Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel 9. Vergaderfrequentie
- 1.
In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissies Welzijn en Ruimte eenmaal in de maand plaats. De raadscommissie Planning en Control vergadert ongeveer vier maal per jaar.
- 2.
De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en vinden in de regel plaats in het gemeentehuis.
- 3.
Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
- 4.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.
Artikel 10. Agendacommissie
- 1.
De gemeenteraad van Ooststellingwerf heeft een agendacommissie.
- 2.
De agendacommissie richt zich op de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen en niet op politiek inhoudelijke aangelegenheden.
- 3.
De agendacommissie vergadert maandelijks.
- 4.
Van de vergaderingen van de agendacommissie wordt schriftelijk verslag gemaakt.
- 5.
De agenda, de vergaderingen en het verslag van de agendacommissie zijn openbaar, tenzij de agendacommissie anders beslist.
Artikel 11. Samenstelling en werkwijze Agendacommissie
- 1.
De agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. De secretaris kan op verzoek worden uitgenodigd.
- 2.
De agendacommissie wordt bijgestaan door de griffier en de griffiemedewerker.
- 3.
De leden van de agendacommissie kiezen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
- 4.
De leden van de agendacommissie wijzen elk een raadslid als plaatsvervanger aan.
- 5.
De leden van de agendacommissie hebben elk één stem in de agendacommissie.
- 6.
Raadsleden die geen zitting hebben in de agendacommissie kunnen zich bij de voorzitter melden indien zij deel willen nemen aan een vergadering van de agendacommissie en de voorzitter kan de agendacommissie voorstellen overige raadsleden uit te nodigen om aan de vergaderingen van de agendacommissie deel te nemen.
Artikel 12. Taken en bevoegdheden Agendacommissie
1.Raads- en commissievergaderingen
- a.
Het plannen van de data waarop raads- en commissievergaderingen plaatsvinden.
- b.
Het vaststellen van het aanvangstijdstip en de vergaderplaats van de raads- en commissie-vergaderingen.
- c.
Het voorbereiden van de voorlopige agenda’s voor de raads- en commissievergaderingen.
- d.
Het adviseren van de commissies over de wijze van behandeling van agendapunten.
- e.
Het adviseren van raad en commissies over de bespreekvoorstellen bij agendapunten en presentaties.
- f.
Het bewaken van de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid.
- g.
Het teruggeven van een vergaderstuk aan de indiener hiervan, als het stuk niet voldoet aan de kwaliteitseisen, niet tijdig is aangeleverd of niet volledig is.
- h.
Het evalueren van de raads- en commissievergaderingen en het naar aanleiding hiervan adviseren van raad en commissies.
2.Proactieve opstelling
- a.
Het inventariseren van de langetermijnagenda en naar aanleiding hiervan voorstellen aan de raad formuleren ten gunste van de proactieve en kaderstellende rol van de raad en / of commissies, bijvoorbeeld door de raad te adviseren extra raadsvergaderingen, thema-avonden of ronde tafelgesprekken te houden.
- b.
Het coördineren van de voorbereiding van raadsbrede bijeenkomsten, anders dan commissie- en raadsvergaderingen, zoals thema-avonden, ronde tafelgesprekken en dergelijke.
Artikel 13. Rol griffier bij agendacommissie
- 1.
De griffier fungeert als secretaris van de agendacommissie.
- 2.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en verslaglegging van de agendacommissievergaderingen.
- 3.
De griffier bevordert in de voorbereiding van agendacommissievergaderingen en tijdens de agendacommissievergaderingen de afstemming en samenwerking tussen raad(scommissies), college en ambtelijk apparaat.
- 4.
Met het oog op het bevorderen van afstemming en samenwerking tussen raad(scommissies), college en ambtelijk apparaat voert de griffier periodiek overleg met de directie en neemt deel aan het periodiek driehoeksoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.
Artikel 14. Oproep raadscommissievergadering
- 1.
De voorzitter zendt zo mogelijk 12 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
- 2.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.
- 3.
Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 15 lid 1 worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
Artikel 15. De agenda
- 1.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.
- 2.
Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
- 3.
Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
- 4.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel 16. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
- 2.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.
- 3.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een commissielid inzage.
Artikel 17. Openbare kennisgeving
- 1.
De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging op de gemeentepagina in de Nieuwe Oostststellingwerver of in één of meer andere dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
- 2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;
- b.
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 20.
- 3.
Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.
Paragraaf 2. Orde der vergadering
Artikel 18. Presentielijst
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 19. Opening vergadering en quorum
- 1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
- 3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel 20. Spreekrecht burgers
1.Na de opening van de vergadering kunnen andere aanwezigen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over niet-geagendeerde onderwerpen.
A.Spreekrecht over niet-geagendeerde onderwerpen
- 2.
Burgers die gebruik willen maken van deze mogelijkheid moeten, onder vermelding van het onderwerp en de reden, dit voor het begin van de vergadering doorgeven aan de griffier.
- 3.
De voorzitter van de commissie geeft het woord op volgorde van aanmelding.
- 4.
Elke spreker krijgt per onderwerp maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens, in bijzondere gevallen, afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
- 5.
Over onderwerpen, genoemd onder lid 8, sub a, b, c en d van dit artikel kan het woord niet worden gevoerd.
- 6.
De commissieleden worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld vragen te stellen aan de inspreker.
B.Spreekrecht over geagendeerde onderwerpen:
- 7.
Burgers die gebruik willen maken van deze mogelijkheid moeten, onder vermelding van het onderwerp en de reden, dit voor het begin van de vergadering doorgeven aan de griffier.
- 8.
Voorafgaand aan de behandeling van elk agendapunt kunnen de aanwezige toehoorders het woord voeren over het onderwerp waarop het agendapunt betrekking heeft. Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
de agendapunten: opening, besluitenlijst vorige vergadering, voortgangslijst, mededelingen, rondvraag en sluiting;
- b.
een bezwaar of beroep in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene wet bestuursrecht dat open staat
tegen een besluit van het gemeentebestuur (aangezien de commissie van bezwaar en beroep dan wel de bestuursrechter onderzoek doet c.q. hierover nog moet oordelen);
- c.
benoemingen, keuzes, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- d.
een klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht over een gedraging van het
gemeentebestuur (hiervoor is een aparte procedure bestemd met diverse wettelijke waarborgen voor
betrokkenen).
- 9.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
- 10.
De commissieleden worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld vragen te stellen aan de inspreker.
- 11.
Nadat de leden en eventueel de portefeuillehouder over het aan de orde zijnde agendapunt in eerste termijn het woord hebben gevoerd, stelt de voorzitter de inspreker in de gelegenheid kort te reageren op het gestelde.
- 12.
Per agendapunt kan de spreektijd voor de toehoorder, die in de gelegenheid wordt gesteld over een agendapunt in te spreken en kort te reageren na de eerste termijn, ten hoogste vijf minuten per spreektermijn bedragen. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
- 13.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.
Artikel 21. Vragenkwartier leden van de commissie
- 1.
Aan het begin van elke commissievergadering is er een vragenkwartier voor leden van de commissie, tenzij er bij de griffier geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie bepalen dat het vragenkwartier op een ander tijdstip wordt gehouden.
- 2.
Het lid van de commissie dat tijdens het vragenkwartier vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste vierentwintig uur voor aanvang van de vergadering bij de griffier. De voorzitter van de commissie kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenkwartier aan de orde te stellen, indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de commissievergadering van die dag aan de orde komt.
- 3.
De voorzitter van de commissie bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenkwartier aan de orde worden gesteld.
- 4.
De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de wethouders en de overige leden.
- 5.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college te stellen en een toelichting daarop te geven.
- 6.
Na de beantwoording door het college krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
- 7.
Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
Artikel 22. Verslag
- 1.
Het verslag bestaat uit een digitale vastlegging van de vergadering op een digitale gegevensdrager en een beknopt schriftelijk verslag. Het beknopte schriftelijke verslag wordt aan de leden van de commissie toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep.
- 2.
Bij het begin van de vergadering wordt het beknopte schriftelijke verslag van de vorige vergadering vastgesteld.
- 3.
De leden, de leden van het college van B&W, de griffier en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de commissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen als conclusie zou zijn getrokken. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van het verslag bij de griffier te worden ingediend.
- 4.
Het beknopte schriftelijke verslag moet in ieder geval inhouden:
- a.
de namen van de voorzitter, de griffier, de ter vergadering aanwezige en afwezige leden, de ter
vergadering aanwezige leden van het college van B&W en overige personen die het woord gevoerd
hebben;
- b.
een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;
- c.
een zakelijke samenvatting van de conclusies zoals verwoord door de voorzitter.
- 5.
Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.
Artikel 23. Aantal spreektermijnen
- 1.
De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.
- 3.
Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel maal een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 24. Spreektijd
Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.
Artikel 25. Voorstellen van orde
- 1.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
- 2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
- 3.
Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.
Artikel 26. Handhaving orde; schorsing
- 1.
Een spreker wordt in zijn betoog niet gestoord, tenzij:
- a.
de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;
- b.
een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn
betoog zal afronden.
- 2.
Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
- 3.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.
- 4.
De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.
- 5.
Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel 27. Beraadslaging
- 1.
De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.
- 2.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Artikel 28. Deelname aan de beraadslaging door anderen
- 1.
De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
- 2.
Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.
Artikel 29. Advies
- 1.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.
- 3.
Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
- 4.
In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.