Financiele verordening Gelderland 2012

Artikel 1. Begripsomschrijvingen 

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  organisatie-eenheid: de provinciale afdelingen en de prioritaire programma's;

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c.

  financiële administratie: onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de provincie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• d.

  financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën en het uitoefenen van rechten van de provincie;

• e.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder begrepen provinciale verordeningen, en besluiten van Provinciale Staten;

• f.

  doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• g.

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• h.

  Besluit: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 2. Programmabegroting 

• 1

  Provinciale Staten stellen een programma-indeling vast.

• 2

  Provinciale Staten stellen per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    de te leveren prestaties;

  • c.

    de begrote baten en lasten.

• 3

  Gedeputeerde Staten stellen per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties. Provinciale Staten stellen deze indicatoren vast.

• 4

  Gedeputeerde Staten zorgen voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de baten en lasten, de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Kaders begroting en tussentijdse rapportage

• 1

  Gedeputeerde Staten bieden uiterlijk 1 juli van het begrotingsjaar een voorjaarsnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. In deze nota worden betrokken de bevindingen uit:

  • a.

    de na vaststelling van de laatste begroting geconstateerde substantiële afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde prestaties en de eventuele maatschappelijke effecten;

  • b.

    de jaarstukken als bedoeld in artikel 6;

  • c.

    een actueel overzicht van de Meerjarige Investeringsreserve Gelderland (MIG).

• 2

  De budgetten voor in de begroting op te nemen apparaatskosten, worden geraamd op basis van een objectief systeem van normkostenbudgettering.

• 3

  De budgetten voor apparaatskosten worden opgenomen in een specifiek daarvoor opgenomen programma.

• 4

  Ingeval de werkelijke lasten in enig jaar lager uitkomen dan in de normkostenraming zoals bedoeld in het tweede lid, wordt het verschil gestort in de reserve algemene bedrijfsvoering.

• 5

  Ingeval de werkelijke lasten in enig jaar hoger zijn dan de in het tweede lid genoemde normkostenraming, wordt het verschil onttrokken aan de reserve algemene bedrijfsvoering, tot maximaal het bedrag dat beschikbaar is in deze reserve.

• 6

  Ten aanzien van de omvang van de reserve algemene bedrijfsvoering wordt het volgende bepaald:

  • a.

    de totale omvang bedraagt maximaal € 15. mln.:

  • b.

    het maximale bedrag als bedoeld in onderdeel a kan bij besluit van Provinciale Staten worden verhoogd voor eenmalige en substantiële apparaatskosten: en

  • c.

    het bedrag dat het maximum overschrijdt, wordt gestort in de Algemene Reserve.

• 7

  In afwijking van het hiervoor in lid vier en lid vijf bepaalde kunnen niet-bestede budgetten voor decentrale arbeidsvoorwaarden en niet-bestede zorgbudgetten volledig worden overgeheveld naar een volgend dienstjaar. 

Artikel 4. Uitvoering begroting

• 1

  Gedeputeerde Staten stellen regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2

  Gedeputeerde Staten zorgen er ten aanzien van de productenraming voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b.

    de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de in artikel 7, derde lid, onderdeel b, van het Besluit, bedoelde uiteenzetting van de financiële positie; en

  • c.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3

  Gedeputeerde Staten zorgen er voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de al dan niet gewijzigde begroting niet worden overschreden.

Artikel 5. Interne controle 

• 1

  Gedeputeerde Staten zorgen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheer handelingen. Bij afwijkingen nemen zij maatregelen tot herstel.

• 2

  Gedeputeerde Staten zorgen voor de interne toetsing van een aantal onderdelen van organisatie-eenheden op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van de beheer handelingen en misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Iedere organisatie-eenheid van de provincie wordt minimaal eens in de vier jaar getoetst.

• 3

  Gedeputeerde Staten zorgen op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Zij nemen op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 6 . Jaarstukken

• 1

  Gedeputeerde Staten zorgen voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatie-eenheden naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

• 2

  Gedeputeerde Staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    de bereikte maatschappelijke effecten;

  • b.

    de geleverde prestaties; en

  • c.

    de werkelijke baten en lasten.

• 3

  Provinciale Staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 7 . Financiële positie

• 1

  Gedeputeerde Staten zorgen er voor dat het beleid waartoe Provinciale Staten hebben besloten en waarvoor zij gelden beschikbaar hebben gesteld, in de uiteenzetting van de financiële positie, als bedoeld in artikel 7, derde lid, onderdeel b, van het Besluit en de meerjarenramingen, als bedoeld artikel 22 van het Besluit, volledig is opgenomen.

• 2

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3

  Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de uiteenzetting van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 8 . Waardering en afschrijving vaste activa

• 1

  Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

• 2

  Agio en disagio worden afgeschreven in een looptijd die gelijk is aan de resterende looptijd van de betreffende obligatie.

• 3

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4

  De hierna genoemde materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit, worden afgeschreven in:

  • a.

    nieuwbouw bedrijfsgebouwen: 40 jaar;

  • b.

    renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen: 20 jaar;

  • c.

    technische installaties in bedrijfsgebouwen: 15 jaar;

  • d.

    veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties en kantoormeubilair: 10 jaar;

  • e.

    zware transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto’s, lichte motorvoertuigen en technische hulpmiddelen: 5 jaar;

  • f.

    automatiseringsapparatuur en –programmatuur: 3 jaar;

  • g.

    bijdragen aan activa in eigendom van derden: 15 jaar.

• 5

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit, met een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000,-- worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen die altijd worden geactiveerd.

• 6

  Ten aanzien van activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit, wordt het volgende bepaald:

  • a.

    onder deze activa worden in ieder geval verstaan investeringen voor: wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken; en

  • b.

    aankoop en vervaardiging van deze activa worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht.

• 7

  Het bepaalde in het tweede tot en met het zesde lid is van toepassing op kredieten waarover Provinciale Staten na 1 januari 2004 hebben besloten.

• 8

  Van het tweede tot en met het zesde lid kan bij besluit van Provinciale Staten worden afgeweken.

• 9

  Gedeputeerde Staten stellen regels vast ter uitvoering van het gestelde in het eerste tot en met het zesde lid en regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

Artikel 9 . Reserves en voorzieningen 

• 1

  Gedeputeerde Staten bieden eens per statenperiode aan Provinciale Staten een nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan.

• 2

  De in het eerste lid genoemde nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen; en

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 10 . Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de rechten als bedoeld in artikel 223 van de Provinciewet wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die samenhangen met de dienstverlening.

Artikel 11 . Financieringsfunctie 

• 1

  Gedeputeerde Staten zorgen bij de uitoefening van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door Provinciale Staten vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; en

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2

  Onverminderd het bepaalde in de Wet financiering decentrale overheden (Fido) en de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), nemen Gedeputeerde Staten bij de uitvoering van de financieringsfunctie het volgende in acht:

  • a.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het einde van de looptijd in tact is;

  • b.

    voor het opnemen en uitzetten van gelden met een looptijd van langer dan zes maanden wordt bij ten minste twee verschillende financiële instellingen een prijsopgave gevraagd;

  • c.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro; en

  • d.

    voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden, waarbij Gedeputeerde Staten Provinciale Staten informeren indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden

• 3

  Gedeputeerde Staten verstrekken leningen en garanties en gaan financiële participaties aan, uitsluitend uit hoofde van de publieke taak.

• 4

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak, bedingen Gedeputeerde Staten indien mogelijk zekerheden.

• 5

  Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van uitzettingen van middelen als bedoeld in het vorige lid, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 6

  Gedeputeerde Staten geven Provinciale Staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van:

  • a.

    de bevoegdheid tot het aantrekken van financieringen voor langer dan één jaar en een hoofdsom groter dan € 18.500.000,--; en

  • b.

    de bevoegdheid als bedoeld in het derde lid.

• 7

  Bij de begroting en de jaarstukken doen Gedeputeerde Staten in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisico norm;

  • c.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende 2 jaar;

  • d.

    de rentevisie; en

  • e.

    de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

• 8

  Gedeputeerde Staten stellen regels vast ter uitvoering van het gestelde in het eerste en tweede lid en regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

• 9

  Gedeputeerde Staten stellen periodiek vast een strategisch beleggingsplan,dat de beleidsuitgangspunten voor het vermogensbeheer van de provincie bevat.

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de organisatie-eenheden;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; en

• f.

  de controle van de registratie van de gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 13. Financiële organisatie 

Gedeputeerde Staten zorgen voor en leggen vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van provinciale taken aan de organisatie-eenheden;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatie-eenheden; en

• e.

  de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 14. Inkoop en aanbesteding

Gedeputeerde Staten stellen regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1

  De Financiële verordening Gelderland 2003 vervalt met ingang van 1 januari 2012.

• 2

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2012.

• 3

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Financiële verordening Gelderland 2012.