Instructie op de secretaris van de gemeente Neder-Betuwe

De burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe: gelet op het bepaalde in artikel 103 van de Gemeentewet; BESLUIT:vast te stellen de volgende INSTRUCTIE OP DE SECRETARIS VAN DE GEMEENTE NEDER-BETUWE Artikel 1 1 De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. 2 Hij draagt er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt. 3 De secretaris draagt er in overleg met de griffier zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad. 4 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze instructie, niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad noch met de regeling ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Artikel 2 1 De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders. 2 De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen. 3 Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten. 4 Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders. 5 De secretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden. 6 De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam. 7 Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen. Artikel 3 1 De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan ter zijde. 2 Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester en de griffier een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds. 3 Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur. 4 Het bepaalde in artikel 2 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft. Artikel 4 Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de clusterhoofden heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor: a een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester; b het tijdig en voldoende voorzien van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; c een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid; d de samenhang alsmede een voldoende gecoordineerd en géfntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen; e een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat; f het op doelmatige wijze ter zijde staan van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester door het ambtelijk apparaat. Artikel 5 1 Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris respectievelijk de clusterhoofden regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming "managementteam". 2 De secretaris is voorzitter van het managementteam. 3 De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn. 4 De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de clusterhoofden, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake. 5 Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris in overleg met managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen. 6 De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de clusterhoofden, een goede samenwerking en samenhang tussen de clusters. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan clusterhoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren. Artikel 6 1 Indien de secretaris meer dan twee dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders. 2 Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders. 3 Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld. Artikel 7 Slotbepalingen 1 In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zoveel nodig met burgemeester en wethouders en/of de burgemeester overleg. 2 Deze instructie treedt in werking op 7 maart 2003 of zoveel eerder als een griffier is benoemd. 3 Met ingang van de in het tweede lid bedoelde datum vervalt de instructie op de secretaris van de gemeente Neder-Betuwe zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 2 januari 2002. Besloten in de vergadering van 28 januari 2003, de secretaris, N.A. de Grootde burgemeester, ir. A.P. Heidema