Financiële Verordening Gemeente Emmen 2006

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Emmen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Emmen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het financiële beheer;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  c. administratieve organisatie:

  het geheel van maatregelen gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  d. financieel beheer:

  het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Emmen.

  e. rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen.

  f. doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  g. doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

  h. interne controle; het geheel van elkaar ondersteunende maatregelen door of namens en ten behoeve van de leiding van de organisatie, teneinde na te gaan of de organisatie functioneert zoals het bedoeld is.

  i. verbijzonderde interne controle; het opdragen van specifieke informatievoorziening/controle aan een interne controle afdeling of functionaris, buiten de primaire processen om, maar binnen de organisatie.

   

  Titel 1. Begroting en verantwoording

   

  Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programmaindeling

• 2.

  voor de begroting vast.

• 3.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    de te leveren goederen en diensten;

  • c.

    de baten en lasten.

• 4.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde

• 5.

  maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 6.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 7.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de

• 8.

  geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid

• 9.

  en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Collegeproducten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de collegeproducten uit de productenraming aan de programmaonderdelen.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in de collegeproducten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Voorjaarsnota

• 1.

  Het college stelt voor 1 mei van het lopende kalenderjaar de richtlijnen op voor het volgende begrotingsjaar.

• 2.

  Het college biedt uiterlijk in mei van het lopende kalenderjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden voor zover reeds beschikbaar de bevindingen meegenomen die voortkomen uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

• 3.

  De raad stelt deze nota uiterlijk in juni van het lopende kalenderjaar vast.

   

  Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van toerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de collegeproducten van de productraming;

  • b.

    de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting

  • c.

    de lasten en baten van de collegeproducten niet dusdanig worden overschreden c.q. onderschreden dat de realisatie van andere collegeproducten binnen hetzelfde programmaonderdeel onder druk komt te staan.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de programmabegroting niet worden overschreden.

   

  Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Deze toetsing wordt geïntegreerd in de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van artikel 213a Gemeentewet. Daarnaast kunnen in het kader van de interim-controle van de accountant afspraken worden gemaakt over de interne toetsing.

• 3.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

   

  Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad via 2 BestuursRapportages (BERAPS) op niveau van de programma’s door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting.

• 2.

  Het college stelt de opzet vast van de inrichting van de BERAPS.

• 3.

  De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten, de voortgang van de programma’s en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

• 4.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    investeringen groter dan 10% van het in de programmabegroting opgenomen budget per programma, mits passend binnen het bestaande beleid;

  • b.

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan 10% van het in de programmabegroting opgenomen budget per programma, mits passend binnen het bestaande beleid.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de collegeproducten naar de verantwoording van de programmaonderdelen.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programmaonderdelen. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke collegeproducten zijn geleverd;

  • c.

    wat de lasten en baten zijn;

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

   

  Titel 2. Financiële positie

   

  Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen, kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden geactiveerd als Immateriële vaste activa.

• 2.

  Materiële vaste activa zijn te onderscheiden in:

  • -

    investeringen met een economisch nut en

  • -

    investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

• 3.

  Activa met een verkrijgings- vervaardigingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 4.

  Activa met een levensduur van twee jaar of minder worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, tenzij anders wettelijk voorgeschreven.

Artikel 11. Voorziening voor dubieuze debiteuren

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende activiteiten met een homogeen karakter zoals belastingvorderingen, huurvorderingen, rente en aflossing kredietbank wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van een percentage van de omzet (dynamische methode).

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. Hoe ouder de vordering, hoe hoger de voorziening.

• 3.

  Bij de jaarrekening wordt de omvang van de voorziening getoetst.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

• 2.

  De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen;

  • d.

    een toetsing van de reserves en voorzieningen aan de uitgangspunten ten aanzien van de hoogte van de reserves en voorzieningen en het nut en de noodzaak van de reserves en voorzieningen, in relatie tot het benodigde weerstandsvermogen.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  De grondslag voor het bepalen van de heffingen en tarieven wordt gevormd door de geraamde kostprijs van de betreffende producten en diensten. Tenzij anders bepaald, dienen de tarieven en heffingen 100% kostendekkend te zijn, rekening houdend met de kosten die wettelijk mogen worden toegerekend. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld.

Artikel 14: Treasuryfunctie

• 1.

  Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording van de treasuryfunctie mogelijk.

• 2.

  Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit het Treasurystatuut aan ter behandeling en vaststelling door de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het college draagt zorgt voor een juiste en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

   

  Titel 3. Paragrafen

Artikel 16. Lokale heffingen

Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een nota lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling door de raad.

Deze nota behandelt in ieder geval:

• -

  de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

• -

  de kostendekkendheid van de rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet, alsmede voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer;

• -

  de druk van de lokale gemeentelijke belastingen en heffingen;

• -

  het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

  De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen, waarin tarieven van de gemeentelijke belastingen en heffingen zijn vastgelegd.

  Vóór het vaststellen van de hoogte van de tarieven van de gemeentelijke belastingen en heffingen door de raad verstrekt het college aan de raad grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet, alsmede voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer;

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen in ieder geval verslag van:

• -

  de geraamde inkomsten;

• -

  het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

• -

  een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat ieder jaar in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting de beleidsmatige contouren en de concrete uitwerking daarvan zijn opgenomen. Het gaat daarbij om de kaders voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, en gemeentelijke gebouwen.

• 2.

  Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau alsmede de kwaliteit van het milieu in zoverre gerelateerd aan het beheer en onderhoud van het rioolstelsel en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

• 3.

  In de jaarstukken doet het college verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen.

Artikel 19. Financiering

• 1.

  Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het college conform het Treasurystatuut.

• 2.

  Bij de programmabegroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisiconorm;

  • c.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

  • d.

    de rentevisie;

  • e.

    de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;

  • f.

    de omvang en samenstelling van de beleggings- en leningenportefeuille.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

• 1.

  In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op actuele onderwerpen

• 2.

  die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt

• 3.

  gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de

• 4.

  bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. In de bedrijfsvoeringparagraaf

• 5.

  wordt speciale aandacht gegeven aan:

  • a.

    organisatie en besturing;

  • b.

    personeelsmanagement;

  • c.

    informatiemanagement;

  • d.

    financieel management.

• 6.

  Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken

• 7.

  over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld

• 8.

  in artikel 213a Gemeentewet.

Artikel 21. Verbonden partijen

• 1.

  Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een nota verbonden partijen aan. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

• 2.

  Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

• 3.

  De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

• 4.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 22. Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de relatie met de programmaonderdelen van de begroting;

  • b.

    de strategische visie van het grondbeleid van de gemeente;

• 2.

  De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is ingediend.

• 3.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten, de verwerving van gronden, de uitgifte van gronden, en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 23. Verstrekking subsidies

• 1.

  1.Het college biedt op basis van nieuwe actualiteit een nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies.

• 2.

  De raad stelt de nota vast binnen drie maanden na aanbieding van de nota door het college.

• 3.

  In de begroting wordt een overzicht opgenomen van de door de gemeente verstrekte subsidies met een meerjarig karakter. Voor incidentele subsidies zoals bedoeld in artikel 4.23 lid 3 sub a en d van de AWB, publiceert het college jaarlijks een verslag van de verstrekking van subsidies conform het bepaalde in artikel 4.23 lid 4 van de AWB.

   

  Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 24. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

  • d.

    het streven naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26. Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke financiële organisatie;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  een kasinstructieregeling, een budgethoudersregeling en een regeling organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden.

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels dienen te waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 december 2006.

• 2.

  Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de financiële verordening vastgesteld op 24 december 2004.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Emmen 2006”.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 30 november 2006.