ALGEMENE VERORDENING RAADSCOMMISSIES GEMEENTE CROMSTRIJEN
Artikel 1 Algemeen
- 1.
De raad stelt raadscommissies in.
- 2.
De commissies worden als regel ingesteld voor een periode, gelijk aan de zittingsperiode van de raad.
In het instellingsbesluit van elke commissie moet in ieder geval worden geregeld:
- a.
welk soort commissie het betreft;
- b.
wie leden of plaatsvervangende leden zijn.
- 3.
Tussentijds opheffen en opnieuw instellen van een of meer commissies is mogelijk teneinde de samenstelling daarvan in overeenstemming te brengen met de gewijzigde politieke samenstelling van de raad.
Artikel 2 Taak, bevoegdheid en werkwijze
- 1.
Elke commissie heeft tot taak op de aan haar toegewezen beleidsterreinen de raad van advies te dienen ter voorbereiding van de besluitvorming in de gemeenteraad en het voeren van overleg met het college of de burgemeester.
- 2.
De commissie adviseert over zaken. Advisering over personen beperkt zich tot procedurele en/of zakelijke aspecten; stemming over het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen vindt niet plaats.
- 3.
Een commissie die belast is met het voorbereiden van door de raad te nemen beslissingen op bezwaarschriften, wordt bij afzonderlijke verordening ingesteld. In die verordening wordt tevens geregeld:
- a.
de openbaarheid van de vergaderingen;
- b.
de voorbereiding, de uitvoering en de openbaarmaking van adviezen van de commissie.
Ten aanzien van de sub a. en b. genoemde onderwerpen wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de regeling ter zake in deze verordening.
Artikel 3 Samenstelling
- 1.
Elke commissie waaraan de taak als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet is opgedragen bestaat, buiten de voorzitter, uit een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigende fracties.
- 2.
De leden worden door de raad, bij apart instellingsbesluit, benoemd op voordracht van de raadsfracties. De raad benoemt voor elk lid een plaatsvervangend lid.
- 3.
Behalve raadsleden kunnen op voordracht van een raadsfractie, ook andere ingezetenen van de gemeente tot lid van een commissie worden benoemd, mits zij voldoen aan de eisen, die gelden voor het lidmaatschap van de raad als bedoeld in artikel 10 van de Gemeentewet en stonden vermeld op de kandidatenlijst voor de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen Cromstrijen.
- 4.
Per fractie mag elk commissielid (waaronder ook de niet-raadsleden en plaatsvervangende commissieleden) in alle raadscommissies als plaatsvervanger optreden.
Artikel 4 Zittingsduur
- 1.
De leden worden benoemd voor de zittingsperiode van de raad tenzij het in artikel 1, lid 3, bedoelde geval zich voordoet.
- 2.
Een lid, dat
- a.
ophoudt raadslid te zijn, of
- b.
ophoudt ingezetene van de gemeente Cromstrijen te zijn, of
- c.
niet langer voldoet aan de eisen voor het raadslidmaatschap,
houdt op lid van de commissie te zijn.
- 3.
Een lid kan te allen tijde ontslag nemen door een schriftelijke mededeling daarvan aan de raad te doen.
- 4.
De vervulling van tussentijds opengevallen plaatsen, geschiedt zoveel mogelijk binnen twee maanden.
- 5.
Het lid blijft bij ontslagneming in functie totdat zijn opvolger diens benoeming heeft aangenomen, tenzij het lid, dat ontslag heeft gevraagd, inmiddels niet meer in de gemeente Cromstrijen woonachtig is.
- 6.
Elk lid – ook degene, die tussentijds tot lid van de commissie is benoemd – treedt af op het tijdstip, waarop een nieuwe raad aantreedt.
- 7.
Op advies van de raadsfractie, die het lid heeft voorgedragen, kan de raad aan een commissielid tussentijds ontslag verlenen.
Artikel 5 Voorzitter
- 1.
Voor elke commissie wordt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter benoemd.
- 2.
Tot voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een commissie wordt benoemd een raadslid.
- 3.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van vergaderingen;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het verlenen van het woord en het formuleren van de conclusies.
- 4.
De voorzitter is geen lid van de commissie.
- 5.
De voorzitter is belast met de voorbereiding van de door de commissie te behandelen zaken en de voortgang van de door de commissie uitgebrachte adviezen.
Artikel 6 Secretaris
- 1.
Als secretaris van elke commissie treedt op de griffier of een door de raad aangewezen vervanger.
- 2.
De secretaris staat de commissie en de voorzitter terzijde bij de uitoefening van de hun opgedragen taak.
- 3.
De secretaris draagt zorgt voor de notulen van de vergadering en redigeert de van de commissie uitgaande stukken.
- 4.
De secretaris is geen lid van de commissie.
- 5.
De secretaris dient de commissie desgevraagd van advies.
Artikel 7 Tekening van stukken
Alle van de commissie uitgaande stukken worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 8 Bijstand deskundigen
De voorzitter is bevoegd uit eigener beweging of op verzoek van de commissie en in overleg met de gemeentesecretaris ambtenaren uit te nodigen tot het bijwonen van zowel de openbare als de besloten vergaderingen voor het verstrekken van inlichtingen.
Artikel 9 Uitnodigen belanghebbenden
De commissie kan een of meer belanghebbende dan wel deputaties van belanghebbenden uitnodigen de vergadering bij te wonen, teneinde nadere inlichtingen te verstrekken.
Artikel 10 Aanwezigheid, college, burgemeester en gemeentesecretaris
- 1.
De voorzitter kan de burgemeester en één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.
- 2.
Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.
- 3.
De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.
- 4.
De commissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.
- 5.
De commissie kan het college verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen.
Artikel 11 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden, onder opgave van redenen, daartoe de wens te kennen geven.
- 2.
De vergadering wordt door de voorzitter belegd en in geval dit geschiedt op verzoek van twee leden binnen 14 dagen na ontvangst van dat verzoek.
- 3.
De voorzitter zorgt ervoor, dat elk lid – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste 10 dagen voor het houden van een vergadering schriftelijk wordt opgeroepen.
- 4.
De convocatie vermeldt de zaken waarvoor een vergadering is belegd. Toelichtende stukken worden – afhankelijk van de aard en omvang meegezonden of in het gemeentehuis ter inzage gelegd.
- 5.
Tegelijkertijd met de convocatie brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen worden tegelijkertijd met de convocatie en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.
- 6.
De behandeling van de ingekomen stukken en mededelingen vindt direct plaats na de behandeling van het verslag.
- 7.
Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd overeenkomstig artikel 14, lid 2, worden niet ter inzage gelegd voor de burgers.
De voorzitter bepaalt de plaats en de wijze van ter inzage legging van deze stukken voor de commissie- en de raadsleden als bedoeld in artikel 14, lid 3. Van de in dit artikellid bedoelde stukken worden geen kopieën verstrekt.
- 8.
De convocatie en de agenda worden ter kennisneming gezonden aan het college.
- 9.
De commissie kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid van de commissie of de voorzitter, onderwerpen die niet in de convocatie zijn vermeld, terstond in behandeling nemen.
- 10.
In alle vergaderingen wordt gelegenheid gegeven voor een rondvraag. De behandeling van zaken in de rondvraag beperkt zich tot korte vragen en korte antwoorden. In alle commissies bestaat tijdens de rondvraag de mogelijkheid om vragen ten aanzien van de besluitenlijst van het college te stellen.
- 11.
De voorzitter kan spreektijd vaststellen.
- 12.
De vergaderingen worden in de regel in de avonduren gehouden. Indien de voorzitter zulks nodig oordeelt, kan de vergadering op een ander tijdstip plaatsvinden, echter in overleg met de leden van de commissie.
- 13.
De vergaderingen vangen in de regel om 19.30 uur aan. Er wordt naar gestreefd de vergaderingen te sluiten om 22.30 uur, waarbij als uiteindelijke eindtijd 23.00 uur wordt aangehouden.
Artikel 12 Presentielijst, vergaderquorum
- 1.
Voor elke vergadering van een commissie wordt door de leden en de secretaris een presentielijst getekend.
- 2.
Een lid, dat bij de aanvang van de vergadering niet aanwezig is, tekent de presentielijst, zodra hij ter vergadering komt.
- 3.
Onmiddellijk na afloop van de vergadering vermeldt de secretaris van de commissie op de presentielijst de namen van de leden, die afwezig waren.
- 4.
Een vergadering vindt niet plaats, indien niet meer dan de helft van het aantal leden ter vergadering aanwezig is. Zo nodig vindt ten behoeve van de berekening afronding naar boven plaats.
- 5.
Indien het in lid 4 bedoelde geval zich voordoet, wordt als volgt gehandeld.
De opening van de vergadering wordt met een kwartier verdaagd. Indien ook dan het vereiste aantal leden niet aanwezig is, vindt geen vergadering en besluitvorming plaats, maar bespreken de aanwezigen informeel de geagendeerde onderwerpen. Van deze bespreking wordt een verslag opgemaakt, waaruit blijkt dat er geen besluitvorming heeft plaatsgevonden.
Artikel 13 Openbaarheid
- 1.
De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden.
- 2.
De deuren worden gesloten, wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Zo nodig vindt ten behoeve van de berekening afronding naar boven plaats.
- 3.
De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
- 4.
Van een vergadering met gesloten deuren worden afzonderlijke notulen opgemaakt, welke niet openbaar worden gemaakt, tenzij de commissie anders beslist.
- 5.
Alle vergaderingen van een commissie kunnen worden bijgewoond door alle raadsleden die op het betreffende vergadertijdstip geen zitting hebben in de betreffende commissie.
Artikel 14 Geheimhouding
1.De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen.
Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
- 2.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
- 3.
Alle raadsleden – niet tevens commissielid zijnde – hebben inzage in de stukken als bedoeld in de leden 1 en 2; zij nemen daarbij de geheimhouding in acht.
De inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang. Degene, die de geheimhouding heeft opgelegd, beslist over de strijdigheid met het openbaar belang; bij twijfel wordt de burgemeester geraadpleegd.
4.De geheimhouding als bedoeld in lid 2 wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd dan wel de raad, haar opheft.
Het orgaan doet van haar besluit tot opheffing terstond mededeling aan de voorzitter van de commissie.
- 5.
De voorzitter van de commissie doet van de opheffing van de geheimhouding terstond mededeling aan de leden van de commissie.
- 6.
Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.
Artikel 15 Beraadslaging
- 1.
De beraadslaging vindt in twee termijnen plaats, tenzij de vergadering besluit tot een derde termijn.
- 2.
Een spreker mag niet in zijn rede worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem te herinneren aan de verplichting tot naleving van deze verordening. De voorzitter kan interrupties toelaten.
- 3.
Indien een spreker de orde verstoort, beledigingen of onbehoorlijke uitdrukkingen bezigt of afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, kan hij door de voorzitter tot de orde worden geroepen. Indien een spreker deze gedragslijn desondanks voortzet, kan de voorzitter hem het woord ontnemen gedurende het verdere verloop van het in behandeling zijnde onderwerp.
- 4.
Een lid van de commissie neemt geen deel aan de beraadslaging over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als gemachtigde is betrokken, alsook over de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welk bestuur hij behoort.
Artikel 16 Advisering
- 1.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.
- 2.
Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.
- 3.
Indien de commissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
- 4.
In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.
Artikel 17 Verslag vergaderingen
- 1.
Van elke vergadering wordt een kort en bondig verslag, met een lijst van toezeggingen gemaakt, waarin tenminste wordt vermeld welke leden aanwezig waren, een beknopte zakelijke omschrijving van hetgeen is geadviseerd en indien geen unaniem advies is uitgebracht, de namen van degenen, die een afwijkend standpunt hebben ingenomen, alsmede de korte inhoud van dat standpunt.
- 2.
De leden hebben het recht, een voorstel van verbetering aan de commissie te doen, als het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen is gezegd of geadviseerd.
Een voorstel tot verandering dient ten minste 24 uur voor de betreffende vergadering schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend.
- 3.
Het verslag wordt na vaststelling ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.
- 4.
Het verslag en de adviezen van de commissie worden zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht aan de raad en het college.
- 5.
Van het behandelde in een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat alleen aan de leden van de commissie, de fractievoorzitters, het college, de gemeentesecretaris en de griffier wordt toegezonden.
Artikel 18 Spreekrecht
Bij afzonderlijk besluit kan de raad regels stellen met betrekking tot de uitoefening van het spreekrecht tijdens openbare commissievergaderingen.
Artikel 19 Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
- 2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 3.
De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
- 4.
De voorzitter kan, in bijzondere gevallen alsmede tot handhaving van de orde, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen of sluiten.
Artikel 20 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 21 Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.
Artikel 22 Vergoeding
De raad kan regelen dat de secretaris van de commissie dan wel zijn vervangers en andere adviseurs voor het bijwonen van een vergadering een vergoeding ontvangen.
Artikel 23 Uitleg
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 24 Aanhaling
De verordening wordt aangehaald als “Algemene verordening raadscommissies”.
Artikel 25 Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.
- 2.
Op dat tijdstip vervalt de Algemene Commissieverordening, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 18 mei 1999.