Organisatie | Sittard-Geleen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent de organisatie (Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen 2013) |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, artikel 160, lid 1 onder c
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-07-2020 | artikel 3.1, 3.1.6, 4.2, 4.3 | 07-07-2020 | |||
18-06-2020 | 31-07-2020 | artikel 3.1, 3.1.3, 3.1.4, 3.1.6 | 09-06-2020 | 2588808 | |
01-01-2020 | 18-06-2020 | nieuwe regeling | 23-07-2019 | ||
01-03-2019 | 01-01-2020 | artikel 3.1.6 | 12-02-2019 | 2019.2336755 | |
25-05-2017 | 01-03-2019 | wijziging onderdeel 3.1.6 | 02-05-2015 | HRM 2017.1896273 | |
19-09-2015 | 25-05-2017 | wijziging onderdeel 3.1.6 | 28-07-2015 Electronisch Gemeenteblad, jaargang 2015, Nr. 85929 gepubliceerd op 18 september 2015 | 28072015 | |
01-01-2013 | 19-09-2015 | nieuwe regeling | 06-11-2012 De Trompetter, 21 november 2012 | disnr. 100927 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen;
Gelet op het bepaalde in artikel 160, lid 1 onder c, van de Gemeentewet;
Gezien het Besturings- en Management Concept;
Overwegende dat het gewenst is regels vast te stellen met betrekking tot de inrichting en
het functioneren van de organisatie;
vast te stellen het Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen 2013 dat luidt als volgt:
In dit besluit wordt verstaan onder:
§ 1. Bestuurlijk kader voor het functioneren van de organisatie
In dit organisatiebesluit wordt de inrichting van de gemeentelijke organisatie vastgesteld.
De organisatie ondersteunt de gemeentelijke bestuursorganen bij de vervulling van hun taken. Dit gebeurt binnen het bestuurlijk kader dat geformuleerd is in het Besturings- en Managementconcept (BMC) gemeente Sittard-Geleen.
§ 2 Uitgangspunten voor de inrichting en het functioneren van de organisatie (bedrijfsvoering)
Uitgangspunten voor de wijze van werken zijn:
2.2 Het ondersteunende- en het bedrijfsvoeringproces
Het ondersteunende- en het bedrijfsvoeringproces zijn gericht op het ondersteunen van het primaire proces. De te onderscheiden onderwerpen daarbij zijn planning, control, personeel, organisatie, financiën, documentatie en informatie, automatisering, facilitaire services, communicatie en juridische advisering.
In de structuur, de rollen en de processen zijn garanties ingebouwd, die kwaliteit,
integraliteit, rechtmatigheid, integriteit, doeltreffendheid en doelmatigheid waarborgen. Voor wat betreft de aspecten rechtmatigheid, integriteit, doeltreffendheid en doelmatigheid is dit nader beschreven in het Interne Controle Kader.
Voor het zicht op en het beheersen van de risico’s wordt risicomanagement toegepast zoals beschreven in de Kadernota Risicomanagement.
§ 3 Hoofdkenmerken en structuur organisatie
3.1 Hoofdstructuur van de organisatie1
De organisatie is samengesteld uit
3.1.1 De Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur
De Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur is (ambtelijk) eindverantwoordelijkheid voor de aansturing en beheersing van de programma’s, alsmede voor het functioneren van de organisatie.
3.1.2 Adjunct Gemeentesecretaris / Directeur
De organisatie is ingedeeld in zes clusters.
Uitgangspunten voor de clusters zijn de primaire dienstverlening en de taken op het gebied van bedrijfsvoering en interne ondersteuning geordend op basis van de hierna genoemde ordeningscriteria:
De organisatie bestaat uit de vijf hierna genoemde clusters:
De clusters zijn ingedeeld in teams. De uitgangspunten voor de inrichting van de teams zijn:
De onder 3.1.4 genoemde clusters zijn ingedeeld in teams zoals hierna is aangeven met de daarbij vermelde hoofdtaken:
In dit cluster is de beleidscapaciteit op de onderstaande gebieden samengevoegd.
Team Maatschappelijke ontwikkeling
Hoofdtaken: arbeidsmarkt, cultuur (o.a. evenementen), sport, onderwijs, jeugd, senioren, professionele thuiszorg, gezondheidsbeleid, vrijwilligersbeleid, welzijn, zorg, leefbaarheid, subsidiebeleid, decentralisatie landelijke wetgeving, stadsdeelmanagement.
Hoofdtaken: Midden- en Kleinbedrijf, grote bedrijven, planeconomie, agenda’s (bijvoorbeeld Brainport, Regio Westelijke Mijnstreek), logistiek, duurzaamheid, kennisinfrastructuur, coördinatie centrummanagement en parkmanagement.
Hoofdtaken: stadsvisie, structuurvisie, bestemmingsplannen, gebiedsontwikkelingen/visies, evaluatieprogramma, programmabegroting, contractmanagement, volkshuisvesting en wonen, mobiliteit, externe veiligheid, milieu, toerisme en recreatie, natuur, landschap en stedelijk groen, stedenbouw, erfgoed.
Cluster Ruimtelijke projecten en beheer:
Het regie voeren over, uitvoeren en beheren van taken in de fysieke omgeving is de hoofdtaak van het cluster.
Hoofdtaken: opdrachtgever voor beheersprojecten openbaar gebied, beheer contracten externe partijen, bewaken samenhang projecten en regulier beheer en onderhoud.
Hoofdtaken: specialistische advisering, uitvoering en ontwerpen op de vakgebieden vastgoed, planeconomie, civiele techniek, verkeer, groen en water.
Hoofdtaken: aansturing beheerprojecten en ontwikkelprojecten vanaf ontwerp.
Cluster Dienstverlening Dit cluster richt zich op vraaggerichte dienstverlening aan burgers, ondernemers, verenigingen en instellingen, waarbij samenhangende producten worden geïntegreerd via balie, telefoon, internet en post. Daarnaast vinden bij dit cluster krachtens een daartoe aanvaard mandaat de administratieve afhandeling plaats van de heffing en inning van lokale heffingen.
Klant Contact Centrum (KCC) en burgerzaken
Hoofdtaken: Heldere transparante gedigitaliseerde en burgergerichte publieke dienstverlening voor (bijna) alle gemeentelijke producten en diensten, inclusief loketgedachte subsidieverlening aan instellingen en verenigingen alsmede postverwerking.
Hoofdtaken: vergunningverlening gemeentebreed2 , parkeerservice en –beheer, parkeerontheffingen.
Hoofdtaken: handhaving gemeentebreed3 .
Binnen dit cluster zijn de werkzaamheden ondergebracht op het gebied van zorg en jeugd, waaronder begrepen de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning, de uitvoering van de Jeugdwet en de gemeentelijke taken op het terrein van leerplicht.
Hoofdtaken: Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), advisering omtrent aangepast wonen, welzijn en zorg. Leerlingenvervoer en gehandicaptenparkeerkaarten.
Hoofdtaken: uitvoering Jeugdwet, verlenen jeugdhulp, verantwoordelijk voor jeugdbescherming en –reclassering, casusregie gezinnen, sociaal medische indicatie/kinderopvang.
Hoofdtaken: uitvoering leerplicht, RMC en jongerenloket, betreft doorlopende leerlijn voor jongeren van 5-27 jaar uit de Westelijke Mijnstreek.
Binnen dit cluster zijn de werkzaamheden ondergebracht die gerekend kunnen worden tot de brede uitvoeringsketen van werk en inkomen, alsmede de daarbij behorende productie en diensten en de ondersteuning van voornoemde onderdelen. Het betreft in dit verband onder meer de uitvoering van de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening.
Hoofdtaken: vraag en aanbod bij elkaar brengen, binnen halen werk voor (leer)werkbedrijf, verwerven vacatures, verwerven (groeps)detacheringsmogelijkheden, signaleren mogelijkheden leer-werktrajecten, Werkgevers Servicepunt, aanspreekpunt voor externe partners/bedrijven, accountmanagement, marketing.
Hoofdtaken: intake / diagnose, arbeidsontwikkeling (waaronder jobcoaching en arbeidsbemiddeling) en aanbodversterking.
Hoofdtaken: uitkeren, handhaving (fraude, interne debiteuren), bijzondere bijstand in combinatie met uitkering levensonderhoud.
Hoofdtaken: (leer)werkomgeving (incl. groepsdetachering en individuele detachering, contractmanagement groepsdetacheringen) en productiebureau P&D (backoffice voor het primaire proces rondom PMC’s zoals calculatie/werkvoorbereiding, productieplanning, administratie, gebouwenbeheer).
Hoofdtaken: financiën (debiteuren, crediteuren, betalingsverkeer en grootboek Participatiebedrijf, P&C cyclus, advisering en ontwikkeling van de financiële bedrijfsvoering), beheer en informatievoorziening, uitkeringsadministratie, bezwaar en beroep, privacy, contractmanagement WMO, functioneel beheer ICT, informatiebeveiliging, advies. De taken van Team Ondersteuning worden (voor een deel) tevens voor de cluster Sociale Zaken uitgevoerd.
Dit cluster heeft een kaderstellende, adviserende en ondersteunende rol op de terreinen bestuurszaken, communicatie, openbare orde en veiligheid, bedrijfsvoering richting concern, alsmede kaderstelling en ondersteuning op de bedrijfsvoeringstaken richting de organisatie.
Hoofdtaken: adviseert en ondersteunt het bestuur, het management en de organisatie op het gebied van bestuurlijke besluitvorming, bestuurszaken, communicatie en representatie, lobby en public affairs.
Hoofdtaken: ondersteunen burgemeester in zijn wettelijke taak op het gebied van openbare orde en veiligheid; regisseursrol op het terrein van de integrale veiligheid.
Hoofdtaken: het adviseren over algemene en strategische kaders en begrotingsregels; het ontwerpen van een modus om deze toe te passen en te handhaven; de advisering over de kadering en monitoring van teamopgaven; adviseren over checks and balances binnen het directieteam. De werkgebieden zijn financiën, organisatie, planeconomie, juridisch waarbij de kaders eigendom zijn van uiteindelijk de gemeentesecretaris / algemeen directeur. Concern control is gepositioneerd bij de algemeen directeur.
Hoofdtaken: werkt op strategisch – tactisch niveau primair ten behoeve van de directeuren, om op deze manier opgave gericht, integraal, team overstijgend te adviseren over de beleidscyclus en de bedrijfsvoering. Tot de taken behoort eveneens het samenstellen van de concern p&c producties vanuit of in samenwerking met het team Financiën. Tevens toetsen van de mate waarin gesteund kan worden op de toereikendheid van de beheersmaatregelen (interne controle) van de teams. Business control is gepositioneerd bij de directeur bedrijfsvoering.
Hoofdtaken: advisering en ondersteuning op gebied van gemeente brede inkoop, aanbestedingen, verzekeringen, services, front-office, huisvesting, Arbeidsomstandigheden, bedrijfshulpverlening.
Automatisering en dataservices
Hoofdaken: Advisering en ondersteuning op het gebied van (technisch) applicatiebeheer en helpdesk4
Hoofdtaken: advisering en ondersteuning van het lijnmanagement bij de ontwikkeling en uitvoering van HRM-beleid en -regelgeving, arbeidsomstandigheden en bedrijfshulpverlening, verzorgen van personeels-, salaris- en trajectadministratie, personeelsadvies/ondersteuning aan (hoger en midden) management op terrein van doelgroepen medewerkers (onder meer Participatiewet en Wsw) en directe ondersteuning van medewerkers waar vereist.
Hoofdtaken: het eigenaarschap van de P&C-producten en de financiële adviesfunctie (ambtelijk en bestuurlijk); presentatie van de p&c cyclus aan college en raad; volgende (deels wettelijke) taken : treasury, kenniscentra (bbv, btw, vpb), interne controle (advisering over interne controle en toetsing van getroffen beheersmaatregelen), voeren van de financiële administratie.
§ 4 Management(-sturing) organisatie
Binnen dit principe dragen leidinggevenden verantwoordelijkheid voor output, personeel en een middelenbudget. Daartoe beschikken zij op basis van het hun verleende mandaat over bevoegdheden die hen in staat stellen om samen met hun medewerkers alle beslissingen te nemen om de productie van de organisatie resp. de verschillende onderdelen daarvan resultaatgericht, outputgericht, klantgericht, efficiënt en kostenbewust uit te voeren.
4.2 Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur
De Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur vervult de rollen van:
De Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur geeft hiërarchisch leiding aan de Adjunct Gemeentesecretaris / Directeur, de concerncontroller, de clusterhoofden, de teammanagers van de teams die ressorteren onder het cluster Concern, alsmede aan het Euregionaal Historisch Centrum, de Stadsschouwburg en Museum Het Domein.
4.3 De Adjunct Gemeentesecretaris / Directeur
Elk cluster wordt geleid door een clusterhoofd. Deze geeft hiërarchisch en functioneel leiding aan de medewerkers van zijn cluster.
Het clusterhoofd is resultaatverantwoordelijk voor de aan zijn cluster toegewezen programma’s, producten en projecten en bedrijfsverantwoordelijk voor zijn cluster. De te behalen resultaten en de wijze van werken zijn uitgewerkt in het clusterplan dat qua opzet en inhoud aansluit bij het Besluit Planning en Control gemeente Sittard-Geleen.
Het clusterhoofd is als integraal manager bevoegd om binnen de vastgestelde beheerskaders te beslissen over de inzet van de beschikbaar gestelde middelen. Hierover legt hij verantwoording af aan de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur en rapporteert aan hem.
Elk team wordt geleid door een teammanager.
De teammanager is hiërarchisch ondergeschikt aan het clusterhoofd. Hij legt verantwoording af en rapporteert aan het clusterhoofd. Hij geeft hiërarchisch, functioneel en operationeel leiding aan de medewerkers van het team.
De teammanager is onder verantwoordelijkheid van het clusterhoofd resultaatverantwoordelijk voor de aan het team toegewezen producten en bedrijfsverantwoordelijk voor het team.
4.6 Overige vormen van aansturing
Naast de hiervoor genoemde leidinggevende functies kunnen de navolgende vormen van niet-hiërarchische aansturing dan wel coördinatie voorkomen.
Grote teams kunnen onderverdeeld worden in units.
Een unit wordt geleid door een unitcoördinator. Deze is hiërarchisch ondergeschikt aan de teammanager en legt verantwoording af aan en rapporteert aan de teammanager.
De unitcoördinator is belast met de functionele en operationele leiding aan de medewerkers van de unit. Hij is verantwoordelijk voor de realisatie van de afgesproken resultaten door de unit.
De aanwijzing van de projectmanager – en waar nodig de omschrijving van zijn bevoegdheden – gebeurt via het vaststellen dan wel wijzigen van de productbegroting resp. van de projectbladen die daar deel van uitmaken.
De uitvoering van een project en het nemen van beslissing in het kader van die uitvoering gebeurt overeenkomstig de Procesbeschrijving Projecten.
§ 5 Vaststelling en ingangsdatum
Dit besluit heeft geen betrekking op de griffie. Dit is een via een afzonderlijk instellingsbesluit tot stand gekomen organisatorische eenheid die belast is met de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad, de raadscommissies, de voorzitter van de gemeenteraad, de voorzitters van de raadscommissies, het presidium, het seniorenconvent, de raadsfracties en de individuele raadsleden. Zij wordt afzonderlijk aangestuurd.