Instructie voor de griffier van de gemeente Sittard-Geleen

Artikel 1 – Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad, de leden van de raad en alle door de raad ingestelde commissies.

Artikel 2 – Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 – Bijstand raadsvoorzitter en commissievoorzitters

• 1.

  De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad, het presidium en het seniorenconvent.

• 2.

  De griffier of andere daartoe door de raad benoemde griffiemedewerkers staan als commissiegriffier de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 – Vergaderingen van de raad en raadscommissies

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en kan, indien hij daartoe door de raadsvoorzitter wordt uitgenodigd, deelnemen aan de beraadslagingen. Hij draagt zorg voor verzending van de voorlopige agenda en vergaderstukken aan de leden van de raad en het college alsmede voor goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  De griffier medeondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

• 3.

  De commissiegriffier is aanwezig bij de vergaderingen van zijn raadscommissie en kan, indien hij daartoe door de commissievoorzitter wordt uitgenodigd, deelnemen aan de beraadslagingen. Hij draagt zorg voor verzending van de voorlopige agenda en vergaderstukken aan de leden van de raadscommissie en het college alsmede voor goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 4.

  De griffier kan in iedere commissievergadering aanwezig zijn.

Artikel 5 – Presidium en seniorenconvent

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en het seniorenconvent en kan deelnemen aan de beraadslagingen. Hij draagt zorg voor adequate voorbereiding alsmede verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  Indien het presidium of het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier hiervoor zorg.

Artikel 6 – Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand krijgen. Voorschriften hiervoor worden gesteld in de verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 7 – Griffie

• 1.

  De griffier en de overige griffiemedewerkers vallen rechtstreeks onder de raad. De griffier wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de raad op voorstel van de raadsvoorzitter, gehoord het seniorenconvent, de overige griffiemedewerkers door de griffier, gehoord het seniorenconvent.

• 2.

  De raadsvoorzitter stuurt namens de raad de griffier aan. De commissiegriffier handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

• 3.

  De griffier geeft leiding aan de griffie en zorgt voor eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 8 – Afstemming met gemeentesecretaris

De griffier zorgt voor adequate afstemming met de secretaris.

Artikel 9 – Vervanging

• 1.

  Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de daartoe door de raad aangewezen commissiegriffier.

• 2.

  Indien de griffier meer dan 15 aaneengesloten werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

Artikel 10 – Slotbepalingen

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de raadsvoorzitter.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.