CVDR230419_1Verordening regelende de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies 2012nlregelingLeiderdorp2012-09-13LeiderdorpLeiderdorps Weekblad Gemeente an HuisVerordening op de raadscommissies 2012artikel 82 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2012-09-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-09-132014-09-17Onbekend2012i00502GeenVerordening regelende de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies 2012De raad der gemeente Leiderdorp; gelezen het voorstel nr. 2012i00550; gezien
het advies van het presidium van 26 juni 2012; gelet op het bepaalde in
artikel 82 van de Gemeentewet;b e s l u i t:vast te stellen de:VERORDENING REGELENDE DE BEVOEGDHEDEN, DE SAMENSTELLING EN DE
WERKWIJZE VAN DE RAADSCOMMISSIES 20121Algemene bepalingena.Wet: de Gemeentewet;b.Commissie: een raadscommissie door de raad ingesteld op grond van art.
82 Gemeentewet;c.Raad: de gemeenteraad van Leiderdorp;d.Raadslid: een lid van de gemeenteraad van Leiderdorp;e.Burgerraadslid: lid van een politieke partij die de raadsleden van die
partij ondersteunt bij hun werkzaamheden onder andere door deelname aan
commissievergaderingen. Een burgerraadslid wordt door de raad benoemd op
voordracht van een fractie;f.College: burgemeester en wethouders van de gemeente Leiderdorp;g.Wethouder: een lid van het college niet zijnde de burgemeester;h.Raadsfractie: leden van de raad, die door het centraal stembureau op
dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang
van de zitting als één raadsfractie beschouwd. Is onder een lijstnummer
slechts één raadslid verkozen, dan wordt dit raadslid als een
afzonderlijke raadsfractie beschouwd;i.Fractie: het geheel van leden van de raadsfractie alsmede de
burgerraadsleden van die politieke partij;j.Presidium: het dagelijks bestuur van de raad bestaande uit de voorzitter
van de raad, de eerst plaatsvervangend voorzitter, de fractievoorzitters
of hun plaatsvervangers alsmede de griffier;k.Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Wet;l.Secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Wet;m.Termijn: het aantal keren dat de voorzitter een onderwerp in bespreking
geeft;n.Voorzitter: de door de raad benoemde voorzitter van de commissie of een
van de door de raad benoemde plaatsvervangers;o.Lijst van toezeggingen: een lijst met toezeggingen van het college;p.Raadsinformatiesysteem: in het raadsinformatiesysteem –
www.raadleiderdorp.nl
van de gemeenteraad van Leiderdorp plaatst de griffie de
agenda's, vergaderstukken voor de vergaderingen van de
gemeenteraad, raadscommissies en overige informatie over de
raad. Het raadsinformatiesysteem bestaat uit een openbaar
gedeelte (RIS) en een besloten gedeelte (BIS). In het BIS staat
naast alle openbare informatie ook niet-openbare informatie. Het
BIS is toegankelijk voor (burger)raadsleden en de leden van het
college.
q.Waar in dit reglement “hij” staat kan ook “zij” worden gelezen.2Taak van de commissies1.De taken van een commissie zijn:
het voorbereiden van de besluitvorming in de raad, zij voeren
daartoe zo nodig overleg met het college, en het uitbrengen van
advies aan de raad;
informatie verzamelen en delen, elkaar bevragen c.q.
overtuigen;
de uitwerking van door de raad vastgestelde uitgangspunten;
de behandeling van taken die door de raad aan het college zijn
opgedragen, waarbij de voorwaarde is gesteld dat de commissie
dient te worden gehoord;
het ontwikkelen van nieuw beleid;
bepalen of een voorstel rijp is voor beraadslaging en
besluitvorming in de raad, op basis van one man one vote.
3Samenstelling van de commissies1.Afhankelijk van het aantal raadsfracties en van de zetelverdeling
bepaalt de raad hoeveel raads- en burgerraadsleden vanuit elke fractie
zitting kunnen hebben in een commissie.2.Iedere raadsfractie draagt per commissie ten minste één raadslid voor,
tenzij het een eenmansfractie betreft.4Benoeming en ontslag1.Burgerraadsleden worden op voordracht van de fracties door de raad
benoemd, uit de meerderjarige ingezetenen van de gemeente, en zijn
inzetbaar voor de verschillende commissies.2.De benoeming van de burgerraadsleden heeft in de regel plaats in de
eerste vergadering van een nieuwe zittingsperiode van de raad. De
benoeming geschiedt voor de duur of bij een tussentijdse benoeming voor
de resterende duur van de lopende zittingsperiode.3.Een burgerraadslid die de hoedanigheid op grond waarvan hij
burgerraadslid is verliest, treedt tegelijkertijd af in de
desbetreffende functie bij de commissie.4.Burgerraadsleden kunnen tussentijds ontslag nemen. Zij doen daarvan
schriftelijk mededeling aan de raad.5.In tussentijds openvallende plaatsen in een commissie wordt binnen zes
weken na het openvallen of - indien gelijktijdig een vacature in de raad
is ontstaan - binnen zes weken, nadat het ter vervulling van die
vacature benoemd verklaarde (burger)raadslid zitting heeft genomen,
voorzien.5De voorzitter1.De voorzitter is – naast hetgeen hem in deze verordening of op grond van
de Wet is opgedragen – belast met:
het leiden van de commissievergadering;
het handhaven van de orde;
het inachtnemen en doen naleven van deze verordening;
het geven van gelegenheid aan alle leden – met in achtneming van
deze verordening – te spreken over de aan de orde zijnde
onderwerpen;
het benoemen van toezeggingen van het college aan de raad;
het formuleren van de commissieadviezen voor de raad.
6De Griffier1.Bij de vergaderingen van een commissie is de (plaatsvervangend) griffier
aanwezig.2.Bij afwezigheid of verhindering van zowel de griffier als de
plaatsvervangend griffier worden zij vervangen door een door de raad
aangewezen ambtenaar.3.Alle van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de
voorzitter en de (plaatsvervangend) griffier.4.Onder verantwoordelijkheid van de (plaatsvervangend) griffier wordt een
besluitenlijst van de commissievergadering gemaakt, die de commissie in
de eerstvolgende vergadering ter vaststelling wordt aangeboden.5.De (plaatsvervangend) griffier noteert de door de voorzitter benoemde
toezeggingen van het college op de toezeggingenlijst.6.De (plaatsvervangend) griffier kan, indien hij daartoe door de
voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslaging als bedoelt in deze
verordening deelnemen.7Aanwezigheid college en anderen1.De leden van het college kunnen aan de beraadslaging deelnemen, doch
hebben slechts een adviserende stem.2.De leden van het college worden door de voorzitter van de commissie in
de gelegenheid gesteld ook over niet op de agenda voorkomende
onderwerpen aan de commissie mededeling te doen.3.Op verzoek van een commissie kan, via het college, een ambtenaar worden
uitgenodigd, een vergadering van de commissie bij te wonen om
inlichtingen of adviezen te verstrekken.4.Een commissie kan ook deskundigen buiten het gemeentepersoneel
raadplegen en tot het bijwonen van haar vergaderingen uitnodigen.5.De verplichting tot geheimhouding, als bedoeld in artikel 25, eerste lid
van de wet geldt mede voor de in de vergadering aanwezige
(burger)raadsleden die geen lid van de betreffende commissie zijn.8Vergaderdata1.De commissies vergaderen volgens een vergaderschema dat door het
presidium wordt vastgesteld en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee
fracties dit nodig achten.2.De vergaderingen worden als regel in de avonduren gehouden.9Agendacommissie1.In de agendacommissie is elke raadsfractie vertegenwoordigd door de
aanwezigheid van de plaatsvervangend voorzitters van de raad, door de
(plaatsvervangend) voorzitters van de raadscommissies of door de
aanwezigheid van een raadslid. Daarnaast zijn de (plaatsvervangend)
griffier en de secretaris aanwezig.2.De plaatsvervangend voorzitter van de raad treedt op als voorzitter van
de agendacommissie. Bij diens afwezigheid benoemen de aanwezigen een
vervanger uit hun midden.3.De (plaatsvervangend) griffier treedt op als secretaris van de
agendacommissie en is bij elke vergadering in die hoedanigheid aanwezig.
4.De voorzitter roept de agendacommissie tijdig voor een geplande
raadsvergadering bijeen. Ook als ten minste een van de leden hierom
verzoekt roept de voorzitter de agendacommissie bijeen. 5.De agendacommissie bereidt de agenda’s voor van de raadscommissies en
van de raadsvergaderingen. 6.De agendacommissie beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Indien de
stemmen staken wordt het besluit voorgelegd aan het presidium. 7.De agendacommissie kan voorstellen doen voor het opstellen van een
jaarplanning voor de raad en de raadscommissies. Ook kan zij voorstellen
doen voor een vergaderschema voor de raad en de raadscommissies. 8.De mededelingen uit de agendacommissie worden aan alle
(burger)raadsleden en aan college ter kennisneming gemaild. 10Oproeping en bekendmaking vergadering1.De voorzitter roept de leden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten
minste tien dagen voor de vergadering op via het raadsinformatiesysteem,
met vermelding van de agenda, waarop de te behandelen onderwerpen zijn
vermeld.2.De voorzitter zorgt dat, tegelijk met het oproepen van de leden, dag en
uur van de vergadering en de te behandelen punten ook aan het college
worden medegedeeld. Het college kan dit beschouwen als een
uitnodiging.3.Openbare kennisgeving van plaats, dag en uur van de vergadering
geschiedt door publicatie in de rubriek Gemeente-aan-Huis van een in de
gemeente verschijnend huis-aan-huisblad.4.De stukken die betrekking hebben op de zaken die aan de orde komen,
liggen tot en met de dag van de vergadering voor (burger)raadsleden ter
inzage in de leeskamer en zijn te raadplegen in het
raadsinformatiesysteem.5.Voor belangstellenden, niet zijnde (burger)raadsleden, zijn de stukken
te raadplegen in het raadsinformatiesysteem.6.De agenda wordt aan het begin van de vergadering door de commissie
vastgesteld.7.In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van het bepaalde in de vorige
leden afwijken.11PresentielijstDe (burger)raadsleden die deelnemen aan de commissievergadering tekenen bij
binnenkomst in de vergaderzaal onmiddellijk de daarvoor bestemde
presentielijst. Aan het einde van de vergadering wordt die lijst door de
(plaatsvervangend) griffier door ondertekening vastgesteld. 12Quorum1.Een commissie vergadert slechts als behalve de voorzitter of diens
plaatsvervanger, tenminste de helft van het aantal zitting hebbende
leden aanwezig is.2.Indien het in lid 1 vermelde aantal (burger)raadsleden niet aanwezig is,
belegt de voorzitter een nieuwe vergadering, die kan worden gehouden
ongeacht het aantal opgekomen leden; in deze vergadering worden geen
punten behandeld die niet in de oproep voor de eerste vergadering
vermeld zijn geweest.13Het voeren van het woord1.Geen (burger)raadslid voert het woord, dan na daartoe verlof van de
voorzitter gekregen te hebben.2.De voorzitter verleent de (burger)raadsleden het woord in de volgorde,
waarin zij het hebben gevraagd.3.De volgorde wordt verbroken, wanneer een (burger)raadslid het woord
vraagt over een persoonlijk feit, waarvan hij de inhoud in het kort aan
de voorzitter ter kennis heeft gebracht en wanneer een (burger)raadslid
een voorstel van orde wil indienen. De voorzitter verleent aan dat
(burger)raadslid het woord en laat het bepaalde in het vorige lid buiten
toepassing. De (burger)raadsleden kunnen hierop in korte bewoordingen
reageren na daartoe van de voorzitter verlof te hebben gekregen.5.Geen spreker mag in zijn rede gestoord worden, behalve door de
voorzitter.6.In afwijking van het bepaalde in het vijfde lid zijn interrupties
toegelaten, die bedoeld zijn ter verduidelijking van hetgeen aan de orde
is, dit ter beoordeling van de voorzitter.14Inspreken1.Aanwezige toehoorders worden in een openbare vergadering van de
commissie in de gelegenheid gesteld het woord te voeren over onderwerpen
die op de agenda staan vermeld. Zij dienen dit voor 12.00 uur op de dag
van de vergadering bij de griffier kenbaar te maken.2.Onmiddellijk voor de behandeling van het betreffende agendapunt stelt de
voorzitter degene(n) die van het in het eerste lid bedoelde spreekrecht
gebruik wenst (wensen) te maken in de gelegenheid het woord te voeren.
De voorzitter kan de inspreker(s) uitnodigen aan tafel plaats te
nemen.3.Voor de uitoefening van het spreekrecht wordt per persoon maximaal vijf
minuten beschikbaar gesteld.4.Na de beraadslaging door de commissie in eerste termijn en voorafgaande
aan de beraadslaging in tweede termijn worden insprekers in de
gelegenheid gesteld kort op vragen en/of mededelingen vanuit de
commissie te reageren. Hiervoor wordt per persoon maximaal 1 minuut
beschikbaar gesteld.5.De voorzitter is bevoegd van het bepaalde in de leden 1 tot en met 4 af
te wijken indien dit van belang is voor het goede verloop van de
vergadering.15Commissievragen1.Ieder (burger)raadslid kan aan het college vragen stellen over
onderwerpen die niet op een commissieagenda staan vermeld, met de
bedoeling de beantwoording te behandelen in een
commissievergadering.2.Deze vragen worden ingediend bij de griffier.3.De vragen worden in afschrift verstrekt aan alle (burger)raadsleden via
het raadsinformatiesysteem.4.De voorzitter van de betreffende commissie plaatst de vragen op de
agenda voor de eerstvolgende commissievergadering, mits de vragen
tenminste twee werkdagen voor de betreffende commissievergadering bij de
griffier zijn ontvangen.5.De vragen worden tijdens de commissievergadering door of namens het
college of het lid van het college aan wie de vragen werden gesteld
mondeling beantwoord. Zo mogelijk wordt de beantwoording ook
schriftelijk verstrekt.6.Indien het door omstandigheden niet mogelijk is om de vragen in de
commissievergadering te beantwoorden, deelt het college of het
betreffende lid van het college onder opgave van redenen dit aan de
commissie mede.16Verslaglegging1.Van de vergadering wordt een beeld/audioverslag gemaakt dat in het
raadsinformatiesysteem wordt vastgelegd. Dit verslag kan live kan worden
bekeken en beluisterd via internet en daarna via het digitale
archief.2.De (plaatsvervangend) griffier draagt zorg voor het bijhouden van een
presentielijst en een besluitenlijst van de vergadering.3.De besluitenlijst wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst en in de
rubriek Gemeente-aan-Huis van een in de gemeente verschijnend
huis-aan-huisblad.4.De besluitenlijst bevat tenminste:
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een zakelijke samenvatting van het besprokene;
5.Een lijst van toezeggingen maakt deel uit van de agenda. Ter vergadering
wordt de status van de toezeggingen doorgenomen.6.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en
door de voorzitter en de (plaatsvervangend) griffier ondertekend.17Besloten vergaderingen1.De deuren van de vergadering worden gesloten, wanneer ten minste één
vijfde van het aantal der aanwezige (burger)raadsleden dit verzoekt of
wanneer de voorzitter het nodig acht. De commissie beslist vervolgens of
met gesloten deuren zal worden vergaderd. De beslissing daartoe behoeft
de instemming van de helft plus 1 van de aanwezige leden.2.Van een besloten vergadering wordt een beeld/audio verslag gemaakt dat
in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem kan worden bekeken
en beluisterd;3.De besluitenlijst van een besloten vergadering wordt in het besloten
deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst en vaststelling van die
besluitenlijst vindt plaats in een besloten gedeelte van de
eerstvolgende vergadering.4.Op grond van Artikel 86 van de Wet kan de commissie geheimhouding
opleggen. Stukken waarop geheimhouding van toepassing is verklaard,
liggen voor de (burger)raadsleden ter inzage bij de griffier.5.Het college van burgemeester en wethouders kan worden uitgenodigd om een
besloten vergadering bij te wonen.18Werkgroepen1.Een commissie kan werkgroepen instellen, die door het presidium
bekrachtigd worden.2.De leden van een werkgroep worden vanuit de fracties via het presidium
voorgedragen.3.De leden van een werkgroep kiezen uit hun midden een voorzitter.4.Een werkgroep kan worden bijgestaan door de (plaatsvervangend) griffier.
De (plaatsvervangend) griffier heeft in de vergadering een adviserende
stem.5.Bij de instelling van een werkgroep bepaalt het presidium of de
vergaderingen in het openbaar zullen worden gehouden. Indien het
presidium bepaalt dat de vergaderingen in het openbaar zullen worden
gehouden, heeft de werkgroep het recht om in bijzondere gevallen, waarin
zij dit noodzakelijk acht, in beslotenheid te vergaderen.6.Het presidium bepaalt de termijn, waarbinnen een werkgroep haar taak
moet hebben vervuld.7.Het eindverslag van een werkgroep, eventueel vergezeld van een voorstel,
wordt uitgebracht aan de commissie alsmede aan de raad.8.Een werkgroep is, behoudens het in dit artikel gestelde, vrij om haar
eigen werkwijze te bepalen.19Persoonlijke betrokkenheidDe leden onthouden zich van de beoordeling van zaken, benoemingen,
schorsingen en ontslagen, die hen, hun echtgenoten of hun bloed- of
aanverwanten tot de derde graad ingesloten, persoonlijk aangaan of waarbij
zij als gelastigden zijn betrokken. 20De toehoorders1.Toehoorders kunnen de openbare commissievergaderingen bijwonen op de
daartoe voor hen bestemde plaatsen.2.Toehoorders mogen zich niet in de discussie mengen of op enigerlei wijze
de orde verstoren.3.De voorzitter kan toehoorders die zich niet houden aan hetgeen in het
tweede lid van dit artikel is bepaald, uit de vergaderzaal doen
verwijderen voor de duur van de vergadering.4.Degenen die in de vergaderzaal tijdens de commissievergadering geluid-
dan wel beeld registraties willen maken doen hiertoe vooraf mededeling
aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.21Verbod gebruik communicatiemiddelenIn de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de
vergadering het gebruik van communicatiemiddelen (zoals een mobiele
telefoon) die inbreuk maken op de orde van de vergadering, zonder
toestemming van de voorzitter, niet toegestaan. 22Toepassing verordeningIn de gevallen, waarin deze verordening niet voorziet of wanneer een artikel
voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de commissie.
23CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening op de
raadscommissies 2012”. 24Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in de
rubriek Gemeente-aan-Huis van een in de gemeente verschijnend
huis-aan-huisblad van 12 september 2012.
Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de
Verordening op de raadscommissies 2008, zoals vastgesteld door de
raad bij besluit van 9 juni 2008, ingetrokken.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van Leiderdorp op 10 september 2012,de griffier, de voorzitter,mevrouw J.C. Zantingh mevrouw L.M. Driessen-Jansen