Organisatie | Sittard-Geleen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde rekenkamercommissie Sittard-Geleen |
Citeertitel | Reglement van orde rekenkamercommissie Sittard-Geleen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet
Verordening rekenkamercommissie gemeente Sittard-Geleen 2006
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2007 | Onbekend | 13-12-2006 Trompetter, ... | DIS-nummer |
De rekenkamercommissie van de gemeente Sittard-Geleen bestaat uit drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.
De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen:
Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel, zodat de gemeente in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken.
Met de vaststelling van dit reglement van orde geeft de rekenkamercommissie uitvoering aan artikel 8 van de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Sittard-Geleen 2006.
In dit reglement beschrijft de rekenkamercommissie van de gemeente Sittard-Geleen hoe zij haar werkzaamheden uitvoert en welke richtlijnen zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit reglement is om waarborgen te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamercommissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Met dit reglement hoopt de rekenkamercommissie bij te dragen aan de transparantie waarbinnen zij haar taken wil uitoefenen.
Dit reglement is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit reglement op onderdelen te herzien.
Het reglement van orde wordt, nadat de rekenkamercommissie dit (of eventuele herziene onderdelen) heeft vastgesteld, ter kennisneming gestuurd naar de Gemeenteraad, het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de accountant en de voorlichter van de gemeente Sittard-Geleen.
De rekenkamercommissie van de gemeente Sittard-Geleen wil door middel van haar onderzoeken een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Sittard-Geleen, in het bijzonder door met haar onderzoek de controlerende rol van de Gemeenteraad te versterken. Zij spant zich in om de resultaten van haar onderzoeken op een begrijpelijke manier over te brengen en te bevorderen dat de burgers van Sittard-Geleen er kennis van nemen.
2. Verdeling taken binnen de rekenkamercommissie
Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren:
het in gezamenlijkheid met de voorzitter vorm geven aan het onderzoeksprogramma, het bepalen van onderzoeksonderwerpen, de opzet van afzonderlijk onderzoek, de keuze voor uitvoering door de leden en/of een extern bureau, het formuleren van conclusies en aanbevelingen, het monitoren van in onderzoeken geformuleerde aanbevelingen en verbeterpunten, het voeren van het woordvoerderschap;
De ambtelijk secretaris heeft een faciliterende en organiserende rol voor de vergaderingen van de rekenkamercommissie: in overleg met de voorzitter stelt de ambtelijk secretaris de agenda op en nodigt de leden uit voor de vergadering van de rekenkamercommissie. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor het opstellen van de besluitenlijst en een actiepuntenlijst en de bewaking daarvan en voor de logistiek van de stukken;
3. Vergaderingen en communicatie
Vergaderingen, bijeenkomsten, interne communicatie
Externe communicatie en samenwerking
De leden van de rekenkamercommissie onthouden zich buiten de vergaderingen van de rekenkamercommissie van uitspraken over de gedane bevindingen aangaande het onderwerp van lopend onderzoek door de rekenkamercommissie (geheimhoudingsplicht). Ook verslagen en conceptrapporten opgemaakt gedurende het proces zijn niet openbaar. Enkel het definitief onderzoeksrapport is openbaar.
4. Programmering van onderzoek en selectie onderwerpen
de rekenkamercommissie stuurt, conform artikel 9, lid 2, van de Verordening Rekenkamercommissie, in beginsel elk jaar in december het onderzoeksprogramma voor het volgende jaar ter kennisneming naar de Gemeenteraad. De rekenkamercommissie stuurt het onderzoeksprogramma ter informatie aan het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de controller, de accountant en de voorlichter;
Verzoek tot onderzoek door de Gemeenteraad
In artikel 10 van de Verordening Rekenkamercommissie Sittard-Geleen is de mogelijkheid van een verzoek tot een onderzoek van de Gemeenteraad aan de rekenkamercommissie genoemd.
Voorafgaand aan elk onderzoek voert de rekenkamercommissie een kort oriënterend onderzoek uit. Dit houdt in dat enkele belangrijke basisstukken worden bestudeerd en/of gesprekken worden gevoerd met de ambtelijke contactpersoon en/of enkele sleutelfiguren.
Een oriënterend onderzoek resulteert in het opstellen van een plan van aanpak voor het onderzoek.
Het plan van aanpak voor een onderzoek van de rekenkamercommissie omvat in elk geval de volgende onderdelen:
Het plan van aanpak wordt, conform artikel 9, lid 3 van de Verordening rekenkamercommissie, ter kennisname toegezonden aan de raad. De rekenkamercommissie stuurt het plan van aanpak eveneens vooraf aan het college, de gemeentesecretaris, de griffier, de controller en de voorlichter van de gemeente Sittard-Geleen.
Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het plan van aanpak bijgesteld moet worden, omdat de aangetroffen situatie om een andere aanpak vraagt of omdat tijdens het onderzoek blijkt dat een andere onderzoeksmethode efficiënter dan wel effectiever is. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet tussentijds aan te passen. Wanneer het substantiële wijzigingen betreft, dan zal dit terstond worden meegedeeld aan de raad.
Uitvoering door leden van de rekenkamercommissie en/of externen
Op basis van de bij de leden aanwezige kennis en ervaring kunnen de leden van de rekenkamercommissie (delen van het) onderzoek uitvoeren. Per onderzoek wordt afgewogen welke expertise bij de leden van de rekenkamercommissie zelf voorhanden is en welke expertise extern ingehuurd dient te worden.
Externe ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld, door inschakeling van:
Bij het uitvoeren van een onderzoek door een extern bureau zullen de aanbestedingsregels van de gemeente Sittard-Geleen worden gehanteerd.
De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderhavige reglement van orde van de rekenkamercommissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. Op basis van de ontvangen offertes maakt de rekenkamercommissie een keuze.
De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Sittard-Geleen.
Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau wordt verstrekt.
De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamercommissie.
Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer-commissie worden genomen.
De voorzitter van de rekenkamercommissie vormt het inhoudelijke aanspreekpunt voor het bureau. De ambtelijk secretaris is het aanspreekpunt voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek.
Over de verwachte inzet en eisen ten aanzien van studenten worden duidelijke afspraken gemaakt met de betreffende student en de studiebegeleider vóór aanvang van het onderzoek. Eén van de rekenkamercommissieleden wordt aangewezen als vaste begeleider vanuit de rekenkamercommissie en is het eerste aanspreekpunt voor de student.
Een onderzoek van de rekenkamercommissie wordt schriftelijk aan de raad, het college en de ambtelijke organisatie aangekondigd door toezending van het plan van aanpak voor dat onderzoek. De voorzitter en/of een lid van de rekenkamercommissie geven in een zogenaamd startgesprek mondeling toelichting op het plan van aanpak aan de gemeentesecretaris en het hoofd van de betrokken afdeling(en).
Het desbetreffende hoofd kan, in overleg met de rekenkamercommissie, medewerkers waarvan hij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De rekenkamercommissie zal het hoofd van de afdeling vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.
In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamercommissie de door haar benodigde informatie van de betrokken sector zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe een eventuele belasting van de sector door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt.
7. Uitvoering van het onderzoek
Globaal zal een onderzoek er als volgt uitzien:
Als een extern onderzoeksbureau (delen van) een onderzoek uitvoert, geldt het volgende:
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit:
Het dossier wordt zonodig aangevuld met relevante stukken in het kader van de nazorg.
De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe niet toegankelijk voor derden. Voor inzage in het dossier dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.
Onderzoeksdossiers worden aangeboden aan het archief van de gemeente.
Transparantie is het uitgangspunt in de rapportage van de rekenkamercommissie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel is gekomen. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen onderzoeksvragen, normen(toetsingscriteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen.
Bij het opstellen van het rapport wordt in beginsel de volgende indeling als uitgangspunt genomen:
Er wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt.
De rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport.
Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rapport van de rekenkamercommissie. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau in de rapportage vermeld.
Voordat de rekenkamercommissie overgaat tot het uitbrengen van een definitief
rapport, stelt zij betrokkenen, conform artikel 11, lid 6 tot en met 8 van de Verordening Rekenkamercommissie, in de gelegenheid te reageren op de voorlopige onderzoeksbevindingen opgenomen in het conceptrapport.
De rekenkamercommissie maakt een onderscheid tussen een ambtelijke reactie en een bestuurlijke reactie.
Vanwege de door haar gewenste zorgvuldigheid stelt de rekenkamercommissie prijs op een ambtelijke reactie op het conceptrapport. De rekenkamercommissie vraagt hierbij om een controle op de juistheid en volledigheid van de feiten.
Het conceptrapport bevat bevindingen en conclusies en wordt aangeboden aan de gemeentesecretaris, met een verzoek om binnen een door de rekenkamercommissie gestelde termijn, die ten minste twee weken bedraagt, te reageren. Na het verstrijken van deze termijn wordt het conceptrapport zonodig aangepast.
De rekenkamercommissie voegt aanbevelingen toe aan het conceptrapport. Dit rapport wordt aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie met een verzoek om binnen een door de rekenkamercommissie gestelde termijn, die ten minste twee weken bedraagt, te reageren. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie van het college stelt de rekenkamercommissie een nawoord op.
9. Aanbieding en publicatie eindrapport
Het eindrapport wordt inclusief de bestuurlijke reactie van het college en het nawoord van de rekenkamercommissie aangeboden aan de voorzitter van de Gemeenteraad.
De rekenkamercommissie stuurt het eindrapport tevens aan het College van burgemeester en wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, de controller, de accountant en overige betrokkenen bij het desbetreffende onderzoek.
Met het aanbieden van het eindrapport aan de raad zal de rekenkamercommissie ook een persbericht versturen. Het rapport en het persbericht worden op de website van de gemeente Sittard-Geleen geplaatst.
De voorzitter van de rekenkamercommissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Hij kan zich laten bijstaan door een rekenkamercommissielid dat zich met het onderzoek heeft beziggehouden. Zonodig kan de rekenkamer-commissie besluiten een persconferentie te houden.
Na afloop van elk onderzoek vindt een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamercommissie en eventueel het extern bureau teruggeblikt en nagegaan op welke onderdelen bij volgende onderzoeken verbeteringen mogelijk zijn. Het jaarlijkse verslag van de rekenkamercommissie bevat een onderdeel waarin aandacht wordt besteed aan de evaluatie van de uitgevoerde onderzoeken.
Voor de externe effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er binnen de gemeentelijke organisatie met de rapporten en de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt gedaan. De rekenkamercommissie volgt op dit punt de tussentijdse ontwikkelingen. Zij rapporteert hierover in beginsel in haar jaarverslag. Zonodig rapporteert zij afzonderlijk over de resultaten van dit nazorgonderzoek.