CVDR222930_1ArchiefverordeningnlregelingDoetinchem2017-12-28DoetinchemDe Gelderse Post, 26 september 2012Archiefverordening gemeente Doetinchem 2012Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, artikel 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2012-09-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-10-012017-12-31Nieuwe regelingOnbekendBesluit Informatiebeheer 2012GeenArchiefverordeningDe raad van de gemeente Doetinchem;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september
2012;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995;b e s l u i t :vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer
van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of
krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de
archief-bescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats (Archiefverordening).I- ALGEMENE BEPALINGEN1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentaire
informatievoorziening;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
II- DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE
ARCHIEFBESCHEIDEN2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van
de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder. 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de
archiefbewaarplaats voorschriften vast. 8Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per jaar aan de raad
verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel
30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.III- TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN
WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS9De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.111.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en
verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IV- SLOTBEPALINGEN15De Archiefverordening 2005 wordt ingetrokken met ingang van de in
artikel 16 genoemde datum.16Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2012.Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente
Doetinchem 2012.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Doetinchem van 13
september 2012,griffier voorzitterMemorie van toelichting Archiefverordening gemeente Doetinchem
2012Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277)
en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de
zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven
van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en
besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden,
maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een
uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt
gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is
geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling
(Stcrt. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede
lid van de wet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De in art. 1d
bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een
RHC zijn.Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van
behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als
geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de
te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente
heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf
ook profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 en artikel 14Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat
er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop
heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde
interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de
horizontale verantwoording.Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De
wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden –
bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te
begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan
worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie
veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige
begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere
gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer
van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot
de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking
is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en
5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 14De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van
burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.