CVDR233156_1Verordening op de vertrouwenscommissienlregelingWoerden2018-08-14WoerdenWoerdense Courant 10 oktober 2012Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Woerdende artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86,147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995gemeenteraadbestuur en recht2012-09-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-10-112018-08-15nieuwe regeling2012/43Deze regeling vervangt de Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Woerden 2012 (kenmerk 2012/41)Verordening op de vertrouwenscommissieDe raad van de gemeente Woerden,gelezen het voorstel van 17 september 2012van het presidium;gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86,147 en 149 van de
Gemeentewet,de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995;gelet op de circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties;b e s l u i t;vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie,die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en
op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).1- TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of;
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2- Samenstelling commissie1.De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de
gemeenteraad vertegenwoordig zijn, te benoemen door en uit de
gemeenteraad.2.Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze
uit haar midden.3.De commissie kent geen plaatsvervangende leden.3- Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden
toegevoegd.3.De (plaatsvervangend) secretaris draagt zorg voor de ambtelijke
ondersteuning aan de commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.4- Adviseur1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen
als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken.2.De commissie bepaalt voor welke vergaderingen of overige bijeenkomsten
van de commissie de adviseurs worden uitgenodigd.3.Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.5- Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die
rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het
gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat
hieraan wordt voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van
deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de
stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt
verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid,
en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze
waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats
en tijdstip van de gesprekken.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde
lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.6- Vergaderingen1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste de
helft van het aantal leden dit noodzakelijk acht.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren
aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de
commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem
plaatsvindt, de burgemeester.3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het
aantal leden aanwezig is.4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt
het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is
uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die
volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar
de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft
naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het
verslag tot uitdrukking gebracht.7- Contactpersoon bij de benoemings- en
herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van
'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten
stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
privéadres van de secretaris verzonden.8- Bijzondere bepalingen over de
benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts
door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig
geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden,
schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.9- Bijzondere bepalingen over
functioneringsgesprekken
Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
tevens een 100- dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de
agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de
burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid,
voor zover van toepassing, het verslag van het vorige
functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de
burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken
van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken.
Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige
functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval
vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris
van de Koningin met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst
een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan
niet op obstakels zal stuiten.
10- Bijzondere bepalingen over de
herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris
van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit met de
burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet
openbaar wordt gemaakt.3.Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het
vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie
en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad
vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.11- Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin
door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en
vertrouwelijke verslag bevat ten minste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie;bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van
plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester
over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt,
dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor
raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de
raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek
wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van
de Koningin.
12- Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.13- Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:• bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;• bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek
is vastgesteld;• bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk
besluit is gevolgd.14- Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar
de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad
aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste
lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in
artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de
openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.15- CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de
vertrouwenscommissie gemeente Woerden.16- InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.Aldus door de raad van de gemeente Woerden in zijn openbare vergadering,
gehouden op 27 september 2012.De griffier de wnd. voorzitterE.M. Geldorp drs. J.B. Waaijer