Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Postprotocol 2012 |
Citeertitel | Postprotocol 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2012
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2012 | Onbekend | 03-07-2012 Apeldoorns Stadsblad, d.d. 25 juli 2012 | 2012-0145001 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;
gelet op het Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009;
vast te stellen het navolgende Postprotocol waarin opgenomen voorschriften betreffende het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van analoge (papieren) en/of digitale documenten.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In dit protocol wordt verstaan onder:
Deponeren: het doorsturen, na (digitale) behandeling en registratie, van ingekomen (gedigitaliseerde) documenten of (digitale) archiefexemplaren van interne of uitgaande documenten van een distributiepunt naar het centrale analoge of digitale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van archivering.
Dit protocol is van toepassing op poststukken en analoge documenten - waaronder fax-berichten -, die gedigitaliseerd kunnen zijn en die zijn ontvangen of verzonden door medewerkers of bestuurders van de gemeente Apeldoorn. Poststukken of documenten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt, vallen niet onder de werking van dit protocol.
Ontvangen analoge documenten worden dagelijks gedistribueerd en via (een) interne postronde(s) bezorgd bij een in het Handboek postvoorziening genoemd aantal distributiepunten; documenten die digitaal zijn ontvangen of na ontvangst zijn gedigitaliseerd en die digitaal worden behandeld, worden na registratie digitaal verzonden naar een distributiepunt.
Poststukken of analoge documenten die ten onrechte bij een distributiepunt zijn bezorgd of documenten die door een organisatie-eenheid of een bestuursorgaan zijn ontvangen, maar waarvan de behandeling door een andere organisatie-eenheid of bestuursorgaan dient plaats te vinden, dienen zo spoedig mogelijk bij DIV te worden aangemeld om deze bij het juiste distributiepunt te bezorgen.
Digitale documenten die ten onrechte bij een distributiepunt zijn bezorgd of documenten die door een organisatie-eenheid of een bestuursorgaan zijn ontvangen, maar waarvan de behandeling door een andere organisatie-eenheid of bestuursorgaan dient plaats te vinden, dienen zo spoedig mogelijk digitaal naar DIV te worden teruggestuurd om deze bij het juiste distributiepunt te bezorgen.
Een behandelaar dient na behandeling een ingekomen analoog document zo spoedig mogelijk bij het distributiepunt aan te bieden. Indien het om een geregistreerd document gaat draagt het distributiepunt zorg voor aanpassing van de registratie (afdoen van het document). Ieder ingekomen analoog document wordt vervolgens bij DIV ter archivering gedeponeerd.
Na vaststelling van een intern document, dient een analoge versie van dit document - indien bestemd voor een ander organisatieonderdeel - bij het distributiepunt ter registratie te worden aangeboden. Na registratie door het distributiepunt wordt het document ter verwerking en distributie aan DIV aangeboden. Indien een vastgesteld intern document digitaal dient te worden behandeld, draagt de opsteller van het document zorg voor registratie.
Na vaststelling van een uitgaand document, dient een analoge versie van dit document bij het distributiepunt ter registratie te worden aangeboden. Na registratie door het distributiepunt wordt het document ter verwerking en verzending aan DIV aangeboden. Documenten dienen in een gesloten envelop verpakt en als poststuk juist geadresseerd te zijn.
Toelichting op het Postprotocol 2012
Door de toenemende informatisering en complexiteit van de gemeentelijke informatiehuishouding kan het voorkomen dat documentaire processen op minder gecontroleerde wijze verlopen. Dit geeft het risico van een onbetrouwbare en inefficiënte informatievoorziening. Aan de inhoud van zowel ontvangen, interne als verzonden documenten kunnen rechten worden ontleend. Overheidsdocumenten dienen tevens om het overheidshandelen te kunnen verantwoorden. Onzorgvuldig handelen met overheidsdocumenten kan juridische, bestuurlijke, financiële, politieke en/of andere gevolgen hebben die nadelig zijn voor de gemeente. Intrede en verdere uitrol van een concernbreed werkend documentair informatiesysteem - het DMS genaamd - betekent dat gedurende een periode van een aantal jaren een hybride werkwijze zal bestaan waarin het documentbeheer van een analoge (papieren) omgeving naar een volledig digitale omgeving evolueert. Het is t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening noodzakelijk om afspraken over het documentbeheer op uitvoerend niveau op een eenduidige wijze vast te leggen.
Het d.m.v. voorschriften regelen van het documentverkeer van de gemeentelijke organisatie via het communicatiekanaal post t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening voor overheid en burgers.
Dit protocol geeft voorschriften aan medewerkers van de gemeentelijke organisatie over het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van analoge (papieren) en gedigitaliseerde documenten in diverse formaten en hoeveelheden via het communicatiekanaal post.
Relatie met overige wet- en regelgeving
Dit protocol is een uitvoeringsregeling t.b.v.:
In het verlengde van dit protocol zijn praktische uitvoeringsafspraken, instructies en servicenormen vastgelegd in het Handboek postvoorziening. Indien van belang wordt hiernaar verwezen. Het Handboek postvoorziening is te raadplegen via het intranet (A-net) van de gemeente Apeldoorn.
Het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van e-mailberichten is afzonderlijk vastgelegd in het protocol E-mailberichten 2012.
De artikelen gelden zowel voor een werkomgeving waarin volledig digitaal wordt gewerkt (met behulp van het DMS) als in een werkomgeving waarin (nog) niet (geheel) digitaal wordt gewerkt. Indien nodig, bij een afwijking voor één van de mogelijke werkomgevingen, is dit specifiek in de tekst aangegeven.
In het Besluit informatiebeheer, artikelen 4 en 5, is de verantwoordelijkheid voor het op een juiste wijze ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van documenten belegd bij de verschillende hoofden van de organisatie-eenheden (‘beheerseenheden’) en bestuursorganen.
Om te voorkomen dat poststukken ‘onderduiken’ in de gemeentelijke organisatie, waardoor geen monitoring op afhandelingstermijn kan plaatsvinden en deze onvindbaar zijn of ongecontroleerd kunnen verdwijnen, is het noodzakelijk dat zij, voordat behandeling plaatsvindt, eerst ter verwerking aan DIV worden aangeboden.
Bijlagen zijn altijd onderdeel van een document en hebben daarom dezelfde rechtszekerheidwaarde.
De inhoud van poststukken en documenten vallen onder het briefgeheim. Het is daarom van belang dat de inhoud van deze poststukken en documenten niet ter kennis komt van onjuist geadresseerden.
De overgang van een analoge naar een digitale werkomgeving maakt het noodzakelijk maatregelen te nemen om vertrouwelijke documenten zonder risico te kunnen digitaliseren. Dit doet zich voor wanneer poststukken bestemd zijn voor een behandelaar binnen de gemeentelijke organisatie die uitsluitend volgens een digitaal werkproces zaken behandelt. Betreffende poststukken kunnen dan niet meer ongeopend worden doorgezonden. Om digitaal te kunnen behandelen dient het poststuk eerst te worden geopend om het document te digitaliseren en vervolgens het digitale exemplaar door te zenden middels het DMS.
Deze bepaling beoogt een limitatieve opsomming van mogelijkheden om post voor de gemeente Apeldoorn te ontvangen en vervolgens centraal te kunnen verwerken.
Wanneer poststukken persoonlijk door medewerkers van externen worden ontvangen is er risico dat poststukken ‘onderduiken’ in de gemeentelijke organisatie. Er kan dan geen monitoring op afhandelingstermijn plaatsvinden, waardoor poststukken onvindbaar zijn of ongecontroleerd kunnen verdwijnen. Voordat behandeling plaatsvindt is het noodzakelijk dat deze poststukken eerst ter verwerking aan DIV worden aangeboden.
Documenten die via het communicatiekanaal post binnenkomen en waarvan de behandeling nog niet digitaal plaatsvindt, worden fysiek gedistribueerd. Documenten die wel digitaal worden behandeld, worden niet fysiek gedistribueerd, maar conform wet- en regelgeving direct gearchiveerd of vernietigd.
Binnen de organisatie-eenheden of bestuursorganen vervullen de distributiepunten een centrale rol in de postdistributie. Bij een distributiepunt wordt de post door DIV fysiek of digitaal afgeleverd en fysiek opgehaald; daarnaast vindt op een distributiepunt verdeling van de post plaats over de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de behandeling, en worden, indien nodig, registraties uitgevoerd.
Om een betrouwbare informatievoorziening te bewerkstelligen is het noodzakelijk dat alle documenten die in het kader van de rechtszekerheid beschikbaar moeten zijn, centraal analoog of digitaal worden gearchiveerd.
Interne documenten die door bevoegde functionarissen zijn vastgesteld dienen t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening te worden verwerkt en gearchiveerd in het analoge en/of digitale archief dat door DIV wordt beheerd. Ook interne documenten kunnen dienen voor bewijs en verantwoording.
Ook hier is centrale registratie en archivering noodzakelijk t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening. Van een via het communicatiekanaal post verzonden exemplaar dient een ‘minuut’, een geparafeerd archiefexemplaar, bij DIV voor archivering te worden gedeponeerd. Voor zover dit voor de rechtszekerheid noodzakelijk is dienen uitgaande poststukken aangetekend te worden verzonden.