| Organisatie | Hengelo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-09-2009 | Nieuwe regelgeving | 15-09-2009 Typisch Hengelo, 24-09-2009 | 286857 |
De raad van de gemeente Hengelo, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 juni 2009, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE HENGELO 2009
Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK II - DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of (een) andere belanghebbende(n), van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Vastgesteld door de raad van Hengelo in de vergadering van 15 september 2009.
Vastgesteld door burgemeester en wethouders van Hengelo op 16 juni 2009.
De Archiefverordening Gemeente Hengelo 2009 sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995. De verordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
De Archiefverordening Gemeente Hengelo 2009 vervangt de Archiefverordening uit 1969. De verordening is aangepast aan de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, die met ingang van 8 maart 2006 in werking is getreden. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de Archiefverordening uit 1969 is overgeheveld naar het Besluit informatiebeheer gemeente Hengelo 2009.
De Archiefverordening Gemeente Hengelo 2009 is gebaseerd op het model ‘Archiefverordening voor gemeenten zonder archivaris’ van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in het Besluit informatiebeheer gemeente Hengelo 2009. Als beheerder is aangewezen de algemeen directeur.
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer gemeente Hengelo 2009.
In het belang van een goede informatievoorziening en mede in relatie tot de steeds verdergaande digitalisering is het wenselijk om de gemeenteraad eenmaal per twee jaar te rapporteren over de archiefzorg, het archiefbeheer en de toezicht daarop.