CVDR21931_1Verordening op de ambtelijke bijstand 2004nlregelingOverbetuwe2018-02-13OverbetuweOverbetuweDe Betuwe; 07-04-2004Verordening op de ambtelijke bijstand 2004Gemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2004-03-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2004-04-08nieuwe regelingNr. 12EGeen.Geen.Verordening op de ambtelijke bijstand 2004De raad van de gemeente Overbetuwe;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 januari 2004;gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;b e s l u i t :Vast te stellen de navolgende: Verordening op de ambtelijke bijstand 2004HOOFDSTUK1ALGEMENE BEPALINGENArtikel1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:

de raad: de gemeenteraad;

het college: het college van burgemeester en wethouders;

de fractie: de raadsleden die op dezelfde kandidatenlijst zijn verkozen of anderszins samen optreden als politieke groepering in de raad;

de griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

de griffiemedewerker: de medewerker van de griffier die is aangesteld door of namens de raad;

de secretaris: de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger;

de ambtenaar: de in de reguliere ambtelijke organisatie werkzame medewerker die is aangesteld door of namens het college;

informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel;

bijstand:

het verschaffen van feitelijke informatie;

het verschaffen van inzage in of afschriften van documenten;

het verlenen van een advies;

het doen van onderzoek of het verlenen van hulp daarbij;

het verlenen van redactionele dan wel inhoudelijk hulp bij het opstellen en voorbereiden van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties, interpellaties, voorstellen van orde, schriftelijke vragen, inlichtingen en dergelijke initiatieven op grond van het Reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Overbetuwe.

Artikel2Leden van de raadscommissies, niet zijnde raadsleden

Het in deze verordening bepaalde is eveneens van toepassing op leden van de raadscommissies, niet zijnde raadsleden.

Waar raadslid staat vermeld, dient tevens te worden gelezen: leden van de raadscommissies, niet zijnde raadsleden.

HOOFDSTUK2AMBTELIJKE BIJSTANDAFDELING 1 BIJSTAND AAN DE RAADArtikel3Opdracht tot bijstandverleningIndien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij – tenzij hij besluit tot uitbesteding – daartoe opdracht aan de griffier.AFDELING 2 BIJSTAND AAN INDIVIDUELE RAADSLEDENArtikel4Verzoek aan de griffier

Indien één of meerdere raadsleden bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier of door een griffiemedewerker.

Een raadslid kan zich ook rechtstreeks tot de desbetreffende ambtenaar wenden in de gevallen waarin de gevraagde bijstand bestaat uit:

het verschaffen van niet-politiek gevoelige, feitelijke informatie van geringe omvang;

het verschaffen van inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.

De desbetreffende ambtenaar draagt er zorg voor dat de in het tweede lid onder a en b bedoelde bijstand zo spoedig mogelijk wordt verleend.

Indien het verzoek om bijstand als bedoeld in het tweede lid onder a en b is ingediend bij de griffie kan deze voor het verkrijgen van de gevraagde informatie een beroep doen op de desbetreffende ambtenaar.

Indien de desbetreffende ambtenaar twijfelt of het verzoek om bijstand de in het tweede lid onder a en b bedoelde gevallen betreft, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

Artikel5Verzoek aan de secretaris

Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

De desbetreffende ambtenaren blijven werkzaam onder verantwoordelijkheid van de secretaris.

Aan ambtenaren kan niet worden gevraagd om het geven van een advies met betrekking tot een door het raadslid te maken politieke keuze.

Voor de door de ambtenaren verleende bijstand als bedoeld in het eerste lid worden geen kosten in rekening gebracht.

Artikel6Geen geheimhouding bij verzoeken aan de secretaris

Bij het verzoeken om bijstand mag degene die deze hulp verleent, niet tot geheimhouding verplicht worden.

Indien het college of leden van het college informatie wensen over de inhoud van de gegeven bijstand wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel7WeigeringsgrondenBijstand wordt verleend, tenzij:

het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

het verlenen van bijstand het belang van de gemeente kan schaden;

de reguliere taakuitoefening van de betreffende ambtenaren hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht.

het raadslid overmatig gebruik blijkt te maken van het recht op ambtelijke bijstand.

Artikel8Beoordeling van de weigeringsgronden

Indien een verzoek om bijstand op grond van artikel 4, eerste lid gericht is aan de griffier, beoordeelt de griffier of bijstand dient te worden geweigerd. Indien een verzoek om bijstand op grond van artikel 5 aan de secretaris is gericht, beoordeelt de secretaris of bijstand dient te worden geweigerd.

Weigering van het verzoek om bijstand wordt met redenen omkleed.

Indien de griffier respectievelijk de secretaris bijstand weigert op grond van de in artikel 7, onder c genoemde weigeringsgrond, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.

Artikel9Geschillenregeling

Indien het betrokken raadslid of de griffier een weigering van bijstand als bedoeld in artikel 8, eerste lid niet accepteert, kan het geschil worden voorgelegd aan de burgemeester.

Indien het betrokken raadslid niet tevreden is over de kwaliteit van de geleverde bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier.

Indien het geschil als bedoeld in het tweede lid betrekking heeft op bijstand verleend door een ambtenaar legt de griffier dit voor aan de secretaris.

Indien het overleg tussen het raadslid en de griffier en, in gevallen als bedoeld in het derde lid, ook de secretaris niet leidt tot een voor alle partijen bevredigende oplossing, leggen zij de klacht voor aan de burgemeester.

De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de aan hem voorgelegde geschillen.

HOOFDSTUK3SLOTBEPALINGENArtikel10Onvoorziene gevallenIn de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, is de burgemeester bevoegd om, na overleg met de griffier en secretaris, een beslissing te nemen.Artikel11InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.Artikel12CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de ambtelijke bijstand 2004".Aldus besloten in zijn openbare vergaderingvan 30 maart 2004.De raad voornoemd,de griffier,drs. A.J. van den Brink MBAde voorzitter,E. Tuijnman.TOELICHTING1.InleidingIn het duale stelsel zijn de taken van raad en college gescheiden. Om de raad in staat te stellen zijn taken adequaat te kunnen uitoefenen is in de gewijzigde Gemeentewet de positie van de raad versterkt. In artikel 33 lid 1 Gemeentewet is opgenomen dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijk bijstand. Artikel 33 lid 2 Gemeentewet bepaalt dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. Met betrekking tot het recht op fractieondersteuning uit artikel 33 lid 2 Gemeentewet heeft de raad in de door hem op 7 januari 2003 vastgestelde Eindrapportage van de raadscommissie Dualisme gesteld dat inhoudelijke ondersteuning van de griffier belangrijker is dan fractieondersteuning en is een zware griffie verkozen die ondersteuning kan geven bij het vorm en inhoud geven van initiatiefmogelijkheden boven fractieassistenten. De ambtelijke ondersteuning van de raad heeft in de eerste plaats vorm gekregen door middel van het verplicht stellen van een griffier die de raad ondersteunt. Deze griffier vervult een "spilfunctie" tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Er zal immers behoefte blijven bestaan aan bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere ambtelijke organisatie, beperkt van omvang, zodat zij zich bij het verlenen van bijstand met name richt op algemene ondersteuning op het gebied van amendementen, moties en regelingen. Voor specialistische hulp zal een beroep op de reguliere ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd in artikel 33 lid 1 Gemeentewet. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De Verordening op de ambtelijke bijstand 2004 is niet vatbaar voor een referendum, aangezien de verordening geen algemeen verbindende voorschriften bevat en ook niet aan het overige gestelde in artikel 8 van de Tijdelijke referendumwet voldoet. De verordening heeft betrekking op het interne functioneren van de gemeenteraad en de verhouding tussen de griffie en de reguliere ambtelijke organisatie. 2. Artikelgewijze toelichtingArtikel1BegripsbepalingenIn de verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie, zodat duidelijk is over welke medewerkers wordt gesproken en onder wiens verantwoordelijkheid (college of raad) zij vallen. Dat neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Het begrip "informatie" is afgeleid uit de Wet Openbaarheid van Bestuur.Artikel2Leden van de raadscommissies, niet zijnde raadsledenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel3Opdracht tot bijstandverleningDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel4Verzoek aan de griffierDe begrippen "document" en "openbaar" worden gebruikt in de betekenis die zij in de Wet openbaarheid van bestuur hebben. Voor niet-openbare documenten wordt een regeling gegeven in artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze regelingen zijn onder andere uitgewerkt in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies.Algemeen uitgangspunt is dat raadsleden zich voor bijstand wenden tot de griffier. Alleen in de in lid 2 genoemde uitzonderingsgevallen kunnen zij zich rechtstreeks tot de ambtenaar wenden, al kunnen zij ook voor deze vormen van bijstand gewoon bij de griffie terecht. De griffie regelt vervolgens, indien nodig, met de reguliere ambtelijke organisatie dat de gevraagde bijstand er komt.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Dat zou immers een beperking opleveren van het recht op ambtelijke bijstand, daar waar het mogelijk maken hiervan de intentie is. Om ambtenaren te beschermen en hen niet in de bekende spagaat te brengen, is het echter goed om alleen feitelijk-technische vragen bij hen te leggen. De politiek-tactische vragen horen bij het college thuis en moeten dan ook daar worden neergelegd. Indien dergelijke vragen onverhoopt toch bij de reguliere ambtelijke organisatie terechtkomen en de secretaris beslist dat het verzoek om bijstand niet valt onder de in het tweede lid onder a en b genoemde gevallen, maar dat er sprake is van een politiek-tactische vraag, zal de griffier deze vraag dan ook rechtstreeks bij het college neerleggen. Zo wordt de vraag toch beantwoord, alleen niet op het ambtelijke maar het politiek-bestuurlijke niveau. Indien een verzoek vanwege de omvang volgens de secretaris niet onder de in het tweede lid onder a en b genoemde gevallen valt, zal de procedure van artikel 5 worden gevolgd.Artikel5Verzoek aan de secretarisZoals eerder is aangegeven, zal de griffie voor specialistische vormen van bijstand vaak een beroep moeten doen op de reguliere ambtelijke organisatie. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Om te voorkomen dat een ambtenaar "in de knel" komt, verdient het daarbij aanbeveling om, indien mogelijk, de ondersteuning aan de raad door een andere ambtenaar te laten doen dan degene die met een bepaald onderwerp is belast voor het college. Dit is echter ter beoordeling van de secretaris. Mocht een ambtenaar die daartoe door de secretaris wordt aangewezen geen bijstand willen verlenen dan betreft dit een rechtspositioneel probleem dat binnen het ambtelijk apparaat zelf moet worden opgelost.Met de secretaris maakt de griffier nadere afspraken over de gewenste vorm van de bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.De politieke oordeelsvorming over beleidsontwikkelingen is een specifieke aangelegenheid van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Met de in het derde lid genoemde bepaling wordt voorkomen dat ambtenaren daarvoor worden ingeschakeld. Door de omschrijving wordt ook voorkomen dat de ambtelijke organisatie wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.Artikel6Geen geheimhouding bij verzoeken aan de secretarisIndien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden loyaal bijstand verleend in de richting van het raadslid en derhalve op het gevraagde punt terughoudend richting het college opereert. Het college is, als bevoegd gezag, echter wel op de hoogte van het feit dat er bijstand wordt verleend. Er ontbreekt een wettelijke grondslag om inbreuk te kunnen maken op de gezagsrelatie tussen het college en de betreffende ambtenaren en de daarbij behorende interne openheid, zodat in deze gevallen geen geheimhouding kan worden opgelegd.Om te voorkomen dat een ambtenaar onder druk komt te staan door vragen vanuit (leden van) het college over de werkzaamheden die hij in het kader van verzoeken om ambtelijke bijstand verricht, is bepaald dat (de leden van) het college zich met dergelijke vragen richt tot het raadslid. Dit zorgt ervoor dat het raadslid in zijn (politieke) dialoog met het college de regie op zijn verzoek behoudt. Indien raadsleden wensen dat het college helemaal niet op de hoogte is van het feit dat zij bijstand wensen, zullen zij dit bij de griffier moeten aangeven. Deze zal dan zelf de bijstand moeten verlenen. Artikel7WeigeringsgrondenUitgangspunt is dat zoveel als mogelijk aan een verzoek om ambtelijke bijstand moet worden voldaan en alleen zwaarwegende argumenten tot weigering mogen leiden.Sub aDeze weigeringsgrond betreft verzoeken om ambtelijke bijstand zonder dat duidelijk is dat een dergelijk verzoek voortvloeit uit of bijdraagt aan de kaderstellende, controlerende of volksvertegenwoordigende rol van raadsleden. De ambtelijke bijstand is met andere woorden niet bedoeld voor andere werkzaamheden dan die rechtstreeks voortvloeien uit het raadslidmaatschap, en andere belangen dan het algemeen, gemeentelijk belang dat zij primair stellen.Sub bDeze weigeringsgrond is opgenomen om in een bijzonder geval het belang van de gemeente te beschermen.Sub cEr kan zich een situatie voordoen dat de benodigde ambtelijke ondersteuning zo omvangrijk is of zo veel van een specifieke deskundigheid vraagt dat daardoor het normaal functioneren van het gemeentelijk apparaat in het geding komt. Daarom is een bepaling opgenomen dat bijstand kan worden geweigerd indien daardoor de normale taakuitoefening van het ambtelijk apparaat aanmerkelijk zou worden belemmerd. Als alternatief zou ook een beroep kunnen worden gedaan op de weigeringsgrond "het schaden van het belang van de gemeente".Sub dIn de modelverordening van de VNG is ook voorzien in een beperking van de ambtelijke bijstand door per raadslid een bepaald aantal uren beschikbaar te stellen. Deze beperking is niet overgenomen. Dit omdat het de mogelijkheden van de raad teveel zou beperken en dit – nu de positie en werkwijze van de raad nog in ontwikkeling zijn – niet wenselijk is. Ook wordt het moeilijk de bijstand toe te rekenen naar raadsleden indien de ambtelijke bijstand moet worden verleend op verzoek van meerdere raadsleden. Daarnaast vereist een dergelijke regeling dat er zowel een centraal registratiesysteem moet worden bijgehouden als een urenregistratie door de ambtenaren die de bijstand verlenen. Door geen beperking in uren op te nemen kan zich wel een situatie voordoen dat één of meer raadsleden overmatig verzoeken tot ambtelijke bijstand indienen en hiermee een onevenredig beslag op de capaciteit van de griffie dan wel de reguliere ambtelijke organisatie leggen. Daarom is een bepaling opgenomen dat bijstand in dat geval kan worden geweigerd.Artikel8BeoordelingDe beoordeling of een verzoek om bijstand in strijd is met één van de limitatief opgesomde gronden is aan de griffier als hoofd van de griffie respectievelijk de secretaris als hoofd van het ambtelijk apparaat. Alleen zij bevinden zich in een positie waarin deze afweging kan worden gemaakt. Bij een weigering moet het besluit gemotiveerd aan het betrokken raadslid worden medegedeeld. De griffier zal bij een afwijzing in overleg treden met het betrokken raadslid.Artikel9GeschillenregelingHet kan zijn dat een raadslid het niet eens is met het besluit tot weigering van bijstand en de daaraan ten grondslag liggende motieven. Daarom wordt voorzien in een beroepsmogelijkheid voor het raadslid. De burgemeester is – als voorzitter van zowel de raad als het college – de aangewezen persoon om een eindoordeel te vellen. Uiteraard zal de burgemeester hierover overleg voeren met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). De raad kan ook via de gebruikelijk weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Indien aan een raadslid bijstand wordt verleend kan het zijn dat de geleverde bijstand naar het oordeel van het raadslid kwalitatief onvoldoende is. Betreft het een medewerker van de eigen griffie kan het raadslid zich uiteraard wenden met zijn klacht tot de griffier. De griffier is belast met de leiding van de griffie. Indien de klacht echter betrekking heeft op een ambtenaar van het ambtelijk apparaat zal het raadslid zich moeten wenden tot de secretaris. Dit doet het raadslid door tussenkomst van de griffier. Alleen zo kan de griffier het zicht houden op de geleverde ambtelijke bijstand en de kwaliteit daarvan en de aan hem opgedragen taak adequaat uitvoeren.De verwachting is dat meestal overleg met de griffier en de secretaris tot een bevredigende oplossing zal leiden. Mocht dit onverhoopt niet lukken dan wordt ook hier voorzien in een beroepsmogelijkheid bij de burgemeester. Artikel10Onvoorziene gevallenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel11InwerkingtredingDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel12CiteertitelDit artikel behoeft geen toelichting.