CVDR22797_1Verordening regelende de instelling, de taak en de samenstelling van de audit commissie gemeente LandsmeernlregelingLandsmeer2007-05-02LandsmeerKompas Regiokrant, 01-05-2007Verordening audit commissie gemeente Landsmeer 2007Gemeentewet, art. 84Controleverordening gemeente Landsmeer 2006, art. 4, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2007-04-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-05-022022-07-27nieuwe regeling2007-271.GeenGeen.Verordening regelende de instelling, de taak en de samenstelling van de audit commissie gemeente LandsmeerDe raad van de gemeente Landsmeer;Gelezen het voorstel van het presidium van 28 maart 2007;Gelet op het bepaalde in artikel 84 Gemeentewet juncto artikel 4, lid 3 van
de Controleverordening gemeente Landsmeer 2006;b e s l u i t:Vast te stellen de volgende verordening regelende de instelling, de taak en
de samenstelling van de audit commissie gemeente Landsmeer.1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
de raad: de gemeenteraad van Landsmeer;
de commissie: de audit commissie
een lid: een lid van de commissie;
de voorzitter: de voorzitter van de commissie of diens
plaatsvervanger;
de accountant: de accountant benoemd door raad in overeenstemming
met artikel 213, lid 2 Gemeentewet;
controleverordening: de Controleverordening gemeente Landsmeer 2006
ex artikel 213 Gemeentewet;
de griffier: de griffier van de gemeenteraad dan wel diens
plaatsvervanger;
2Taken en bevoegdheden1.De commissie:
voert namens de raad het periodieke overleg met de accountant
zoals bepaald in artikel 4 van de Controleverordening;
is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen
accountant;
adviseert de raad jaarlijks over het Controleprotocol voor de
accountantscontrole waarin wordt opgenomen: de
goedkeuringstoleranties;afzonderlijk te controleren
deelwaarnemingen; een inrichtingsplan voor verslag van
bevindingen; eventuele tussentijdse controles, de frequentie en
inrichting daarvan; posten van de jaarrekening of deelcontroles
en afwijkende rapporteringtoleranties;
adviseert de raad jaarlijks over de jaarrekening, mede aan de
hand van de accountantsverklaring en het
accountantsverslag;
adviseert de raad over het programma van eisen voor de
aanbesteding van de accountantscontrole;
is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en
benoeming van een accountant en het doen van een voordracht voor
de keuze;
bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van
de interim controle en naar aanleiding van de
jaarrekeningcontrole;
formuleert een advies aan de raad over de wijze van behandeling
van de rapportages van de accountant;
houdt toezicht op de kwaliteit van de interne en externe
financiële rapportages en maakt zonodig afspraken met de
portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de
planning- en controlecyclus binnen de gemeente.
bespreekt periodiek de wijze waarop het college en de
organisatie invulling geven aan de naleving van artikel 212
Gemeentewet.
2.De raad kan de commissie aanwijzingen en opdrachten geven voor de
uitoefening van haar taken en bevoegdheden.3Samenstelling1.De commissie bestaat uit drie raadsleden.2.Een lid van de rekenkamercommissie kan geen lid van de commissie
zijn.3.De commissie kan de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris,
de concerncontroller verzoeken bij haar vergaderingen aanwezig te
zijn.4.De accountant kan worden uitgenodigd deel te nemen aan beraadslagingen
van de commissie, behoudens de beraadslaging over het genoemde in
artikel 2 sub e en f.4Zittingsduur1.De zittingsperiode van de leden in de commissie eindigt wanneer zij
ophouden lid van de raad te zijn en in elk geval aan het einde van de
zittingsperiode van de raad.2.De raad kan een raadslid als commissielid ontslaan.3.Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.5VergaderingenDe vergaderingen zijn van de commissie zijn besloten.6Voorzitter1.De drie raadsleden bepalen onderling wie van hen voorzitter en
vice-voorzitter is.2.De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van
de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de
uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.3.De voorzitter c.q. de vice-voorzitter vertegenwoordigt de commissie in
raads- en commissievergaderingen.7Informatievoorziening1.De commissie informeert de raad vroegtijdig en actief.2.De informatie omvat in ieder geval:
de besluitenlijst van de vergaderingen van de commissie;
het controleprotocol;
de tussentijdse rapportages en controles;
het accountantsrapport;
de accountantsselectie.
8SecretarisDe griffier fungeert als secretaris van de commissie.9EvaluatiebepalingDe verordening wordt twee jaar na het inwerking treden geëvalueerd.10SlotbepalingenIn de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie
op voorstel van de voorzitter.11CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Verordening audit commissie
gemeente Landsmeer 2007”.12InwerkingtredingDeze verordening treedt inwerking één dag na de bekendmaking. Met dien
verstande dat zij voor het eerst zal gelden voor het rekeningsjaar
2006.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Landsmeer op 24 april 2007.Artikel 1Op grond van de Controleverordening die voortvloeit uit artikel 213 Gemeentewet,
vastgesteld bij besluit van 28 juni 2006, dient er periodiek afstemmingsoverleg
plaats te vinden tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad van
drie leden, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie, de
portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller. Op
grond van artikel 7 lid 4 dient de accountant voorafgaand aan de
raadsbehandeling van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met (een voor
dit doel ingestelde vertegenwoordiging) van de raad te bespreken.Artikel 2Dit artikel regelt de verhouding tussen raad en commissie. Sinds de invoering
van de Wet dualisering gemeentebestuur wordt de accountant door de raad
aangewezen en niet meer door het college. De reguliere aansturing tijdens de
interim en jaarrekeningcontrole kan dan ook niet langer door de
portefeuillehouder plaatsvinden. Primaire taak van de commissie ligt dan ook op
dit vlak, het vormen van een aanspreekpunt voor de accountant tijdens zijn
controlewerkzaamheden en het daarbij aansturen van de accountant. Dit maakt een
efficiënte aansturing mogelijk zonder dat steeds behandeling in de
raadscommissie c.q. raad noodzakelijk is.De commissie treedt op als deskundig en ondersteunend orgaan, niet als een
politiek bestuurlijk orgaan.De commissie bereidt de adviezen van de raad voor ten aanzien van het aanwijzen
van de accountant en het vaststellen van de jaarrekening.Samen met het college bereidt de commissie de selectieprocedure van de
accountant voor.Het 2e lid maakt de verhouding tussen raad en commissie volstrekt helder, de
raad kan de commissie aanwijzingen en opdrachten geven ter uitoefening van haar
taken en bevoegdheden.Artikel 3De gekozen samenstelling wijkt niet af van de eerder vastgestelde
Controleverordening en de Verordening op de Rekenkamercommissie. In dit voorstel
ligt de nadruk op het ondersteunend zijn aan de raad en bij de jaarrekening als
onderzoekscommissie op te treden. Vandaar de keuze voor het op verzoek aanwezig
zijn van de genoemde functionarissen.Artikel 4Het lidmaatschap is gekoppeld aan het raadslidmaatschap, op het moment dat men
geen deel meer uitmaakt van de raad vervalt het lidmaatschap van deze
commissie.Artikel 5Gelet op de taakstelling van de commissie moet zij haar werk in alle rust kunnen
doen.Artikel 6Een logische consequentie voor het borgen van de terugkoppeling naar de
raad.Artikel 7De commissie is ondersteunend aan de raad. Wil de raad zijn controlerende rol
goed kunnen vervullen dan is het van belang dat men tijdig en adequaat
geïnformeerd wordt.Het 1e lid onderstreept dat belang.Met het oog op de transparantie worden in het 2e lid verschillende zaken genoemd
waarover de raad minimaal geïnformeerd dient te worden, maar het 1e lid
onderstreept de bredere verantwoordelijkheid van de commissie dat zij de raad
daar waar relevant tijding en pro-actief informeert.De overige artikelen spreken voor zich.