Mandaatbesluit

TOELICHTING

ALGEMENE TOELICHTING

1. Inleiding

De Gemeentewet en andere meer specifieke wetten, zoals de Wet ruimtelijke ordening en de Wet maatschappelijke ondersteuning leggen de bevoegdheid om besluiten te nemen bij de bestuursorganen, zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of bij de burgemeester. In dit mandaatbesluit wordt geregeld wie namens het bestuursorgaan bepaalde bevoegdheden uitoefent.

Onder mandaat wordt volgens artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder besluit wordt verstaan: de schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Indien er sprake is van het overlaten van het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan anderen, zoals bijvoorbeeld het aangaan van een overeenkomst, dan wordt er niet gesproken van mandaat, maar van volmacht. Indien er sprake is van het overlaten van feitelijke handelingen aan anderen, die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling betreffen, dan wordt gesproken van machtiging. Er kan dan bijvoorbeeld gedacht worden aan het voeren van algemene correspondentie. Gezien bovenstaande is ervoor gekozen dit document op te stellen als een mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit met bijbehorend register. Daar waar in dit besluit wordt gesproken van mandaat wordt daaronder ook verstaan machtiging dan wel volmacht. Het besluit wordt geciteerd als ‘mandaatbesluit’.

In alle gevallen kan het bestuursorgaan de bevoegdheden die het/hij op grond van dit register aan anderen overlaat, zelf nog blijven uitoefenen. In de praktijk moet de gemandateerde steeds alert blijven en zelf bepalen of er vooraf een terugkoppeling naar het bestuursorgaan moet plaatsvinden.

2. Doelstelling

Met het verlenen van mandaten wordt het volgende beoogd.

Sneller en klantvriendelijker te handelen

Als het uitoefenen van bepaalde bevoegdheden aan afdelingsmanagers en medewerkers wordt overgelaten, kunnen zij sneller en daardoor klantvriendelijker handelen. Bovendien wordt op deze manier de klanten van de gemeente duidelijkheid verschaft over welke medewerker zij als eerste aan kunnen spreken, namelijk degene die zijn handtekening onder het besluit of de correspondentie heeft gezet.

Verantwoordelijkheden te verduidelijken

Met het vastleggen van bevoegdheden in dit besluit, worden de verantwoordelijkheden binnen de organisatie vastgelegd. Zodat het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is wie kan én moet worden aangesproken.

3. Uitgangspunten

Uitgangspunt is dat burgemeester en wethouders en de burgemeester de belangrijke en/of beleidsbepalende beslissingen zelf nemen en daarmee dus de hoofdlijnen van het beleid uitzetten. Dit is uitgewerkt in artikel 3 van het besluit.

Vervolgens worden verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd teneinde sneller en klantvriendelijker te kunnen handelen. Verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen betekent dat zoveel mogelijk bevoegdheden worden overgelaten aan de afdelingsmanager of (senior)medewerker.

Bij het overlaten van bevoegdheden aan anderen gaat het om vertrouwen. Het bestuursorgaan dat bevoegdheden aan anderen overlaat, moet ervan uit kunnen gaan dat het zelf de bevoegdheid op dezelfde wijze zou hebben gebruikt. Leidinggevenden moeten er uiteraard voor zorgen dat het in de afdeling gestelde vertrouwen niet wordt geschaad. Hiertoe dienen heldere instructies aan medewerkers te worden verschaft. Indien een medewerker twijfelt over een te nemen besluit, dient hij op tijd en vooraf te overleggen met de leidinggevende en/of portefeuillehouder.

De gemandateerde bevoegdheden zijn opgenomen in het register. Bij bepaalde mandaten zijn specifieke voorwaarden en/of beperkingen opgenomen. Indien buiten de grenzen wordt getreden van de voorwaarde/beperking, geldt er dus geen mandaat.

Ondermandaat is niet toegestaan tenzij tenzij dit in het mandaatregister is vermeld. Het bestuursorgaan beslist bij welke functie in de organisatie zij de bevoegdheid wenst neer te leggen.

Delegatie

De gemeenteraad heeft een aantal bevoegdheden gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders. Deze zijn niet opgenomen in dit besluit, maar zijn te vinden in het register behorende bij de Delegatieverordening. De meest recente dateert van 2 februari 2012. In een aantal gevallen worden de besluiten die burgemeester en wethouders op grond van de Delegatieverordening kan nemen gemandateerd. Een voorbeeld hiervan is de beslissing op een verzoek om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.

Het meerdere omvat het mindere

Op verschillende plaatsen in het register is er voor gekozen niet elk soort rechtshandeling in elke mogelijke variant te benoemen (dus niet: aanbod tot/sluiten van/opzeggen van/verlengen van/wijzigen van/dreigen met) want: wie het meerdere mag, mag ook het mindere. Mag een manager een leasecontract sluiten dan mag hij dit ook opzeggen. Mag een dwangsom worden opgelegd, dan mag deze ook worden ingetrokken. Staat in het register “besluiten over een vergunning” dan houdt dit niet alleen in de bevoegdheid om een vergunning te verlenen maar tevens die om een vergunning in te trekken, te weigeren, opnieuw te verlenen of te wijzigen. Besluiten over subsidies houdt naast het verlenen en vaststellen van subsidies ook het weigeren of terugvorderen ervan in.

Indien een mandaatbesluit ruim is geformuleerd dan dient dit dus ook ruim te worden uitgelegd.

Eventuele uitzonderingen op deze regel zijn in de kolom voorschriften/beperkingen vermeld, of blijken uit de redactie van het mandaat.

Rechtszekerheid

De in het register opgenomen bevoegdheden zijn ten volle gemandateerd mits voldaan wordt aan eventuele opmerkingen zoals aangegeven in de kolom voorschriften/beperkingen. Dit is in lijn met het uitgangspunt om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen. Een regeling die aan de gemandateerde overlaat om te bepalen wat de precieze omvang van het mandaat is, is overigens in strijd met de rechtszekerheid.

De mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. De instructies zijn vormvrij. Algemene instructies kunnen de vorm hebben van een beleidsregel. Ook dient de gemandateerde de mandaatgever op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid te verschaffen. De mandaatgever kan het mandaat te allen tijde intrekken. Dit moet schriftelijk gebeuren. Met deze instrumenten ontstaat een evenwicht tussen het geven van mandaat en het houden van controle op de uitvoering hiervan.

Er gelden enkele algemene uitzonderingen die zijn opgenomen in artikel 3 van het mandaatbesluit. Zo is er geen mandaat voor de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften, het vaststellen of afwijken van beleidsregels en het beslissen op een bezwaarschrift.

Ook worden uitgezonderd privaatrechtelijke besluiten welke niet passen binnen het toegekende budget. Het is in bepaalde situaties lastig te bepalen of een besluit binnen het toegekende budget past. Hoe zit het bijvoorbeeld met meerjaren overeenkomsten. Dergelijke overeenkomsten zijn daarom gemandateerd aan de manager. De budgethouder dient zich bij de uitvoering te houden aan de Algemene regeling budgethouders van de gemeente Wijchen.

In de praktijk moet de gemandateerde steeds alert blijven en zelf bepalen of er vooraf een terugkoppeling naar het bestuursorgaan moet plaatsvinden. Het bestuursorgaan kan te allen tijde aangeven zelf de bevoegdheid uit te willen voeren. De bepaling dat het mandaat niet geldt wanneer dit door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt, blijft uiteraard behouden.

Organisatorische wijzigingen

De afgelopen jaren hebben diverse organisatorische wijzigingen plaatsgevonden. Gedacht kan worden aan de regionale samenwerking op het gebied van milieutaken en brandweer. In dit kader zijn diverse mandaatbesluiten genomen. In het register wordt een duidelijk onderscheid gemaakt naar mandaten binnen de eigen organisatie en daarbuiten.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 2, lid 1

Uit deze bepaling volgt dat een bevoegdheid alleen is gemandateerd aan de (senior)medewerker tot wiens taak deze bevoegdheid behoord. Dit betekent dat collega’s niet onderling voor elkaar mogen tekenen. Tenzij ze (natuurlijk) met dezelfde taken zijn belast. Deze beperking geldt alleen voor medewerkers en senior medewerkers. Managers of leden van de directie zijn hieraan niet gebonden.

Artikel 2, lid 2

Bij afwezigheid van een (senior) medewerker wordt hij vervangen door de afdelingsmanager of een lid van de directie.

Artikel 2, lid 3

Bij afwezigheid van een manager wordt hij vervangen door een manager van een andere afdeling. Er bestaat vast gebruik dat bepaalde afdelingen elkaar vervangen. Maar strikt genomen mag elke manager als vervanger optreden.

Artikel 2, lid 4

Bij afwezigheid van een senior medewerker kan deze worden vervangen door een senior medewerker van dezelfde afdeling. Uiteraard mag ook de manager altijd tekenen. In het register kan worden bepaald dat deze vervangingsregeling niet geldt. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij verleende volmachten voor met naam genoemde senioren.

Artikel 2, lid 5

Hiermee wordt beoogd om in het kader van de zogenaamde nieuwe zaakbehandeling ter zitting een standpunt in te kunnen nemen. Zie ook hierboven onder punt 4.

Artikel 3

In de praktijk moet de gemandateerde steeds alert blijven en zelf bepalen of er vooraf een terugkoppeling naar het bestuursorgaan moet plaatsvinden. Het bestuursorgaan kan te allen tijde aangeven zelf de bevoegdheid uit te willen voeren.

Artikel 3, lid 1, onder d

Het vaststellen van beleidsregels is niet gemandateerd. Gelet hierop ligt het in de rede om besluiten waarbij wordt afgeweken van een beleidsregel (conform 4.84 van de Awb) ook niet te mandateren. In het geval in een beleidsregel een hardheidsclausule is opgenomen, wordt de toepassing hiervan aangemerkt als een afwijking van de beleidsregel. Een dergelijk besluit is dus niet gemandateerd, tenzij dit uitdrukkelijk in het mandaatregister is vermeld.

Artikel 3, lid 1, onder e

Ook is niet gemandateerd het verrichten van privaatrechtelijk handelingen, zoals bijvoorbeeld het verstrekken van een opdracht aan een derden, indien daarvoor geen budget is.

Artikel 5, lid 1

Bij mandaat kan een onderscheid worden gemaakt tussen ondertekenings- en afdoeningsmandaat.

Afdoeningsmandaat verleent aan de gemandateerde de gehele bevoegdheid om te beslissen en af te doen zonder bemoeienis of tussenkomst van het bestuursorgaan, inclusief de ondertekening van stukken.

Ondertekeningsmandaat is een mandaat waarbij de gemandateerde het besluit (slechts) ondertekent, maar waarbij het bestuursorgaan vooraf aan de hand van een ambtelijk advies zelf heeft besloten hoe te handelen. In dat geval vindt de ondertekening plaats als volgt: “Overeenkomstig door burgemeester en wethouders genomen besluit...“

Wij maken in Wijchen geen gebruik van ondertekeningsmandaat. In dit register is dan ook altijd sprake van een afdoeningsmandaat.

Artikel 5, lid 2

Het gaat hierbij om bevoegdheden die zijn gemandateerd maar waarbij het wenselijk is dat het besluit of de correspondentie door de burgemeester of het college wordt ondertekend. Bijvoorbeeld omdat dit wenselijk is vanuit oogpunt van representatie. In de hier genoemde situaties mag een besluit of correspondentie dus niet door de manager of medewerker worden getekend.

Artikel 7, lid 2

Het register bevat een paragraaf met mandaten verleend aan derden die niet tot de organisatie behoren. Daarnaast twee paragrafen (Algemeen en personele aangelegenheden) met mandaten die voor alle ambtenaren van de gemeente Wijchen gelden. Ten slotte paragrafen die zich toespitsen op de taken van bepaalde afdelingen. Indien een mandaat zowel in de algemene als de afdelingsparagraaf is genoemd, gaat het mandaat genoemd onder de afdeling voor.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING REGISTER

A 3 Crisiscommunicatiemiddelen

Op grond van het regionaal crisisplan Veiligheidsregio Gelderland-Zuid en het regionaal deelplan crisiscommunicatie worden de hier genoemde bevoegdheden gemandateerd.

A 6. t/m 13 Belastingsamenwerking met Beuningen

Deze bevoegdheden zijn bij besluit van 15 december 2009 gemandateerd aan de coördinator team belastingen/WOZ van de afdeling Financiën van de gemeente Beuningen optredende als het in de Regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Beuningen bedoelde hoofd van de uitvoeringsorganisatie.

B1 Spoedmandaat              

Het gaat hierbij om situaties waarbij met spoed een beslissing door het college moet worden genomen. Een lid van het college heeft in deze situaties afdoeningsmandaat namens het college. Logischerwijs is in deze situatie geen sprake van een bevoegdheid die al is gemandateerd.

B 7 Bezwaar en beroep

Ten aanzien van de vertegenwoordiging in bezwaar en beroep ed. wordt vaker aangestuurd op finale geschilbeslechting. Dit kan betekenen dat meer dan voorheen van de vertegenwoordigend ambtenaar ter zitting een inhoudelijk standpunt wordt verwacht ter zake van alternatieven. In het mandaatregister is de vertegenwoordiging tijdens de zitting bij een bezwaarschriftenprocedure, beroep of hoger beroep gemandateerd. Strikt genomen heeft dit alleen betrekking op de verdediging van het besluit. Het is wenselijk dat de vertegenwoordigend ambtenaar tijdens de zitting een standpunt kan innemen ten aanzien van bevoegdheden die elders in het register tot medewerkersniveau zijn gemandateerd. Artikel 2, derde lid, staat hieraan in de weg omdat een mandaat alleen geldt voor zover de bevoegdheden tot je taak behoren. Om deze reden is aan artikel 2 een vijfde lid toegevoegd. Het mandaat strekt niet zover dat ook bevoegdheden gemandateerd aan de manager of voorbehouden aan het bestuursorgaan (zoals het afwijken van een beleidsregel) zijn gemandateerd. Om hierover tijdens de zitting een standpunt over in te kunnen nemen, dient vooraf afstemming te zijn geweest. Een alternatief kan zijn om vanuit de zittingszaal contact op te nemen met de beslissingsbevoegde.

B 20 t/m 28 Privaatrechtelijke handelingen

Een gemeente beweegt zich veelvuldig in het privaatrechtelijk verkeer. Bijvoorbeeld bij de verkoop van grond, de deelname aan een stichting of bij de inrichting van het gemeentekantoor. Privaatrechtelijke handelingen verricht niet het college maar de ‘gemeente’, zijnde een rechtspersoon.

De beslissing tot het verrichten om een privaatrechtelijke rechtshandeling neemt het college op grond van artikel 160, lid 1, onder e, van de Gemeentewet. Vervolgens moet de handeling daadwerkelijk worden verricht. Dat doet de burgemeester op grond van artikel 171 van de Gemeentewet namens de ‘gemeente’. De burgemeester kan een ondergeschikte opdragen om namens hem de handeling te verrichten.

In het mandaatregister wordt meerdermalen zowel de beslissing om een handeling te verrichten als het daadwerkelijk verrichten van de handeling gemandateerd aan managers/medewerkers. De redactie van deze bepalingen is als volgt: “..(besluiten tot) het verrichten van privaatrechtelijke handelingen…”.

Bij gebruik van dit mandaat beslis je als medewerker namens het college om de rechtshandeling te verrichten en onderteken je de brief namens de burgemeester!

B 22 Privaatrechtelijke handelingen niet zijnde overeenkomsten

Naast het sluiten van overeenkomsten, verricht een gemeente tal van andere privaatrechtelijke handelingen. Gedacht kan worden aan het stuiten van een verjaringstermijn, een verklaring in het kader van derdenbeslag, een ingebrekestelling of het uitwinnen van bankgaranties. Voorheen waren deze privaatrechtelijke handelingen niet gemandateerd. Het is wenselijk deze handelingen wel te mandateren.

B 29 Akkoord verklaren van facturen

Deze bevoegdheid is gemandateerd tot de medewerker zijnde de budgethouder.

B 30 Aandeelhouderschap

In de Gemeentewet is bepaald dat de aandeelhoudersrol (waaronder met name het besluit hoe te stemmen in de Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders (AVA) van BV's en NV's waarvan de gemeente aandeelhouder is) een bevoegdheid van het (gehele) college is (artikel 160, lid 1, onder e, Gemeentewet). Deze bevoegdheid moet worden onderscheiden van de uitvoering van die besluiten (door de burgemeester, artikel 171 Gemeentewet, eventueel in mandaat uit te voeren). Dit mandaat regelt dat individuele collegeleden op grond van artikel 168 Gemeentewet de mogelijkheid hebben om zelfstandig, maar conform eventuele aanwijzingen van het college, namens het college te besluiten over de door de gemeente in de AVA uit te brengen stemmen. Dit besluit kan vervolgens door hetzelfde collegelid worden uitgevoerd gelet op de machtiging op grond van artikel 171 Gemeentewet.

B 32 t/m 42 Personele aangelegenheden

In het kader van integraal management hebben managers allerlei bevoegdheden als het gaat om het personeel van zijn/haar afdeling. Deze paragraaf betreft daarom alle afdelingen. De bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de medewerkers p&o en de manager BMO zijn opgenomen onder de afdeling BMO.

B 82 t/m 85 Kwalificatielicht Leerplichtwet

Bureau Leerplicht Nijmegen voert de kwalificatieplicht uit voor Nijmegen en de regio (waaronder Wijchen). In dat kader zijn diverse Nijmeegse leerplichtambtenaren aangewezen voor de uitvoering van de kwalificatieplicht. Tevens is bij besluit van 23 februari 2010 de bevoegdheid om besluiten te nemen in het portefeuillehouders overleg met betrekking tot de kwalificatieplicht gemandateerd aan de portefeuillehouder onderwijs.

B 85 Artikel 6 en 21 van de Leerplichtwet

Deze bepalingen hebben betrekking op de verplichting om een bepaalde kennisgeving aan het college te verstrekken. De bevoegdheid om van een dergelijke kennisgeving kennis te nemen, is gemandateerd aan de medewerker.

B 87 Wet kinderopvang

Het gaat hierbij vooral om handelingen in het kader van registratie, inspectie, toezicht en handhaving in het kader van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen.

B 93 t/m 95 Treasurystatuut

In het Treasurystatuut, vastgesteld door de gemeenteraad, wordt nauwgezet geregeld wie welke bevoegdheden heeft als het gaat om treasury. Conform artikel 14, tweede lid, van het Treasurystatuut wordt een en ander in de mandaatregeling vastgelegd.

B 165 Vervreemding of verkrijging van onroerende goederen

Bij besluit van 26 mei 2003 heeft de burgemeester een permanente volmacht verleend aan L.A. Kamps in zijn functie als senior beleidsmedewerker inhoudende de vertegenwoordiging in transacties die de gemeente wil aangaan ten overstaan van een notaris ten einde onroerende goederen te vervreemden dan wel te verkrijgen. De manager OW heeft dezelfde volmacht.

B 158 en 159 verhuur gemeentelijke eigendommen

Huur- of bruikleenovereenkomsten van gemeentelijke gebouwen waren voorheen, vanuit de afdeling Facilitaire Zaken, gemandateerd aan de medewerker. Deze bevoegdheid is nu ondergebracht bij de afdeling OW. Behoudens de verhuur van het kasteel en de kasteeltuin. Dit is ondergebracht bij afdeling BMO.