| Organisatie | Aalburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena |
| Citeertitel | Reglement van orde rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena |
| Vastgesteld door | geattribueerde functionaris |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Geen |
Intern werkende regeling
Verordening rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena, art. 10
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-03-2012 | Nieuwe intern werkende regeling | 06-03-2012 n.v.t. | Onbekend |
De commissie vergadert zo veel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke zaken, in beginsel één keer per maand. Vóór het einde van het jaar stelt de commissie op voorstel van de secretaris een vergaderschema vast.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergadering, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Bij ontstentenis van de voorzitter wordt door de overige leden bepaald wie optreedt als voorzitter.
De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, het bewaken van de voortgang en de vorming van dossiers.
De commissie kan besluiten één of meer omschreven taken te mandateren aan de voorzitter of aan de voorzitter en de secretaris gezamenlijk.
Een lid van de commissie hoedt zich voor belangenverstrengeling. Een lid doet direct melding aan de andere leden van de commissie mocht er de schijn van belangenverstrengeling kunnen ontstaan, voor zover dit lid daarvan op de hoogte is of had kunnen zijn. Dit betekent ondermeer dat indien het bedrijf en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid is, mogelijk een opdracht voor de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem gaat uitvoeren, dit terstond wordt gemeld aan de commissie.
Artikel 11. Onderzoeksprotocol
De commissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de commissie bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt onder andere aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken van hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.
Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena
Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena op 3 april 2012.
Dit onderzoeksprotocol vloeit voort uit het Reglement van Orde, vastgesteld d.d. 6 maart 2012. In artikel 11 van dit Reglement van Orde staat beschreven dat de rekenkamer een onderzoeksprotocol opstelt waarin zij de werkwijze bij een onderzoek en het onderzoeksproces vastlegt.
Artikel 1. Onderzoeksprogramma
Jaarlijks stelt de rekenkamercommissie vast welke onderzoeken ze het komende kalenderjaar gaat uitvoeren. Dit legt ze, na een overleg met de presidia van de gemeenten, vast in een Onderzoeksprogramma. De rekenkamercommissie stuurt het Onderzoeksprogramma jaarlijks vóór 1 oktober ter kennisneming naar de raad. In het Onderzoeksprogramma gaat de rekenkamercommissie in op de onderzoeken die zij in dat jaar gaat uitvoeren;
Per onderzoek wordt ten minste opgenomen:
Tevens wordt in het Onderzoeksprogramma de begroting van dat jaar weergegeven.
Uit het Onderzoeksprogramma blijkt de intentie om bepaalde onderwerpen te gaan onderzoeken. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld wanneer één of meer raden een verzoek neerlegt bij de rekenkamercommissie), kan de rekenkamercommissie gedurende het jaar besluiten dat de prioriteit van de onderzoeken wordt aangepast of een nieuw onderzoek wordt toegevoegd.
Artikel 2. Inventarisatie onderzoekonderwerpen
In de periode voorafgaand aan de vaststelling van het Onderzoeksprogramma maakt de rekenkamercommissie een inventarisatie van onderwerpen die zich lenen voor een onderzoek door de rekenkamercommissie. Deze onderwerpen zet de rekenkamercommissie op een groslijst. Deze groslijst is een verzameling van onderwerpen die door de rekenkamercommissie zelf zijn geïnventariseerd, die op grond van eerdere onderzoeken passend zijn of die zijn aangedragen door andere gemeentelijke organen, burgers of belangengroeperingen. De rekenkamercommissie zal jaarlijks in het derde kwartaal alle raadsfracties benaderen met het verzoek suggesties voor onderzoekonderwerpen voor het daaropvolgende jaar aan te dragen.
Alle onderwerpen op de groslijst beoordeelt de rekenkamercommissie, alvorens een selectie te maken voor het Onderzoeksprogramma. Eenieder die de rekenkamer een voorstel voor een onderzoeksonderwerp doet, wordt gevraagd dit onderwerp te beargumenteren. Uiteindelijk beslist de rekenkamercommissie zelfstandig welke onderwerpen zij gaat onderzoeken.
De rekenkamercommissie stelt voorafgaand aan ieder onderzoek de kaders van het onderzoek vast in een onderzoeksopzet. Deze opzet wordt ter kennisneming naar de raad of raden gestuurd. Per onderzoek wordt ten minste de volgende informatie opgenomen:
Onderzoeksmethoden: omschrijving van de (combinatie van) methoden van onderzoek die de rekenkamercommissie inzet om tot beantwoording van de (deel)vragen te komen. De meest toegepaste methoden zijn: dossierstudie, secundaire (data-/gegevens)analyse, (groeps)interview, telefonische/schriftelijke enquête, casestudy, literatuuronderzoek.
Artikel 4. Start van het onderzoek
De rekenkamercommissie stelt de raad, het college en de ambtelijke organisatie op de hoogte van de start van het onderzoek. Zij doet dit middels een brief aan de gemeentesecretaris, met afschrift aan raad en college.
In deze brief zal de rekenkamercommissie het onderzoek kort toelichten en aangeven welke medewerking van personen die in gemeente betrokken/verantwoordelijk zijn bij het te onderzoeken onderwerp (ambtenaar, portefeuillehouder en/of gemeentesecretaris) wordt verwacht. Tevens zal worden gevraagd om een contactpersoon binnen de ambtelijke organisatie aan te wijzen.
Artikel 5. Onderzoek uitvoeren
Na het vaststellen van de onderzoeksopzet ziet de rekenkamercommissie toe op de uitvoering van het onderzoek. De rekenkamercommissie draagt zorg voor een zorgvuldige communicatie richting de ambtelijke organisatie en stemt af met de medewerkers. De rekenkamercommissie kan binnen de door de raad gestelde budgettaire kaders onderzoekscapaciteit aantrekken.
Artikel 6. Werkwijze bij interviews
Bij veel onderzoeken zal een deel van de informatie worden verzameld via interviews. Bij het houden van interviews hanteert de rekenkamercommissie de volgende werkwijze:
Artikel 7. Nota van bevindingen
In de Nota van bevindingen rapporteert de rekenkamercommissie over de door haar vastgestelde feiten in het onderzoek, waarbij een analyse wordt gemaakt van de verkregen informatie en de resultaten van het onderzoek.
Artikel 8. Ambtelijk wederhoor
De Nota van bevindingen wordt ter verificatie voorgelegd voor ambtelijk wederhoor. De rekenkamercommissie stuurt de in concept door de rekenkamercommissie vastgestelde Nota van bevindingen toe aan de gemeentesecretaris(sen) met het verzoek de feiten te controleren en de ambtelijke reactie binnen een door de rekenkamer te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, toe te zenden aan de rekenkamercommissie. Doel van het ambtelijk wederhoor is eventuele feitelijke onjuistheden of onvolledigheden weg te nemen. De rekenkamer verwacht één reactie per gemeente. De rekenkamercommissie koppelt schriftelijk en beargumenteerd aan de gemeentesecretaris terug hoe de ambtelijke reactie is verwerkt.
Ten behoeve van publicatie draagt de rekenkamercommissie, naar aanleiding van het ambtelijk wederhoor op de Nota van bevindingen, zorg voor een concept eindrapport. Dit concept eindrapport bevat naast de (geverifieerde) feiten – zoals vastgelegd in de Nota van bevindingen – de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek.
Artikel 10. Bestuurlijk wederhoor
Het concept eindrapport wordt voor bestuurlijk wederhoor toegezonden aan het college/de colleges. De rekenkamercommissie stelt het college/de colleges van burgemeester en wethouders in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, zijn reactie op de conclusies en aanbevelingen aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Deze reactie wordt integraal opgenomen in het eindrapport. In een nawoord geeft de rekenkamercommissie aan of het standpunt van het college al dan niet tot aanpassingen in het rapport heeft geleid, en zo ja, welke. Na het verwerken van het bestuurlijk wederhoor stelt de rekenkamercommissie het eindrapport met conclusies en aanbevelingen vast.
Artikel 11. Aanbieding aan de raad
Na vaststelling door de rekenkamercommissie wordt het eindrapport zo spoedig mogelijk aan de gemeenteraad/gemeenteraden aangeboden. Dit gebeurt in afschrift aan het college/de colleges. De raad bepaalt zelf op welke wijze ze het rapport behandelt. Indien gewenst kan de rekenkamercommissie een presentatie geven over de onderzoeksbevindingen.
Artikel 12. Jaarverslag en opvolging aanbevelingen
De rekenkamercommissie is bij wet verplicht jaarlijks vóór 1 april een Jaarverslag op te stellen. Ten behoeve van het Jaarverslag zal de rekenkamercommissie monitoren of en wanneer de raad het rapport behandelt en wat er met de uitkomsten hiervan gebeurt. In het Jaarverslag legt de rekenkamercommissie verder verantwoording af over de werkzaamheden en inzet van middelen in het afgelopen jaar. Het Jaarverslag wordt ter kennisneming aan de gemeenteraden aangeboden.
Per onderzoek bepaalt de rekenkamercommissie de wijze van communicatie na publicatie. Het rapport is openbaar zodra dit aan de raad is aangeboden. Uitgangspunt bij communicatie is dat de rekenkamercommissie grote waarde hecht aan een goede communicatie met de gemeenteraden, burgemeesters en wethouders en de inwoners van de gemeenten. De missie, functie en werkwijze worden dan ook eenvoudig toegankelijk gemaakt via de gemeentelijke website. Wij plannen 2 keer per jaar via de griffier een overleg in met het presidium.