Organisatie | Lisse |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Uitvoeringsvoorschrift kaderverordening subsidies Lisse 2009 |
Citeertitel | Uitvoeringsvoorschrift kaderverordening subsidies Lisse 2009 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Kaderverordening Subsidies Lisse 2009
Kaderverordening Subsidies Lisse 2009
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2009 | 01-01-2009 | 01-05-2017 | nieuwe regeling | 25-11-2008 De Lisser, 7-1-2009 |
HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen
Subsidie wordt in de regel verstrekt aan instellingen. Subsidiëring van natuurlijke personen is onder omstandigheden ook mogelijk. Het begrip natuurlijke persoon behoeft geen nadere definiëring. De definitie van een instelling is niet beperkt tot in Lisse gevestigde rechtspersonen. De mogelijkheid moet bestaan om subsidie te verlenen aan niet-Lissese instellingen die (mede) voor de Lissese bevolking actief zijn. Met name in de maatschappelijke dienstverlening komen dergelijke, regionaal werkende, instellingen voor. Het betekent echter niet dat alle instellingen die voor Lisse werkzaam zijn, waar ook gevestigd, in aanmerking komen voor subsidie. In het algemeen geldt dat door het gemeentebestuur erkende belangen betrekking hebben op Lissese ingezetenen. Er moet sprake zijn van een substantieel aandeel van de activiteiten of producten binnen de niet-Lissese instelling dat ten dienste staat van de Lissese bevolking.
In instellingen die een zogenaamd "raad van toezicht"-model kennen, wordt een deel van de taken die normaliter door het bestuur worden vervuld opgedragen aan de directeur. Het ligt in de rede dat het waarmerken van de jaarrekening ook in deze constructie niet door de directeur, maar door de Raad van Toezicht plaatsvindt. Dit betreft immers bij uitstek een toezichthoudende taak.
Uitgangspunt voor de subsidiëring zijn de activiteiten die door de aanvrager worden uitgevoerd. Met activiteiten bedoelen wij alle werkzaamheden die nodig zijn om de afgesproken doelen te bereiken. Deze doelen moeten passen binnen het gemeentelijk beleid.
De producten en activiteiten die een instelling levert komen ten goede aan een kring van personen die wordt omvat door het begrip deelnemer. Deze personenkring omvat gebruikers van voorzieningen, deelnemers aan activiteiten, en cliënten van maatschappelijke dienstverlening.
In verband met de wenselijkheid van controle of de eigen regels waarnaar de instelling zich moet gedragen op voldoende wijze in de interne democratische besluitvorming zijn voorzien is het tweede lid van dit artikel geformuleerd. Deze bepaling is niet zo geformuleerd dat alle instellingen op elkaar moeten lijken. De veelzijdigheid van de samenleving zal ook tot uiting kunnen komen in de wijze waarop aan de democratische regelgeving wordt vormgegeven.
Het eerste lid geeft ons de mogelijkheid de instelling aan te spreken op de eisen van democratisering. Wij kunnen voor deze controle zo nodig ambtenaren aanwijzen die met een dergelijke taak worden belast.
Een instelling draagt binnen haar doelstelling zorg voor het voorkomen en het tegengaan van enige activiteit, die discriminatie oplevert wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, leeftijd, seksuele voorkeur of op welke grond dan ook.
Een instelling voert een beleid ten aanzien van de emancipatie van vrouwen, ouderen en migranten. Dit dient te blijken uit het personeelsbeleid, de werkwijze en de bestuurssamenstelling.
De begripsomschrijving van instelling maakt namelijk subsidiëring van bedrijven mogelijk. In die gevallen waarin de subsidie slechts een gering aandeel in de omzet betreft, kan expliciete toepassing van deze bepalingen op bezwaren stuiten. Er kunnen zich situaties voordoen waarin het wenselijk is om ontheffing te verlenen. Overigens zullen wij uitdrukkelijk en gemotiveerd moeten afwegen waarom ontheffing noodzakelijk is. Zonodig zal om politieke redenen het advies van de commissie Maatschappij en Financiën worden ingewonnen.
HOOFDSTUK 2 Aanvullende bepalingen bij Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht
Artikel 7 Regels subsidievaststelling; vereisten aanvraag
Op een aanvraag tot subsidievaststelling wordt, mits deze aan alle wettelijke voorschriften voldoet, uiterlijk binnen negen maanden beslist.
Als een aanvraag tot subsidievaststelling voldoet aan al hetgeen bij of krachtens de Kaderverordening Subsidies Gemeente Lisse (KSL) is bepaald, stellen wij uiterlijk binnen negen maanden de subsidie vast. Op deze wijze is de subsidie welke over het voorafgaande boekjaar werd verstrekt steeds vastgesteld voor de aanvang van het op de vaststelling volgende boekjaar.
Artikel 8 Toetsingsgronden (algemene voorwaarden waaraan wordt getoetst)
Subsidie kan worden verleend wanneer voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
Gelet op het bepaalde in artikel 10 van de Kaderverordening worden onder eigen middelen verstaan de aanwezige reserves, voorzover deze meer bedragen dan 10% van het totaal van de lasten van de jaarlijkse begroting, berekend over het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidieaanvraag wordt ingediend.
Artikel 10 Verlenen en vaststellen
Bij de aanvraag tot vaststellen van de verleende subsidie worden tenminste de volgende bescheiden meegezonden:
Indien de subsidieontvanger op jaarbasis een subsidie van € 75.000 lager of meer ontvangt, dient het financieel verslag uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het subsidiejaar, dan wel zes maanden na afloop van de periode waarvoor subsidie werd verleend, voorzien te zijn van een beoordelingsverklaring van een accountant of een accountantsadministratie met certificerende bevoegdheid als bedoeld in artikel 393, vijfde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Art 4:78. Awb is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 11 Overleg en samenwerking
De instelling neemt, indien naar ons oordeel daartoe noodzaak bestaat, deel aan onderling overleg en samenwerking met de gemeente of met door ons aan te wijzen organen en instellingen.
In dit artikel wordt voorgeschreven dat instellingen, indien daartoe de noodzaak bestaat, deelnemen aan onderling overleg of aan overleg met de gemeente. De bedoeling van deze bepaling is om overleg en samenwerking aan te gaan als dat in het belang is van het werk of van de afstemming daarvan. Het is niet al bij voorbaat te voorzien in welke situaties bedoeld overleg of bedoelde samenwerking nodig zijn. Het geven van een limitatieve opsomming zou onjuist zijn.
Bij een subsidieperspectief voor meerdere jaren hoeft niet ieder jaar overleg plaats te vinden, wel jaarlijkse subsidieverlening, controle en vaststelling. Voor de subsidies bedoeld in de beleidsregel maatschappelijke activiteiten onder 8.3. geldt in principe:
Het verdient aanbeveling om af te spreken of en zo ja hoe het budget in de loop van de periode wordt aangepast aan de ontwikkelingen van het loon- en prijspeil. Op grond van artikel 4:51 van de Awb kunnen (meerjarige) subsidieverplichtingen tussentijds worden gewijzigd of opgezegd. Er moet dan bijvoorbeeld sprake zijn van omstandigheden zoals genoemd in de artikelen over wijziging en intrekking van de subsidie of een zodanige beleidswijziging dat deze zich tegen (ongewijzigde) voortzetting van de subsidie verzet. Wanneer daarvan sprake is valt niet in het algemeen aan te geven. De noodzaak tot bezuinigingen kan voldoende zijn, maar is dat niet per definitie. De specifieke omstandigheden van het geval zullen uiteindelijk bepalend zijn. Uit artikel 4:51 van de Awb volgt dat tussentijdse wijziging of beëindiging voor het bestuursorgaan de plicht met zich brengt een redelijke termijn in acht te nemen, alsmede de verplichting om eventuele schade te vergoeden. Onder omstandigheden kan een kortere termijn aanvaardbaar zijn, indien vergoed wordt de daaruit voortvloeiende schade, welke de subsidieontvanger lijdt doordat hij in vertrouwen op de subsidie anders heeft gehandeld dan hij zonder de subsidie zou hebben gedaan. Van schade is bijvoorbeeld sprake als de instelling voor de levering van een product personeel in dienst heeft genomen en aantoonbaar in directe relatie tot de tussentijdse wijziging van de subsidie wachtgeldverplichtingen ontstaan.
Artikel 13 Doorgeven en overboeking van subsidiegelden
Het is de subsidieontvanger niet toegestaan om subsidiegelden, anders dan wegens betaling van geleverde goederen en diensten, door te geven aan of over te boeken naar anderen.
Artikel 14 Incidentele subsidie
Een incidentele subsidie wordt toegekend voor evenementen en incidentele activiteiten, die bijdragen aan gemeentelijke doelen en kan gedurende het jaar worden aangevraagd zolang het subsidieplafond niet is bereikt.
Het gaat hier om activiteiten waaraan de gemeente veel belang hecht en die zonder gemeentelijke bijdrage geen doorgang zouden vinden. Het betreft een eenmalige subsidie die wordt verleend zo lang het subsidieplafond niet is bereikt. Deze subsidievorm is bedoeld voor subsidies ten behoeve van experimenten en van evenementen, waaraan bijvoorbeeld ook sponsors kunnen bijdragen. De gemeente is dan een van de financiers. In dat geval moet duidelijk worden afgesproken voor welk onderdeel van het evenement de subsidie is bedoeld, dan wel welke bijzondere verplichtingen voor de subsidieontvanger gelden. Dit in verband met de subsidievaststelling achteraf.
Een aanvrager die in aanmerking wenst te komen voor een incidentele subsidie voor het komende of binnen het lopende boekjaar, legt bij de aanvraag in ieder geval de volgende bescheiden over:
Er kunnen nog nadere richtlijnen voor de subsidieaanvraag worden vastgesteld of nadere stukken worden gevraagd voor de beoordeling van de subsidieaanvraag. Tot de over te leggen stukken zal onder meer een opgave van het aantal deelnemers behoren.
Indien de subsidie bij afzonderlijke beschikking is verleend, nemen wij na afloop van het boekjaar of nadat de prestatie of de activiteit is gerealiseerd, een besluit tot vaststelling van de subsidie over dit boekjaar. Dit omvat mede een oordeel of de verleende subsidie is besteed aan het doel of de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. Het is, ingevolge artikel 4:29 van de Algemene wet bestuursrecht, tevens mogelijk om de subsidie zonder voorafgaande verlening vast te stellen.
De waardering van activiteiten staat voorop. Het gaat om subsidies waarbij de gemeente minimale inhoudelijke verplichtingen oplegt en controle uitvoert. De gemeente wil via deze subsidies bepaalde activiteiten stimuleren zoals vrijwilligerswerk, kunst en cultuur of sportstimulering. Kenmerkend voor de waarderingssubsidie is dat deze, ingevolge de in art. 4:29 van de Awb geboden mogelijkheid, zonder voorafgaande verlening wordt vastgesteld. Er worden geen eisen aan een subsidieontvanger gesteld ten behoeve van een subsidievaststelling. Wij controleren wel steekproefsgewijs of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. De subsidieontvanger is verplicht de gevraagde stukken aan te leveren.
Nieuwe aanvragen worden op basis van de jaarrekening, de begroting, het begrote tekort en de reservepositie op de balans verleend. Het subsidiebedrag kan nooit meer bedragen dan de subsidiebehoefte en zal nooit meer bedragen dan de van toepassing zijnde grondslagen.
De subsidieaanvraag is gebaseerd op de activiteiten waaraan de door de instelling te maken kosten zijn toegerekend. Wij toetsen of de aangeboden activiteiten helpen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te bereiken. Voor een goede en duidelijke besluitvorming is het van belang dat wij in iedere collegeperiode het politieke beleidsprogramma vertalen in concrete beleidsplannen. Daarin moeten de beleidsdoelen helder worden beschreven en zal worden aangegeven met welke inzet die doelen moeten worden bereikt. Voor de voorbereiding van deze uitwerking van het beleidsprogramma is overleg met particuliere organisaties vanzelfsprekend, met name als het gaat om het beschrijven van de activiteiten. De raad stelt deze uitwerking van het beleidsprogramma vast. Voorafgaande aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door ons aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de offerte zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de offerte zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is. Gelet zal worden op de kwantitatieve en op de kwalitatieve aspecten van de offerte. Wij zullen allereerst toetsen of de aangeboden activiteiten helpen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te bereiken. De vertaling van beleidsdoelstelling naar daarvoor noodzakelijk aanbod vindt plaats in genoemde beleidsplannen. Daarom zal de eerste toetsing daaraan kunnen plaatsvinden.
Voorafgaande aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door ons aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de aanvraag zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de aanvraag zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is. De te leveren prestaties (activiteiten) worden vooraf vastgesteld.
Artikel 22 Eisen subsidievaststelling
Een instelling aan welke prestatiesubsidie is verleend, legt ter vaststelling daarvan binnen de vastgestelde termijn van het op de subsidieperiode volgende boekjaar aan ons een verslag van de in het boekjaar verrichte activiteiten over, alsmede een door het bestuur gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening dient minimaal te omvatten een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen daarop.
Artikel 23 Subsidievaststelling
Wij stellen aan de hand van de door de instelling geleverde rapportages en overige bescheiden, alsmede van waarnemingen van door ons daartoe aangewezen ambtenaren, vast of de instelling de activiteiten zowel naar aard, omvang als kwaliteit tot stand heeft gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening.
Indien toepassing van het derde lid niet het gevolg is van omstandigheden welke voor rekening van de instelling behoren te komen en het in het derde lid bedoelde besluit gevolgen heeft welke aantoonbaar niet door de instelling gedragen kunnen worden, kan in voor de instelling gunstige zin van het derde lid worden afgeweken.
Bij de subsidievaststelling van prestatiesubsidies vormen de door de instelling gerealiseerde activiteiten een belangrijk criterium. Immers bij de subsidieverlening is vastgelegd dat met het ingediende activiteitenplan is ingestemd dan wel welke activiteiten in elk geval gerealiseerd moeten worden. Naar rato van het (deels) gerealiseerde activiteitenplan of de (deels) gerealiseerde activiteiten die conform afspraak in elk geval zouden worden gerealiseerd wordt de subsidie vastgesteld. Wij kunnen de subsidie evenredig lager vaststellen. Over het voornemen om de subsidie lager vast te stellen zal met de instelling worden overlegd.
Artikel 24 Overschotten en tekorten in verband met de uitvoering van activiteiten
Bij prestatiesubsidies kunnen, ook bij volledige uitvoering van het activiteitenplan, aan de subsidie gerelateerde voordelige of nadelige verschillen ontstaan. De instelling kan, na toestemming van het college, daartoe een egalisatiereserve vormen.
Van een overschot is sprake indien de subsidieontvanger tenminste de gesubsidieerde activiteiten in de afgesproken omvang heeft gerealiseerd tegen een lager bedrag dan in de subsidieverlening is vermeld. De regeling voorziet in de mogelijkheid dat een overschot niet automatisch in de gemeentekas terugvloeit, omdat daarvan voor de subsidieontvanger geen stimulans uitgaat om efficiënt met subsidiegelden om te gaan. Verder zal de subsidieontvanger dan zijnerzijds verzoeken om een extra subsidie, indien de kosten onverhoopt hoger zullen uitvallen. Naar analogie van en in overeenstemming met de bestaande praktijk (te weten die met productsubsidie) bestaat daarom de mogelijkheid dat overschotten in volgende tijdvakken mogen worden besteed dan wel gereserveerd.
Het realiseren van een activiteitenplan moet controleerbaar zijn. De instelling moet daarom verantwoording afleggen door middel van rapportages, jaarverslag, jaarrekening en andere (financiële) documenten. Maar het moet ook mogelijk zijn om tussentijds te bezien hoe de stand van zaken is, onder meer om de subsidieverlening tijdig aan te passen en/of het beleid en de uitvoering daarvan te evalueren.
Het kan voor een goed beeld nodig zijn inzicht te hebben en nader onderzoek te doen naar adviezen en verklaringen van (externe) deskundigen. In het bijzonder moeten de werkzaamheden van de accountant van de instelling kunnen worden beoordeeld. Daarom heeft de gemeente, met inzet van een eigen accountant, de bevoegdheid tot review op de werkzaamheden van de accountant van de instelling. De gemeentelijke accountant kan van deze bevoegdheid gebruik maken vanuit de eigen verantwoordelijkheid of op verzoek van of namens ons.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Lisse op 25 november 2008,
De secretaris, De burgemeester,
P.C.P.M. van Hemert-de Bruin mevrouw C. Langelaar
Bijlage 1 bij Uitvoeringsvoorschrift kaderverordening subsidies
De volgende procedure wordt gehanteerd:
voor jaarsubsidies boven € 100.000 en voor instellingen die overwegend van een gemeentelijke subsidie afhankelijk zijn dienen de betreffende instellingen bij de eerstvolgende aanvraag voor een jaarsubsidie een beleidsparagraaf met betrekking tot het risicoprofiel, het weerstandsvermogen, de bestemmingsreserves en de voorzieningen in te dienen. Deze beleidsparagraaf “weerstandsvermogen” bevat ook een beschrijving en onderbouwing van het doel van de reserve of voorziening, evenals de maximale omvang, en de hoogte van de dotaties en onttrekkingen;
slechts met voorafgaande toestemming, die door of namens het college van burgemeester en wethouders wordt verleend, is het toegestaan een voorziening of bestemmingsreserve te vormen. Voorzieningen en bestemmingsreserves waarvoor toestemming is verleend, worden niet beschouwd als vrij beschikbaar reservevermogen;
indien uit de bij een rekening gevoegde balans blijkt dat het vrij beschikbare eigen vermogen van een begunstigde meer bedraagt dan het genormeerde weerstandsvermogen gedurende het verstreken jaar, brengt het college van burgemeester en wethouders bij de subsidieaanvraag voor het nieuwe subsidiejaar het meerdere op de subsidie in mindering.