Organisatie | Lansingerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement e-mail, internet en telefoongebruik Lansingerland 2012 |
Citeertitel | Privacyreglement e-mail, internet en telefoongebruik Lansingerland 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-08-2012 | Aangepaste regeling | 07-08-2012 Lansnet, 10 september 2012 | BW1200531/T12.09660 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland
het feit dat de gemeente Lansingerland aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail, internet- en telefoonfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;
de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail, internet- en telefoonfaciliteiten eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik;
het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;
de instemming met het gewijzigde privacyreglement door de Ondernemingsraad d.d. 20 juli 2012;
Hoofdstuk 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoordelijk gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Artikel 5 Gebruik electronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografische materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografsch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chatsessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de telefoonfaciliteiten bewust telefoonnummers te bellen die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd. Evenmin is het werknemers niet toegestaan telefonisch aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken.
Zonder voorafgaande toestemming van de systeembeheerder(s) is het medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen. Dit verbod geldt niet indien een dergelijk gebruik van de e-mailfaciliteiten noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Medewerkers die de bevoegdheid hebben de digitale handtekening van hun leidinggevende te gebruiken, doen dit uitsluitend in incidentele gevallen, in overleg met deze leidinggevende en met inachtneming van de door hen ondertekende integriteitsverklaring. In het memoblok van Corsa wordt door de leidinggevende vastgelegd dat hij/zij akkoord is met het plaatsen van een digitale handtekening door de bevoegde medewerker.
Hoofdstuk 4 Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijk verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
Artikel 7 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
Hoofdstuk 5 Rechten van medewerker; verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens
Artikel 8 Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of net ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, of dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Sanctries, onvoorziene omstandigheden, openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit privacyreglement, beslist de verantwoordelijke.
Het Privacyreglement E-mail, internet en telefoongebruik zoals vastgesteld op 3 maart 2009, is ingetrokken.
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op
1 september 2001 in werking getreden Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing zijn.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 7 augustus 2012.