| Organisatie | Velsen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Informatiebeleid 2012-2015 |
| Citeertitel | Informatiebeleid 2012-2015 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | Informatiebeleidcyclus Het informatiehuis van Velsen Het kader voor Informatiebeleid De informatiebeleidcyclus 4 |
Geen
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-05-2012 | 01-01-2012 | 01-01-2016 | nieuwe regeling | 22-05-2012 - | B12-0254 |
Op 28 januari 2010 heeft de gemeenteraad van Velsen de Informatievisie 2012 vastgesteld. In deze visie is verwoord wat de verwachte ontwikkelingen zijn met betrekking tot de informatievoorziening van Velsen. Deze informatievisie dient als basis voor de te maken beleidskeuzes, resulterend in het Informatiebeleid 2012.
De hoofdpunten uit de informatievisie zijn:
Gemeenten krijgen de komende jaren te maken met onder andere decentralisatie, minder geld en betere dienstverlening met minimale administratieve lasten. Hiervoor zijn een effectieve en efficiënte manier van werken en de beschikbaarheid van de juiste, actuele en betrouwbare gegevens noodzakelijke randvoorwaarden. Het belang van het op orde hebben van het gemeentelijke informatiebeleid zal alleen maar toenemen. Het is van belang om de gemeentelijke informatie bestuurlijk slim te organiseren en te verbinden. Hierdoor wordt gemeentelijk beleid effectiever, doelmatiger en neemt het vertrouwen van burgers in de overheid toe.
Burgers, bedrijven én medewerkers van Velsen hebben goede informatie nodig. Zonder goede informatie kan Velsen geen prestaties leveren en kunnen de vragen van klanten niet of onvoldoende beantwoord worden. Informatie, ofwel de voorziening die dit regelt, dient op orde te zijn om de dienstverlening en de bedrijfsvoering van Velsen optimaal te kunnen faciliteren. De dienstverlening dient toonaangevend te zijn - ook in de communicatie tussen burgers, bedrijven en de overheid - en maatschappelijke vraagstukken moeten in samenwerking met andere overheidsorganisaties voortvarend aangepakt kunnen worden. Bijvoorbeeld in het kader van de Regionale Uitvoeringsdiensten / Omgevingsdiensten, de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en het leveren van een bijdrage aan Regionale Informatie en Expertisecentra. Maar hoe richt je de informatievoorziening in en hoe beheer je deze?
Het inrichten en beheren van de informatievoorziening is erg complex geworden. De informatievoorziening moet onder meer voldoen aan wet- en regelgeving en de eisen die hieraan in het kader van de eOverheid gesteld worden. Aanvullend hebben zowel klanten als medewerkers de nodige informatiebehoeften. Het inrichten en beheren is veelomvattend en zal dus georganiseerd moeten worden. Het gaat om onder meer het identificeren, prioriteren en plannen van informatieprojecten en het bewaken van het budget dat nodig is voor het beheren en vernieuwen van de informatievoorziening. Ook moeten de geplande informatieprojecten bewaakt worden.
De informatievoorziening is noodzakelijk, complex qua inrichting en beheer en bovendien vrij kostbaar. Om adequaat te kunnen inspelen op wet- en regelgeving en de informatiebehoeften van klanten en medewerkers van Velsen zal de informatievoorziening georganiseerd moeten worden. Daarbij zullen met betrekking tot alle aspecten van de informatievoorziening keuzes gemaakt moeten worden, die passen binnen het beleidskader. Door het opstellen van informatiebeleid legt Velsen deze keuzes formeel vast. De keuzes hebben betrekking op Gegevens, de Organisatie van en de Mens binnen de informatievoorziening, Processen en ICT.
Het vaststellen van het informatiebeleid biedt een kader om de informatievoorziening verder te verbeteren. Alle initiatieven op het gebied van informatievoorziening worden voorzien van een bestuurlijke basis.
De doelstelling van het opstellen van informatiebeleid is het maken en vastleggen van zodanige keuzes met betrekking tot de informatievoorziening, dat enerzijds kan worden voldaan aan het beleidskader en anderzijds de externe en interne informatiebehoefte zo goed mogelijk kan worden ingevuld.
De toegevoegde waarde van de overheid, respectievelijk de kwaliteit en de betrouwbaarheid van overheidsinformatie en -diensten moet verbeteren. Een belangrijk aspect daarbij is dat de overheid klantgerichter, ofwel servicegericht, moet gaan denken en werken. Burgers en ondernemers willen in één keer een goed en eenduidig antwoord op gestelde vragen.
Om het beleid en het takenpakket effectief (doelmatig) en efficiënt (tegen zo laag mogelijke kosten) ten uitvoer te kunnen brengen zullen overheden beter moeten gaan samenwerken door slimme verbindingen te leggen. Voorbeelden van samenwerking zijn te vinden in de ketensamenwerking en interbestuurlijke shared service initiatieven.
Voor gemeenten geldt dat zij dé poort voor alle overheidsinformatie en diensten worden en het takenpakket steeds breder en zwaarder wordt.
De eisen die voortkomen uit wet- en regelgeving zullen met voorrang bepalend zijn voor de inrichting van de informatievoorziening, bijvoorbeeld de authentieke basisregistraties, de omgevingsvergunning en informatiebeveiliging.
De overheid wil duurzaam inkopen en werken, transparant zijn en burgers laten participeren in de politieke agenda, discussie en besluitvorming.
Een extra uitdaging komt voort uit de missie van het kabinet om stevig te bezuinigen en de overheid af te slanken. Het motto is dus ‘beter met minder’.
Bovenstaand beleidskader is erg ambitieus en kan alleen worden waargemaakt binnen een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Een adequate informatie-voorziening is hiervoor randvoorwaardelijk. Dit geldt zowel voor iedere individuele overheidsorganisatie, als voor samenwerkende overheidsorganisaties.
Velsen wil aansluiten bij bovenstaande ontwikkelingen door het (continu) optimaliseren van de bedrijfsvoering. Daarnaast is de verbetering van de dienstverlening een belangrijk speerpunt voor Velsen. Dit is vormgegeven in het meerjarenprogramma ‘Klantgerichte dienstverlening’, waarin burgers en bedrijven als klant van de gemeente Velsen centraal staan en de klantvraag het uitgangspunt is voor de verbeterde dienstverlening.
Naast de dienstverlening zijn er andere primaire processen binnen Velsen, die zonder een adequate informatievoorziening niet efficiënt en effectief kunnen opereren. Het betreft onder meer Beleidsontwikkeling, Ontwikkeling en Beheer van de leefomgeving, Toezicht en Handhaving en Exploitatie van de openbare voorzieningen. Maar het betreft ook de besturende processen, zoals Strategiebepaling en Planning & Control, respectievelijk de ondersteunende processen zoals Human Resources, Financiën, Algemene Zaken en Communicatie.
Het informatiebeleid van Velsen richt zich zowel op de informatievoorziening die de Klantgerichte Dienstverlening ondersteunt, als op de informatievoorziening ter ondersteuning van de overige primaire, respectievelijk ondersteunende en besturende processen binnen Velsen.
In het verlengde van het hierboven geschetste beleidskader heeft Velsen met betrekking tot de informatievoorziening de volgende ambities:
Informatiebeleid is van invloed op de hele organisatie. Zowel het bestuur als de directies en de afdelingen hebben belang bij een goede informatievoorziening. Er zijn dus meerdere stakeholders. Door het opnemen van een informatieparagraaf in het collegeprogramma, respectievelijk in de afdelingsplannen, wordt het belang van de informatievoorziening onderstreept en het draagvlak voor te nemen besluiten vergroot. Ook draagt ieder organsiatieonderdeel op deze wijze actief bij aan een succesvolle informatievoorziening.
Ieder organisatieonderdeel is mede verantwoordelijk voor een succesvolle informatievoorziening.
Om de genoemde informatieparagrafen te kunnen samenstellen zal per stakeholder bekend moeten zijn wat de informatiebehoefte is. Vervolgens moet de informatie-behoefte vertaald worden in een informatieplan, dat bestaat uit concrete informatie-projecten. Dit kunnen projecten zijn zoals het vervangen van sectorspecifieke of organisatiebrede software, het aankopen van gegevens of het initiëren van opleidings-programma’s. Betreffende projecten worden gebundeld in een informatieplan, dat na besluitvorming geïmplementeerd wordt. Dit proces wordt informatieplanning genoemd. Door het uitvoeren van de informatieprojecten wordt een informatievoorziening bewerkstelligd die, binnen het beleidskader, voldoet aan de geïnventariseerde informatiebehoeften. Door tijdens de uitvoering van de informatieprojecten te controleren of het resultaat voldoet aan de gestelde eisen en voorwaarden, kan zo nodig tijdig worden bijgestuurd om het afgesproken resultaat te behalen.
Omdat het beleidskader zich steeds ontwikkelt – denk aan nieuwe wet- en regelgeving vanuit Europa en het Rijk – zal jaarlijks moeten worden bezien of het informatiebeleid geactualiseerd moet worden. Uiteraard veranderen ook de informatiebehoeften van de gebruikers in de tijd. Ook informatieplanning is dus een cyclisch proces. Het totaal wordt aangeduid als de informatiebeleidcyclus. Deze cyclus ziet er als volgt uit:
Figuur: ‘De Informatiebeleidcyclus’
Een belangrijke randvoorwaarde voor het informatiebeleid is dat het moet voldoen aan de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving. Voorbeelden zijn het voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), de verplichte invoering van de Basisregistraties, de implementatie van de Omgevingsvergunning (WABO) en het voldoen aan de Europese Dienstenrichtlijn.
Aanvullend zal Velsen in het informatiebeleid keuzes moeten vastleggen aangaande de bepalende onderdelen van de informatievoorziening, te weten: Gegevens, Organisatie, Mens, Processen en ICT (Informatie- en Communicatie-technologie). Daarnaast zullen er beleidskeuzes zijn die betrekking hebben op meerdere onderdelen van de informatievoorziening. Deze worden als algemene keuzes aangeduid.
Belangrijke pijlers van het informatiebeleid zijn de aansluiting op de eisen die voortkomen uit Wet- en Regelgeving), respectievelijk de inrichtingsstructuur (Architectuur) en de centrale sturing en bewaking (Organisatie) van de informatie-voorziening.
NB. Aan deze pijlers is in de Toelichting op het Informatiebeleid extra aandacht besteed. Opgemerkt wordt dat Architectuur onderdeel uitmaakt van de Algemene beleidskeuzes.
Hieronder zijn de hoofdpunten uit het informatiebeleid verwoord.
De aangegeven taken zullen de nodige consequenties hebben voor de benodigde capaciteit, kennis, vaardigheden en competenties. In 2012 zal dit in kaart worden gebracht en zal hierover een advies aan het Directieteam worden uitgebracht.
Informatiebeleid, informatieplanning en informatievoorziening zijn begrippen die niet bij iedereen bekend zijn of leven. De drie begrippen worden vaak door elkaar heen gebruikt, onderschat of simpelweg niet begrepen. Toch zijn het zaken die voor het functioneren van de organisatie erg belangrijk zijn. In het informatiebeleid is onder meer vastgelegd welk organisatieonderdeel verantwoordelijk is voor betreffende taken.
Voor de lezers van dit document wordt benadrukt dat ieder organsiatieonderdeel verantwoordelijk is voor de wensen en eisen waaraan de eigen informatievoorziening moet voldoen. Dat heeft zowel een vakinhoudelijke als een wettelijke dimensie. Informatievoorziening behoort dan ook tot de integrale taak en verantwoordelijkheid van iedere manager.
In deze notitie zijn de beleidskeuzes ten aanzien van de informatievoorziening van Velsen vastgelegd. Dat gaat verder dan keuzes met betrekking tot ICT. Het gaat ook over beleidskeuzes ten aanzien van Gegevens, Organisatie, Mens en Proces. Maar waarom is het opstellen van informatiebeleid eigenlijk nodig? In Hoofdstuk 3 zijn de redenen verwoord en is de doelstelling van het informatiebeleid gegeven.
De beleidskeuzes met betrekking tot de informatievoorziening staan niet op zichzelf, maar worden in sterke mate beïnvloed door het beleidskader. Bepalend voor dit kader zijn ontwikkelingen in de wet- en regelgeving binnen Europa, het Rijk, de eOverheidsprogramma’s en het beleid van Velsen zelf. Daarom is het belangrijk om hier inzicht in te hebben. In Hoofdstuk 4 wordt dit beleidskader in grote lijnen uiteen gezet.
In aanvulling op het beleidskader heeft Velsen een aantal ambities met betrekking tot de informatievoorziening gedefinieerd. Deze zijn verwoord in Hoofdstuk 5.
Belangrijk voor het opstellen en handhaven van informatiebeleid, respectievelijk voor het ontwikkelen van informatieplannen, is het verkrijgen van draagvlak en commitment van alle stakeholders. In Hoofdstuk 6 is de aanpak toegelicht.
De gemaakte informatiebeleidskeuzes zijn op hoofdlijnen weergegeven in Hoofdstuk 7.
In de als bijlage toegevoegde Toelichting zijn de beleidskeuzes nader uitgewerkt. Voor de meest bepalende keuzes is een toelichting gegeven. Extra aandacht is besteed aan de beleidskeuzes met betrekking tot wet- en regelgeving, architectuur en de organisatie van de informatievoorziening binnen Velsen. Deze thema’s vormen namelijk belangrijke pijlers van het informatiebeleid. De toelichting verstrekt de geïnteresseerde lezer ook achtergrondkennis. Voor de medewerkers die direct betrokken zijn bij het implementeren van het informatiebeleid geeft het inzicht in de consequenties van het beleid.
Het opstellen en vaststellen van informatiebeleid is slechts een eerste stap. De volgende stap is net zo belangrijk. Het betreft de implementatie en de handhaving van het beleid. De ervaring leert dat dit veel lastiger is. Allereerst moet ervoor worden gewaakt dat informatiebeleid in de kast, of onder in een la beland. Een ander risico is dat informatiebeleid alleen op papier is vastgesteld, maar in de praktijk niet voldoende opgevolgd en/of bewaakt wordt. Gebaseerd op algemene praktijkervaring, toegespitst op de situatie van Velsen, zijn in Hoofdstuk 8 de meest kritische succesfactoren met betrekking tot de implementatie van het informatiebeleid beschreven.
In Hoofdstuk 9 is de verantwoording van de totstandkoming van onderhavig document terug te vinden.
Het informatiebeleid is onder andere gebaseerd op de informatievisie van Velsen. Op een aantal plaatsen in de tekst wordt daar met een noot naar verwezen, te weten:
NB: Opgemerkt wordt dat bij de actualisatie van het informatiebeleid in 2012 kan worden overwogen om bovengenoemde beleidsdocumenten te integreren binnen het informatiebeleid. Daarmee ontstaat dan één beleidsdocument met betrekking tot de informatievoorziening van Velsen.
Zowel burgers en bedrijven, als de medewerkers van Velsen vragen om goede, snel toegankelijke informatie. Zonder goede, snel toegankelijke informatie kan Velsen geen prestaties leveren en kunnen de vragen van klanten niet of onvoldoende beantwoord worden. Informatie, ofwel de voorziening die dit regelt, is dus noodzakelijk voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van Velsen. Maar hoe richt je de informatievoorziening in en hoe beheer je deze?
Het inrichten en beheren van de informatievoorziening is erg complex geworden. De informatievoorziening moet onder meer voldoen aan wet- en regelgeving en de eisen die hieraan in het kader van de eOverheid gesteld worden. Aanvullend hebben klanten en medewerkers de nodige informatiebehoeften. Dit alles is veelomvattend en heeft de nodige consequenties voor de organisatie.
Informatiesystemen staan niet meer op zichzelf, maar hebben veelal koppelingen met andere informatiesystemen, zowel binnen als buiten Velsen. Er is sprake van informatieketens. De informatievoorziening moet ook voldoen aan internationale, Europese en landelijke standaarden.
Er gelden dus diverse randvoorwaarden en eisen met betrekking tot de informatievoorziening. De opzet en inrichting van de informatievoorziening is daardoor geen eenvoudige zaak. Het is verstandig om dit te doen op basis van een gestructureerd ontwerp (architectuur). Daarbij moet Velsen alert zijn op veranderingen die leiden tot nieuwe randvoorwaarden en eisen.
Met het inrichten en beheren van de informatievoorziening is het nodige budget gemoeid. Omdat er geen onbeperkt budget is, zullen de juiste keuzes gemaakt moeten worden.
Het adequaat kunnen inspelen op nieuwe informatiebehoeften, eisen en randvoorwaarden vraagt om een gedegen organisatie en aanpak. Het gaat hierbij om operationele taken en beleidstaken met een repeterend karakter. Informatie-voorziening moet georganiseerd worden, door het eenduidig beleggen van de verantwoordelijkheid van de taken binnen de organisatie. Het gaat onder meer om het bepalen van beleidskeuzes ten aanzien van de informatievoorziening, vastgelegd in het informatiebeleid. Maar ook om het identificeren en plannen van informatie-projecten en het bewaken van het budget dat nodig is voor het beheren en vernieuwen van de informatievoorziening. Tenslotte moeten de geplande informatieprojecten bewaakt worden.
Samenvattend geldt dat de informatievoorziening noodzakelijk, qua inrichting en beheer complex en bovendien vrij kostbaar is. Om adequaat te kunnen inspelen op wet- en regelgeving en de informatiebehoeften van klanten en medewerkers van Velsen zal de informatievoorziening georganiseerd moeten worden. Daarbij zullen met betrekking tot alle aspecten van de informatievoorziening keuzes gemaakt moeten worden, die passen binnen het wettelijk kader. Door het opstellen van informatiebeleid legt Velsen deze keuzes formeel vast. De keuzes hebben betrekking op Gegevens, de Organisatie van en de Mens binnen de informatievoorziening, Processen en ICT. Het vaststellen van het informatiebeleid biedt een kader om de informatievoorziening verder te verbeteren. Alle initiatieven op het gebied van informatievoorziening worden voorzien van een bestuurlijke basis.
De doelstelling van het opstellen van informatiebeleid is het maken en vastleggen van zodanige keuzes met betrekking tot de informatievoorziening, dat enerzijds kan worden voldaan aan het externe en interne beleidskader en anderzijds de externe en interne informatiebehoefte zo goed mogelijk kan worden ingevuld.
Met betrekking tot bovenstaande doelstelling worden de volgende kanttekeningen gemaakt:
• Het investeren in het verbeteren van de informatievoorziening is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Het informatiebeleid en het informatieplan zullen in verband met ontwikkelingen in met name de klantbehoeften, wet- en regelgeving, ICT en eOverheidsprojecten jaarlijks afgestemd moeten worden op de actuele situatie.
Het informatiebeleid wordt voor een belangrijk deel bepaald door het externe en interne beleidskader. Deze worden hieronder achtereenvolgens toegelicht.
De toegevoegde waarde van de overheid moet verbeteren. Een belangrijk aspect daarbij is dat de overheid klantgerichter, dus servicegericht, moet gaan denken en werken. Burgers en ondernemers willen in één keer een goed en eenduidig antwoord op gestelde vragen. De kwaliteit en de betrouwbaarheid van overheidsinformatie en diensten moet dus verbeteren. Overheden moeten beter gaan samenwerken, door slimme verbindingen te leggen, om het beleid en het takenpakket effectief (doelmatig) en efficiënt (tegen zo laag mogelijke kosten) ten uitvoer te brengen. Voorbeelden van samenwerking zijn te vinden in de ketensamenwerking en interbestuurlijke shared service initiatieven.
Voor gemeenten geldt dat zij dé poort voor alle overheidsinformatie en diensten worden en het takenpakket steeds breder en zwaarder wordt.
De eisen die voortkomen uit wet- en regelgeving zijn met voorrang bepalend voor de inrichting van de informatievoorziening, denk aan de authentieke basisregistraties, de omgevingsvergunning en informatiebeveiliging. Maar ook de Europese wetgeving, zoals de Dienstenrichtlijn en Inspire, is kaderstellend.
De overheid wil duurzaam inkopen en werken, transparant zijn en burgers laten participeren in de politieke agenda, discussie en besluitvorming.
Een extra uitdaging komt voort uit de missie van het kabinet om stevig te bezuinigen en de overheid af te slanken. Het motto is dus ‘beter met minder’.
Bovenstaand beleidskader is erg ambitieus en kan alleen worden waargemaakt binnen een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Een adequate informatievoorziening is hiervoor randvoorwaardelijk. Dit geldt zowel voor iedere individuele overheidsorganisatie, als voor samenwerkende overheidsorganisaties.
Velsen wil aansluiten bij bovenstaande ontwikkelingen door het (continu) optimaliseren van de bedrijfsvoering. Daarnaast is de verbetering van de dienstverlening een belangrijk speerpunt voor Velsen.
De verbetering van de dienstverlening is vormgegeven in het meerjarenprogramma ‘Klantgerichte dienstverlening’. In dit programma staan burgers en bedrijven, als klant van de gemeente Velsen, centraal. De klantvraag vormt het uitgangspunt.
De informatievoorziening van Velsen moet naast de dienstverlening ook andere primaire processen faciliteren. Het betreft onder meer Beleidsontwikkeling, Ontwikkeling en Beheer van de leefomgeving, Toezicht en Handhaving en Exploitatie van de openbare voorzieningen. Maar ook de besturende processen, zoals Strategiebepaling en Planning & Control, respectievelijk de ondersteunende processen zoals Human Resources, Financiën, Algemene Zaken en Communicatie hebben een adequate informatievoorziening nodig. De informatievoorziening van Velsen dient dus een breder doel dan alleen ‘dienstverlening’.
Het externe en interne beleidskader bepalen en beïnvloeden de te maken informatiebeleidskeuzes in sterke mate. Eind 2009 is dit kader in kaart gebracht en door Velsen vertaald in een Informatievisie [1]. Deze visie vormt de basis voor het informatiebeleid.
De hoofdpunten uit deze informatievisie zijn:
De informatievisie kan symbolisch worden weergegeven als het ‘Informatiehuis van Velsen’. Voor een huis heb je eerst een idee over wat je wilt hebben, waarvoor het nodig is en aan welke eisen het voor langere termijn moet voldoen (informatievisie). Het idee wordt uitgewerkt in een ontwerp waarin de gemaakte keuzes zijn aangegeven (informatiebeleid) en in een bouwplan (informatieplan). Het bouwplan wordt vervolgens projectmatig uitgevoerd (informatieprojecten). Het resultaat is een stevig gefundeerd huis, dat voldoet aan de eisen van burgers, ondernemers, het Rijk en Velsen.
Figuur: ‘Het informatiehuis van Velsen’
In bovenstaand figuur is het informatiehuis schematisch weergegeven.
Onderdeel van het informatiebeleid zijn thema’s die op dit moment als aparte beleidsdocumenten ontwikkeld worden, te weten Informatiebeveiligingsbeleid, Automatiseringsbeleid en Beleid Documentaire Informatievoorziening. Bij de actualisatie van het informatiebeleid kan worden overwogen om genoemde beleidsdocumenten te integreren binnen het informatiebeleid. Daarmee ontstaat dan één beleidsdocument met betrekking tot de informatievoorziening van Velsen.
Een goed functionerende informatievoorziening vormt een belangrijke randvoorwaarde voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Een betere benutting van de informatievoorziening en ICT is ook randvoorwaardelijk om de toegevoegde waarde van de overheid te kunnen verbeteren. De inrichting van de informatievoorziening zal daarbij moeten voldoen aan een aantal voorwaarden en eisen. Een aantal daarvan worden opgelegd door Europa en het Rijk in de vorm van wet- en regelgeving en eOverheidsprogramma’s. De overige eisen volgen uit beleidskeuzes die Velsen zelf maakt.
Het informatiebeleid wordt voor een belangrijk deel bepaald door het externe en het interne beleidskader.
In onderstaande figuur is het totale kader voor het informatiebeleid schematisch weergegeven.
Figuur: ‘Het kader voor Informatiebeleid’
Het kader voor Informatiebeleid
Het informatiebeleid richt zich niet alleen op de informatievoorziening die de Klantgerichte Dienstverlening ondersteunt, maar ook op de overige primaire, respectievelijk ondersteunende en besturende processen binnen Velsen.
In hoofdstuk 4 is het beleidskader voor de informatievoorziening van Velsen geschetst. Dit kader wordt sterk bepaald en beïnvloed door ontwikkelingen binnen Europa, het Rijk en Velsen zelf. In het verlengde van dit beleidskader heeft Velsen een aantal ambities met betrekking tot de informatievoorziening uitgesproken. Deze ambities zijn zowel intern als extern gericht.
Velsen heeft de volgende intern gerichte ambities uitgesproken:
De bedrijfsvoering moet efficiënter en effectiever functioneren. Daarvoor is het onder meer nodig dat de informatievoorziening op orde is en aanluit op het geformuleerde beleidskader. Voor een aantal taken, bijvoorbeeld rampen- en calamiteitenbestrijding, heeft dit ook invloed op de externe informatie-voorziening, die in samenwerking met betrokken partijen op orde moet worden gebracht.
Velsen wil de klantvraag beter beantwoorden door het tijdig en naar tevredenheid leveren van gevraagde producten en diensten, respectievelijk geven van antwoorden op gestelde vragen. Uitgangspunt hierbij is het bewerkstelligen van een klantgerichte dienstverlening. Daarvoor moet beter bekend zijn welke (potentiële) vragen en wensen er bij de klant leven. Ook moet de afhandeling van klachten professioneel verlopen. Om dit allemaal te kunnen bewerkstelligen is een adequate informatievoorziening noodzakelijk.
In 2012 wil Velsen haar klanten een centrale ingang bieden waar klanten zelf informatie van of over de overheid kunnen vinden en raadplegen. Daarnaast moeten alle klantvragen kunnen worden aangenomen, waarvan 80% van de contacten ook direct kan worden afgehandeld. Dit wordt onder andere bewerkstelligd door de inrichting van een gemeentelijk Klant Contact Centrum (KCC), de aanpassing van de website en het ontwikkelen van een nieuwe huisstijl. Deze laatste twee activiteiten zijn inmiddels afgerond.
Velsen wil de besluitvorming voor burgers en bedrijven zo transparant en toegankelijk mogelijk maken. Ook wil Velsen de klant inzicht kunnen geven in normtijden en behandeltermijnen. De ontvangst, behandeling en afhandeling van de klantvraag moet, zoveel als mogelijk, volgens een transparante standaardprocedure afgewikkeld worden. Met deze transparantie kan de gemeente in de toekomst worden aangesproken op en rekenschap afleggen over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Velsen wil dit bewerkstelligen door een optimale inzet van de informatievoorziening, respectievelijk door standaardisatie en vereenvoudiging van de processen en klantcommunicatie.
Velsen wil naast inspraak burgers en bedrijven actief betrekken bij de politieke agenda, discussie en besluitvorming. Om deze actieve deelname (burgerparticipatie) te verbeteren wil Velsen de mogelijkheden van de informatievoorziening beter benutten en zoveel mogelijk dossiers/thema’s interactief oppakken.
Informatiebeleid is van invloed op de hele organisatie. Zowel het bestuur als de directies en de afdelingen hebben belang bij een goede informatievoorziening. Er zijn dus meerdere stakeholders. Door het opnemen van een informatieparagraaf in het collegeprogramma, respectievelijk in de afdelingsplannen, wordt het belang van de informatievoorziening onderstreept en het draagvlak voor te nemen besluiten vergroot. Ieder organisatieonderdeel moet zich realiseren dat het mede verantwoordelijk is voor een succesvolle informatievoorziening.
De informatievoorziening kan alleen succesvol worden ingericht, als iedere manager daarin zijn/haar verantwoordelijkheid neemt. Voor ieder organsiatieonderdeel is adequate informatie nodig, dus heeft ook ieder onderdeel de verantwoordelijkheid voor het bepalen van de wensen en eisen die aan de informatievoorziening gesteld worden. Dat heeft zowel een vakinhoudelijke als een wettelijke dimensie. Informatievoorziening behoort dan ook tot de integrale taak en verantwoordelijkheid van iedere manager van Velsen.
Om de genoemde informatieparagrafen te kunnen samenstellen zal per stakeholder bekend moeten zijn wat de informatiebehoefte is. Vervolgens moet de informatiebehoefte worden vertaald in een informatieplan, dat bestaat uit concrete informatie-projecten. Dit kunnen projecten zijn zoals het vervangen van sectorspecifieke of organisatiebrede software, het aankopen van gegevens of het initiëren van opleidingsprogramma’s. Betreffende projecten worden gebundeld in een informatieplan, dat na besluitvorming geïmplementeerd wordt. Dit proces wordt informatieplanning genoemd.
Door het uitvoeren van de informatieprojecten wordt een informatievoorziening bewerkstelligd die, binnen het beleidskader, voldoet aan de geïnventariseerde informatiebehoeften. Door tijdens de uitvoering van de informatieprojecten te controleren of het resultaat voldoet aan de gestelde eisen en voorwaarden, kan tijdig worden bijgestuurd om het afgesproken resultaat te behalen.
Omdat het beleidskader zich steeds ontwikkelt – denk aan nieuwe wet- en regelgeving vanuit Europa en het Rijk – zal jaarlijks moeten worden bezien of het informatiebeleid geactualiseerd moet worden. Uiteraard veranderen ook de informatiebehoeften van de gebruikers in de tijd. Ook informatieplanning is dus een cyclisch proces. Het totaal wordt aangeduid als de informatiebeleidcyclus.
Een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol implementeren en bewaken van de informatiebeleidcyclus is het eenduidig verankeren en beleggen van de informatietaken binnen de organisatie.
De informatiebeleidcyclus ziet er als volgt uit:
Figuur: ‘De Informatiebeleidcyclus’
Hieronder zijn de verschillende fasen van de informatiebeleidcyclus toegelicht en is aangegeven waar in de organisatie betreffende verantwoordelijkheden belegd zijn.
Als vertrekpunt voor het informatiebeleid geldt de Informatievisie [1], het beleidskader (zie Hoofdstuk 4) en de ambities die Velsen in dit kader heeft (zie Hoofdstuk 5). Het informatiebeleid legt concreet vast welke keuzes Velsen maakt ten aanzien van de diverse onderdelen van de informatievoorziening, te weten Gegevens, Organisatie, Mens, Processen en ICT (Informatie- en Communicatietechnologie).
De afdeling Informatiemanagement is verantwoordelijk voor het opstellen van het informatiebeleid. Het college van Burgemeester en Wethouders stelt het informatiebeleid vast en het Directieteam is verantwoordelijk voor de handhaving van het informatiebeleid.
De afdeling Informatiemanagement is verantwoordelijk voor de informatieplanning en faciliteert alle afdelingen en directies bij het bepalen van de informatiebehoefte. Het resultaat wordt opgenomen in de informatieparagraaf van ieder afdelingsplan, respectievelijk in de informatieparagraaf van het collegeprogramma. In deze informatieparagrafen is in grote lijnen aangegeven waaraan de informatievoorziening op afdelingsniveau, respectievelijk op gemeentelijk niveau, moet (gaan) voldoen.
De geïnventariseerde informatiebehoeften worden vertaald in concrete informatieprojecten, die gebundeld worden opgenomen in een actueel informatieplan.
Het informatieplan geeft aan welke informatieprojecten moeten worden uitgevoerd, op welke wijze, in welke onderlinge samenhang, met welke prioriteit en welke middelen hiervoor benodigd zijn. In het plan worden ook alle lopende initiatieven op het gebied van informatievoorziening opgenomen.
De afdeling Informatiemanagement is verantwoordelijk voor de informatieplanning en faciliteert alle afdelingen en directies bij het bepalen van de informatiebehoefte.
De noodzaak, prioriteit en onderlinge samenhang van investeringsaanvragen zal steeds op gemeentebrede wijze moeten worden afgewogen. Daarbij moet een aanvraag passen binnen het informatiebeleid en de beschikbare budgetruimte.
Het Directieteam is formeel verantwoordelijkheid voor het afwegen van investeringsaanvragen en het bewaken van de implementatie van het informatieplan. Deze taken zijn door het Directieteam gedelegeerd aan de Stuurgroep Informatievoorziening. De Stuurgroep wordt hierin geadviseerd door de Adviesgroep Informatievoorziening.
Na besluitvorming door het Directieteam worden de informatieprojecten binnen de afgesproken planning en binnen het beschikbaar gestelde budget uitgevoerd. Door het uitvoeren van de informatieprojecten wordt een informatievoorziening bewerkstelligd die, binnen het beleidskader, voldoet aan de geïnventariseerde informatiebehoeften.
De uitvoering van informatieprojecten, die betrekking hebben op de implementatie van basisregistraties, gemeentelijke basisgegevens, statistische beleidsgegevens 1 en documentaire informatie, valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Informatiemanagement.
De uitvoering van informatieprojecten die betrekking hebben op de implementatie van ICT vallen onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten. Deze afdeling beheert ook het budget voor nieuwe investeringen in de informatievoorziening, respectievelijk het regulier onderhoud van ICT.
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de overige informatieprojecten is belegd bij de belanghebbende lijnmanager.
Het verdient aanbeveling om tijdens de uitvoering van het informatieplan regulier, bijvoorbeeld ieder kwartaal, op onafhankelijke wijze te controleren of de resultaten voldoen aan de gestelde eisen en voorwaarden. Zo nodig kan hierdoor tijdig worden bijgestuurd, om het afgesproken resultaat te behalen.
7 Informatiebeleid 2012 op hoofdlijnen
In de informatievisie [1] zijn op hoofdlijnen de verwachte ontwikkelingen met betrekking tot informatievoorziening van Velsen geschetst. Het betreffen enerzijds ontwikkelingen die voortkomen uit wet- en regelgeving, respectievelijk eOverheid programma’s, anderzijds gaat het om ontwikkelingen die voortkomen uit het beleid en de ambities die Velsen zelf heeft. De informatievisie [1] biedt daarmee een breed spectrum van verwachtingen en mogelijke, of verplichte, invullingen van de informatievoorziening van Velsen. Binnen dit spectrum zal Velsen concrete keuzes moeten maken met betrekking tot de inrichting van de informatievoorziening, respectievelijk het tempo waarmee de verbeteringen zullen plaatsvinden. In dit hoofdstuk zijn deze keuzes uitgewerkt.
Het informatiebeleid is het kader voor de inrichting van de informatievoorziening.
Een belangrijke randvoorwaarde voor het informatiebeleid is dat het moet voldoen aan de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving. Voorbeelden zijn het voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), de verplichte invoering van de Basisregistraties, de implementatie van de Omgevingsvergunning (WABO) en het voldoen aan de Europese Dienstenrichtlijn.
De keuzes binnen het informatiebeleid hebben betrekking op alle componenten van de informatievoorziening, te weten: Gegevens, Organisatie, Mens, Processen en ICT (Informatie- en Communicatietechnologie). Beleidskeuzes die betrekking hebben op meerdere onderdelen van de informatievoorziening worden aangeduid als algemene keuzes.
Het informatiebeleid is aldus opgesplitst in de volgende categorieën:
Belangrijke pijlers van het informatiebeleid, die van grote invloed zijn op de informatievoorziening van Velsen, betreffen het voldoen aan Wet- en Regelgeving (W1), het werken onder Architectuur (A7) en het beleggen van de verantwoordelijkheden met betrekking tot de implementatie van het informatiebeleid binnen de Organisatie (O1-O5).
NB. In de Toelichting zijn alle beleidskeuzes nader uitgelegd en gespecificeerd. Voor de meest bepalende keuzes is ook achtergrondinformatie gegeven.
Binnen het informatiebeleid zijn er voor Velsen in relatie tot Wet- en regelgeving geen keuzes mogelijk. Velsen wil hieraan voldoen.
W1: De informatievoorziening van Velsen voldoet aan de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving.
Genoemd worden de Europese Dienstenrichtlijn, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), de Archiefwet, Basisregistraties en de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), respectievelijk het binnen de wettelijke termijn verstrekken van informatie en diensten aan burgers en bedrijven.
NB: De ‘keuze’ om te voldoen aan wet- en regelgeving is veelomvattend en heeft de nodige consequenties. Deze ‘keuze’ vormt een belangrijke pijler van het informatiebeleid. In de Toelichting is daarom een uitgebreide uitwerking gegeven.
Binnen het informatiebeleid maakt Velsen onderstaande Algemene beleidskeuzes.
A1: Velsen actualiseert jaarlijks het informatiebeleid en het informatieplan. Dit geldt ook voor aanpalende beleidsdocumenten, met name het automatiseringsbeleid [3], het informatiebeveiligingsbeleid [2] en het beleidsplan documentaire informatievoorziening [4].
Omdat het beleidskader als gevolg van ontwikkelingen in Europa, het Rijk en/of Velsen dynamisch is, moeten de consequenties van deze ontwikkelingen minimaal jaarlijks vertaald worden in een actueel beleid, respectievelijk in actuele plannen.
A2: In het collegeprogramma en de afdelingsplannen wordt een informatieparagraaf opgenomen.
Een adequate informatievoorziening is van groot belang om te kunnen functioneren en presteren conform de eisen en wensen van de burgers, de bedrijven en het Rijk. De stakeholders van de informatievoorziening zijn zowel het bestuur, als de directie en het afdelingsmanagement van Velsen. In het collegeprogramma en in alle afdelingsplannen moet aandacht worden besteed aan het uitbreiden of verbeteren van de informatievoorziening.
A3: Velsen richt een informatiebeveiligingsorganisatie in en stelt jaarlijks een actueel gemeentebreed informatiebeveiligingsplan op.
Met deze keuze wordt bijgedragen aan het op een adequate wijze beveiligen van de informatievoorziening en mede daardoor zorg dragen voor de betrouwbaarheid van de informatievoorziening.
A4: Velsen kiest voor een klantgerichte dienstverlening.
Deze keuze sluit aan op de ambities van Velsen en het landelijk beleid met betrekking tot de eOverheid. Het programma Klantgerichte Dienstverlening van Velsen is hier een nadere invulling van.
A5: Velsen wordt hét loket voor producten en informatie van de overheid.
Dit houdt in dat burgers en bedrijven op termijn voor alle vragen aan, informatie over en producten van de overheid bij Velsen terecht kunnen. Velsen werkt daarbij actief samen met andere overheidsorganisaties. Deze keuze sluit aan op de ambities van Velsen en het landelijk beleid met betrekking tot de eOverheid.
A6: Waar mogelijk werkt Velsen bij de realisatie van de informatievoorziening samen met overheden en andere partijen.
Door bundeling van capaciteit en/of kennis, respectievelijk door schaalvoordelen, kan de informatievoorziening eerder op orde zijn, respectievelijk goedkoper ingericht en/of beheerd worden.
A7: Voor de inrichting van de bedrijfsprocessen, de gegevenshuishouding en de technische (ICT-) infrastructuur kiest Velsen voor een servicegerichte architectuur.
De tijd van eilandautomatisering ligt inmiddels ver achter ons. Geen taak staat meer op zichzelf. Geen afdeling kan meer zelfstandig opereren, los van zijn collega-afdelingen. Evenmin kan een gemeente nog zelfstandig opereren binnen de federatieve overheid. Samenwerking is noodzakelijk geworden. De diverse onderdelen van de overheid hebben interactie met elkaar. Burgers en bedrijven nemen diensten af van de overheid, organisaties en hun afdelingen werken samen in ketens en netwerken, organisaties en hun mensen gebruiken applicaties en applicaties gebruiken infrastructuur. Om deze samenwerking en interactie mogelijk te maken is een geïntegreerde informatievoorziening nodig.
Om dit te bewerkstelligen moeten goede afspraken worden gemaakt over de wijze van inrichten van de informatievoorziening. Deze afspraken hebben onder meer betrekking op de definitie van de processen, de informatiestructuur, (gegevens)standaarden en technische voorzieningen. Het toepassen van architectuur is een methode om deze afspraken eenduidig vast te leggen. Het is een belangrijk instrument voor het inrichten en beheren van de informatievoorziening.
De architectuur bestaat uit drie lagen, te weten: bedrijfsarchitectuur (met name de procesarchitectuur), informatiearchitectuur en ICT-architectuur. Servicegerichte architectuur gaat over de manier waarop Velsen haar taken uitvoert en de interactie tussen de onderdelen van de eOverheid plaatsvindt, namelijk in de vorm van services, ofwel diensten.
Velsen baseert haar proces- en informatiearchitectuur op de GEMMA-referentiearchitectuur (Gemeentelijke Model Architectuur). Omdat GEMMA zich vooralsnog alleen richt op de primaire processen in het kader van de klantgerichte dienstverlening, moeten de proces- en informatiearchitectuur ook worden afgestemd op de overige primaire processen van Velsen. Dit geldt ook voor de ondersteunende en besturende processen van Velsen. Omdat binnen GEMMA geen referentiearchitectuur voor de ICT is opgenomen, dient Velsen zelf een technische (ICT-) architectuur te ontwikkelen en te beheren. Voor deze architectuur worden de richtlijnen van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) gevolgd.
NB: De keuze om te werken onder architectuur vormt een belangrijke pijler van het informatiebeleid. Gezien het belang van deze keuze is hieraan in de Toelichting speciale aandacht besteed.
A8: Velsen maakt in relatie tot ICT-producten en –diensten gebruik van (open) standaarden, tenzij dit voor Velsen onoverkomelijke problemen oplevert.
Deze keuze omvat zowel internationale, Europese als landelijke (open) standaarden. Het betreft onder meer ODF, de standaard voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van digitale documenten en standaarden met betrekking tot gegevensuitwisseling, zoals StUF.
Met betrekking tot het gebruik van open standaarden geldt voor overheden een verplichting (‘pas toe of leg uit’) en sluit deze keuze aan op de Uitvoeringsagenda actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV).
A9: Velsen kiest voor het gebruik van open source software, tenzij hierdoor niet tegemoet kan worden gekomen aan voor Velsen van belang zijnde dringende eisen.
Velsen ontwikkelt een implementatiestrategie voor de aanbesteding en inkoop, respectievelijk het gebruik van open source software. Dit houdt onder andere in dat Velsen bij haar inkoop geen discriminerende bepalingen in het bestek mag opnemen. Bij gelijke geschiktheid wordt bij voorkeur gekozen voor een open source oplossing.
Deze beleidskeuze sluit aan op de Uitvoeringsagenda actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV).
A10: Velsen sluit aan op de landelijke eOverheidsvoorzieningen uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en eOverheid (NUP).
Het NUP omvat 19 basisvoorzieningen, die randvoorwaardelijk zijn voor de realisatie van de eOverheid. Velsen zal al deze voorzieningen binnen haar informatie-voorziening moeten implementeren, om het elektronische verkeer tussen de overheid, burgers en bedrijven op een efficiënte en effectieve wijze mogelijk te maken. Genoemd worden onder meer webrichtlijnen, DigiD, BSN, MijnOverheid.nl, Basisregistraties en informatie-uitwisseling. Dit heeft directe gevolgen voor de ICT beleidskeuzes (zie I3). De invoering van de Basisregistraties is ook een expliciet gevolg van wettelijke verplichtingen in dezen (zie W1).
A11: De informatievoorziening wordt zodanig ingericht en benut dat de participatie van burgers en ondernemers bij de politieke agenda, discussie en besluitvorming vergroot kan worden.
Het gaat naast inspraak om het actief betrekken van burgers en ondernemers bij de politieke agenda, discussie en besluitvorming. Daarmee krijgt het bestuur beter inzicht in welke thema’s belangrijk gevonden worden. Bovendien ontstaat hierdoor voor bestuursbesluiten een groter draagvak bij burgers en ondernemers. Om de burgerparticipatie (actieve deelname) te verbeteren moet Velsen de mogelijkheden van de informatievoorziening beter benutten en zoveel mogelijk dossiers/thema’s interactief behandelen.
A12: De informatievoorziening moet bijdragen aan het verhogen van het transparantieniveau van Velsen.
De afhandeling van vragen en de besluitvorming moet voor burgers en bedrijven zo transparant mogelijk verlopen. Besluiten dienen vrij toegankelijk op de website van Velsen te worden gepubliceerd. Ook moet iedere klant van Velsen inzicht kunnen krijgen in normtijden en behandeltermijnen. De ontvangst, behandeling en afhandeling van de klantvraag moet volgens een transparante standaardprocedure afgewikkeld worden.
Met deze transparantie kan Velsen in de toekomst worden aangesproken en rekenschap afleggen over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Dit wordt onder andere gerealiseerd door standaardisatie en vereenvoudiging van de processen en klantcommunicatie.
A13: De informatievoorziening moet de verlaging van de lasten en regeldruk en het verbeteren van de handhaving, opsporing en fraudebestrijding faciliteren.
Door gegevens van Velsen en andere overheden binnen de wettelijke mogelijkheden slim te combineren, draagt Velsen bij aan het verminderen van de lasten en regels voor burgers en bedrijven. Ook wordt hierdoor een betere handhaving, opsporing en fraudebestrijding mogelijk gemaakt.
A14: De informatievoorziening van Velsen ondersteunt een flexibele manier van werken door telewerken op een veilige wijze mogelijk te maken.
Door telewerken mogelijk te maken faciliteert Velsen een flexibele manier van werken voor medewerkers die hiertoe geautoriseerd zijn. Als voorwaarde geldt dat de ICT oplossing op een adequaat niveau beveiligd is. De mogelijkheid om te kunnen telewerken is feitelijk een vorm van Het Nieuwe Werken (HNW).
A15: In 2012 zal Velsen, gebaseerd op de resultaten van een onderzoek, afwegen welke beleidskeuzes gemaakt moeten worden ten aanzien van de volgende ontwikkelingen:
Met Open Data wil de overheid het hergebruik van overheidsinformatie en databestanden mogelijk maken, door deze data voor burgers en bedrijven zonder kosten beschikbaar te stellen. De principekeuze van Velsen is: ‘Open Data, tenzij’. Naar aanleiding van de motie ‘Onderzoek Open Data – Transparant Bestuur’, aangenomen op 3 februari 2011, is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden. Zodra het bestuur een besluit heeft genomen, zal er begonnen worden met het openstellen van gemeentelijke gegevens.
Social Media zijn oplossingen om op een gebruikersvriendelijke wijze informatie, standpunten en reacties daarop via internet te delen. Het kan gaan om zowel tekst, geluid als beelden. Voorbeelden zijn YouTube, Facebook, LinkedIn, Hyves en Twitter. Kenmerkend zijn een hoge mate van interactie en vertrouwen van de deelnemers. Het is een snelle en goedkope wijze om te communiceren met en tussen grote groepen mensen. Zo zouden Social media kunnen worden ingezet om de transparantie en participatie van Velsen naar een hoger niveau te tillen. Daarbij ligt het initiatief zeker niet alleen bij Velsen. Burgers kunnen groepsgewijze zelf initiatief nemen om te reageren op problemen met de openbare voorzieningen, overlast, voorgenomen beleid e.d. Bijvoorbeeld door het opzetten van een wijkgerichte website of het uiten van reacties via Twitter berichten. Daarbij verwachten deze burgers wel dat Velsen reageert op deze vorm van communicatie! Na onderzoek zal bepaald moeten worden op welke wijze Velsen op Social Media gaat inspelen.
Hieronder wordt verstaan dat onderdelen van de informatievoorziening als diensten van derden via internet betrokken worden. Hierbij kan gedacht worden aan servercapaciteit, software, informatie of complete diensten. Er wordt gebruik gemaakt van ICT - voorzieningen via internet, waarbij voor het gebruik betaald wordt. Het is een schaalbare oplossing, dus als je meer nodig hebt neem je meer af en betaal je daar extra voor. Als je minder wil kan dat uiteraard ook. Het is te vergelijken met het afnemen van water, stroom en gas. De service wordt uitgevoerd door een partij die dit als kernactiviteit aanbiedt en uitvoert. Een goed voorbeeld van Cloudsourcing/Cloudcomputing is het omgevingsloket online, dat in het kader van de WABO centraal beschikbaar is gesteld. Met deze service wordt het bevoegd gezag via internet gefaciliteerd om een omgevingsvergunning af te geven. Betrokken overheden hoeven in dit voorbeeld zelf geen hardware en software aan te schaffen, te implementeren en te beheren. Velsen zal zich na een verdere verkenning beleidsmatig moeten uitspreken over Cloudsourcing/ Cloudcomputing. Hierbij zal ook rekening gehouden moeten worden met het gemeentelijke beveiligingsbeleid.
Binnen het informatiebeleid maakt Velsen in relatie tot Gegevens onderstaande beleidskeuzes.
G1: Alle voor de dienstverlening en bedrijfsvoering benodigde gegevens worden enkelvoudig, centraal en bij voorkeur digitaal opgeslagen.
Een van de consequenties is dat, met uitzondering van persoonlijke gegevens, het niet is toegestaan om gegevens lokaal op te slaan. Hiermee wordt de continuïteit van de bedrijfsvoering vergroot.
G2: Gestreefd wordt naar een papierarme informatievoorziening, door het digitaal beschikbaar stellen van relevante documenten vanuit een centraal archief. Daarbij moet worden voldaan aan de voorwaarden en eisen die zijn vastgelegd in het documentaire informatievoorzieningbeleid [4].
De papierarme informatievoorziening geldt zowel voor alle ingekomen documenten, als voor de door Velsen zelf opgestelde documenten. Analoge documenten uit het dynamische archief zullen zo nodig en onder nader te bepalen voorwaarden gedigitaliseerd moeten worden.
G3: Alle informatiesystemen maken, voor zover van toepassing, verplicht gebruik van de centraal opgeslagen basisgegevens.
Bij deze keuze geldt het principe van enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. Het betreft zowel de gegevens uit de basisregistraties, waarvoor een wettelijke verplichting geldt, als de overige gemeentelijke basisgegevens.
G4: Van alle gegevens en informatie die Velsen opslaat, gebruikt en verstrekt moet de integriteit gewaarborgd zijn.
De integriteit van gegevens is op orde als deze actueel, volledig, zonder fouten en authentiek zijn. De consequentie van deze beleidskeuze is dat in de werkprocessen moet worden gecontroleerd of de integriteit van de gegevens op orde is. Het is belangrijk om de integriteit consequent door te voeren in alle bestanden, documenten, websites (content management), brochures e.d. waar Velsen verantwoordelijk voor is.
G5: Velsen maakt zoveel mogelijk gebruik van reeds beschikbare gegevensbronnen binnen of buiten Velsen. Bij gebrek daaraan worden gegevens bij voorkeur in samenwerking met overheden en andere partijen verworven.
Door deze keuze worden kosten en tijd bespaard. Als voorwaarde geldt dat aan de kwaliteitseisen van Velsen wordt voldaan.
G6: Informatie moet zoveel mogelijk door selfservice opgezocht en gevonden kunnen worden. Dit geldt zowel voor de klanten, als voor de medewerkers, het management en het bestuur van Velsen.
Deze keuze sluit aan op de ambities van Velsen. Het houdt vooral in dat betreffende informatie vindbaar en toegankelijk moet zijn, om via internet (burgers en bedrijven) en intranet (medewerkers, management en bestuur) ontsloten te kunnen worden. Daarbij moet strikt de hand worden gehouden aan de wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), respectievelijk de interne autorisatieregels.
G7: Adequate stuur- en managementinformatie moet tijdig en op eenvoudige wijze beschikbaar gesteld kunnen worden.
Voor het besturen van de gemeente, het nemen van goede beslissingen, respectievelijk het monitoren en (zo nodig) verbeteren van de bedrijfsvoering, is betrouwbare stuur- en managementinformatie onontbeerlijk. Het gaat om informatie ten behoeve van de gemeenteraad, het college van Burgemeester en Wethouders, de Griffie, het Directieteam, het afdelingsmanagement, programmamanagers en projectleiders.
De informatie heeft onder meer betrekking op de financiële resultaten, bedrijf/klantprocessen en benchmarkresultaten. Het gaat ook om informatie over programma’s of projecten, zoals gegevens betreffende het budget, de kosten, bestede tijd, planning en voortgang, of om strategische informatie, zoals statistische bedrijfsinformatie over ontwikkelingen binnen de gemeente of op de markt, ter ondersteuning van de besluitvorming.
Om dit mogelijk te maken moet de binnen Velsen beschikbare informatie op een gestructureerde wijze worden opgeslagen, respectievelijk op een uniforme en eenvoudige wijze worden ontsloten. Dit betekent onder meer een passende informatiearchitectuur, een adequate gegevensopslag en documentaire informatievoorziening, een gemeentebreed rapportagetool en gestandaardiseerde rapportages. Een laatste - maar wellicht de belangrijkste - voorwaarde is dat de informatie op orde moet zijn, dat wil zeggen actueel, volledig en juist.
G8: Velsen stelt haar digitale gegevens beschikbaar aan landelijke overheidssites.
Deze keuze is een logisch gevolg van de keuze om aan te sluiten op de landelijke eOverheidsvoorzieningen uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en eOverheid (NUP), bijvoorbeeld ten behoeve van ‘MijnOverheid.nl’, de persoonlijke internetpagina van burgers. Bij de beschikbaarstelling moet worden voldaan aan de wet- en regelgeving, met name de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).
Binnen het informatiebeleid maakt Velsen in relatie tot de Organisatie onderstaande beleidskeuzes.
NB: De keuzes met betrekking tot het beleggen van benoemde taken binnen de organisatie vormen belangrijke pijlers van het informatiebeleid. Gezien het belang van deze keuzes en de invloed die deze hebben op de informatievoorziening van Velsen, is in de Toelichting hieraan speciale aandacht besteed. Betreffende taken zullen de nodige consequenties hebben voor de benodigde capaciteit, kennis, vaardigheden en competenties. In 2012 zal dit in kaart worden gebracht en zal hierover een advies aan het Directieteam worden uitgebracht.
O1: De afdeling Informatiemanagement is gemeentebreed verantwoordelijkheid voor het opstellen en implementeren van het informatiebeleid en -plan, de informatiearchitectuur, het informatiebeveiligingsbeleid en -plan, respectievelijk het regisseren van de informatieketens en het aansturen van gegevensbeheer.
Een goed functionerende informatievoorziening vormt een belangrijke randvoorwaarde voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Naast de klantgerichte dienstverlening zijn ook de overige primaire processen, respectievelijk de ondersteunende en besturende processen afhankelijk van een adequate informatievoorziening. De gemeentelijke informatievoorziening is daarbij steeds complexer geworden met geïntegreerde informatiesystemen en koppelingen met andere overheden en partners. Keuzes ten aanzien van de informatievoorziening zullen binnen het beleidskader bepaald en vastgelegd moeten worden in informatiebeleid. Het zal duidelijk zijn dat een dergelijke complexe informatie-voorziening centraal aangestuurd en bewaakt moet worden.
Door middel van informatieplanning zullen de functionele behoeften en eisen van de gebruikers, vertaald in informatieprojecten, regulier in beeld gebracht moeten worden. Vervolgens zullen de informatieprojecten in onderlinge samenhang, met de juiste prioriteit en binnen het vastgestelde budget gepland (informatieplan) en uitgevoerd moeten worden. Het uitvoeren van informatieprojecten die betrekking hebben op de implementatie van basisregistraties, gemeentelijke basisgegevens, statistische beleidsgegevens en documentaire informatie is een gemeentebreed belang en zal centraal aangestuurd moeten worden.
NB. De implementatie van ICT-projecten valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten. De overige informatieprojecten vallen onder de verantwoordelijkheid van de belanghebbende lijnmanager.
Een belangrijke succesfactor is het beschikbaar hebben van een op Velsen afgestemde informatiearchitectuur, met name om de informatie waar Velsen over beschikt efficiënt en effectief te kunnen beheren, respectievelijk op maat te kunnen ontsluiten.
Gezien het essentiële belang van gegevens - feitelijk de belangrijkste investering van Velsen die gerelateerd is aan de informatievoorziening - is ook het regisseren van de informatieketens en het aansturen van gegevensbeheer een afdelingsoverstijgend belang. Informatie (gegevens) maakt deel uit van ketens, zowel binnengemeentelijk als buitengemeentelijk. Het gegevensbeheer is daardoor bijzonder complex geworden. Er zullen centraal beheerregels opgesteld en bewaakt moeten worden.
Ook de betrouwbaarheid van de informatievoorziening moet gemeentebreed worden geborgd. Een adequate informatiebeveiliging is hierbij een cruciale factor.
Voor bovengenoemde onderwerpen geldt dat, zoals al opgemerkt, een gemeentebrede aanpak en centrale aansturing noodzakelijk is. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van deze taken is belegd binnen de afdeling Informatiemanagement.
O2: De afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten is gemeentebreed verantwoordelijkheid voor het opstellen van het automatiseringsbeleid, de technische (ICT-) architectuur, het regisseren van de applicatie- en ICT-ketens, het aansturen van applicatiebeheer, het technisch beheer, de helpdesk en het beheer van het investering- en onderhoudbudget van ICT.
De basis van een goed functionerende informatievoorziening wordt gevormd door de technische infrastructuur, ofwel de hardware, software en netwerkcomponenten. Door de vele koppelingen tussen applicaties, als gevolg van (proces- en) informatieketens, is het inrichten en beheren van de technische infrastructuur een complexe zaak en tevens een afdelingsoverstijgend belang.
Er is specifieke ICT-kennis nodig om te kunnen bepalen wat de randvoorwaarden zijn voor de technische infrastructuur. Deze randvoorwaarden komen niet alleen voort uit de gemeentelijk belang, maar hebben ook hun oorsprong in wat de eOverheid vereist om als overheden op elektronische wijze te kunnen samenwerken. Deze rand-voorwaarden zullen, als nadere uitwerking van het informatiebeleid op dit punt, moeten worden uitgewerkt in het automatiseringsbeleid. Een belangrijk onderdeel hierin is het definiëren van de technische ICT-architectuur.
Het uitvoeren van informatieprojecten, die betrekking hebben op de implementatie van ICT, is een gemeentebreed belang en zal centraal aangestuurd moeten worden.
De componenten van de ICT-infrastructuur vormen samen een geïntegreerde technische keten. Applicaties zijn niet meer autonoom, maar maken ook deel uit van ketens, zowel binnengemeentelijk als buitengemeentelijk. Het regisseren van deze applicatieketens is daardoor erg complex geworden. Omdat het een afdelings-overstijgend belang is moet dit centraal worden aangestuurd en bewaakt.
Voor het applicatiebeheer zullen beheerregels opgesteld en bewaakt moeten worden, die gemeentebreed van toepassing zijn. Het applicatiebeheer behoeft een centrale aansturing.
Het operationeel houden van de technische infrastructuur, ofwel het technisch beheer, is essentieel voor de continuïteit van de informatievoorziening. Het technisch beheer heeft betrekking op alle hardware, systeemsoftware, netwerkcomponenten en applicaties. Het technisch beheer omvat ook het zorg dragen voor de computeruitwijkvoorziening en het maken van gegevensbackups.
Gebruikers moeten ondersteund worden bij het toepassen van de informatie-voorziening. Als er ICT-problemen zijn, dan moet een centrale helpdesk deze problemen registreren en bij voorkeur direct afhandelen, respectievelijk de afhandeling bewaken.
Tenslotte zal het jaarlijks vastgestelde budget met betrekking tot het investeren in, respectievelijk het onderhouden van de informatievoorziening centraal beheerd moeten worden.
Voor bovengenoemde onderwerpen en taken is, zoals al opgemerkt, een gemeentebrede aanpak en centrale aansturing noodzakelijk. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van deze taken is belegd binnen de afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten.
O3: De Stuurgroep Informatievoorziening is verantwoordelijk voor het in opdracht van het Directieteam handhaven van het informatiebeleid, het in relatie hiermee goedkeuren van in principe alle investeringsaanvragen betreffende de informatievoorziening, het bewaken van de voortgang van de informatieprojecten die zijn vastgelegd in het informatieplan, respectievelijk het toezien op een adequate informatiebeveiliging.
Het opstellen van het informatiebeleid is pas zinvol als de gemaakte keuzes ook worden gehandhaafd. Ook de noodzaak, prioriteit en onderlinge samenhang van investeringsaanvragen zal steeds op gemeentebrede wijze moeten worden afgewogen. Een belangrijk randvoorwaarde daarbij is dat een aanvraag past binnen het informatiebeleid, de beschikbare budgetruimte, respectievelijk personele capaciteit.
Het informatieplan zal bewaakt moeten worden, met name de voortgang van de goedgekeurde informatieprojecten.
Tenslotte moet er op worden toegezien dat de informatievoorziening op het vastgestelde niveau beveiligd is.
De Stuurgroep wordt met betrekking tot bovenstaande zaken geadviseerd door de Adviesgroep Informatievoorziening.
Genoemde taken zijn formeel de verantwoordelijkheid van het Directieteam. Om de taken praktisch te kunnen invullen worden deze gedelegeerd aan de ‘Stuurgroep Informatievoorziening’.
O4: De Adviesgroep Informatievoorziening brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over informatiebeleid, informatieplanning en investeringsaanvragen.
De informatievoorziening is geen statische voorziening, maar zal moeten inspelen op de veranderende informatiebehoeften, wet- en regelgeving, eigen ambities en beleidskaders. Het monitoren van deze ontwikkelingen en de vertaling daarvan in voorstellen voor de aanpassing van het informatiebeleid en/of de informatie-voorziening van Velsen is de belangrijkste taak van de Adviesgroep Informatievoorziening.
Deze taak vereist inzicht in genoemde ontwikkelingen en kennis van de eigen situatie. Daarom is de Adviesgroep samengesteld uit deskundigen van de afdelingen Informatiemanagement en Automatisering en Facilitaire Diensten, die nauw betrokken zijn bij de informatiebeleidcyclus.
Regelmatig overlegt de Adviesgroep over genoemde ontwikkelingen. Voor zover deze van invloed zijn op het informatiebeleid en/of de informatievoorziening van Velsen, wordt een passend advies uitgebracht aan de Stuurgroep Informatievoorziening. Daarnaast brengt de Adviesgroep (zo nodig) voor iedere investeringsaanvraag advies uit aan de Stuurgroep Informatievoorziening.
Daarbij baseert de Adviesgroep zich onder meer op de eisen die voortkomen uit wet- en regelgeving en de programma’s van de eOverheid (NUP, NOiV e.d.), respectievelijk de situatie waarin de informatievoorziening van Velsen verkeert (denk aan noodzakelijke vervangingsinvesteringen of uitbreiding van capaciteit).
O5: In 2012 zal Velsen beleidskeuzes maken over de wijze waarop het functioneel beheer van gegevens en applicaties binnen de organisatie belegd gaat worden.
Ter onderbouwing van de te maken keuzes zal de afdeling Informatiemanagement in samenwerking met de afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten onderzoeken welke opties er zijn en welke organisatorische invulling daar bij past. Om tot een voorstel te komen zal minimaal een risicoanalyse van de huidige situatie en een analyse van de benodigde capaciteit, kennis, vaardigheden en competenties worden uitgevoerd. Andere afdelingen zullen betrokken worden bij het onderzoek.
Binnen het informatiebeleid maakt Velsen in relatie tot de Mens onderstaande beleidskeuzes.
M1: Velsen draagt zorg voor een zodanig kennisniveau van medewerkers, management en bestuur, dat de informatievoorziening op een effectieve en efficiënte wijze kan worden toegepast en beheerd.
Medewerkers, management en bestuur dienen een zodanig kennisniveau te hebben, dat de informatievoorziening ter ondersteuning van de taken op een effectieve en efficiënte wijze kan worden toegepast. Om dit te bewerkstelligen wordt per medewerker jaarlijks bekeken of een opleiding nodig is. Aanvullend organiseert Velsen themabijeenkomsten over onderwerpen die alle medewerkers aangaan. Tenslotte zal intranet worden benut om actuele gebruikersinformatie beschikbaar te stellen.
Kennis en ervaring met betrekking tot het beheer van de technische infrastructuur, de applicaties en de gegevens is schaars binnen Velsen. Om dit toch efficiënt en effectief te kunnen uitvoeren moet de binnen Velsen beschikbare kennis gebundeld worden. Voor de technische infrastructuur gebeurt dit door betreffende taken uit te laten voeren door of onder leiding van de afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten. Het beheer van de applicaties wordt door de afdeling Automatisering en Facilitaire Diensten gemeentebreed aangestuurd. De afdeling Informatiemanagement stuurt het beheer van de gegevens gemeentebreed aan. Naast de hiervoor genoemde aansturing van het beheer zal ook het operationele beheer georganiseerd moeten worden. Hiervoor is nog geen beleidskeuze bepaald.
M2: Alle nieuwe en tijdelijke medewerkers worden bij de introductie geïnformeerd over de eisen die gelden voor het gebruik van de informatievoorziening, respectievelijk wat het gewenste gedrag in dit kader is.
Deze keuze beoogt het bewustzijn en de actieve bijdrage van gebruikers met betrekking tot de informatiebeveiliging te vergroten, respectievelijk misbruik en fraude te voorkomen. Het betreft met name het zorgvuldig en veilig omgaan met vertrouwelijke informatie, zoals persoonsgegevens, respectievelijk het gebruik van voorzieningen, zoals computers en draagbare media.
M3: De ‘menselijke maat’ in de informatievoorziening dient intact te blijven, of waar nodig te worden versterkt.
Om voor burgers die lichte tot ernstige moeite hebben met het verstrekken en/of interpreteren van informatie, bijvoorbeeld door functioneel analfabetisme, taalproblemen, digibetisme, functiebeperkingen, psychische problemen of zorgmijding, de klantgerichte dienstverlening waar te kunnen maken, dient de ‘menselijke maat’ in de informatievoorziening intact te blijven, of waar nodig te worden versterkt.
Dit wordt bewerkstelligd door burgers en bedrijven de mogelijkheid te bieden om gegevens op een multi-channel wijze aan Velsen aan te kunnen bieden. Maar ook door vanuit Velsen de gevraagde informatie en diensten aan burgers en bedrijven op een multi-channel wijze aan te kunnen bieden. Zo zullen persoonlijke gesprekken en telefonisch contact tot de mogelijkheden blijven behoren en moeten de websites van Velsen voldoen aan de webrichtlijnen. De doelstelling is om miscommunicatie te verkleinen.
Binnen het informatiebeleid maakt Velsen in relatie tot Processen onderstaande beleidskeuzes.
P1: Velsen gaat proces- en zaakgericht werken.
Deze keuze sluit aan op de ambitie van Velsen om zowel de externe als de interne klantvraag beter te kunnen beantwoorden. Ook draagt deze keuze bij aan een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering.
P2: Bedrijfsprocessen worden zo nodig en onder voorwaarden herontworpen.
Om proces- en zaakgericht werken efficiënt en effectief te kunnen invoeren zullen de bedrijfsprocessen zo nodig moeten worden herontworpen. Steeds meer processen maken onderdeel uit van procesketens binnen de gemeente en/of daarbuiten. Dit is dan ook een belangrijk aandachtspunt bij het herontwerp. De bedrijfsprocessen worden bij voorkeur generiek ingericht.
Het herontwerp dient gefaseerd plaats te vinden, in een tempo dat past binnen de organisatieontwikkeling van Velsen. De mate waarin en het tempo worden bepaald door het Directieteam.
P3: Vitale bedrijfsprocessen worden ontworpen, geanalyseerd en actueel beschreven met gebruikmaking van een business process management tool (BPM).
Door gemeentebreed gebruik te maken van hetzelfde BPM-tool wordt afgedwongen dat het ontwerp, de analyse en de vastlegging van processen op een uniforme wijze plaats vindt. Dit wordt In principe alleen voor de vitale bedrijfsprocessen van Velsen toegepast. Het beschikbaar hebben van een actuele en uniforme beschrijving levert ook als voordeel op dat kennis over deze processen op een gestructureerde wijze kan worden overgedragen.
Een essentieel onderdeel van het zaakgericht werken is de introductie van een Zaaksysteem. In dit systeem kunnen al de zaaktypen en processen, die voor Velsen van belang zijn, gedefinieerd worden. Het verdient de voorkeur om alle bedrijfs-processen vast te leggen in een zaaksysteem. Het functioneert dan als BPM-tool. Dit vraagt de nodige kennis en ervaring. Daarom wordt binnen Velsen eerst de implementatie van een zaaksysteem voor de klantgerichte dienstverlening doorgevoerd. Daarna zal op basis van de resultaten worden bepaald of, en zo ja op welke wijze, de (overige) bedrijfsprocessen in een zaaksysteem worden vastgelegd. Uitgangspunt is om de processen, in eerste instantie op hoofdlijnen en in een latere fase op gedetailleerde wijze, vast te leggen in het betreffende zaaksysteem.
P4: De controle van de procesgang, input en output van bedrijfsprocessen wordt bij voorkeur op softwarematige wijze uitgevoerd (workflowmanagement).
Het is voor een succesvolle bedrijfsvoering belangrijk dat processen op een juiste wijze worden doorlopen. Maar ook dat de input van ieder proces en de resultaten voldoen aan de afgesproken kwaliteitseisen. Daarvoor zijn werkprocedures en instructies nodig. Vooral voor vitale werkprocessen is het wenselijk dat workflow-management op geautomatiseerde wijze plaats vindt. Dit kan onderdeel uitmaken van de implementatie van een zaaksysteem.
Binnen het informatiebeleid maakt Velsen in relatie tot ICT onderstaande beleidskeuzes.
I1: Jaarlijks worden de randvoorwaarden en eisen, waaraan ICT-oplossingen moeten voldoen, in een actueel automatiseringsbeleid [3] vastgelegd.
Het automatiseringsbeleid [3] omvat onder andere de uitwerking van de ICT-architectuur en generieke eisen voor de selectie, implementatie en het gebruik van ICT oplossingen, waaronder hardware en software.
NB. Functionele eisen worden in het kader van een informatieproject in samenwerking met de gebruikers vastgesteld.
Als randvoorwaarde geldt dat wordt voldaan aan de eisen die het gevolg zijn van wet- en regelgeving en het toepassen van de basisvoorzieningen uit het NUP (zie I3). Daarnaast moet bij voorkeur gekozen worden voor (open) standaarden (zie A8) en open source oplossingen (zie A9).
I2: Het aantal hardware- en softwareplatformen is zo beperkt en stabiel mogelijk.
In verband met de toenemende complexiteit van geïntegreerde en gekoppelde informatiesystemen, is de betrouwbaarheid van de informatievoorziening gebaat bij een beperkte en stabiele keuze van ICT-platformen. Het gaat vooral om het bewust kiezen voor geïntegreerde suites van oplossingen in de Front Office, de Mid Office, respectievelijk de Back Office. Mede door deze keuze worden de integratieproblemen beperkt, de kosten beheerst en wordt het beheer zo eenvoudig mogelijk gehouden.
Voorbeelden van platformen zijn: Dimpact, SAP, CORSA, Linux en Windows.
I3: Er wordt prioritair gebruik gemaakt van de basisvoorzieningen uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en eOverheid. (NUP).
Het NUP omvat 19 basisvoorzieningen, die randvoorwaardelijk zijn voor de realisatie van de eOverheid. Deze voorzieningen maken het elektronische verkeer tussen overheid, burger en bedrijven mogelijk.
De voorzieningen bestaan uit de volgende categorieën: eToegang (onder andere webrichtlijnen en MijnOverheid.nl), eInformatieuitwisseling (onder andere de Digikoppeling), eAuthenticatie (onder andere DigiD), Nummers (BSN) en de Basisregistraties (zoals de GBA en de BAG).
I4: De continuïteit van de informatievoorziening is volgens specifieke eisen gewaarborgd.
De continuïteit van de informatievoorziening is één van de kritische succesfactoren voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering van de gemeente Velsen. Daarnaast moet Velsen voldoen aan de eisen die volgen uit de wet- en regelgeving.
Omdat nagenoeg alle informatiesystemen gekoppeld of geïntegreerd zijn, heeft Velsen ervoor gekozen om de informatievoorziening waar Velsen verantwoordelijk voor is, als complete kopie op een uitwijklocatie te implementeren. Dit geldt dus niet voor de onderdelen die door derden worden verzorgd, onder meer de Landelijke Voorzieningen en de Dimpact oplossingen. De verantwoordelijkheid voor de Landelijke Voorzieningen, zoals de Basisregistraties, berust bij het Rijk. Voor Dimpact, een coöperatieve vereniging u.a. (uitgesloten aansprakelijkheid voor lidgemeenten) waar Velsen lid van is, is de vereniging verantwoordelijk.
Het opstellen van het informatiebeleid, respectievelijk de vertaling daarvan in een concreet informatieplan, zijn belangrijke stappen binnen de informatiebeleidcyclus. Dit is echter niet voldoende.
Onderstaande kritische succesfactoren liggen ten grondslag aan het welslagen van de implementatie van het informatiebeleid en de informatieplanning.
De informatiebeleidcyclus is geïmplementeerd
• De implementatie van het informatiebeleid en informatieplan wordt aan een audit onderworpen. De uitvoering van het vastgestelde informatiebeleid en –plan wordt op onafhankelijke wijze gecontroleerd door Concerncontrol. Hiertoe wordt door Concerncontrol een audit programma opgezet, dat aansluit op de planning & control cyclus van Velsen.
De overige informatieprojecten vallen onder de verantwoordelijkheid van de belanghebbende lijnmanager (directeur of afdelingshoofd), die als projecteigenaar optreedt. Deze manager is verantwoordelijk voor het aanwijzen van een projectleider, die verantwoordelijk wordt gesteld voor een adequate uitvoering van betreffend project.
• De verantwoordelijkheid voor het handhaven van het informatiebeleid, het beoordelen en goedkeuren van alle investerings-aanvragen en het bewaken van de voortgang van het informatieplan ligt bij het Directieteam. Het Directieteam heeft deze taken gedelegeerd aan de Stuurgroep Informatievoorziening. De Stuurgroep legt verantwoording af aan het Directieteam. De Stuurgroep wordt geadviseerd door de Adviesgroep Informatievoorziening.
• De gemeentelijke informatievoorziening bestaat vooral uit geïntegreerde informatiesystemen en koppelingen met andere overheden en partners. De implementatie van het informatiebeleid en –plan moet daarom concernbreed worden aangepakt. Verkokering vormt een belemmering voor succes. De dienstverlening naar klanten en de interne bedrijfsvoering stoppen immers niet bij de grenzen van een afdeling of een sector!
NB. De implementatie van het informatiebeleid en –plan is een verandertraject, met (mogelijk ingrijpende) gevolgen voor de inrichting van de bedrijfsprocessen en/of de informatie-voorziening, respectievelijk voor de medewerkers zelf.
De interne opdrachtgever voor het opstellen van onderhavig document is de directeur Interne Diensten en budgethouder informatievoorziening (Koen Radstake), de interne opdrachtnemer is het hoofd van de afdeling Informatiemanagement (Hans Blom).
De procesbegeleiding en samenstelling van het informatiebeleid is verzorgd door AeroVision (Hans Versluijs, senior adviseur).
De doelstelling, aanpak, planning en inhoud zijn in een aantal bijeenkomsten afgestemd met de stuurgroep voor dit project, bestaande uit de volgende deelnemers:
Alle afdelingshoofden, of vertegenwoordigers daarvan, zijn betrokken geweest bij het opstarten van de informatiebeleidcyclus. Daartoe zijn gesprekken gevoerd door de informatiemanagers van de afdeling Informatiemanagement samen met de externe adviseur. In de gesprekken is de informatiebeleidcyclus toegelicht en zijn ideeën, tekortkomingen, wensen en eisen ten aanzien van de informatievoorziening geïnventariseerd. De gesprekken zijn gevoerd met:
Bij het opstellen van het informatiebeleid heeft een aantal keren een inhoudelijke afstemming plaatsgevonden met de klankbordgroep voor dit project, die als volgt was samengesteld:
o Richard Bastein (adviseur informatievoorziening)
o Pieter Ouwerkerk (adviseur informatievoorziening)
o Aegidius Kap (adviseur informatievoorziening)
o Jaap van de Werf (adviseur met betrekking tot DIV/Documentaire Informatie Voorziening)
o Hans Blom (afdelingshoofd en interne opdrachtnemer)
o Niko Boer (adviseur automatisering; systeembeheerder)
o Jan Jaap van Santen (adviseur automatisering; systeembeheerder)
o Derk Riesthuis (programmamanager Dienstverlening)
Voor het opstellen van het informatiebeleid is gebruik gemaakt van de hieronder vermelde documenten.
o Handreiking Strategie Elektronische gemeente, Deel I, onderdeel van de Gemeentelijke Model Architectuur GEMMA (Versie 2.0, februari 2009, EGEM).
o GEMMA Thema’s en Kernprincipes voor gemeentelijke proces- en informatiearchitectuur (versie 1.0, 6 april 2009, EGEM).
o GEMMA – Procesarchitectuur; Principes, modellen en standaarden voor het inrichten van gemeentelijke dienstverleningsprocessen (versie 1.0, 23 april 2009, KING).
o GEMMA – Informatiearchitectuur, Dienstverlening door de gemeente (versie 1.0, 15 december 2009, KING).