CVDR219577_1Archiefverordening Gemeenten Strijen 2012nlregelingStrijen2012-05-01Hoeksche WaardHet Kompas, 22-06-2012Archiefverordening gemeente Strijen 2012Archiefwet 1995Archiefwet 1995Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2012-04-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-05-012021-01-01Nieuwe regelingOnbekendGeenArchiefverordening Gemeenten Strijen 2012De gemeenteraad van Strijengelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 februari
2012gelet op artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995 Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of
krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats (Archiefverordening).I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van
de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder. 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per twee jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.IIIAanwijzing van de archiefbewaarplaats en de aanstelling van de
gemeentearchivaris.9De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
archiefbewaarplaats, die zich bevindt in de gemeente Dordrecht.10De archiefbewaarplaats wordt, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32,
eerste lid van de wet, beheerd door de gemeentearchivaris.IVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsMet het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde
ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de archivaris.De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak
noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht
te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van
hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de
voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen,
toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich
bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.11Met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde
ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de archivaris.12De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.131.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en
verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.14De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.15De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
16De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.VSlotbepalingen17De Archief- en documentatieverordening gemeente Strijen 2001 wordt
ingetrokken.18Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 201219Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente
Strijen 2012.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Strijen op 24
april 2012De griffier, De voorzitter,Michiel A. Bourdrez A.J. MoerkerkeMemorie van ToelichtingDeze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276
en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de
gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde
artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor
de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de
archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of
krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing
op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de
Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige
archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995
respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010 +
wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32,
tweede lid van de wet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7
te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de
procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent
de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de
interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter
besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij
dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te
verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente
heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan
zelf ook profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit
Informatiebeheer. Artikel 8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier twee
maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het
toezicht daarop heeft plaatsgevonden.Artikel 13De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie
hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term
“archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van
het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei
wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts
via informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie
veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat
sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft
onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het
toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer
voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering
betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52
van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet
bestuursrecht. Artikel 15Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier
vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten
zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de
burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 16De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording
van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel
8.Hoofdstuk