ambtenaar aan te wijzen lokaliteit;

  • c.

    de bezoeker mag in de door hem geraadpleegde stukken geen aantekeningen maken, tekens plaatsen, vouwen leggen of op andere wijze beschadigingen aanbrengen. Hij moet zorg dragen dat de volgorde van de losse stukken bewaard blijft. (gew.04-01-94).

• 2.

  Indien blijkt dat de bezoeker tegen het in het eerste lid onder c bepaalde gehandeld heeft of dreigt te handelen, kan hem door de gemeentearchivaris de gelegenheid tot verder onderzoek worden ontzegd, onverminderd zijn verplichting om in geval van aangebrachte schade een door de gemeentearchivaris vast te stellen vergoeding te betalen. Van de door de gemeentearchivaris genomen beslissingen staat beroep open op het college.

• 1.

  Aan een ieder die gegevens aan archiefbescheiden heeft ontleend, staat het vrij, behoudens hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet of bij de opneming in de bewaarplaats is bepaald, deze gegevens te publiceren, mits hij:

  • a.

    zich verantwoordelijk stelt voor het door hem gepubliceerde;

  • b.

    een exemplaar van het door hem gepubliceerde aan de gemeente schenkt;

  • c.

    er mee instemt dat het recht om het door hem gepubliceerde opnieuw te doen publiceren, zowel voor de gemeente als voor anderen, onverkort blijft.

• 2.

  Voor het verspreiden van gegevens, ontleend aan andere documenten dan archiefbescheiden, gelden dezelfde bepalingen, met dien verstande evenwel dat vergunning nodig is van de gemeentearchivaris van wiens beslissing beroep open staat op het college.

• 1.

  Aan verzoeken van particulieren om te hunnen behoeve van ambtswege nasporingen in de archieven en verzamelingen te doen wordt door de gemeentearchivaris voldaan wanneer naar zijn oordeel de dienst zulks toelaat.

• 2.

  Voor nasporingen die niet geacht kunnen worden in het algemeen belang te zijn en voor afbeeldingen, afschriften en reproducties van en uittreksels uit de archieven en verzamelingen, worden van de aanvrager leges geheven volgens een door de gemeenteraad vast te stellen tarief, welk tarief ook voor nasporingen, buiten bureautijd gedaan en voor afbeeldingen etc. buiten bureautijd vervaardigd, niet mag worden overschreden.

Voor uitlening zoals bedoeld in artikel 25 van het Archiefbesluit van stukken welke ouder zijn dan van het twintigste jaar vóór dat van de lopende dienst, is, indien de uitlening geschiedt voor een termijn van langer dan een maand, de toestemming van het college vereist.

• 1.

  Zij die overeenkomstig de bepalingen vervat in de artikelen 23, 25 en 26 van het Archiefbesluit stukken tijdelijk in bewaring ontvangen, zijn voor de ongeschonden bewaring van die stukken verantwoordelijk.

• 2.

  De gebruikers van deze stukken zijn onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit reglement ten opzichte van het gebruik der archieven en verzamelingen zijn vastgesteld, voor zover die op hen kunnen worden toegepast.

• 1.

  De handschriften worden wat de uitlening betreft geheel met archiefstukken gelijk gesteld.

• 2.

  Boekwerken uit de archiefbibliotheek kunnen, voor zover de dienst zulks toelaat en zij naar het oordeel van de gemeentearchivaris niet tot de zeldzame behoren, worden uitgeleend.

• 3.

  Stukken, behorende tot de historisch-topografische atlas, kunnen slechts worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen

• 4.

  Van films en geluidsbanden kunnen slechts kopieën worden uitgeleend.

• 5.

  De gemeentearchivaris is bevoegd om, zo hem dat wenselijk voorkomt, van de lener een borgstelling te vragen.

• 6.

  Zij, die de in dit artikel bedoelde stukken tijdelijk in bewaring ontvangen, zijn onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit reglement ten opzichte van het gebruik der archieven en verzamelingen zijn vastgesteld, voor zover die op hen kunnen worden toegepast.

• 7.

  Van de beslissingen van de gemeentearchivaris, op grond van dit artikel genomen, staat beroep open op het college dat eveneens kan toestaan dat andere stukken uit de verzamelingen dan hiervoor genoemd voor uitlening in aanmerking komen.

De uitlening als bedoeld in de artikelen 8 tot en met 10 van dit reglement geschiedt slechts voor een bepaalde, op het bewijs van ontvangst te vermelden termijn. Op schriftelijke aanvraag van de belanghebbende kan deze termijn verlengd worden.

Op aanvraag van de gemeentearchivaris kunnen stukken, behorende tot andere binnenlandse of buitenlandse archieven of bibliotheken, tijdelijk in bewaring worden genomen. De gebruikers zijn, behalve aan de bijzondere voorschriften, geldende voor de betrokken archieven en bibliotheken, onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit reglement voor het gebruik van archieven en verzamelingen zijn vastgesteld.

In de lokaliteiten, voor de bewaring en raadpleging van archiefstukken en stukken uit de verzamelingen bestemd, mogen geen licht ontbrandbare stoffen of open vuur aanwezig zijn en mag niet worden gerookt. In diezelfde ruimten moeten, voor zover nodig, reddings- en brandblusmiddelen aanwezig zijn.

Dit reglement wordt aangehaald als 'Reglement gemeentelijke archiefbewaarplaats' en treedt in werking op 1 maart 1973. (gew. 04-01-94)

Vlissingen, 23 februari 1973.

Burgemeester en wethouders van Vlissingen,

de secretaris, de burgemeester,

J.W. Peters drs. Th.J. Westerhout