Regeling voortgangsgesprek gemeente Stichtse Vecht

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

Medewerker                              De ambtenaar in de zin van artikel 1:1, lid 1, sub a van de CAR-UWO.

Direct leidinggevende                 De teamleider die is belast met de directe, dagelijkse aansturing van de medewerkers in een team, ofde afdelingsmanager van de afdeling waartoe de functie van de teamleider behoort, ofhet directielid dat is belast met de aansturing van de afdelingsmanager.

Beleidsadviseur                        De beleidsadviseur van het team P&O.

Individueel werkplan                  Het individuele werkplan bestaat uit de reguliere taken die behoren bij de functie. Daarnaast bevat het een vertaling van het afdelingswerkplan naar individueel niveau. In dit plan staan de concrete werkzaamheden, taken, verantwoordelijkheden en te behalen resultaten voor het komende jaar beschreven, waaronder ook projecten.

Persoonlijk                               Een door de direct leidinggevende en de medewerker vastgelegd

ontwikkelingsplan (POP)          en ondertekend geheel aan afspraken over de te ondernemen

activiteiten van beide partijen in het kader van de ontwikkeling van de medewerker.

Voortgangsgesprek                   Regelmatig terugkerend gesprek tussen de medewerker en de direct leidinggevende op basis van gelijkwaardigheid.

Voortgangsgesprek-formulier      Bij deze regeling hoort een standaard voortgangsgesprek-formulier.

Functioneren                             Het geheel aan prestaties, houding en gedrag van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden in:

Functie-inhoud: het geheel aan werkzaamheden, waarmee de medewerker tijdens een functioneringstijdvak feitelijk is belast. Dit is een afgeleide van de functiebeschrijving en het individuele werkplan van de medewerker.

 Houding en gedrag: aspecten van de arbeidshouding en -gedrag die van belang zijn voor het oordeel over het functioneren van de medewerker. Dit is een afgeleide van de van toepassing zijnde competenties.

Artikel 2 Doel gesprek

• 1.

  Het voortgangsgesprek heeft enerzijds betrekking op het functioneren van de medewerker, de omstandigheden waaronder en het verbeteren daarvan, anderzijds op de voortgang in het individuele werkplan en het POP.

• 2.

  Het doel van het voortgangsgesprek is vierledig: a. bevorderen optimaal functioneren van de medewerker, dit betekent dat eventuele knelpunten opgespoord en opgelost kunnen worden; b. bespreken van voortgang in het individuele werkplan en het POP, eventuele knelpunten kunnen worden opgespoord en opgelost; c. het inspireren van de medewerker tot het nadenken over de verrichte prestaties en over de daaraan gekoppelde geschiktheid en groeimogelijkheden; d. het bereiken van afstemming tussen de zelfinschatting van de medewerker en het oordeel van direct leidinggevende.

• 3.

  In het voortgangsgesprek bespreken de direct leidinggevende en medewerker de voortgang en de kwaliteit van de gemaakte werkafspraken uit het individuele werkplan en het POP. De bevindingen uit deze evaluatie kunnen eventueel leiden tot het maken van aangepaste werkafspraken. De beoordeling van de resultaten vindt echter pas plaats tijdens het beoordelingsgesprek.

• 4.

  De direct leidinggevende houdt de beslissingsbevoegdheid, maar de medewerker heeft in het gesprek een grote mate van inspraak op de aangepaste werkafspraken die gemaakt worden.

Artikel 3 Frequentie

• 1.

  Minimaal één keer per kalenderjaar vindt een voortgangsgesprek plaats tussen de medewerker en de direct leidinggevende.

• 2.

  Een voortgangsgesprek kan op elk moment plaatsvinden, wanneer de direct leidinggevende of medewerker dit noodzakelijk acht.

• 3.

  Het voortgangsgesprek vindt in ieder geval plaats, binnen drie maanden: a. na indiensttreding; b. na aanvaarding van een andere functie binnen de organisatie; c. na een aanzienlijke verandering van de functie.

• 4.

  Indien studiefaciliteiten zijn verleend, vindt er een tussentijds voortgangsgesprek plaats binnen één maand na: a. de start van een opleiding, training of studie; b. het afronden van een opleiding, training of studie; c. voortijdige beëindiging van een opleiding, training of studie.

Artikel 4 Voorbereiding

• 1.

  Minimaal twee weken voor aanvang van het gesprek nodigt de direct leidinggevende de medewerker uit.

• 2.

  Op verzoek van de medewerker en/of de direct leidinggevende kan een beleidsadviseur en/of naasthogere leidinggevende bij het voortgangsgesprek aanwezig zijn.

• 3.

  Wanneer geen direct leidinggevende benoemd is, is het houden van een voortgangsgesprek voorbehouden aan de aangewezen plaatsvervanger of de naasthogere leidinggevende van de medewerker.

Artikel 5 Voortgangsgesprek-formulier

• 1.

  In het voortgangsgesprek wordt gebruik gemaakt van een voortgangsgesprek-formulier.

• 2.

  Het voortgangsgesprek-formulier wordt door de medewerker tijdens het voortgangsgesprek in overleg met de direct leidinggevende uitgewerkt.

• 3.

  Binnen twee weken na het voortgangsgesprek wordt door de medewerker het verslag van het voortgangsgesprek uitgewerkt en overhandigt aan de direct leidinggevende.

• 4.

  Het verslag van het voortgangsgesprek wordt daarna door de medewerker en de direct leidinggevende voor akkoord getekend. De overige deelnemers aan het voortgangsgesprek worden vermeld en ondertekenen tevens het verslag.

• 5.

  Een afschrift van het ondertekende verslag van het voortgangsgesprek wordt door de direct leidinggevende toegezonden aan de medewerker.

• 6.

  Het registratieformulier van het voortgangsgesprek wordt door de direct leidinggevende toegezonden aan P&O, die zorgt voor registratie van het gesprek in het personeelsinformatiesysteem.

Artikel 6 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college van Burgemeester en Wethouders een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 7 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling voortgangsgesprek gemeente Stichtse Vecht”.

• 2.

  Deze regeling treedt met ingang van 1 januari 2011 in werking.

Aldus vastgesteld op 4 januari 2011

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht,

gemeentesecretaris burgemeester