Organisatie | Sittard-Geleen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacy- en gebruiksreglement voor electronische communicatiemiddelen (PeGREC) |
Citeertitel | Privacy- en gebruiksreglement voor electronische communicatiemiddelen (PeGREC) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door het Privacy- en Gebruiksreglement voor Elektronische Communicatiemiddelen voor de Gemeente Sittard-Geleen.
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-03-2014 | 10-05-2018 | actualisatie i.v.m. organisatiewijziging | 21-01-2014 Electronisch gemeenteblad d.d. 26 februari 2014 | DIS-nummer 1059197 | |
01-04-2006 | 10-04-2013 | Onbekend | 21-02-2006 Trompetter, | DIS-nummer |
HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
In dit Privacy- en GebruiksReglement voor Elektronische Communicatiemiddelen (hierna te noemen PeGREC) wordt verstaan onder:
Medewerker: degene die aan te merken is als:
overige personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten
PM: Externen die door de gemeente ingehuurd worden, kunnen pas aan dit reglement worden gebonden indien dit reglement onderdeel uitmaakt van het individueel contract op basis waarvan zij voor de gemeente werken.
Onder de “overige personen” zijn uitdrukkelijk ook bedoeld de Collegeleden, Raadsleden, burgerraadsleden en leden van adviescommissies ten behoeve van College en Raad.
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Verantwoordelijke: het college, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
Op basis van de gemeentelijke mandaatregeling zijn bevoegdheden onder voorwaarden gemandateerd aan (algemeen) directeur en hoofden van clusters en vervolgens ondergemandateerd aan teamleiders. Elke verantwoordelijke heeft een door middel van de organisatiestructuur afgebakend verantwoordelijkheidsgebied.
Het PeGREC is van toepassing op het verwerken van informatie en berichten door middel van elektronische communicatiemiddelen. Het geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en de controle daarop. Tevens regelt het de verwerking van persoonsgegevens binnen de wettelijke kaders.
Het doel van dit reglement is om het informatie- en berichtenverkeer dat via elektronische communicatiemiddelen verloopt, onder dezelfde waarborgen te laten plaatsvinden als het gewoon briefverkeer. Enkele aspecten hebben daarbij speciale aandacht, te weten: de registratie van informatie en berichten; de privacybescherming met betrekking tot persoonsgegevens; de gegevensbeveiliging.
Met betrekking tot de privacybescherming van persoonsgegevens bij gebruik van elektronische communicatiemiddelen bestaan de volgende subdoelen:
HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
De verantwoordelijken dragen binnen zijn werkgebied zorg voor een adequate bekendmaking van de strekking van dit PeGREC bij medewerkers en klanten en tevens voor de organisatie van de werkprocessen, zodat het informatie- en berichtenverkeer via elektronische communicatiemiddelen binnen de wettelijke kaders kan worden gerealiseerd.
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders binnen de unit ICT aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
HOOFDSTUK 3 GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen door klanten
Het College beslist in algemene zin welke categorieën van informatiediensten via welke elektronische communicatiemiddelen worden toegelaten en welke niet. Met het oog op het waarborgen van betrouwbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening en gelet op de voortschrijdende mogelijkheden van elektronische dienstverlening zal het College op de geëigende momenten de grenzen afbakenen dan wel verplaatsen.
Artikel 6 Gebruik elektronische communicatiemiddelen door medewerkers
Medewerkers gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken. Dit PeGREC biedt de regels, waarbinnen medewerkers gebruik van de elektronische communicatiemiddelen kunnen maken, met inachtneming van de wettelijke voorschriften (Wbp, Webv, Wob).
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten, GSM 's en met name voor SMS en MSN, kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, beledigende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Het versturen van kwetsende en lasterlijke e-mails onder een gefingeerde naam, evenals het op zijn werkplek in zijn computerbestanden voorhanden hebben van pornografisch materiaal en deze bestanden regelmatig doorsturen naar personen binnen en buiten de gemeente, valt onder het begrip plichtsverzuim in de zin van hoofdstuk 16 van de Arbeidsvoorwaardenregeling en kan leiden tot het opleggen van een disciplinaire maatregel.
Ten aanzien van overige personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten bestaat de mogelijkheid tot verbreking van de werkrelatie. Evenmin is het toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan men redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als dreigend,lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, (seksueel) intimiderend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
HOOFDSTUK 4 CONTROLE, BEWARING EN VERWIJDERING VAN GEGEVENS
Controle door de verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
Artikel 8 Controle in relatie tot privacybescherming
Controle vindt, met het oog op privacybescherming, in eerste instantie plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden zonder aankondiging daarvan.
Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door Raadsleden, Collegeleden, Burgerraadsleden, Griffier, Directieleden, OR-leden, GO-leden en de bedrijfsarts is in beginsel uitgesloten van controle op inhoud.Ook groepsadressen zoals politieke partijen, Directiesecretariaat, OR secretariaat, de Arbo-instantie, etc. zijn uitgesloten van controle op inhoud. Dit geldt niet voor de controle op het gebruik van het elektronische verkeer.
Op het gestelde in het vorige lid (art. 8, lid 5) wordt een uitzondering gemaakt voor de burgemeester met betrekking tot de overige collegeleden en raadsleden, alsmede de griffier, en voor de algemeen directeur met betrekking tot directieleden, OR-leden, GO-leden en de bedrijfsarts. De burgemeester, de algemeen directeur en de griffier kunnen om hen moverende redenen een onderzoek instellen naar het inhoudelijk gebruik van electronische communicatiemiddelen door personen binnen hun hiervoor aangegeven doelgroep. De betrokkene zal vooraf in kennis worden gesteld van een onderzoek.
Een systeembeheerder van electronische informatiesystemen binnen het team A&D wordt belast met de controle. Een van zijn controletaken omvat het maandelijks aanleveren van een lijst met alle bezochte internet-sites over de afgelopen maand aan het verantwoordelijke Directielid. Deze kan opdracht geven tot nader onderzoek, met in kennis stelling van de betrokkene.
Artikel 9 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp (College bescherming persoonsgegevens).
HOOFDSTUK 5 RECHTEN VAN MEDEWERKER: VERBETEREN, AANVULLEN, VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 10 Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
HOOFDSTUK 6 SANCTIES, ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING, EVALUATIE EN SLOTBEPALING
Overtreding van dit PeGREC kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen.
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit PeGREC niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit PeGREC, beslist het College.