CVDR23091_1Budget- en procuratieregeling 2009nlregelingLeudal2019-01-30LeudalStreekbode 3 maart 2010Budget- en procuratieregeling 2009Gemeentewet, art. 160college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2009-12-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-03-042013-10-31Nieuwe regelingOnbekendGeen.GeenBudget- en procuratieregeling 2009In dit document wordt behandeld de budgetverantwoordelijkheid en
procuratieregeling in de gemeente Leudal. Deze regeling valt samen met
de Mandaatregeling gemeente Leudal 2009.Met deze regeling wordt inzicht verschaft hoe de verantwoordelijkheden
ten aanzien van beleidsuitvoering en budgetten zijn geregeld. In eerste
instantie wordt een inzicht gegeven in de hiërarchie van
verantwoordelijkheden binnen de gemeente. Vervolgens waar deze
verantwoordelijkheid betrekking op heeft.In het vervolg wordt aangegeven hoe hierbij omgegaan dient te worden met
het specifieke onderdeel budgethouderschap.Programma = een planning voor de uitvoering van beleid op een
bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en
producten, met bijbehorende budgetten.Product = hetgeen wordt voortgebrachtSubproduct = deelproduct, onderdeel van een productBudget = een budget is een geheel aan (financiële) middelen dat via
programmabegroting en productenraming is toegekend als taakstelling
voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen,
resultaat- en prestatieafspraken. = financiële middelen voor het tot
stand brengen van een (deel)product of financiële middelen voor de
uitvoering van diensten en werken die niet direct aan een (deel)
product zijn toe te wijzenBudgethouder = een voor een of meerdere budgetten verantwoordelijk
ambtenaarMeerwerk = werkzaamheden, die de normale raming van werkzaamheden te
boven gaan. Procuratie = de schriftelijke volmacht om uit de naam van anderen te
handelen. In deze regeling beperkt tot financiële handelingen. 1 HiërarchieDe raad stelt de kaders voor het gemeentelijk beleid en is
verantwoordelijk voor de controle op de uitvoering van dit
beleid. De kaders worden aangegeven in de programma’s.De raad draagt door het vaststellen van de programmabegroting
burgemeester en wethouders op deze tot uitvoering te
brengen.De ambtelijke organisatie wordt geleid door een directie: de
secretaris en 4 directeuren. De secretaris is
hoofdverantwoordelijk. Burgemeester en wethouders wijzen de directie aan als
verantwoordelijk voor de uitvoering van de programma’s: de
programmaverantwoordelijken. Burgemeester en wethouders wijzen
de programma’s toe aan de te onderscheiden directeuren op advies
van de secretaris. Vervanging van een programmaverantwoordelijke
gebeurt door een andere programmaverantwoordelijke, aan te
wijzen door de directie.De directeuren geven leiding aan eenheden. Er zijn 4 eenheden
gedefinieerd: Samenleving, Ruimte, Bedrijfsvoering en
Ontwikkeling. Binnen de eenheden worden teams onderscheiden. De
teams worden aangestuurd door teamleiders.Daarnaast staat het onafhankelijke team Audit & Control ten
dienste van de secretaris en de organisatie Leudal. Hiërarchisch
is het team toegevoegd aan de secretaris. 2 Programma’sEen directeur is programmaverantwoordelijke voor het aan hem /
haar toegewezen programma.Een programmaverantwoordelijke is aanspreekpunt voor het bestuur
/ de portefeuillehouders. De programmaverantwoordelijke is aanspreekbaar op en
verantwoording verschuldigd over de uitvoering van het
vastgestelde beleid, de in dat kader overeengekomen prestaties
en de aan hem toevertrouwde budgetten.De programmaverantwoordelijke is verantwoordelijk de afgesproken
prestaties te realiseren binnen het geautoriseerde budget.De programmaverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de
ontwikkeling van prestatiegegevens en verschaft hieromtrent de
nodige informatie.Via codering is de programmaverantwoordelijkheid binnen de
financiële administratie kenbaar gemaakt.De functie van programmaverantwoordelijke is onverenigbaar met
de functie van betalingsfiatteur, de functie van kassier, de
registrerende functie, de functie van concerncontroller en de
interne controlefunctie. 3 Producten en budgettenAan de programma’s zijn producten gekoppeld. De
programmaverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het
realiseren van producten en stuurt op inhoud. De inhoud is
gekoppeld aan financiën, prestaties en activiteiten. Producten
zijn onderverdeeld in subproducten en daarbij horende budgetten.
Het budgethouderschap is gekoppeld op het niveau van de
subproducten.Budgetverantwoordelijkheid is per budget ondeelbaar.Via codering is de productverantwoordelijkheid binnen de
financiële administratie en de relatie met het bijbehorende
programma kenbaar gemaakt. 4 Verantwoordelijkheden delenDe directeuren geven leiding aan eenheden. In 2009 loopt de
indeling naar eenheid niet gelijk met de indeling in
programma’s. Doelstelling is om deze indelingen vanaf 2010 wel
gelijk te stellen.De directeuren zijn verantwoordelijk voor de programma’s. De
programmaverantwoordelijke heeft de mogelijkheid om (delen van )
de programmaverantwoordelijkheid te delegeren, inclusief de
bijbehorende budgetten en daarmee samenhangende prestaties en
activiteiten, aan medewerkers op het niveau van teamleider of
projectleider voor maximaal van 20% van zijn / haar eigen
bevoegdheden. Aanwijzing anderszins is uitsluitend toegestaan
met instemming van de secretaris. Een teamleider kent daarmee 2 verantwoordelijkheden: * teamverantwoordelijkheid * en afgeleid programmaverantwoordelijkheidIn het geval de 2 verantwoordelijkheden concurreren, gaat de
programmaverantwoordelijkheid vóór de teamverantwoordelijkheid.
Hiervan kan alleen afgeweken worden door expliciete
besluitvorming door de directie. 5 UitzonderingenBinnen de organisatie zijn uitzonderingen in
verantwoordelijkheid te onderscheiden:De griffier is eindverantwoordelijk voor de budgetten van de
gemeenteraad. Hij is daarmee ook verantwoordelijk voor een deel
van programma 7 Bestuur / PolitiekDe griffier is eindverantwoordelijk voor de budgetten van de
rekenkamer. Hij is daarmee ook verantwoordelijk voor een deel
van programma 7 Bestuur / PolitiekDe WMO – raad is verantwoordelijk voor de aan hem toegekende
budgetten vanuit programma 1 Samenleving. De voorzitter van de Ondernemingsraad is verantwoordelijk voor
de aan de Ondernemingsraad toegewezen budgetten binnen programma
7 Bestuur / Politiek. 1 BudgetEen budget is een geheel aan (financiële) middelen dat via
programmabegroting en productenraming is toegekend als
taakstelling voor het realiseren van een samenhangend geheel van
doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. De in de
productenraming omschreven prestaties, kengetallen,
kostendekkingspercentages en nadere voorschriften maken als specificaties onderdeel uit van de taakstelling.Budgetten waar een programmaverantwoordelijke verantwoordelijk
voor is, maar die niet direct aan producten worden toegerekend,
vallen ook onder de regels van programma-
verantwoordelijkheid.Budgetten worden toegekend voor één begrotingsjaar.Projectbudgetten, (inclusief investeringsbudgetten), kunnen meer
dan één begrotingsjaar beslaan.Rapporteren over het budget vindt plaats in het kader van de
planning & controlcyclus en met in achtneming van het
gestelde in de Financiële verordening ex artikel 212 van de
Gemeentewet.Voor specifieke budgetten kunnen bij aanwijzing van de budgetten
door de raad, dan wel het college van Burgemeester en wethouders
specifieke richtlijnen gegeven worden met betrekking tot de
wijze en frequentie van rapporteren. 2 BudgetafwijkingenEr mogen geen verplichtingen (bestellingen) aangegaan worden,
tenzij hiervoor voldoende budget beschikbaar is. Hierbij dient
het risico van meerwerk ook betracht te worden.Budgetafwijkingen dienen te allen tijde gemeld te worden aan de
directie, de secretaris en de portefeuillehouder. Van
budgetafwijking is sprake bij een onder - / overschrijding van
10 % van het geraamde bedrag en/of een minimum van €
25.000,00.Budgetafwijkingen met een mogelijke financiële dekking: a Bij wijziging van de te leveren prestaties mag een product-
verantwoordelijke schuiven met de geraamde, beïnvloedbare
uitgaven en inkomsten binnen het product.b Budgetverschuivingen tussen producten vinden plaats in overleg
met het managementteam en eventueel met het college van
Burgemeester en wethouders. c Budgetverschuivingen tussen programma’s zijn ter
besluitvorming van de raad.Budgetafwijkingen zonder directe financiële dekking
(tegenvallers) of waarop geen directe financiële aanspraak is
begroot ( meevallers), worden conform de Financiële verordening
ex artikel 212 van de Gemeentewet en de reguliere afspraken
binnen de planning & controlcyclus aan de raad voorgelegd
ter besluitvorming.De programmaverantwoordelijke is verplicht tot het (actief)
genereren van niet begrote inkomsten. 3 Taken en bevoegdhedenDe programmaverantwoordelijke is budgethouder voor de budgetten
binnen het programma. De directeur is budgethouder voor specifieke budgetten van zijn
eenheid.Bij afwezigheid van de budgethouder is vervanging geregeld: de
directeur wordt vervangen door een andere directeur, de
teamleider wordt vervangen door de directeur.Een lijst met namen en functies van de budgethouders van de
gemeente Leudal is toegevoegd aan deze regeling. De lijst is
geaccordeerd door de directeuren en de secretaris. Wijziging kan
uitsluitend plaatsvinden door schriftelijke mededeling van de
betreffende directeur aan het team Financiën. Bewaring van de
lijst en wijzigingen vindt plaats bij het team Financiën. De
budgethouder is verantwoording verschuldigd voor de hem
toegewezen budgetten.De directeur kan maximaal 5 * 20% van zijn / haar budget
delegeren aan medewerkers op het niveau van teamleider of
projectleider. De directeur / programmaverantwoordelijke blijft
eindverantwoordelijk.De budgethouder beheert en bewaakt de uitgaven die voortvloeien
uit aangegane verplichtingen. De budgethouder beheert en bewaakt de inkomsten die voortvloeien
uit ingestelde rechten.Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden
voor het bestemde doel. Budgethouderschap wordt uitgeoefend binnen de kaders van de
centrale inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen, de Mandaatregeling
gemeente Leudal 2009 en de Financiële verordening ex artikel 212
van de Gemeentewet waarbij de volgende (aanvullende) bepalingen
gelden:* Een budgethouder op het niveau van teamleider mag
verplichtingen aangaan tot een maximum bedrag van € 100.000,00.
Bij hogere bedragen dient de programmaverantwoordelijke /
directeur te ondertekenen. * In het geval van een investeringswerk / project geldt dezelfde
afspraak tenzij separaat bij het projectplan een andere
bevoegdheid is geregeld.* De secretaris heeft geen budget onder zijn directe
verantwoordelijkheid met uitzondering vanbudgetten op het gebied
van representatie. * De directeuren Bedrijfsvoering, Samenleving en Ruimte hebben
elk een tekenbevoegdheid voor een maximum bedrag van €
500.000,00. Een en ander onder inachtneming van de
onderverdeling in en beslaglegging op de budgetten van de onder
het product vallende subproducten. Bij hogere bedragen tot
maximaal € 2.000.000,00 dient medeondertekening door de secretaris plaats te vinden.* De directeur Ontwikkeling heeft een tekenbevoegdheid voor
bedragen met een maximum tot € 100.000,00. * Voor het aangaan van verplichtingen boven € 2.000.000,00 dient
naast ondertekening door de verantwoordelijke directeur tevens
ondertekening plaats te vinden door de portefeuillehouder.De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van
betalingsopdrachtverstrekker, de functie van kassier, de
registrerende functie, de functie van concerncontroller en de
interne controlefunctie 4 Rapportage en verantwoordingDe richtlijnen voor rapportage zijn vastgelegd in de Financiële
verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.De afspraken over rapportage worden verfijnd bij de afspraken in
het kader van de jaarlijkse planning & controlcyclus.De concerncontroller heeft de regie over de totstandkoming en de
kwaliteitsbepaling van de bestuurlijke
informatievoorziening.De secretaris kan aan de productverantwoordelijke aanwijzingen
geven met betrekking tot beheer, registratie, verantwoording en
betalingen. De programmaverantwoordelijke zal de secretaris, de
concerncontroller en het bestuur op verzoek en uit eigener beweging tijdig alle
benodigde informatie verstrekken. De programmaverantwoordelijke voorziet de directie periodiek van
informatie over de stand van dewerkzaamheden en de besteding van
middelen, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd bij de
planning & controlcyclus. 5 Overige bepalingenDe productverantwoordelijke en de budgethouder hebben recht op
ondersteuning in de uitoefening van hun verantwoordelijkheden en
bevoegdheden door de directie, eenheid Bedrijfsvoering, dan wel door de eenheid Audit & Control.De productverantwoordelijke en de budgethouder worden in de
uitoefening van hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden
adequaat ondersteund door de administratie. De administratie is
daartoe actueel, betrouwbaar en rechtmatig. 6 IngangsdatumOp het moment van inwerkingtreding van deze regeling ‘Budget- en
Procuratieregeling 2009’ komt de ‘Regeling budgetbeheer Leudal
2007’ te vervallen. Deze regeling treedt in werking op de datum
van publicatie.Heythuysen, 1 december 2009BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN LEUDALDe secretaris, De burgemeester,mr. A.J.A. Rikken A.H.M. Verhoeven MPM