Regeling planningsgesprek gemeente Stichtse Vecht

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

Medewerker                              De ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO.

Direct leidinggevende                 De teamleider die is belast met de directe, dagelijkse aansturing van de medewerkers in een team, of de afdelingsmanager van de afdeling waartoe de functie van de teamleider behoort, of het directielid dat is belast met de aansturing van de afdelingsmanager.

Beleidsadviseur                        De beleidsadviseur van het team P&O.

Planningsformulier                     Bij deze regeling hoort een formulier voor de vastlegging van het gesprek.

Individuele werkplan                  Het individuele werkplan bestaat uit de reguliere taken die behoren bij de functie. Daarnaast bevat het een vertaling van het afdelingswerkplan naar individueel niveau. In dit plan staan de concrete werkzaamheden, taken, verantwoordelijkheden en te behalen resultaten voor het komende jaar beschreven, waaronder ook projecten.

Concept individuele werkplan      Het concept individuele werkplan wordt in het planningsgesprek besproken. Na afloop van het planningsgesprek wordt door de direct leidinggevende het individuele werkplan opgemaakt.

Functioneren                             Het geheel aan prestaties, houding en gedrag van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden in:

Functie-inhoud: het geheel aan werkzaamheden, waarmee de medewerker tijdens een functioneringstijdvak feitelijk is belast. Dit is een afgeleide van de functiebeschrijving en het individuele werkplan van de medewerker.

Houding en gedrag: aspecten van de werkhouding en -gedrag die van belang zijn voor het oordeel over het functioneren van de medewerker. Dit is een afgeleide van de van toepassing zijnde competenties.

Artikel 2 Doel gesprek

1.Het planningsgesprek is de start van de gesprekscyclus en de basis voor het beoordelen van het resultaat. De resultaatafspraken worden in een individueel werkplan vastgelegd. Het planningsgesprek heeft betrekking op het bespreken van de concrete werkzaamheden, taken, verantwoordelijkheden en te behalen resultaten het komende jaar. De functiebeschrijving, het competentieprofiel en het concept individueel werkplan dienen als uitgangspunt. Naar aanleiding van dit gesprek wordt een individueel werkplan opgesteld.

Artikel 3 Frequentie

• 1.

  Aan het begin van het kalenderjaar vindt er een planningsgesprek plaats tussen de medewerker en de direct leidinggevende.

• 2.

  Een planningsgesprek kan op elk moment tussentijds plaatsvinden, wanneer direct leidinggevende en/of medewerker dit noodzakelijk achten.

Artikel 4 Voorbereiding

• 1.

  In principe stelt de medewerker het concept individuele werkplan op.

• 2.

  Minimaal twee weken voor aanvang van het planningsgesprek nodigt de direct leidinggevende de medewerker uit en ontvangt het concept individuele werkplan van de medewerker.

• 3.

  Op verzoek van de medewerker en/of de direct leidinggevende kan een beleidsadviseur of naasthogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn.

• 4.

  De direct leidinggevende en medewerker dienen zich voor aanvang van het gesprek voor te bereiden door het invullen van het planningsformulier, het nalezen van het meest recente (individuele) werkplan en de afspraken uit het vorige planningsgesprek.

Artikel 5 Individueel werkplan

• 1.

  In het planningsgesprek wordt gebruik gemaakt van een planningsgespreksformulier.

• 2.

  Binnen twee weken na het planningsgesprek wordt in principe door de medewerker het definitieve individuele werkplan uitgewerkt en overhandigd aan de direct leidinggevende.

• 3.

  Het individuele werkplan wordt door leidinggevende en medewerker voor akkoord ondertekend. De overige deelnemers aan het planningsgesprek worden vermeld en ondertekenen tevens het verslag.

• 4.

  Het origineel van het ondertekende individuele werkplan wordt door de medewerker overhandigd aan de direct leidinggevende; de medewerker behoudt een kopie.

• 5.

  De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor archivering van het individuele werkplan.

• 6.

  Het registratieformulier van het planningsgesprek wordt door de direct leidinggevende toegezonden aan P&O, die zorgt voor registratie van het gesprek in het personeelsinformatiesysteem.

Artikel 6 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het bevoegd gezag een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 7 Inwerkingtreding

1 Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling planningsgesprek gemeente Stichtse Vecht”.

2 Deze regeling treedt met ingang van 1 januari 2011 in werking.

Aldus vastgesteld op 4 januari 2011

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht,

gemeentesecretaris burgemeester