CVDR22659_1Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuningnlregelingAchtkarspelen2010-02-26AchtkarspelenOnbekendOnbekendOnbekendgemeenteraadbestuur en recht2005-01-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2005-01-012012-01-01OnbekendOnbekendGeenVerordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuningVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Achtkarspelen De raad van de gemeente Achtkarspelen;gelezen het voorstel van de voorzitter d.d. 22 september 2005, agendapunt 14gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; b e s l u i t :vast te stellen de volgende Paragraaf1:Ambtelijke bijstandArtikel11.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

feitelijke informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.3.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist in overleg met de griffier.4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden.

het de bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

2.Bij het verlenen van de ambtelijke bijstand werkt de betrokken ambtenaar onder de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de griffier en volgt diens anwijzingen op.3.De secretaris beoordeelt in overleg met de griffier of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.4.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.Artikel3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris is geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.Artikel41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.Artikel5

Elk raadslid heeft per jaar recht op 30 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, te vermeerderen met 15 uur per jaar per fractielid.

De griffier houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Nadere regels kunnen worden gesteld met betrekking tot het recht op bijstand.

Artikel6De griffier verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register. Artikel71.Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.2.Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.Paragraaf2:FractieondersteuningArtikel81.De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Achtkarspelen, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.2.De bijdrage bestaat voor het kalenderjaar 2005 uit een vast deel van € 761,25voor elke fractie en een bedrag € 101,50per raadszetel. Jaarlijks worden deze bedragen in de begroting gecorrigeerd voor inflatie op basis van de door de raad vastgestelde uitgangspunten.Artikel91.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel101.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt verstrekt nadat de verantwoording door de fractie over het voorgaande kalenderjaar is ontvangen.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.Artikel111.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

2.Bij splitsing van een fractie wordt aan de afgesplitste fractie een zelfde bijdrage als aan de oorspronkelijke fractie verstrekt op grond van artikel 8, tweede lid.,3.Bij splitsing van een fractie wordt het deel van het voorschot aan de oorspronkelijke fractie dat gebaseerd is op het aantal raadszetels evenredig verdeeld over de bij de splitsing betrokken leden. Artikel121.Elke fractie legt aan de raad schriftelijk verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning.2.Controle van de verantwoording vindt plaats door de griffier. De griffier brengt advies uit aan het presidium.3.Het presidium stelt na de ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van:

de uitgaven van een fractie die in het voorgaande kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

het terug te betalen bedrag wanneer de verstrekte bijdrage hoger was dan de werkelijke uitgaven.

4.Het presidium stelt de raad in kennis van het advies genoemd onder lid 2 en de vaststelling van de bedragen genoemd onder lid 3.Paragraaf3SlotbepalingenArtikel13Deze verordening treedt in werking met ingang van 6 oktober 2005.Alsdan vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Achtkarspelen, vastgesteld bij raadbesluit van 27 maart 2003Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van deraad der gemeente Achtkarspelen van 6 oktober 2005. griffier, voorzitter,mw. I.R. Zwart L.J. LyklemaToelichtingAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet.Artikelgewijze toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren, de griffier en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie en de griffier ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikelen 2 en 3Uitgangspunt is dat de ambtelijke bijstand door de griffier wordt verleend. Als deze na overleg met de secretaris een beroep dot op een ambtenaar, werkt deze ambtenaar onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de griffier en volgt de ambtenaar diens aanwijzingen op.Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Artikel 4 Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. Artikel 5 Er is voor gekozen om aan iedere fractie een vaste hoeveelheid uren op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. Door aan iedere raadsfractie een vaste hoeveelheid uren op de ambtelijke bijstand toe te kennen wordt extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden.De begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.Het register dat door de griffier kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen. Artikel 6In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand russen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Artikel 7 Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 8 Artikel 8 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 9De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel 10De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Artikel 11Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderende verhoudingen In de raad, de regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in, Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar - hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 12De controle van de verantwoording wordt door de griffier gedaan. De griffier brengt hierover advies uit aan het presidium. Er wordt een modelformulier ontwikkeld voor de verantwoording zodat de verantwoordingen vergelijkbaar zijn. Artikel 13Dit artikel behoeft geen toelichting.