Financiële verordening (9.1a)

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  administratie (zowel financieel als niet-financieel): het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeente Haaksbergen en voor de verantwoording die daarover wordt afgelegd;

• b.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten;

• c.

  programma: het geheel van activiteiten om de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

• d.

  kadernota: nota waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd;

• e.

  bestuursrapportage: tussentijdse rapportage van het college aan de raad over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van de een nieuwe raadsperiode de programma- en deelprogramma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad kan besluiten de programma- of deelprogramma-indeling te wijzigen.

• 3.

  De raad stelt per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Planning- en controlcyclus

• 1.

  Voor aanvang van het begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen van de raad van de jaarstukken, de kadernota, de bestuursrapportages en de begroting met de meerjarenraming.

• 2.

  De planning wordt in ieder geval zodanig opgesteld dat structureel doorwerkende effecten uit de jaarrekening van het vorig dienstjaar en de eerste bestuursrapportage van het lopende dienstjaar kunnen worden betrokken bij het opstellen van de kadernota voor het komende dienstjaar.

Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met de aanbieding van de begroting legt het college de conceptproductenraming voor de raad ter inzage, maar deze maakt geen deel uit van de begrotingsbehandeling.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde krediet weergegeven.

• 3.

  Bij de jaarrekening worden positieve en negatieve resultaten binnen de producten afval en riolering direct toegevoegd of onttrokken aan de betreffende egalisatiereserve.

Nadere afspraken over investeringskredieten

• 1.

  De nieuwe investeringen worden onderbouwd met een investeringsplan.

• 2.

  In de toelichting op de jaarrekening worden van de kredieten de afwijkingen ten opzichte van de geautoriseerde kredieten weergegeven.

• 3.

  Kredieten vervallen automatisch na twee jaar, tenzij de raad bij vaststelling van de jaarrekening besluit om deze kredieten beschikbaar te houden.

Kadernota

Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan.

Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, alsmede de investeringskredieten.

• 2.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voor het aangaan van verplichtingen een onderbouwd investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Bestuursrapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van twee bestuursrapportages over de beleidsinhoudelijke en financiële realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie, respectievelijk acht maanden van het begrotingsjaar.

• 2.

  De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma;

  • b.

    het resultaat voor en na bestemming en de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

  • c.

    de realisatie en uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  De bestuursrapportages sluiten aan bij de programma-indeling en omvatten tevens in ieder geval de paragrafen weerstandsvermogen en grondbeleid.

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden onder aftrek van bijdragen van derden lineair afgeschreven in maximaal:

  • a.

    60 jaar: pompputten, persleidingen en voedingskabel riolering;

  • b.

    40 jaar: nieuwbouw woonruimten, kantoren, bedrijfs- en schoolgebouwen;

  • c.

    25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop van woonruimten, kantoren, bedrijfs- en schoolgebouwen en drukrioleringsgemalen;

  • d.

    15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, tijdelijke uitbreiding gebouwen, pomp en appendages en elektrische installaties grote gemalen;

  • e.

    10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, schoolmeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, aanleg kunstgrasvelden, nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen, aanhangwagens en handgereedschappen;

  • f.

    8 jaar: personen- en vrachtauto’s;

  • g.

    5 jaar: hard- en software;

  • h.

    niet: gronden en terreinen.

    Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,-- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 4.

  Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting van) wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen, speelvoorzieningen en kunstwerken.

• 5.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves lineair afgeschreven over een termijn van maximaal:

  • a.

    25 jaar: aanleg en reconstructie van wegen en rotondes;

  • b.

    15 jaar: verkeersinstallaties en openbare verlichting;

  • c.

    40 jaar: bruggen, viaducten en overige grotere kunstwerken

    of een kortere, door de raad aan te geven, tijdsduur.

• 6.

  Indien het rekeningsaldo toereikend is, kan het college de raad voorstellen om over te gaan tot inhaalafschrijvingen van investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut ten laste van het rekeningresultaat.

Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Haaksbergen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

Financieringsfunctie

De raad stelt voor de uitvoering van de financieringsfunctie regels op en legt deze vast in het treasurystatuut.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Interne controle

• 1.

  Het college zorgt voor het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 2.

  De bevindingen worden per kwartaal vastgelegd in een rapport.

• 3.

  Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken en projecten aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten.

Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2013.

• 2.

  Op het moment dat deze verordening in werking treedt, worden de op 29 oktober 2003 vastgestelde en op 14 december 2005 en 19 april 2006 gewijzigde Financiële verordening en de op 21 maart 2007 door de raad vastgestelde beleidsregels budgetoverheveling en winstbestemming ingetrokken.

Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 19 december 2012

mr. G. Raaben dr. J.C. Gerritsen

griffier voorzitter