CVDR23305_1Openbaar register Wet bescherming persoonsgegevensnlregelingLeeuwarden2017-05-17LeeuwardenHuis aan Huis; 12 december 2007Openbaar register Wet bescherming persoonsgegevens--college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2007-10-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-12-132015-11-03nieuwe regeling--1.Geen.Geen. Openbaar register Wet bescherming persoonsgegevens

Inleiding Binnen de gemeentelijke overheid worden persoonsgegevens op tal van plaatsen gebruikt. De WBP bepaalt dat alle verwerkingen van persoonsgegevens gemeld moeten worden bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP), tenzij de verwerking onder de werking valt van het Vrijstellingsbesluit WBP. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente Leeuwarden is dit openbare register samengesteld. In dit register zijn alle verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen die onder de werking van het Vrijstellingsbesluit WBP vallen en daarom niet hoeven te worden gemeld bij het CBP. Elk jaar wordt opnieuw bekeken of er nieuwe of gewijzigde verwerkingen van persoonsgegevens zijn. Dit register wordt dus ook jaarlijks geactualiseerd. Door middel van dit register kunnen zowel medewerkers van de gemeente als burgers kennisnemen van de registraties en op deze wijze is het mogelijk dat burgers vooraf kunnen weten dat de persoonsgegevens binnen de gemeente Leeuwarden worden gebruikt voor de doeleinden zoals in dit register omschreven. Het register omvat alle verwerkingen die onder verantwoordelijkheid van de burgemeester en het college plaatsvinden. Naast het doel van de verwerking wordt beschreven welke gegevens worden verzameld van welke categorieën van betrokkenen en aan welke personen of instanties deze gegevens kunnen worden verstrekt. Voor zover de verwerkingen van persoonsgegevens niet onder de werking van het Vrijstellingsbesluit WBP vallen zijn deze aangemeld bij het CBP. ************** Samenvatting In dit register zijn alle verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen die onder de verantwoordelijkheid van de burgemeester en het college worden verricht. Per soort verwerking wordt aangegeven wat het doel is van de verzameling van die persoonsgegevens, welke gegevens daartoe worden verzameld en aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt. Al deze verwerkingen vallen onder de werking van de WBP. In het eerste hoofdstuk zijn de verwerkingen van persoonsgegevens vermeld die niet bij het CBP hoeven te worden gemeld, aangezien het verwerkingen betreft die zeer frequent voorkomen en een ieder wel weet waarvoor deze gegevens worden verzameld en wat met deze gegevens wordt gedaan. Deze verwerkingen vallen onder het zogenaamde Vrijstellingsbesluit WBP. In het tweede hoofdstuk staan de verwerkingen van persoonsgegevens die handmatig worden verwerkt. Omdat het hier niet om geautomatiseerde verwerkingen gaat, hoeven deze verwerkingen hoeven niet te worden gemeld aan het CBP. Het derde hoofdstuk omvat de verwerkingen van persoonsgegevens die zijn gemeld aan het CBP. Hoofdstuk vier bevat de bijlagen. 1.Verwerkingen vallende onder het besluit vrijstellingen wet bescherming persoonsgegevens 1.1.Verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties 1.1.1 Naam van de verwerking Personeelsvereniging De Schakel Stichting Vakantieverblijven De Schakel 1.1.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 3)

de activiteiten die gelet op de doelstelling van de vereniging en stichting gebruikelijk zijn of die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;

het verzenden van informatie aan de betrokkenen;

het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.1.1.3Categorieën van opgenomen gegevens

naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

gegevens betreffende het lidmaatschap of de begunstiging, waaronder begrepen de aard daarvan, alsmede de functie binnen en de deelname aan de activiteiten van de vereniging en stichting;

gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften.

1.1.4Verstrekkingen1.1.4 Personeelsvereniging: bestuursleden, medewerkers van de gemeente die werkzaamheden verrichten voor de vereniging1.1.4 Stichting: bestuursleden

Sollicitanten

1.2.1 Naam van de verwerking Open sollicitaties Sollicitanten Klantenbestand 1.2.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 5)

de beoordeling van de geschiktheid van een betrokkene voor een functie die vacant is of vacant kan komen

de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten

de interne controle en bedrijfsbeveiliging

het uitvoeren of toepassen van een andere wet

1.2.3 Categorieën van opgenomen gegevens

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

administratienummer

nationaliteit en geboorteplaats

bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;

gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan;

gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;

andere gegevens met het oog op vervullen van de functie die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;

andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren of toepassen van een andere wet.

1.2.4 Verstrekkingen Betrokken managers P&O-Advies 1.3.Personeelsadministratie 1.3.1 Naam van de verwerking PION Personeelsleden P&O-Advies Plaatsingsbewijzen kinderopvang Contracten en detacheringovereenkomsten Diplomering en certificering brandweeropleiding 1.3.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 7)

het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene;

de behandeling van personeelszaken

het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken

het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;

de opleiding van betrokkene

de bedrijfsmedische zorg voor betrokkene

het bedrijfsmaatschappelijk werk

de verkiezing van de leden van de ondernemingsraad;

de interne controle en bedrijfsbeveiliging

de uitvoering van een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde

het verlenen van ontslag

het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

detacheringen;

de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.3.3 Categorieën van gegevens

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

administratienummer

nationaliteit en geboorteplaats

bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

gegevens betreffende de functie of de voormalige functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;

gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van de gegevens over de aard van de ziekte;

gegevens die in het belang van betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden;

gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

gegevens met het oog op het organiseren van de personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij betrokkenen bekend zijn;

andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.3.4 Verstrekkingen. Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec. Extern: belastingdienst, ABP, IZA, USZO, Levob, Arbo- Unie Personeelsleden P&O-Advies ?P&O-Advies Plaatsingsbewijzen kinderopvang ? mobiliteitscentrum. Contracten en detacheringovereenkomsten ? P&O-Advies, sectorhoofden en financiële Administratie Dienst Welzijn Diplomering en certificering brandweeropleiding ? Brandweer. Externe ontvangers: Stichting Brandweer Opleiding Noord Kennisinstituut voor brandweer en rampenbestrijding (Nibra) Nederlands bureau brandweerexamens (NBBE) 1.4.Salarisadministratie 1.4.1 Naam van de verwerking PION 1.4.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 8)

het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene

een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde

het berekenen, vastleggen en betalen van belastingen en premies ten behoeve van betrokkene;

de personeelsadministratie;

het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;

detacheringen

het verlenen van ontslag

het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van die vorderingen;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.4.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

administratienummer

nationaliteit en geboorteplaats

bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

gegevens met het oog op de berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van de betrokkene

gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;

gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

1.4.4 Verstrekkingen. Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec. Extern: belastingdienst, ABP, IZA, USZO, Levob, Arbo- Unie 1.5.Uitkering bij ontslag 1.5.1 Naam van de verwerking PION

1.5.2.Doel van de verwerking (vallend onder artikel 9)

de berekening, de vastlegging en de betaling van de aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van het dienstverband aan of ten behoeve van betrokkenen;

de berekening, vastlegging en betaling van belastingen en premies ten behoeve van betrokkene;

een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde

de salarisadministratie;

de vereniging van oud-personeelsleden

detacheringen

het verlenen van ontslag

het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van die vorderingen;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.5.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

administratienummer

nationaliteit en geboorteplaats

bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden van de betrokkenen met het oog op de vaststelling van de hoogte van de aanspraak aan of ten behoeve van de betrokkenen;

gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;

gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een andere wet.

1.5.4 Verstrekkingen. Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec Extern: belastingdienst, ABP, IZA, UWV, Levob, ARDYN 1.6.Pensioen en vervroegde uittreding 1.6.1 Naam van de verwerking PION 1.6.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 10)

vaststelling van de hoogte van de aanspraak van betrokkene

de berekening, vastlegging en inning premies;

de berekening, vastlegging en betaling van de uitkering aan of ten behoeve van betrokkene

de berekening, vastlegging of de afdracht van belasting en premies ten behoeve van betrokkenen;

het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van die vorderingen;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.6.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

administratienummer

nationaliteit en geboorteplaats

gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende andere begunstigden dan betrokkene met het oog op de vaststelling van de hoogte van de aanspraak van de betrokkenen;

gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van de uitkering ten behoeve van betrokkene;

gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.6.4 Verstrekkingen. Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec Extern: belastingdienst, ABP, IZA, UWV, Levob, ARDYN 1.7 Debiteuren en crediteuren 1.7.1 Naam van de verwerking CODA 1.7.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 12)

het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;

het doen van betalingen of het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden daarvan;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

het onderhouden van contacten door de verantwoordelijke met de debiteuren en crediteuren;

de uitvoering of toepassing van een wet.

1.7.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van betrokkene;

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;

gegevens met het oog op het doen van leveringen en bestellingen of het verlenen van diensten;

gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

gegevens voor het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;

gegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in artikel 16 van de wet met het oog op het uitvoeren van een dienstverleningsovereenkomst;

andere dan de onder a tot en met e. bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.7.4 Verstrekkingen Betrokken afdelingen 1.8.Afnemers en leveranciers 1.8.1 Naam van de verwerking Klantenbestand IT/personeel 1.8.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 13)

het doen van leveringen en bestellingen of het verlenen van diensten;

het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;

het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen alsmede andere activiteiten van intern beheer;

het verzorgen van het transport van de te leveren goederen en diensten naar de betrokkenen;

het onderhouden van contacten door de verantwoordelijke met de afnemers of leveranciers;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

het verlenen van medewerking aan de heffing of invordering van gemeentelijke, provinciale en waterschapsbelastingen;

de uitvoering of toepassing van een andere wet

1.8.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;

gegevens met het oog op het doen van leveringen en bestellingen of het verlenen van diensten;

gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

gegevens voor het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;

gegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in artikel 16 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens met het oog op het uitvoeren van een dienstverleningsovereenkomst;

andere dan de onder a tot en met e bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.8.4 Verstrekkingen Betrokken afdelingen 1.9.Huur en verhuur 1.9.1 Naam van de verwerking Registratie huurders 1.9.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 14)

de uitvoering van huurovereenkomsten;

het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;

het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;

het aanvragen en verstrekken van huursubsidie;

het onderhoud en de reparatie van de te huren en verhuren roerende en onroerende zaken;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

activiteiten van intern beheer;

de uitvoering of toepassing van een andere wet

1.9.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

gegevens als bedoeld onder a. van de voormalige huurder en van medehuurders of medebewoners;

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;

gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;

gegevens ten behoeve van de aanvraag en verstrekking van huursubsidie;

gegevens met het oog op onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;

gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

andere dan de onder a. tot en met g. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

1.9.4 Verstrekkingen Intern gebruik: sector grond, economische zaken en vastgoed

Leerplicht

10.1 Naam van de verwerking

Leerplichtwet

10.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 20)

de uitvoering en toepassing van de Leerplichtwet 1969;

de behandeling van geschillen

10.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de leerplichtige;

een administratienummer;

nationaliteit en geboorteplaats;

gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van de leerplichtige;

gegevens met betrekking tot de inschrijving of afschrijving van de leerplichtige;

gegevens ten aanzien van het schoolverloop, het schoolverzuim en van het beroep op een vrijstelling van de leerplicht;

andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de leerplichtwet

10.4 Verstrekkingen

Justitie (ter verwerking proces-verbaal) Andere gemeenten bij verhuizing

Leerlingenvervoer

11.1 Naam van de verwerking

Leerlingenvervoer

11.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 21)

het verstrekken van vergoedingen voor het leerlingenvervoer;

het organiseren van het leerlingenvervoer;

het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;

het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

11.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer;

gegevens met het oog op het toekennen van de vergoeding, waaronder begrepen financiële gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van de leerling;

gegevens ten behoeve van de identificatie en de begeleiding van de leerling;

gegevens met betrekking tot de uitvoering van het leerlingenvervoer;

gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen

11.4 Verstrekkingen

Intern: financiën Welzijn Extern: Connexion (naam en adres)

Vergunning en melding

12.1 Naam van de verwerking

Gebruiksvergunningen Handhaving van regelgeving met betrekking tot bouwwerken en gebruik grond Administratie bouwvergunningen Monumentenvergunningen Sloopvergunningen Aanvragen seksinrichtingen Horecavergunningen Kamerverhuur: omzettingsvergunning Sloopmelding/asbestverwijdering particulieren Milieu-informatiesysteem Ontheffingen, vergunningen en meldingen APV en beheer openbare ruimte Invalidenparkeerplaats en –kaart. Ontheffingen Wegenverkeerswet 1994 en Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 Uitwegvergunningen

12.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 22)

het voorbereiden of nemen van, dan wel het adviseren over besluiten die op grond van een wettelijk voorschrift met betrekking tot de vergunning, ontheffing of machtiging dan wel de melding worden genomen

het toezicht op de naleving van de wettelijke voorschriften op grond waarvan de vergunning, ontheffing of machtiging is verleend dan wel de melding moet worden gedaan

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

12.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, van de personen die bij de verantwoordelijke een verzoek om verlening van een vergunning, ontheffing of machtiging hebben ingediend of aan wie deze is verleend, dan wel op wie ingevolge een wettelijk voorschrift een meldingsplicht rust, alsmede hun bank- en girorekeningnummer

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

gegevens betreffende de aard, het tijdstip van afgifte en de geldigheidsduur van de vergunning, ontheffing of machtiging, de beperkingen waaronder deze is verleend en de voorschriften die daaraan zijn verbonden, alsmede gegevens betreffende de aard van de melding

andere dan de onder a tot en met c bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een op de vergunning, ontheffing of machtiging of de melding betrekking hebbend wettelijk voorschrift

Verstrekkingen

Publicatie ingevolge wettelijke voorschriften Eventuele afgifte aan andere overheidsinstanties ter handhaving of goedkeuring

Administratie gemeentelijke belastingen en Wet WOZ

Naam van de verwerking

Onroerende zaken Leges Precario Hondenbelasting Baatbelasting Begraafrechten Bruggelden Havengelden Marktgelden Parkeerbelasting Reinigingsheffing Toeristenbelasting Watertoeristenbelasting Kwijtschelding

Doel van de verwerking (vallend onder artikel 23)

het heffen en invorderen van belastinggelden

het waarderen van onroerende zaken

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

de uitvoering en toepassing van een andere wet

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

gegevens met betrekking tot de grondslag van de heffing en invordering

gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van heffingen en invorderingen, het doen van betalingen en het innen van vorderingen

gegevens met betrekking tot de waardering van onroerende zaken

andere dan de onder a tot en met e bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

Verstrekkingen

Betrokken afdelingen Notariskantoren, administratiekantoren (WOZ) Curatoren en bewindvoerders Waterschappen, Ministerie van Financiën en andere gemeenten

Reisdocumenten

Naam van de verwerking

Reisdocumenten

Doel van de verwerking (vallend onder artikel 24)

de afgifte van reisdocumenten in het kader van de uitvoering van de Paspoortwet

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

het voorraadbeheer

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, geslacht, woonplaats, adres en lengte van de houder van het reisdocument

de geslachtsnaam van de echtgenoot of echtgenote dan wel van de gewezen echtgenoot of echtgenote van de houder van het reisdocument

geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht van een minderjarige, jonger dan zestien jaren, die in het reisdocument van de onder a bedoelde houder van het reisdocument is bijgeschreven

het sociaal-fiscaal nummer

datum van verstrekking en het einde van de geldigheidsduur, alsmede de territoriale geldigheid

nationaliteit van de houder dan wel diens verblijfsstatus

het documentnummer

de gegevens die bij de aanvraag van het reisdocumenten zijn overlegd

foto en de handtekening van de houder

gegevens betreffende ingehouden of vermiste reisdocumenten

gegevens inzake de leges

gegevens met betrekking tot de instantie die het reisdocument heeft afgegeven

gegevens met betrekking tot het voorraadbeheer

andere dan de onder a tot en met m genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de Paspoortwet

Verstrekkingen

Landelijk geautoriseerde afnemers Politie

Grafrechten

Naam van de verwerking

Grafrechten (rechten van rechthebbenden op graven) Beheer gemeentelijke begraafplaatsen en uitvoering van de Wet op de Lijkbezorging

Doel van de verwerking (vallend onder artikel 25)

het administreren van de in gebruik zijnde graven en de daarvoor verschuldigde grafrechten;

het administreren van de rechthebbenden;

het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;

het innen van vorderingen, daaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, ten behoeve van grafrechten;

activiteiten van intern beheer;

het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole de uitvoering of toepassing van een andere wet;

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

gegevens met betrekking tot de in gebruik zijnde graven

gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen en het innen vorderingen in verband met de rechten op een graf

andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

Verstrekkingen

Intern: Burgerzaken Rayon Beheer Stadsontwikkeling en –Beheer, Financiën

Naturalisatie

Naam van de verwerking

Naturalisatie

Doel van de verwerking (vallend onder artikel 26)

de behandeling van naturalisatieverzoeken ter uitvoering van de Rijkswet op het Nederlanderschap

het behandelen van geschillen

de uitvoering of toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap of een andere wet

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

gegevens met betrekking tot de verklaringen tot verkrijging en afstand van het Nederlanderschap

gegevens met bertrekking tot familierechtelijke relaties

andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap of een andere wet

Verstrekkingen

Ministerie van Justitie Vreemdelingenadministratie Landelijk geautoriseerde afnemers

Naamswijziging

Naam van de verwerking

Naamswijziging

Doel van de verwerking (artikel 27)

de behandeling van verzoeken tot geslachtsnaamwijziging

het behandelen van geschillen

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

gegevens met betrekking tot het voor de wijziging van de geslachtsnaam verschuldigde recht

andere dan de onder a tot en met c bedoelde gegevens met het oog op de behandeling van de verzoeken om geslachtsnaamwijziging

Verstrekkingen

Landelijk geautoriseerde afnemers

Dienstplicht

18.1 Naam van de verwerking (vallend onder artikel 28)

Dienstplicht 1.18.2 Doel van de verwerking het uitvoeren van de Kaderwet Dienstplicht

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de betrokkene

een registratienummer

gegevens als bedoeld onder a, van de gezinsleden van de betrokkene of diens werkgever

keuringsgegevens met betrekking tot de (on)geschiktheid van betrokkene voor het vervullen van de werkelijke dienst

gegevens met betrekking tot de persoonlijke onmisbaarheid en tot de aanwezigheid van bijzondere omstandigheden van de betrokkene, waaronder mede begrepen gegevens met betrekking tot de werkgever van de betrokkene

gegevens met betrekking tot de arbeidsomstandigheden van betrokkene

gegevens met betrekking tot uitstel, ontheffing of vrijstelling van de dienstplicht

andere gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

Verstrekkingen

Ministerie van Defensie

Archiefbestemming

19.1 Naam van de verwerking (vallend onder artikel 29)

Archief

Doel van de verwerking

het archiefbeheer

het behandelen van geschillen

het verrichten van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

Gegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden 1.19.4. Verstrekkingen Intern gebruik Historisch Centrum Leeuwarden: historische gegevens die aan de openbaarheid prijs kunnen worden gegeven overeenkomstig de geldende regelgeving

Documentenbeheer

Naam van de verwerking (vallend onder artikel 31)

Postregistratie/ Documentenbeheer

Doel van de verwerking

het organiseren van de ontvangst en verzending van de documenten

de behandeling, de aanmaak, de afdoening en archivering van documenten

intern beheer

het behandelen van geschillen

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

een aanduiding van het onderwerp waarop het betrokken document betrekking heeft en de naam en het zakelijk adres van degene die met de behandeling daarvan is belast

andere gegevens dan bedoeld onder a tot en met c met het oog op de organisatie van de behandeling van de documenten

Verstrekkingen

Intern gebruik

Toegangscontrole

Naam van de verwerking (vallend onder artikel 35)

Pasjessysteem Toegangsbeveiliging vliegbasis en penitentiaire inrichting

Doel van de verwerking

het verlenen van toegang tot gebouwen of informatiesystemen, dan wel onderdelen daarvan;

het toekennen van toegangsbevoegdheden;

de interne controle en bedrijfsbeveiliging

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer;

gegevens met betrekking tot de aan betrokkene verleende bevoegdheden tot het betreden van ruimtes of toegang tot onderdelen van informatiesystemen en gegevens met betrekking tot het tijdvak waarbinnen deze bevoegdheden bestaan;

gegevens met betrekking tot het feitelijk gebruik van de verleende bevoegdheden

21.4. Verstrekkingen

Intern (zie gedragscode) Toegangsbeveiliging vliegbasis en penitentiaire inrichting ? Vliegbasis Leeuwarden, penitentiaire inrichting “De Marwei” in Leeuwarden en Huis van Bewaring “Blokhuispoort”.

Intern beheer

Naam van de verwerking (vallend onder artikel 36)

Applix Verlofregistratie DI Tim Coda Planon

Doel van de verwerking

het interne beheer;

de bedrijfsbeveiliging.

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer;

Personeelsnummer;

Feitelijke gegevens betreffende de functie en de taak binnen de organisatie;

Feitelijke gegevens betreffende de door de betrokkene te verrichten werkzaamheden;

Gegevens betreffende de aanwezigheid van betrokkene bij de verantwoordelijke en de afwezigheid in verband met ziekte, verlof of arbeidsduurverkorting;

Gegevens omtrent de aan betrokkene beschikbaar gestelde werk- en bedrijfsruimte, gereedschappen, machines, kantoorbehoeften en ander materiaal of kleding, alsmede andere voorzieningen die met het oog op de werkzaamheden zijn verstrekt.

Verstrekkingen

Betrokken managers Intern gebruik

Bezoekersregistratie

Naam van de verwerking (vallend onder artikel 37)

Registratie bezoekers HCL en Service Meldpunt

Doel van de verwerking

het interne beheer

de bedrijfsbeveiliging

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer alsmede gegevens betreffende de organisatie/beroepsgroep waartoe de bezoeker behoort;

gegevens betreffende de reden van het bezoek;

Verstrekkingen

Voor intern gebruik Historisch Centrum Leeuwarden en Service Meldpunt

Bezwaarschriften, klachten en gerechtelijke procedures

Naam van de verwerking (vallend onder artikel 39)

Bezwaarschriften en gerechtelijke procedures Klachten

Doel van de verwerking

de behandeling van het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure

het intern beheer;

behandeling van geschillen;

de uitvoering en toepassing van een andere wet

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de indiener van het bezwaarschrift, klacht, of gerechtelijke procedure;

administratienummer;

gegevens met betrekking tot de feiten en omstandigheden waarop het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure betrekking heeft, alsmede gegevens betreffende degenen tegen wie de klacht of procedure is gericht, voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn;

andere gegevens met het oog op de organisatie van de behandeling van het bezwaarschrift, de klacht of het beroepschrift;

andere gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

Verstrekkingen

Betrokken afdeling Adviescommissie bezwaarschriften Betrokken derden Gerechtelijke instanties Ten aanzien van klachten: eventueel de Nationale Ombudsman

Registers en lijsten

Naam van de verwerking (vallend onder artikel 40)

stuurgroepen

nevenfuncties gemeenteraads- en collegeleden

acces/excelbestanden

wijkmanagement

lijst met aansluitingen op riolering

administratie collectieve ongevallenverzekering

lijst met verstrekte gemeentegaranties

lijst van verkoop/reservering industriekavels

lijst van verkoop/reservering bouwkavels

lijst met abonnees van oa vergaderstukken

Doel van de verwerking

het actueel houden van de register of lijst

het nakomen van een wettelijke verplichting

aanbieden van een voorziening

uitvoering of toepassing van een andere wet

het behandelen van geschillen of het doen uitoefenen van accountantscontrole

Categorieën van gegevens die worden verwerkt

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, alsmede bank en girorekeningnummer van betrokkene;

een administratienummer;

gegevens betreffende de hoedanigheid van betrokkene

gegevens betreffende een gewenste hoedanigheid of een te leveren prestatie en de mate waarin betrokkene aan de voorwaarden daartoe voldoet;

andere gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

Verstrekkingen

Intern gebruik door de betrokken afdelingen die gegevens verzameld hebben 2. Verwerkingen gemeld bij het college bescherming persoonsgegevens 2.1.De melding bij het CBP 2.1. In de bijlage is aangegeven welke meldingen gemeld zijn bij het College Bescherming Persoonsgegevens. De verwerkingen zijn opgenomen in het openbare WBP-meldingenregister van het CBP. Dit register is te raadplegen op de site www.cbpweb.nl. Meldingen Gemeente Leeuwarden Nr Melding Nummer 1 Sociale recherche Fryslân 1024450 2 Zorgmonitor 1243253 3 Statistiek en onderzoek 1262741 4 Data Distributie Systeem 1262697 5 Datawarehouse 1262704 6 ESF3 subsidie 1262716 7 Uitvoering Wet maatschappelijke ondersteuning 1350697 8 Uitvoering besluit bijstandsverlening zelfstandigen en IOAZ 1123279 9 Meldpunt Overlast Leeuwarden 1243241 10 Vangnetregeling Huursubsidie 1123280 11 Woninggebonden subsidies 1123311 12 Uitvoering zorgwet VVTV 1123323 13 financiele registratie uitkeringsgerechtigden 1123347 14 Huisnummering/ Straatnaamgeving 1123046 15 Uitvoering Wet Kinderopvang 1123095 16 Stedelijke herstructurering Achter de Hoven/Vegelin 1123163 17 Subsidies Wonen boven Winkels, Monumentenzorg, BWS en particuliere woningverb, 1123221 18 Uitvoering gesubsidieerde arbeid in het kader van de Wet Werk en Bijstand 1289882 19 Uitvoering WWB, IOAW en WWIK 1262753 20 Subsidievolgsysteem 1305524 21 Aansprakelijkheidsstellingen 1305548 22 Collectieve ongevallenverzekering 1305551 23 Inbewaringstellingen ogv de Wet BOPZ 1305561 24 Tegemoetkoming in de verhuis- en/of herinrichtingskosten 1305573 25 Rijbewijzenadministratie 1305585 26 Arbeidsmarkt en sociale (re)integratie 1305597 27 Uitvoering inkomensondersteunende regelingen 1305604 28 Registratiesysteem stadstoezicht 1305616 29 Netwerkoverleg leerplicht 1305628 30 Bedrijvenregistratiesysteem Amyyon 1305631 31 Registratie overlastpanden 1305536 32 Controle gebruik elektronische communicatiemiddelen 1315112 33 Computersystemen 1315100 34 Netwerksystemen 1315124 35 Cameratoezicht stadshal en fietsenkelder 1315093 36 Administratie vroegtijdig schoolverlaters ivm uitvoering RMC-wet 1350661 37 Casusoverleg Antillianen gemeente Leeuwarden 1336236 38 Koninklijke onderscheidingen 1350673 39 Elektronische rittenregistratie gemeentelijke dienstauto’s 1315136 40 Zorgmonitor 1243253

Alle meldingen zijn te raadplegen op www.cbpweb.nl