Organisatie | De Bilt |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nadere regels subsidieverstrekking 2013 |
Citeertitel | Nadere regels subsiediverstrekking 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Dit zijn nadere regels op de algemene subsidieverordening De Bilt 2012.
Algemene subsidieverordening, art. 2
1.geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2013 | nieuwe regeling | 25-09-2012 Biltbuis 10-10-2012 | cv19-09-2012 |
De gemeente streeft naar een efficiënt, effectief en transparant subsidiebeleid. Als eerste verbeterslag heeft de raad in december 2011 een nieuwe subsidieverordening vastgesteld met een bijbehorende toelichting. De Algemene subsidieverordening De Bilt 2012 (Asv) bevat de procedurele voorschriften voor het door het college verstrekken van subsidies en geldt vanaf 2013.
De Asv geeft het college de mogelijkheid om ter verduidelijking of ter uitwerking van wat in de verordening staat nadere regels te stellen.
Met behulp van de Asv is het mogelijk om subsidies te verstrekken op verschillende terreinen. Voor terreinen zoals monumenten en door de gemeente gegarandeerde geldleningen gelden op dit moment nog aparte verordeningen. Voor het college reden om voor die terreinen nog geen nadere regels op te stellen.
Het voorliggende document gaat over de nadere regels vanaf 2013 voor het sociaal maatschappelijke terrein (inclusief cultuur en sport), regels die door het college worden vastgesteld.
De nadere regels bestaan uit twee delen:
De algemene regels bevatten omschrijvingen en voorschriften die, tenzij anders aangegeven, gelden voor alle subsidies op het sociaal maatschappelijke terrein.
In dit deel staat waarvoor er subsidie wordt verstrekt. Aan de hand van de programmabegroting en beleidsmatige (kader)nota’s wordt per beleidsterrein ingegaan op de activiteiten en prestaties die in aanmerking komen voor subsidie met bijbehorende bepalingen en voorschriften.
1.Centrale doelstelling subsidiebeleid (voor het sociaal maatschappelijke terrein)
In de door het college vastgestelde startnotitie “Vernieuwend Welzijnsbeleid” (2011) is aangegeven dat het beleid binnen de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) de komende jaren meer uit zal gaan van de eigen kracht en eigen verantwoordelijkheid van de burger. Mede vanwege door te voeren bezuinigingen richt de gemeentelijke verantwoordelijkheid zich vooral op preventie om onnodige uitval van burgers te voorkomen en op activiteiten en diensten ter activering en ondersteuning van kwetsbare groepen burgers. Onder kwetsbare groepen verstaat de gemeente die inwoners die te maken hebben of krijgen met (een combinatie van) beperkingen van fysieke, geestelijke en/of sociale aard en die zonder ondersteuning door de gemeente niet optimaal kunnen meedoen in of aan de samenleving. Daarnaast willen wij het actief burgerschap bevorderen door inwoners te stimuleren en hen mogelijkheden te bieden om mee te kunnen doen aan de samenleving.
De focus op preventie. kwetsbare groepen en het uitgaan van eigen kracht en eigen verantwoordelijkheid heeft gevolgen voor de wijze waarop de gemeente subsidies op het sociale domein gaat inzetten.
Voor de komende jaren richt het subsidiebeleid van de gemeente zich op een tweeledig doel:
In de Asv wordt als hoofdlijn ingezet op twee subsidiesoorten: de jaarlijkse en de eenmalige subsidies.
De procedures voor het aanvragen en verantwoorden van deze subsidies zijn in de verordening beschreven. Beide subsidiesoorten worden hieronder uitgewerkt en ook wordt op bepaalde aspecten van de verordening nader ingegaan.
Jaarlijkse subsidies zijn subsidies voor een periode van maximaal vier kalenderjaren. De subsidies worden verstrekt voor activiteiten en prestaties passend in het gemeentelijke (subsidie)beleid. Zo mogelijk worden de subsidies gekoppeld aan door de gemeente gewenste resultaten en maatschappelijke effecten.
Jaarlijkse subsidies worden zoveel mogelijk verleend als vaste bedragen. Instellingen worden geacht hiermee rond te komen. Dit betekent dat instellingen voor eventuele tegenvallers niet terecht kunnen bij de gemeente. Eventuele meevallers kunnen door de instellingen worden behouden.
Jaarlijkse subsidies worden verleend als:
Budgetsubsidie: de subsidie waarbij vooraf door de subsidiënt (= de gemeente) aan een instelling voor een bepaalde periode een bedrag aan middelen wordt verleend voor afgesproken activiteiten en prestaties. Over de afgesproken activiteiten en prestaties wordt onderhandeld en de uitkomsten worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst.
Het college sluit een uitvoeringsovereenkomst met een subsidieontvanger ter uitvoering van een subsidiebeschikking. De verleningsbeschikking die ten grondslag ligt aan de uitvoeringsovereenkomst bevat een korte beschrijving van de activiteiten en prestaties, het subsidiebedrag en de belangrijkste subsidieverplichtingen met de termijn waarvoor de subsidie geldt. In de uitvoeringsovereenkomst worden genoemde elementen uitgewerkt en wordt ook aangegeven aan welke gemeentelijke doelen de subsidie moet bijdragen. Als het om activiteiten gaat, dan worden deze in de uitvoeringsovereenkomsten nader beschreven en afhankelijk van de activiteit aan (meetbare) resultaten gekoppeld. Verder bevat de uitvoeringsovereenkomst subsidievoorwaarden en kunnen er wederzijdse afspraken worden opgenomen.
Verantwoording uitvoeringsovereenkomst
De subsidieontvanger met wie het college een uitvoeringsovereenkomst heeft gesloten, overlegt binnen de in artikel 19 lid 1 van de verordening bedoelde termijn, naast de in de verordening benoemde stukken een eindrapportage. In de eindrapportage legt de subsidieontvanger per product of activiteit verantwoording af over de in de uitvoeringsovereenkomst overeengekomen inzet, prestaties, resultaten, en financiën. Gebeurt dit niet, niet tijdig of onvolledig, dan stelt het college de subsidie lager vast. Dit in verhouding met de geconstateerde niet nakoming van voorschriften bij de subsidieontvanger.
Eenmalige subsidies zijn subsidies voor bijzondere incidentele activiteiten of projecten die niet behoren tot de reguliere bezigheden van de aanvrager en waarvoor het college slechts voor een bepaalde periode van maximaal drie achtereenvolgende jaren subsidie wil verstrekken.
Er zijn twee soorten eenmalige subsidies:
Incidentele subsidies zijn subsidies voor de uitvoering van eenmalige activiteiten. Hiertoe behoren ook subsidies voor kadervorming (deskundigheidsbevordering), activiteiten waarvoor geen apart subsidie is geraamd in het jaarlijkse subsidieprogramma en bij calamiteiten.
Een incidentele subsidie wordt verleend als een waarderingssubsidie, een projectsubsidie of een garantiesubsidie.
Een waarderingssubsidie is een subsidie waarmee wordt aangegeven dat het college bepaalde activiteiten van belang acht, zonder deze naar aard of inhoud te beïnvloeden en zonder het voortzetten ervan afhankelijk te maken van subsidiëring.
Met een projectsubsidie, gericht op prestaties, producten of resultaten passend in het gemeentelijk beleid, wordt een zodanig deel van de activiteiten bekostigd dat deze met in achtneming van door het college gestelde voorwaarden redelijkerwijs kan plaatsvinden.
De garantiesubsidie is omschreven bij 2.1.
In het jaarlijkse subsidieprogramma (zie hieronder bij 3) staan de actuele subsidieregelingen voor het verstrekken van incidentele subsidies.
Een investeringssubsidie wordt verleend voor het verbeteren of bouwen van accommodaties die eigendom zijn van de subsidievragende instelling.
Onder een investering wordt in dit kader verstaan de aankoop, stichting of verbouwing van onroerend goed voor de uitvoering van activiteiten die passen in het gemeentelijke (subsidie)beleid.
In aanvulling op het bepaalde in artikel 6 van de Asv moet de aanvrager van een investeringssubsidie een investeringsplan overleggen. Dit plan geeft o.a. aan op welke wijze in de financiering en dekking wordt voorzien, waarbij de instelling tenminste 2/3 uit eigen middelen dan wel via een lening financiert.
Een eventuele gemeentegarantie voor de lening staat los van de investeringssubsidie en wordt apart beoordeeld aan de hand van de regels in de Verordening gemeentegaranties De Bilt 2010.
Een door de gemeente gegarandeerde geldlening, in plaats van subsidie, geldt als voorliggende voorziening.
Investeringssubsidies staan niet op voorhand in de programmabegroting. Er is altijd afzonderlijke besluitvorming door de gemeenteraad nodig en er vindt een integrale afweging plaats binnen het geheel van de gemeentelijke begroting.
3.Subsidieprocedure en subsidieprogramma
In het jaarlijkse subsidieprogramma staan de instellingen, groepen of personen aan wie een subsidie zal worden verleend. Verzoeken voor een jaarlijks subsidie moeten in het jaar voorafgaande aan de subsidieperiode vóór 1 april worden ingediend bij het college.
Voor het subsidieprogramma geldt de volgende procedure:
In september stelt het college een ontwerp subsidieprogramma vast. Dit ontwerp wordt door het college in de inspraak gebracht. Alle subsidievragers krijgen hiervan bericht, terwijl ook anderen via een perspublicatie op de hoogte worden gesteld. Het ontwerp wordt ook ter inzage gelegd.
Tijdens de inspraakperiode kan een belanghebbende mondeling, eventueel via een inspraakbijeenkomst, en schriftelijk zienswijzen op het programma indienen bij het college. Het college stelt vervolgens het subsidieprogramma vast en beslist conform de Asv vóór 1 december op elk subsidieverzoek. De verzoekers krijgen daarvan bericht door middel van een subsidiebeschikking.
Belanghebbenden kunnen tegen de beschikkingen een bezwaarschrift indienen bij het college.
Instellingen die niet in het subsidieprogramma voorkomen ontvangen geen subsidie. Dit geldt niet voor eenmalige subsidies.
4.Begrotingsvoorbehoud, subsidieplafond en verdeelsleutel
Vooruitlopend op de vaststelling van een programmabegroting kan het college al subsidies verlenen. De subsidieverlening gebeurt dan onder voorwaarde dat de raad bij de vaststelling van de begroting voldoende middelen beschikbaar stelt.
4.2 Vaststelling en bekendmaking subsidieplafond
Met het jaarlijks vaststellen van de programmabegroting bepaalt de raad de voor dat jaar beschikbare subsidiebudgetten.
Volgens de Asv kan het college per beleidsterrein of onderdeel daarvan subsidieplafonds instellen. Dit gebeurt op basis van de meerjarenbegroting voor het eerst in maart 2013 voor het jaar 2014 waarna een bekendmaking volgt.
4.3 Subsidieverdeelsleutels2013 en 2014 (manier van verdeling)
Voor het jaar 2013 hebben de in 2012 bestaande subsidierelaties met bijbehorende bedragen bij de verdeling van de middelen voorrang. Dit met uitzondering van door te voeren bezuinigingen.
Vanaf 2014 worden de (deel)subsidieplafonds door het college gekoppeld aan activiteiten en prestaties met bijbehorende verdeelsleutels. Naast inhoudelijke overwegingen is het bereiken van (deel)subsidieplafonds voor het college reden om aanvragen te weigeren.
5.Verantwoording en steekproeven
5.1 Verantwoording en vaststelling vanaf 2013
In de nieuwe subsidiesystematiek vallen, tenzij anders vermeld, bij subsidiebedragen tot maximaal
€ 5.000,- de subsidieverlening en subsidievaststelling samen. Er vindt dan geen aparte afrekening plaats.
Tussen € 5.000,- en € 20.000,- geldt een verantwoording over de inhoud (prestaties) en boven € 20.000,- wordt verantwoord over de inhoud en de kosten (zie tabel hieronder). Nadat alle stukken van de subsidieontvanger binnen de door het college gestelde termijn zijn ontvangen en voldoen aan de eisen, wordt de subsidie vastgesteld.
Het college gaat uit van vertrouwen, dat betekent minder controle bij de kleinere subsidies. Om de kleinere subsidies toch te kunnen toetsen aan doelmatigheid en rechtmatigheid van de besteding van het subsidiebedrag worden er jaarlijks aselecte steekproeven gehouden.
In onze gemeente zijn in 2012 ongeveer 40 subsidies tot € 5.000. Vanaf 2013 worden jaarlijks 2-3 subsidieontvangers gecontroleerd. Van deze subsidieontvangers wordt achteraf een inhoudelijke en financiële verantwoording gevraagd zoals aangegeven bij subsidies vanaf € 20.000,- tot € 50.000,-.
6.1 Ondergrens jaarlijkse subsidie
In het overgangsjaar 2013 is er nog geen ondergrens. Vanaf 2014 verleent het college om efficiency redenen geen subsidies lager dan € 500,-.
Voor incidentele subsidies geldt vanaf 2013 een eigen bijdrage (inclusief bijdrage van derden) van minimaal 25%.
Voor investeringssubsidies zie onderdeel 2.2.2.
6.4 Voorwaarden uitbetaling subsidies
Bij de uitbetaling van voorschotten en definitieve subsidiebedragen wordt rekening gehouden met artikelen 13 en 22 van de Asv. Wanneer de opgevraagde gegevens voor verlening of vaststelling niet compleet zijn, zal het college het bedrag niet uitbetalen dan wel terugvorderen.
6.5Standaardberekeningswijzen uurtarieven (uitwerking artikel 23 Asv)
Uurtarieven worden berekend met behulp van een integrale kostprijsberekening. Integrale kostprijsberekening houdt in dat alle kosten van een organisatie worden doorberekend. Het gaat om de kosten die direct toegerekend kunnen worden, én om de kosten van de organisatie die niet direct toegerekend kunnen worden verminderd met mogelijke inkomsten.
6.6 Subsidiabele kosten en kostenbegrippen (uitwerking artikel 23 Asv)
Onder personeelskosten worden verstaan de door het college in de begroting van de instelling aanvaarde kosten als gevolg van het in dienst hebben van beroepskrachten.
Tot de personeelskosten worden gerekend:
Onder huisvestingskosten worden verstaan de door het college in de begroting van een instelling aanvaarde kosten als gevolg van het huren of in eigendom hebben van accommodaties waarin gesubsidieerde activiteiten plaatsvinden.
Tot de huisvestingskosten worden gerekend:
Onder overige kosten worden verstaan de door het college in de begroting van de instelling aanvaarde kosten voor zover niet zijnde personeels- en huisvestingskosten zoals hierboven aangegeven.
Bijna alle subsidiebedragen worden jaarlijks geïndexeerd voor kostenontwikkelingen. Indexering is niet van toepassing op subsidiemaatstaven die zich hiervoor niet lenen (zoals subsidie voor het aflossen van een lening) en op subsidiebedragen die uitdrukkelijk van indexering zijn uitgesloten. Wanneer subsidies zijn gebaseerd op werkelijke kosten gebeurt indexering automatisch. Bij subsidies voor instellingen met subsidiemaatstaf "goedgekeurde personeelskosten" wordt gewerkt met de Raet (voorheen Gamma) tabellen.
Budgetsubsidies voor personeelskosten en aangegeven loongevoelige componenten van budgetsubsidies worden jaarlijks geïndexeerd met behulp van het VNG advies voor het aanpassen van subsidies in verband met de ontwikkeling van arbeidsvoorwaarden (loonontwikkeling en periodieken). Voor periodieken e.d. per jaar is de indexering 0,5%.
Vanaf 2014 wordt de index vervangen door de prijsmutatie overheidsconsumptie voor lonen en salarissen. Het betreft de prijsmutatie in de mei – juni circulaire voor het Gemeentefonds voor het daaropvolgende begrotingsjaar. Dit opdat bij de subsidieverlening de hoogte van subsidies voor dat jaar direct vastliggen.
Het indexeren van vaste bedragen, niet-loongevoelige subsidies en prijsgevoelige componenten van budgetsubsidiëring gebeurt in 2012 met behulp van het consumentenprijsindexcijfer voor alle huishoudens van het C.B.S. Het prijsindexcijfer is evenwel niet eerder bekend dan na afloop van een kalenderjaar. Omwille van duidelijkheid naar instellingen toe wordt de index voorafgaande aan het begrotingsjaar vastgelegd. Er wordt dus bewust twee jaar "achtergelopen”. Normaal gesproken wordt er voor 2013 gewerkt met de prijsindex 2011 (+2,34%). Echter, ter beperking van de jaarlijkse stijging van subsidies, wordt het prijsgevoelige deel voor 2013 niet geïndexeerd.
Vanaf 2014 wordt ook de prijsindex vervangen. Het wordt de prijsmutatie overheidsconsumptie voor netto materiële consumptie (goederen en diensten) zoals opgenomen in mei – juni circulaire voor het Gemeentefonds voor het daarop volgende begrotingsjaar.
De exacte indexcijfers staan in het jaarlijkse subsidieprogramma.
6.8 Eigen vermogen en voorzieningen
In artikel 24, eerste lid, van de Asv is aangegeven dat met toestemming van het college subsidieontvangers een eigen vermogen mogen vormen en voorzieningen mogen treffen voor bestemmingen die passen binnen de doelen van de subsidieverlening.
Bij vermogen wordt onderscheid gemaakt tussen eigen vermogen en vreemd vermogen. Reserves behoren tot het eigen vermogen en voorzieningen tot het vreemd vermogen. Reserves zijn vermogensbestanddelen die bedrijfseconomisch vrij besteedbaar zijn. De reserves kunnen worden ingedeeld in algemene en bestemmingsreserves. Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter. Zij zijn vrij aanwendbaar en noodzakelijk als buffer voor het opvangen van onvoorziene tegenvallers. Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves waar het bestuur een bepaalde bestemming aangeeft.
Voorzieningen zijn, zoals gezegd, een deel van het vreemd vermogen. De vorming van voorzieningen vindt plaats ten laste van het resultaat. Voorzieningen mogen alleen worden opgenomen als er sprake is van een te kwantificeren financiële verplichting of financieel risico. Een voorziening is daarmee niet meer vrij besteedbaar. Zij worden aangewend voor het doel / risico waarvoor zij zijn ingesteld.
Het bepalen van het toegestane eigen vermogen en de voorzieningen gebeurt aan de hand van een door de subsidieontvanger in te dienen plan. In dat plan staan de door de subsidieontvanger gewenste dan wel noodzakelijk geachte reserves en voorzieningen. De algemene reserve maakt ook onderdeel uit van het plan en is het bedrag dat resteert als de overige reserves en voorzieningen zijn gevuld.
Volgens artikel 24, derde lid, van de Asv mag de algemene reserve bij jaarlijkse subsidies of eenmalige subsidies voor meerdere jaren maximaal 10% van de goedgekeurde jaarlijkse lasten bedragen.
De feitelijke beoordeling van reserves en voorzieningen van subsidieontvangers vindt jaarlijks plaats met behulp van jaarrekeningen. Wanneer dit gebeurt is afhankelijk van het subsidiebedrag en het soort subsidie.
Bij jaarlijkse subsidies tot € 20.000,- gebeurt dit voorafgaande aan het subsidiejaar bij de subsidieverlening en vanaf € 20.000,- na afloop van het subsidiejaar bij de subsidievaststelling. Als de algemene reserve boven de 10% uitkomt, besluit het college tot afromen. In plaats van afromen kan de reserve ook worden betrokken bij het bepalen van toekomstige subsidies.
Ook bij eenmalige subsidies spelen reserves en voorzieningen een rol. Wordt een aanvraag ingediend en beschikt de aanvrager over voldoende middelen om de activiteit zonder subsidie uit te voeren, dan wordt de aanvraag afgewezen. Het college kan gemotiveerd van deze regel afwijken.
6.9Accommodatie selectiecriterium/ voorwaarde
6.10Inkomsten uit onderverhuur
Voor gesubsidieerde instellingen geldt geen afdracht van inkomsten uit incidentele onderverhuur en zijn de opbrengsten van de instellingen vrij besteedbaar.
Van activiteiten en prestaties die de gemeente subsidieert moet vooraf duidelijk zijn aan welke gemeentelijke doelstellingen zij bijdragen. Om de gewenste resultaten te boeken is het aan de gemeente om haar doelstellingen steeds helder te formuleren. Vanaf 2013 worden de doelstellingen voor het sociaal maatschappelijke terrein per programma gebundeld in een doelenboom(paragraaf 1).
In regels per beleidsterrein of onderdeel daarvan (paragraaf 2) wordt ingegaan op de activiteiten en prestaties die in aanmerking komen voor subsidie met de bijbehorende voorwaarden en subsidiemaatstaven.
Onderstaande doelenboom is een rangschikking van maatschappelijke effecten en beleidsdoelstellingen zoals die in de Programmabegroting 2013 en in diverse beleidsmatige (kader)nota’s zijn vastgelegd voor het sociaal-maatschappelijke terrein.
De doelenboom is een eerste stap om te komen tot een inhoudelijk toetsingskader voor het verstrekken van subsidies.
2.Beleidsregels per beleidsterrein of onderdeel daarvan
Zoals eerder in dit document opgemerkt is 2013 een overgangsjaar.
Vanaf 2014 worden de beleidsdoelstellingen zoals beschreven in de doelenboom gekoppeld aan instellingen. Het gaat hier om instellingen die volgens het college activiteiten ondernemen om de gewenste resultaten te realiseren.
Voor 2014 stelt het college ook beleidsregels vast. In deze regels wordt per beleidsterrein of onderdeel daarvan ingegaan op de activiteiten en prestaties die in aanmerking komen voor subsidie. Verder bevatten deze regels bijzonderheden zoals doelgroepen, subsidiabele kosten, randvoorwaarden, subsidiemaatstaven, subsidieberekeningen, het verdelen van de beschikbare gelden (subsidieplafonds) en specifieke weigeringgronden.
Naar verwachting zijn de beleidsregels begin 2013 beschikbaar en kunnen instellingen, kijkend naar deze regels, voor 2014 gericht subsidie aanvragen.