| Overheidsorganisatie | Gemeente Overbetuwe |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het college burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaatsts |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2001 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
De Archiefverordeningen van de voormalige gemeenten Elst, Heteren en Valburg worden ingetrokken.
Archiefwet 1995, art. 30, lid 1, art. 31, art. 35
Besluit informatiebeheer gemeente Overbetuwe 2010
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-02-2010 | 01-01-2010 | nieuwe regeling | 26-01-2010 Hét Gemeente Nieuws; 03-02-2010 | 09rb000264 | |
| 01-05-2001 | 01-01-2010 | nieuwe regeling | 24-04-2001 Hét Gemeente Nieuws; 03-10-2007 | nr. 9 |
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE OVERBETUWE
De gemeenteraad van de gemeente Overbetuwe
Gelezen het voorstel van het college burgemeester en wethouders van 6 april 2001
Gelet op artikelen 30, eerste lid en 31/35 van de Archiefwet 1995
Besluit vast te stellen de volgende:
Verordening betreffende de zorg van het college burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
| a. | de wet | de Archiefwet 1995; |
| b. | het besluit | het Archiefbesluit 1995; |
| c. | gemeentelijke organen | de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente; |
| d. | archiefbewaarplaats | de door de Gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaatsen te Eist en Andelst; |
| e. | archiefbescheiden | 1) bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; |
| 2) bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; | ||
| 3) bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit andere hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; | ||
| 4) reproducties ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in art. 7 van de archiefwet zijn vervaardigd; | ||
| f. | beheerder(s) | degene(n) die ingevolge artikel 4 is/zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; |
| g. | beheerseenheid | een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; |
| h. | informatiesysteem | systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. |
| i. | directie | de gemeentesecretaris en de plaatsvervangend gemeentesecretaris |
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats zijn de bewaarplaatsen, welke zich bevinden in de gebouwen van de gemeente Overbetuwe te Elst en Andelst.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van een of meer beheerder(s).
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheidenvoor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college van burgemeester en wethouders stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste eenmaal per 2 jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet, voor wat betreft de niet overgedragen archiefbescheiden.
Onder bevel van het college van burgemeester en wethouders is de directie belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De directie is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
De directie brengt eenmaal per 2 jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door haar gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V. toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De directie ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De directie is bevoegd, ter uitoefening van het hen bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hen ondergeschikte ambtenaren als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerders verstrekken aan de directie of aan degene die namens hen met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van hun taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerkingen om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De directie en degenen die hen in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De directie ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, voor zover zij zelf daarvan geen beheerders zijn, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan.
De beheerders doet (doen) aan de directie tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimten;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
De Archiefverordeningen van de voormalige gemeente Elst, de voormalige gemeente Heteren en de voormalige gemeente Valburg worden met ingang van inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.
Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2001"
Aldus besloten in zijn openbare vergadering
van 24 april 2001.
De raad voornoemd,
De raad voornoemd,
| de secretaris, | de voorzitter, |
| mr. J.P.J. van Muijen, | E. Tuijnman. |
Toelichting Archiefverordening van de gemeente Overbetuwe
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 67 I), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk,:
• de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen,
• het beheer van de archiefbewaarplaats;
• het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art.3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden (art. 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften; het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995, nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden ( art. 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 ). Zodra dat gebeurt, is het eerste lid van artikel 6 in feite overbodig. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken.
Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 13
Bij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven staat de directie onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders. De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt hier primair bij het college.
Artikel 15
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip "archiefbescheiden' bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgestelde gegevens te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kunnen worden. Ondanks de ruimte betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer' . Zo zal het voor het toezicht van ,machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks en andere overheidsorganen.
Artikel 17
Slechts de aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.