LANDSBESLUIT, HOUDENDE ALGEMENE MAATREGELEN, van 24 februari 2012 tot regeling van de inrichting en de organisatie van het secretariaat van de Algemene Rekenkamer

Artikel 1

• 1. De inrichting en organisatie van het secretariaat van de Algemene Rekenkamer, bedoeld in artikel 12a van de Landsverordening Algemene Rekenkamer, wordt vastgesteld overeenkomstig het in de bijlage bij dit landsbesluit, in het functieboek opgenomen formatieplan.

• 2. De functies, beschreven in het formatieplan, worden uitgeoefend conform de beschrijvingen daarvan, opgenomen in het functieboek.

• 3. De secretaris is belast met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer, zoals die worden uitgevoerd door het secretariaat.

Artikel 2

• 1. Onverminderd artikel 9, eerste lid, van het Reglement van Orde Algemene Rekenkamer, stelt de secretaris jaarlijks in overleg met de voorzitter van de Algemene Rekenkamer een jaarplan op met daaraan gekoppeld de begrote inzet van mensen en middelen. De planning van de te verrichten onderzoeken maakt deel uit van het jaarplan.

• 2. Het jaarplan wordt betrokken bij de raming van de baten en de lasten, bedoeld in artikel 11 en 40 van de Comptabiliteitslandsverordening.

• 3. Voor wat betreft de inzet van mensen en middelen, bedoeld in het eerste lid, wordt door de voorzitter, of namens hem de secretaris, een beheersovereenkomst gesloten met de Ministers van Algemene Zaken en Financiën.

• 4. Op basis van de goedgekeurde begroting voor de Algemene Rekenkamer is de secretaris namens de Algemene Rekenkamer en in overleg met de voorzitter verantwoordelijk voor de uitvoering van het jaarplan. Tevens draagt de secretaris namens de Algemene Rekenkamer, onverminderd artikel 49, tweede lid, van de Landsverordening Algemene Rekenkamer, de zorg voor het Personeelsbeheer, het financieel beheer en het materieel beheer, mede rekening houdend met de beheersovereenkomst, bedoeld in het derde lid.

• 5. De uitvoering van het jaarplan in het betreffende Begrotingsjaar wordt betrokken bij de verantwoording van de besteding van de middelen, waaronder de opstelling van de

  jaarrekening.

Artikel 3

[regelt de inwerkingtreding

Artikel 4

Dit landsbesluit wordt aangehaald als: Landsbesluit inrichting en

organisatie secretariaat Algemene Rekenkamer.

Functieboek

Algemene Rekenkamer

National Audit Office

St. Maarten, 27 juli 2010

Formatieplan

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Algemene Rekenkamer

Functienaam: Secretaris

Functiebeschrijving: Secretaris Hoog College van Staat

Salarisschaal: 14

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een Hoog College van Staat van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Management van een uitvoerende of toezichthoudende dienst met een multidisciplinair of complex werkterrein

• draagt zorg voor een (meer-)jaarplan, een begroting van de dienst, een jaarverslag, het aanleveren van periodieke verantwoordingen en bewaakt de uitputting van de dienstbudgetten;

• draagt zorg voor de organisatie en de bedrijfsvoering van de dienst en begeleidt de implementatie van veranderingen en vernieuwingen (voorbeeldfunctie);

• verdeelt, coördineert en controleert de werkzaamheden, stelt prioriteiten en ziet toe op de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden (doel-, resultaat- en cliëntgericht);

• bevordert de samenhang tussen de verschillende activiteiten ter verhoging van de efficiency en effectiviteit en ter verbetering van de kwaliteit;

• initieert en voert werkoverleg en ondersteunt en coacht medewerkers vakinhoudelijk;

• draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings- en

beoordelingsgesprekken en doet voorstellen inzake rechtspositionele aangelegenheden.

3.2. Coördinatie van de uitvoeringsgerichte beleidsprocessen en de beleidsuitvoering en adviezen op het werkterrein van de dienst

• volgt actief en analyseert voor het werkterrein relevante maatschappelijke en politieke ontwikkelingen in het betreffende uitvoeringsterrein en beziet de daaruit voortvloeiende consequenties voor de dienst op de middellange termijn;

• stelt richtinggevende meerjaren uitvoeringsplannen, beleidsnota’s, procedures, projectvoorstellen en – plannen en adviezen op, draagt zorg voor instrumentontwikkeling en de implementatie daarvan;

• adviseert over inhoudelijk bijzondere, publieksgevoelige of complexe strategische vraagstukken;

• levert een bijdrage aan het op/bijstellen van organisatieverordeningen of -besluiten;

• zorgt voor de afstemming en implementatie van de beleidsuitvoering op het gebied van de dienst door relevante partijen;

• toetst en evalueert de beleidsuitvoering in relatie tot geformuleerde doelstellingen, inclusief de effectiviteit van maatregelen, regelgeving, instrumenten;

• zit omvangrijke en complexe uitvoeringsprojecten voor of neemt er deel aan;

• neemt deel aan overleggen tussen de Hogere Colleges van Staat;

• Ondersteund de leden / het bestuur van het college in hun werk als onafhankelijke instantie ter toetsing van het overheidshandelen.

Advisering op het werkterrein van de dienst.

• 3.3. adviseert de leden / het bestuur van het college over in te nemen strategische

standpunten over beleidsbeslissingen die de dienst betreffen, dan wel raakvlak hebben met het

werkterrein van de dienst.

• adviseert over de voorbereiding en uitvoering van de wettelijke regelingen op het werkterrein

van de dienst.

4.Speelruimte

• de secretaris neemt beslissingen bij het managen van de organisatie, bij het opstellen van

meerjaren uitvoeringsplannen, beleidsnota’s of strategische adviezen, bij het voeren van

(complexe) procedures voor de rechtbank, bij het houden van toezicht en bij het in- en extern

vertegenwoordigen van de organisatie;

• in algemene termen geformuleerde strategische beleidsuitgangspunten vormen het kader;

• de secretaris legt verantwoording af aan de leden / het bestuur van het college voor wat betreft

de kwaliteit en doelmatigheid van het functioneren van de organisatie, de bruikbaarheid van de

adviezen, over het externe optreden namens het college en over het realiseren van de

uitvoeringsplannen;

5.Kennis en vaardigheden

• brede of gespecialiseerde kennis van het beleids- en uitvoeringsterrein van het college;

• kennis van bestuurlijke en organisatorische structuren binnen de overheid en van het

functioneren van het bedrijfsleven;

• vaardigheid in het managen en het adviseren;

• vaardigheid in het richting geven aan project- en werkgroepen en in het resultaatgericht

onderhandelen;

• vaardigheid om adviezen en standpunten uit te dragen en te verdedigen, onder meer in

(inter)nationaal verband.

6.Contacten

• met andere sectie-, afdelings- en/of diensthoofden en de politieke vertegenwoordigers over

lange termijn ontwikkelingen, vraagstukken, knelpunten en maatregelen om te adviseren over

oplossingsrichtingen;

• met (inter)eilandelijke en (inter)nationale commissies en overlegstructuren over

beleidsstandpunten tijdens overleg- en onderhandelingssituaties om beleid of maatregelen

geïmplementeerd te krijgen en draagvlak te verwerven;

• met externe uitvoerders om te onderhandelen en afspraken te maken over termijnen en

prijzen;

• met vertegenwoordigers van andere overheden en vakbonden over uitvoerings-aspecten om

standpunten bekend te stellen en ervoor zorg te dragen dat de resultaten worden behaald.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Algemene Rekenkamer

Functienaam: Senior Auditor

Functiebeschrijving: Auditor A

Salarisschaal: 12

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Algemene Rekenkamer van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Complexe audits

• programmeert en plant op basis van risico-analyses de onderzoeken en audits naar de

kwaliteit van beleids- en uitvoeringsproducten (jaarplannen, bestedingsplannen, begrotingen,

rapportages, beheerssystemen e.d.);

• Bewaakt de voortgang met betrekking tot jaarplannen en verantwoording;

• vertaalt onderzoeksmethoden, -technieken en –standaarden naar de organisatie en de eigen

onderzoeken en het kiezen van de onderzoeksmethoden en toetsingscriteria;

• ontwikkelen van richtlijnen ten behoeve van de inrichting van de administratieve organisatie;

• voert onderzoeken uit, en beoordeelt op basis van onderzoeken de rechtmatigheid,

doelmatigheid en doeltreffendheid van (voorgestelde) beleids- en uitvoeringsproducten en het

onderkennen en analyseren van (financiële) risico’s;

• rapporteert en adviseren van de leiding over onderzoeksbevindingen en over de (her)inrichting

van de bedrijfsvoering;

• voert overleg met het beoordeelde management om tot verbeteringen te komen en beoordeelt

de opvolging van de aanbevelingen;

• het aansturen en begeleiden van externe deskundigen.

3.2. Beleidsontwikkeling op het gebeid van auditing

• analyseert ontwikkelingen op intereilandelijk beleids- en beheersterrein en evalueert het

gevoerde beleid en beheer van de eenheid; ontwikkelt van beleidsvoorstellen over het te voeren

audit- en adviesbeleid;

• verzorgt het relatiebeheer op het niveau van directeuren en afdelingshoofden; draagt de

belangen en het beleid van de eenheid uit.

3.3. Advisering van de directie

• volgt, analyseert en beoordeelt ontwikkelingen op het beleidsgebied en beziet de gevolgen

voor het vakgebied;

• analyseert en becommentarieert beleids- en adviesnota's, stelt adviesnota's op en draagt

beleidsalternatieven aan.

3.4. Dagelijkse aansturing van medewerkers

• bereidt werkzaamheden voor, stelt prioriteiten, verdeelt, controleert en ziet toe op de

voortgang van de werkzaamheden;

• ondersteunt en coacht de medewerkers bij de dagelijkse vakinhoudelijke uitvoering van de

werkzaamheden;

• fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak voor de medewerkers.

3.5. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de

afdeling/dienst en de sectie.

4.Speelruimte

• De Auditor A neemt beslissingen bij het op basis van risico-analyses programmeren en

plannen van onderzoeken en audits;

• de comptabiliteitswet en financiële wet- en regelgeving, beleids- en begrotingsplannen en

beleidsrichtlijnen met betrekking tot mandatering zijn van belang voor het verrichten van de

werkzaamheden;

• de Auditor A is verantwoording schuldig aan de leidinggevende voor wat betreft de

bruikbaarheid van complexe audits en ontwikkeld beleid op het gebied van auditing.

5.Kennis en vaardigheden

• brede theoretische kennis op het gebied van bedrijfskunde/-bedrijfsvoering;

• brede kennis van het begrotingsproces;

• inzicht in de beleidsterreinen en in de deelbegrotingen van de ministeries, directies en

diensten alsmede in de financiële consequenties van het beleid;

• kennis van en inzicht in de organisatie en het beleid van het te controleren werkgebied;

• vaardigheid in het uitvoeren van onderzoeken;

• vaardigheid in het analyseren van bedrijfsvoeringsprocessen;

• vaardigheid in het opstellen van rapportages.

6.Contacten

• met het management op concern-, afdelings- en dienstenniveau om afstemming te krijgen

over de uit te voeren onderzoeken en te adviseren over optimalisering van bedrijfsprocessen;

• met het beoordeelde management om te adviseren en af te stemmen over de uitkomst van

onderzoeken en audits.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Algemene Rekenkamer

Functienaam: Auditor

Functiebeschrijving: Auditor B

Salarisschaal: 11

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Algemene Rekenkamer van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Minder complexe audits (aangaande eenduidige bedrijfsvoering of delen

van de bedrijfsvoering).

• plant onderzoeken en audits naar de kwaliteit van de beleids- en uitvoeringsproducten

(jaarplannen, bestedingsplannen, begrotingen, projecten, rapportages, beheerssystemen e.d.);

• bewaakt de voortgang met betrekking tot jaarplannen en verantwoording;

• toest de onderzoeksmethoden en toetsingscriteria vanuit bestaande procedures en richtlijnen;

• ontwikkelt richtlijnen voor de inrichting van de administratieve organisatie;

• voert onderzoeken uit, het op basis van onderzoeken beoordelen van de rechtmatigheid,

doelmatigheid en doeltreffendheid van (voorgestelde) beleids- en uitvoeringsproducten en het

onderkennen en analyseren van (financiële) risico’s;

• rapporteert en adviseert de leiding over onderzoeksbevindingen en over de (her)inrichting van

de bedrijfsvoering;

• Voert overleg met het beoordeelde management om tot verbeteringen te komen en het

beoordelen van de opvolging van de aanbevelingen.

3.2. Advisering van de directie

• volgt de ontwikkelingen op het beleidsgebied en beziet de gevolgen voor het vakgebied;

• stelt adviesnota’s op.

3.3. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de

afdeling/dienst en de sectie.

4.Speelruimte

• de Auditor B neemt beslissingen bij het plannen van onderzoeken en audits en bij het op basis

van onderzoeken beoordelen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van

(voorgestelde) (beleids) producten en het onderkennen en analyseren van (financiële) risico’s;

• de comptabiliteitswet en financiële wet- en regelgeving, beleids- en begrotingsplannen en

beleidsrichtlijnen met betrekking tot mandatering vormen het kader;

• de Auditor B legt verantwoording af aan de leidinggevende over de bruikbaarheid van minder

complexe audits.

5.Kennis en vaardigheden

• brede theoretische kennis op het gebied van bedrijfskunde/-bedrijfsvoering;

• brede kennis van het begrotingsproces;

• inzicht in de beleidsterreinen en in de deelbegrotingen van de ministeries, afdelingen of

diensten alsmede in de financiële consequenties van het beleid;

• kennis van en inzicht in de organisatie en het beleid van het te controleren werkgebied;

• vaardigheid in het uitvoeren van onderzoeken en audits;

• vaardigheid in het analyseren van bedrijfsvoeringsprocessen;

• vaardigheid in het opstellen van rapportages.

6.Contacten

• met het management van afdelingen en diensten om afstemming te krijgen over de uit te

voeren onderzoeken en afspraken te maken;

• met het beoordeelde management om te adviseren en af te stemmen over de uitkomst van

onderzoeken en audits.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Algemene Rekenkamer

Functienaam: Junior Auditor

Functiebeschrijving: Auditor C

Salarisschaal: 10

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Algemene Rekenkamer van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Bijdrage aan audits

• levert een bijdrage aan de planning van onderzoeken en audits naar de kwaliteit van beleids-

en uitvoeringsproducten (jaarplannen, bestedingsplannen, begrotingen, rapportages, projecten,

beheerssystemen e.d.); verricht in teamverband onderzoeken en audits; analyseert

bedrijfsvoeringsprocessen en beleids- en uitvoeringsproducten, verricht gericht nader

onderzoek, voert in- en extern overleg, toetst regelingen en procedures; toetst jaarplannen,

managementrapportages en begrotingsvoorstellen van overheidsorganisaties aan nieuwe of

gewijzigde regelgeving en interne richtlijnen (o.a. op controleerbaarheid);

• voert analyses uit op basis van interne controles;

• beoordeelt de juistheid, rechtmatigheid en doelmatigheid van delen van de (financiële)

administraties;

• levert een bijdrage aan onderzoeksrapportages; doet aanbevelingen voor verbetering en

ontwikkeling van kaders en instrumenten voor de (interne) controle en kwaliteitssystemen.

3.2. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de

afdeling/dienst en de sectie.

4.Speelruimte

• de auditor C neemt beslissingen bij het leveren van een bijdrage aan de planning van

onderzoeken en audits, het analyseren van de beleids- en uitvoeringsproducten, het verrichten

van gericht nader onderzoek, het voeren van in- en extern overleg, het toetsen van regelingen

en procedures en bij het leveren van een bijdrage aan onderzoeksrapportages

• de comptabiliteitswet en financiële wet- en regelgeving, beleids- en begrotingsplannen en

beleidsrichtlijnen met betrekking tot mandatering vormen het kader;

• de auditor C legt verantwoording af aan de leidinggevende voor wat betreft de kwaliteit van de

bijdrage aan onderzoeken en audits.

5.Kennis en vaardigheden

• theoretische kennis op het gebied van bedrijfskunde/-bedrijfsvoering;

• kennis van het begrotingsproces;

• inzicht in de beleidsterreinen en in de deelbegrotingen van de ministeries, afdelingen en

diensten alsmede in de financiële consequenties van beleid;

• kennis van en inzicht in de organisatie en het beleid van het te controleren werkgebied;

• vaardigheid in het uitvoeren van onderzoeken;

• vaardigheid in het analyseren van bedrijfsvoeringsprocessen.

6.Contacten

• met het management van afdelingen en bureaus om afstemming te krijgen over de uit te

voeren onderzoeken.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Nationale Ombudsman

Functienaam: Bestuurlijk Adviseur

Functiebeschrijving: Bestuurlijk Adviseur

Salarisschaal: 12

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een Hoog College van Staat van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Onderzoek naar overheidsoptreden

• volgt en analyseert maatschappelijke en politieke ontwikkelingen op lange en middellange

termijn en beziet de gevolgen daarvan voor de taken van de organisatie;

• initieert en verricht (literatuur) onderzoek naar deze ontwikkelingen;

• initieert, verricht of coördineert onderzoeken, stelt complexe onderzoeksvoorstellen op en

begeleidt onderzoeken door derden;

• draagt zorg voor productontwikkeling en kwaliteitszorg;

• ontwerpt voorschriften en systemen;

• voert overleg met relevante instanties en organisaties binnen en buiten het

organisatieonderdeel;

• onderhoudt een contactennetwerk.

• ontwikkelt instrumenten en procedures voor onderzoek;

• voert vooroverleg met belanghebbenden over de uitvoering van onderzoek;

• draagt zorg voor een gestructureerde evaluatie van eigen onderzoeken en de effectiviteit van

de advisering;

• stelt nota’s, rapportages en concept-adviezen op;

• levert een inhoudelijke bijdrage aan managementrapportages.

3.2. Advisering over complexe bestuurlijk-juridische aangelegenheden

• adviseert over complexe bestuurlijk-juridische vraagstukken;

• bestudeert en analyseert de juridische aspecten van de problematiek die zich voordoen in de

betreffende beleidsterreinen van de overheid;

• adviseert over relevante wetswijzigingen en jurisprudentie;

• voert overleg met adviesbureaus, advocaten, of anderen over complexe juridische

aangelegenheden;

• anticipeert op majeure wetswijzigingen met als doel een adequate advisering van het

overheidsapparaat.

3.3. Leiding van multidisciplinaire projecten

• ontwikkelt het projectplan, geeft prioriteiten aan, stelt de projectplanning op en draagt zorg

voor de beheers- en besluitvormingsdocumenten;

• coördineert de bijdrage van de verschillende disciplines, de onderlinge afstemming van

deelprojecten en de inzet van de projectmedewerkers;

• lost knelpunten in de uitvoering op;

• bewaakt kwaliteit, tijdigheid, budget, organisatie en informatievoorziening;

• neemt deel aan projecten.

3.4. Advisering van de leiding

• beoordeelt de politieke haalbaarheid van voorstellen;

• analyseert en becommentarieert beleids- en adviesnota's, stelt adviesnota's op en draagt

beleidsalternatieven aan;

• adviseert over de bestuurlijk-juridische kaders waarbinnen de eigen organisatie opereert.

3.5. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de afdeling / dienst en de sectie.

4.Speelruimte

• de Bestuurlijk-Juridisch Adviseur neemt beslissingen bij het binnen de overheidsorganisatie

afstemmen van de verschillende deelgebieden van het betreffende beleidsterrein, bij het

opstellen en controleren van de naleving van complexere vergunningen, subsidietoekenningen,

verordeningen, e.d. en bij het opstellen van rapportages, het controleren van de

beleidsuitvoering en het adviseren van de departementale top ten behoeve van de

beleidsbepaling;

• beleidsuitgangspunten van de ambtelijke top, strategische beleidslijnen, wetgeving en

(inter)nationale regelingen, formeel juridische aangelegenheden van algemene aard vormen het

kader;

• de Bestuurlijk-Juridisch Adviseur legt verantwoording af aan de leidinggevende voor wat

betreft de coördinatie van voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en evaluatie van

onderzoek, de bruikbaarheid van de adviezen en de advisering van de leiding.

5.Kennis en vaardigheden

• diepgaande kennis van het betreffende brede en complexe beleidsterrein van overheidszorg

en van alle relevante aanverwante aandachtsgebieden en beleidsterreinen;

• specialistische kennis van het vigerende recht, zowel op bestuurs- en staatsrechtelijk als op

civielrechtelijk terrein;

• inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur, de overheidsorganisatie en de daarmee

samenhangende besluitvormingscircuits en gevoeligheden;

• vaardigheid in het door overtuiging tot afstemming komen met betrekking tot het opstellen van

adviesnota's, wijzigingen in regelgeving en beleidsvoorstellen, alsmede in het kunnen

afstemmen van verschillende deelgebieden en het afstemmen op andere beleidsterreinen en

het daarbij houden van overzicht ten aanzien van alle actiepunten;

• vaardigheid in het afstemmen en opstellen van adviesnota's, processtukken, wetswijzigingen,

beleidsvoorstellen, verzoeken, plannen, e.d.;

• vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijke verhoudingen en de bestuurlijke/politieke en

technische haalbaarheid van adviezen of voorstellen.

6.Contacten

• met beleidsmedewerkers van andere organisatieonderdelen en andere eilanden over de

onderlinge raakvlakken van de beleidsvelden om advies te verlenen, standpunten te

verduidelijken, beleidsmatige of juridische knelpunten op te lossen en/of te komen tot

afstemming bij de beleidsontwikkeling;

• met het bedrijfsleven en andere organisaties en werkgroepen op het eiland en in de regio over

de ontwikkeling en afstemming van beleid en activiteiten om overleg te plegen en adviezen te

geven;

• met (inter)eilandelijke werkgroepen, belangengroeperingen, stichtingen en verenigingen op het

beleidsterrein om overleg te voeren, het overheidsstandpunt toe te lichten en voorlichting te

geven;

• met vertegenwoordigers van overheden en instellingen, advocatuur, rechtelijke colleges, over

juridische aangelegenheden om te komen tot oplossingen voor juridische problematieken.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Algemene Rekenkamer

Functienaam: Hoofdmedewerker Secretariaat

Functiebeschrijving: Hoofdmedewerker Secretariaat

Salarisschaal: 10

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een Hoog College van Staat van St. Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Ondersteuning regievoering

• houdt in- en externe relevante ontwikkelingen bij en analyseert deze;

• bewaakt de voortgang van dossiers en uitgezette opdrachten, signaleert knelpunten en

verzorgt de voortgangsrapportage;

• houdt overzicht over de stand van zaken en levert een sturende bijdrage aan de oplossing van

dringende problemen;

• schat de beslissingsrijpheid, haalbaarheid, gevoeligheden en consequenties van politiek-

bestuurlijke beslissingen in en adviseert daarover.

3.2. Levert een (bestuurlijke) bijdrage aan de beleidsadvisering en –implementatie ervan

• schat de informatiebehoefte in en verzamelt informatie over relevante ontwikkelingen in het

openbaar bestuur;

• signaleert verbanden tussen onderwerpen, verricht gericht onderzoek naar

(bestuurlijke)knelpunten en rapporteert hierover;

• voert overleg, maakt berekeningen en toetst regelingen, procedures e.d. op

gebruikersvriendelijkheid, efficiency, consistentie, (juridische) correctheid en op de mate van

acceptatie door de gebruikers;

• stelt (beleids)adviezen, voorstellen tot bijstelling van het beleid, notities, rapportages en nota's

op;

• draagt bij aan het ontwikkelen en uitvoeren van een plan van aanpak;

• onderhoudt contacten met informanten en voert overleg met verschillende in- en externe

functionarissen die betrokken zijn bij het beleidsproces inzake de aanlevering van informatie;

• stelt toelichtingen op inzake beleidswijzigingen en wijzigingen van regelgeving, verzorgt

mondeling toelichtingen;

• adviseert over de productontwikkeling en levert een bijdrage aan de kwaliteitszorg op het

aandachtsgebied;

• levert een bijdrage aan de procedures voor de implementatie van het beleid

• bewaakt de voortgang van de beleidsmatige werkzaamheden binnen de projecten, van de

verschillende (in- en externe) overleg- en besluitvormingscircuits, signaleert dreigende

knelpunten en verzorgt de algemene voortgangsinformatie terzake;

• levert een bijdrage aan het voorbereiden van keuzes en ondersteunt bij politiek bestuurlijke

besluitvormingsprocessen;

• bewaakt de voortgang van de beleidsuitvoering en stelt voortgangsnotities op;

• levert een bijdrage aan kerngegevens voor de budgetbewaking, begroting en

meerjarenraming;

• initieert acties op basis van ontwikkelingen en bestuurlijke kansen.

3.3. Neemt deel aan projecten

• neemt deel aan (grotere) beleidsprojecten, brengt de eigen discipline in en zorgt daarbij voor

afstemming.

• neemt deel aan ambtelijke werkgroepen / commissies;

3.4. Secretariaatswerkzaamheden

• notuleert vergaderingen, stelt notulen en besluitenlijsten op en ziet toe op de voortgang van de

uitvoering;

• adviseert het hoofd of de voorzitter bij het opstellen van de agenda;

• assisteert het hoofd of de voorzitter bij het doornemen ingekomen stukken voor de

vergaderingen/ het secretariaat en geeft de routing aan;

• ondersteunt het hoofd of de voorzitter bij het vervullen van deze rol.

3.5. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden.

4.Speelruimte

• de hoofdmedewerker neemt beslissingen bij het analyseren van relevante ontwikkelingen, bij

het oplossen van dringende problemen, bij de ondersteuning van politiek bestuurlijke

besluitvormingsprocessen en bij het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden;

• wet- en regelgeving, landsbesluiten en geformuleerd beleid vormen het kader;

• de hoofdmedewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende over de kwaliteit van de

adviezen en van de secretariaatswerkzaamheden.

5.Kennis en vaardigheden

• kennis van de actuele thema's en de relevante beleidsterreinen en inzicht in de

maatschappelijke verhoudingen op dat gebied;

• inzicht in de politiek bestuurlijke verhoudingen en in het functioneren van het openbaar bestuur

en de overheidsorganisatie;

• inzicht in de bestuurlijke besluitvormingscyclus;

• vaardigheid in het analyseren van (beleids)ontwikkelingen en het opstellen van notities en

rapporten;

• vaardigheid in het onderkennen van politiek bestuurlijke gevoeligheden en het adviseren daarover.

6.Contacten

• met (beleids)medewerkers binnen en buiten het eiland over ontwikkelingen op de diverse

beleidsterreinen om standpunten toe te lichten, tot afstemming te komen en de voortgang te

bewaken;

• met vertegenwoordigers van andere overheden, publieke organisaties, organisaties uit het

maatschappelijk middenveld en belangengroeperingen over inhoudelijke en procesmatige

zaken om af te stemmen en standpunten toe te lichten.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Nationale Ombudsman

Functienaam: Allround administratief medewerker

Functiebeschrijving: Allround administratief medewerker HCvS

Salarisschaal: 7

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een Hoog College van Staat van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Managementondersteuning

• bewaakt namens het hoofd de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken,

verplichtingen en genomen besluiten;

• voert financieel-administratieve werkzaamheden uit (w.o. betalingsopdrachten) en maakt

berekeningen;

• stelt financiële of management overzichten op (w.o. statusrapporten, voortgangsrapportages)

en verstrekt informatie, vraagt informatie etc.;

• fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties

en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen de afdeling of dienst

en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;

• signaleert knelpunten in de afhandeling van zaken en lost deze zelfstandig op.

3.2. Secretariële ondersteuning

• verwerkt de stukkenstroom via het postregistratiesysteem en zorgt voor de bewaking van de

voortgang;

• schat binnengekomen correspondentie in op belang en urgentie, voegt op eigen initiatief en

naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling;

• schrijft brieven aan de hand van globale aanwijzingen van het hoofd;

• bewaakt de agenda van het hoofd, deelt deze in en attendeert het hoofd op afspraken;

• vervult een bufferfunctie tussen het hoofd en interne medewerkers respectievelijke externe

instanties;

• zet het vertrouwelijke werkarchief van het hoofd op en houdt deze bij, completeert de dossiers

e.d.;

• verzorgt de projectdocumentatie;

• vervult receptietaken, bereidt voor, ontvangt en begeleidt (buitenlands) bezoek en delegaties;

• treft voorbereidingen voor dienstreizen van bestuursleden;

• bereidt naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen administratief-

organisatorisch voor en verzamelt vergaderstukken voor verschillende overlegplatforms;

• voert overleg met het hoofd ter voorbereiding op vergadering, stelt in overleg de agenda op,

voegt relevante achtergrondinformatie bij en attendeert op bijzondere aandachtspunten;

• maakt notulen, werkt deze uit en zorgt voor verspreiding;

• houdt de kantoorvoorraden bij en beheert de kleine kas.

3.3. Financieel administratieve zaken

• verzorgt de grootboekadministratie, het beheer van diverse modules (activa, tijdregistratie etc.)

en de verplichtingenadministratie;

• verwerkt tijdig en juist administratief besluiten die gevolgen hebben voor de financiële

administratie;

• verzorgt krediet- en budgetbewaking en verzorgt interne overboekingen;

• voert controle- en correctiewerkzaamheden uit voorafgaand aan definitieve batchverwerking

en rapporteert over de volledigheid van opbrengsten;

• beheert bestanden uit de financiële administratie en verzorgt periodieke informatieverschaffing

aan de sectoren en derden (bv. BTW- en uitkeringendeclaraties);

• voert de signaalfunctie uit richting budgethouders met betrekking tot de uitgaven- en

inkomstenstroom;

• beheert het betalingsverkeer;

• voert afstemmingscontroles uit tussen de grootboekadministratie en andere toeleverende

administraties (belastingpakket/salarispakket/sociale dienstpakket, etc.).

3.4. Financiële administratie

• controleert aangeleverde financiële stukken (opdrachtbrieven, facturen, e.d.) op volledigheid,

juistheid en rechtmatigheid, codeert ten behoeve van de verwerking in de boekhouding en laat

zorgen voor een tijdige betaling;

• verwerkt, voert in en muteert financiële gegevens in het geautomatiseerde betalingssysteem;

• registreert alle boekingsbescheiden of journaalposten naar kostenplaats en -soort volgens het

voorgeschreven coderingssysteem;

• maakt voortellingen volgens de geldende voorschriften en procedures van te verwerken

betaalstukken, vergelijkt de stukken met gegevens in het crediteurenbestand en controleert op

volledigheid en op overeenstemming met betaaldocumenten zoals bankafschriften, en brengt

zonodig mutaties aan in het bestand;

• voert een debiteuren- en crediteurenadministratie en het vorderingenbeheer en controleert of

de subsystemen administraties aansluiten met de grootboekadministratie;

• controleert de leges, consenten en inkomsten van afdelingen of diensten;

• vordert belastingen in, int bijdragen en verzorgt OB-aangiften;

• stelt financiële verslagen en overzichten op en stelt de maandverantwoording op;

• draagt zorg voor de administratieve en financiële afhandeling voor schadezaken aan de hand

van verkregen gegevens;

• draagt zorg voor archivering van alle boekhoudkundige bescheiden.

3.5. Onderzoek naar financieel-administratieve gegevens

• verzamelt en verwerkt gegevens voor de voortgangsrapportages, verzamelt gegevens voor

budgetwijzigingen/-aanvragen en stelt financiële overzichten op t. b. v. het budgetbeheer en

specifieke, financieel-economische rapportages;

• volgt nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied en doet verbeteringsvoorstellen op

financieeladministratief gebied;

• neemt deel aan afdelings- of dienstoverstijgend overleg op het vakgebied.

3.6. Ondersteuning van budgethouders

• levert een bijdrage aan het opstellen van kengetallen, verantwoordingsrapportages en de

jaarrekening;

• informeert over de toepassing van wet- en regelgeving, procedures, interne afspraken e.d.;

• informeert over de voortgang van afhandeling van lopende financieel administratieve aangelegenheden.

3.8. Juridisch administratieve ondersteuning

• levert administratief juridische bijdrage aan onderzoek, rechtsprocedures, wetgeving e.d.

• zoekt juridische onderwerpen of publicaties op, maakt samenvattingen, legt verbanden en

adviseert de interne medewerkers hierover;

• bijhouden van jurisprudentie en het informeren van de medewerkers over de ontwikkelingen

daarin;

• geeft informatie over juridische beslissingen aan derden.

3.9. Dagelijkse coördinatie (in combinatie met een of meer van bovenstaande taken)

• coördineert de dagelijkse werkzaamheden van lagere (staf)medewerkers binnen de afdeling of

dienst;

• maakt een planning en bepaalt de prioritering van werkzaamheden;

• lost problemen in de uitvoering op;

• rapporteert aan het hoofd.

3.10. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de

afdeling/dienst en de sectie.

4.Speelruimte

• de administratief medewerker A neemt beslissingen bij het bewaken van de voortgang, bij het

uitvoeren van (financieel-)administratieve werkzaamheden, bij het beantwoorden van

inhoudelijke vragen, bij het inschatten van correspondentie op urgentie, bij het opstellen van

brieven en bij de coördinatie van dagelijkse werkzaamheden van lagere (staf)medewerkers.

• werkafspraken en administratieve voorschriften vormen het kader;

• de administratief medewerker A legt verantwoording af aan de leidinggevende voor wat betreft

de inhoudelijke kwaliteit van de management- en secretariële ondersteuning, de kwaliteit van de

(financieel-) administratieve werkzaamheden en over de dagelijkse coördinatie.

5.Kennis en vaardigheden

• kennis van secretariële en (financieel)administratieve werkzaamheden;

• praktische kennis van personele aangelegenheden;

• kennis van managementondersteunende werkwijzen;

• kennis van archiverings- en documentatietechnieken;

• kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en

werkwijze van de organisatie;

• inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie;

• vaardigheid in het klantgericht te woord staan van bellers en bezoekers en het kunnen

inschatten naar welke persoon of instantie al dan niet op een later tijdstip

doorverbonden/verwezen dient te worden;

• vaardigheid in het notuleren van vergaderingen en het omgaan met

• tekstverwerkingspakketten;

• vaardigheid in het verwerken van financiële gegevens;

• vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief, en in het maken van

voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's;

• mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal;

• vaardigheid in organisatie- en coördinatietaken.

6.Contacten

• met derden als eerste contactpersoon over de secretariële en administratieve afhandeling van

zaken, om (niet-vertrouwelijke) informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de

uitvoering daarvan en om;

• (agenda-)afspraken te maken, waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met naar hun

aard gevoelige onderwerpen;

• met derden over financiële gegevens, subsidieaanvragen, juridische beslissingen om (gevoelig

liggende) informatie uit te wisselen;

• met in- en externe instanties en personen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven op

en te vragen naar in behandeling zijnde onderwerpen.

SINT MAARTEN

1.Functie-informatie

Organisatieonderdeel: Algemene Rekenkamer

Functienaam: Administratief medewerker B

Functiebeschrijving: Administratief medewerker B

Salarisschaal: 6

2.Omgeving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een Hoog College van Staat van Sint Maarten.

Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

3.Resultaatgebieden

3.1. Administratieve ondersteuning

• houdt de agenda bij en maakt afspraken;

• bereidt interne vergaderingen voor, notuleert, werkt de notulen uit en bewaakt nakoming van

gemaakte afspraken;

• ondersteunt bij projecten, verzamelt, ordent en verzendt vergaderstukken en vormt specifieke

project- en werkdossiers;

• voert gegevens in en houdt specifieke gegevensbestanden bij;

• stelt op basis van globale aanwijzingen correspondentie op en handelt deze af;

• behandelt binnenkomende telefoongesprekken en verstrekt informatie van algemene en

procedurele aard.

3.2. Management ondersteuning

• handelt de post af en bewaakt de voortgang van de beantwoording;

• verleent assistentie bij het beheren van de budgetten en verzamelt levert gegevens aan voor

opname in overzichten en rapportages;

• houdt afdelings-, dienst- en/of projectplanning bij, verzamelt relevante gegevens en maakt

totaaloverzichten;

• coördineert cursussen en bijeenkomsten, inventariseert en bestelt materiaal en fungeert als

contactpersoon hieromtrent;

• bewaakt en rapporteert de voortgang van de werkzaamheden onder meer bij projecten en het

doen van voorstellen tot aanpassingen;

• verzamelt en verwerkt gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en stelt periodieke

overzichten op;

• verzamelt, beheert, bewerkt en presenteert statistisch materiaal;

• voert diverse overige administratieve activiteiten uit, houdt werkdossiers bij;

• stelt overzichten en managementinformatie op.

3.3. Financieel administratieve zaken

• voert crediteuren- of debiteurenadministratie;

• ondersteunt de krediet- en budgetbewaking;

• legt periodieke verplichtingen en rechten in de termijnkalender vast;

• assisteert bij het verzorgen van informatie aan de sectoren en het publiek;

• voert kascontroles uit inclusief goederenbewegingen, waaronder rijbewijzen, paspoorten e.d.;

• legt product- en prestatiegegevens vast;

• assisteert bij liquiditeitsbeheer.

3.4. Financiële deeladministraties

• controleert aangeleverde financiële stukken (opdrachtbrieven, facturen, e.d.) op volledigheid,

juistheid en rechtmatigheid, codeert voor de verwerking in de boekhouding en laat zorgen voor

een tijdige betaling;

• verwerkt en muteert financiële gegevens in het geautomatiseerde systeem;

• registreert alle boekingsbescheiden of journaalposten naar kostenplaats en -soort volgens het

voorgeschreven coderingssysteem;

• maakt- volgens de geldende voorschriften en procedures- voortellingen van te verwerken

betaalstukken, vergelijkt de stukken met gegevens in het crediteurenbestand en controleert

deze op volledigheid en op overeenstemming met betaaldocumenten zoals bankafschriften,

brengt zonodig mutaties aan in het bestand;

• voert een debiteuren- en crediteurenadministratie en het vorderingenbeheer en controleert of

de subsystemen administraties aansluiten met de grootboekadministratie;

• controleert leges, consenten en inkomsten van afdeling of dienst;

• stelt in overleg met het hoofd de maandverantwoording op;

• zorgt voor een archivering van alle boekhoudkundige bescheiden;

• doet op basis van praktijkervaringen voorstellen tot verbetering van de gehanteerde systematiek.

3.5. Ondersteuning personeelszaken

• voert personeelsbeheerswerkzaamheden uit zoals inhuur en administratieve afhandeling van

tijdelijk personeel, ondersteuning bij werving, selectie en opleidingen, studiefaciliteiten,

afhandeling buitenlandse dienstreizen;

• verzorgt de administratieve afhandeling van personele regelingen en/of MD-trajecten, het

aangeven van kostenplaats, het opstellen van contracten;

• beheert personeelsgegevens en stelt diverse overzichten samen (bijv. formatie-omvang,

openstaande vacatures, ziekteverzuim, e.d.);

• verstrekt informatie over personele aangelegenheden aan medewerkers.

3.6. Planning en beheer werkzaamheden

• boekt ingekomen stukken in, draagt zorg voor tijdige afdoening, signaleert knelpunten en

boeken afgehandelde stukken uit;

• adviseert over toepassingsmogelijkheden van diverse officepakketten;

• voert overleg met medewerkers over wensen en eisen inzake vormgeving van diverse media

en publicaties;

• ontwerpt op aanwijzing concept presentaties, rapportages, databases, e.d.;

• administreert, registreert, verwerkt mutaties in het geautomatiseerde systeem;

• controleert mutaties, lijsten, journaalposten, nota’s e.d. op juistheid en volledigheid;

• maakt incidenteel handmatig (financiële) berekeningen;

• draagt zorg voor betaalbaarstelling, uitbetalingen, inhoudingen, terugstortingen en afdrachten

• levert administratieve en financiële gegevens, specificaties en overzichten aan en maakt

selecties uit het systeem en verstrekt informatie aan personeel en klanten;

• draagt zorg voor beheer van gegevens en archivering van stukken.

3.7. Promotiewerkzaamheden

• draagt zorg voor de productie en distributie van onder meer promotiemateriaal, voorziet de

media van informatie over evenementen en publiciteitsmateriaal;

• draagt zorg voor promotieactiviteiten, bezoekt beurzen en verstrekt informatie;

• levert een bijdrage aan de voorbereiding en uitvoering van evenementen en het operationeel

houden van informatiecentra;

• assisteert bij het monitoren van ontwikkelingen op het aandachtsgebied, stelt overzichten op

en houdt een klachtenregister bij.

3.8. Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de

afdeling/dienst en de sectie.

4.Speelruimte

• de administratief medewerker B neemt beslissingen bij het op basis van globale aanwijzingen

opstellen en afhandelen van correspondentie, bij het bewaken, signaleren en rapporteren over

de voortgang bij projecten en het doen van voorstellen tot verbeteringen, bij het verrichten van

financieel administratieve werkzaamheden, bij het ondersteunen van personeelszaken, bij het

adviseren over toepassingsmogelijkheden van diverse officepakketten en bij het uitvoeren van

promotieactiviteiten;

• werkafspraken en administratieve voorschriften vormen het kader;

• de administratief medewerker B legt verantwoording af aan de leidinggevende voor wat betreft

de inhoudelijke kwaliteit van de (financieel) administratieve, de managementondersteuning, de

personeelsbeheerswerkzaamheden, de planning en beheer werkzaamheden en/of de

promotiewerkzaamheden.

5.Kennis en vaardigheden

• praktische kennis van de Nederlandse en Engelse taal;

• kennis van secretariële en (financieel)administratieve werkzaamheden;

• praktische kennis van personele aangelegenheden;

• kennis van de werking van de telefooncentrale en de faxapparatuur en van de geldende

procedures en regels;

• kennis van de interne (financieel) administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften;

• inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de afdeling of dienst en (in

zoverre relevant) daarbuiten;

• vaardigheid in het klantgericht te woord staan van bellers en bezoekers en het kunnen

inschatten naar welke persoon of instantie al dan niet op een later tijdstip

doorverbonden/verwezen dient te worden;

• vaardigheid in het notuleren van vergaderingen en het omgaan met

tekstverwerkingspakketten;

• vaardigheid in het vormen van werkdossiers;

• vaardigheid in het uitwerken van onvolledige concept-teksten;

• vaardigheid in het verwerken van financiële gegevens.

6.Contacten

• met medewerkers over de administratieve zaken om informatie uit te wisselen;

• met medewerkers en derden over het maken van (agenda)afspraken om informatie van

algemene en procedurele aard uit te wisselen;

• met in- en externe instanties en personen over binnen de organisatie in behandeling zijnde

onderwerpen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven en te vragen;

• met derden om informatie te verstrekken.