Organisatie | Zutphen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële verordening gemeente Zutphen 2005 |
Citeertitel | Financiële verordening gemeente Zutphen 2005 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
De datum van inwerkingtreding is bij benadering bepaald.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-06-2005 | 01-01-2005 | 01-01-2016 | Nieuwe regeling | 30-05-2005 Onbekend | 2.991 |
De raad van de gemeente Zutphen,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 maart 2005 met nummer BBM/Staf 2.991;
de volgende verordeningen conform bijgevoegde tekstexemplaren vast te stellen:
a. de Financiële Verordening gemeente Zutphen 2005 (bijlage 2);
b. de Controle Verordening gemeente Zutpehen 2005 (bijlage 3);
c. de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Zutphen 2005 (bijlage 4).
Beheersing en interne controle
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt ze maatregelen tot herstel.
Artikel 10 Reserves en voorzieningen
Het college biedt de raad jaarlijks, gelijktijdig met de begroting, een overzicht van de reserves en voorzieningen aan. Tenminste eenmaal in de vier jaar zal een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen ter behandeling en ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd.
Deze nota behandelt in ieder geval:
Artikel 11 Waardering & afschrijving vaste activa
Het college biedt de raad een nota activerings- en afschrijvingsbeleid aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en jaarlijks getoetst bij de vaststelling van de begroting.
Artikel 12 Waardering debiteuren en overige vorderingen
Voor openstaande vorderingen wordt jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekeningeen voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid.
Artikel 13 Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten meegenomen, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verrichte dienstverlening.
Voor het door de raad vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen verstrekt het college per verordening een overzicht waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en het totaal van de geraamde kosten van de in de verordening genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
Het college biedt de raad jaarlijks, gelijktijdig met de begroting, een paragraaf weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling. In deze paragraaf wordt ingegaan op het risicomanagement, de voorzieningen, de onbenutte belastingcapaciteit en het weerstandsvermogen. In de paragraaf wordt het weerstandsvermogen geconfronteerd met de risico’s.
Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen
Het college biedt de raad jaarlijks, gelijktijdig met de begroting, een paragraaf onderhoud kapitaal-goederen aan ter behandeling en vaststelling. De paragraaf geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, wegen, straatmeubilair, riolering en gebouwen en eveneens het meerjarig budgettair beslag.
Het college biedt de raad jaarlijks, gelijktijdig met de begroting, een paragraaf bedrijfsvoering aan ter behandeling en vaststelling. In deze paragraaf wordt mede ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Hierbij zal o.a. aandacht worden geschonken aan het P&O-beleid, Dienstverlening en Planning en Control.
Hoofdstuk IV Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college is bevoegd, in gevallen waarin termijnen en/of procedures niet gehaald worden, gemotiveerd en onder opgaaf van redenen, af te wijken van deze verordening. De raad wordt hiervan in de eerstvolgende raadscommissievergadering in kennis gesteld.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Zutphen,
gehouden op:
De voorzitter, de griffier,
Enkele belangrijke termen en afkortingen welke in de verordening worden gebruikt worden nader toegelicht.
De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de indeling van de begroting vast, evenals de drie W-vragen waarop de raad wil sturen en controleren. Overigens zal op dit terrein nog veel nader vastgesteld moeten worden, na discussie met de raad over nut, noodzaak en mogelijkheden van het vaststellen van indicatoren.
In artikel 9 van het BBV is aangegeven welke paragrafen verplicht in de begroting moeten worden opgenomen.
Tenslotte bevat de programmabegroting een raming voor het begrotingsjaar alsmede voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.
De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het college een productenraming vast. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. In dit artikel wordt bepaald dat de raad een overzicht wil hebben van welke producten er bij de programma’s horen.
Aan de hand van een voorstel van het college geeft de raad in dit artikel een aantal belangrijke uitgangspunten aan die het college bij het opstellen van de begroting moet volgen. Sinds enkele jaren wordt hieraan invulling gegeven door middel van de Voorjaarsnota.
In deze nota spelen de resultaten van de rekening en de ontwikkelingen van het lopende begrotingsjaar een belangrijke rol.
Artikel 5 Uitvoering begroting
In dit artikel legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen aan de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productenraming en de uitvoering van de programma’s in de geautoriseerde begroting.
In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het college.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 8 lid 1 zal kunnen voldoen.
In het eerste lid wordt het college opdracht gegeven tot het treffen van verschillende maatregelen op het gebied van interne controle in relatie met de inrichting van de financiële administratie.
In het tweede lid wordt geregeld dat het college zelf jaarlijks een aantal bedrijfsonderdelen zal toetsen om aan de eisen van controle te voldoen
Het derde lid regelt dat het college op grond van de uitkomsten van de onderzoeken als bedoeld in het tweede lid bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft.
Het vierde lid geeft ten slotte aan dat de resultaten ter kennis worden gebracht van de raad Het is de raad die zich, mede aan de hand van controlerapporten van de accountant een oordeel moet vormen over het door het college gevoerde beleid en het daarmee samenhangende financieel beheer. Eventuele onrechtmatigheden en de daarop genomen maatregelen voor herstel worden daarin meegenomen.
Artikel 7 Tussentijdse rapportage
In dit artikel regelt de raad de frequentie van het aantal malen dat hij tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. Er is daarbij gekozen voor minimaal twee tussentijdse rapportages: hierbij kan gedacht worden aan de Voorjaarsnota over de periode 1 januari tot 1 april van het lopende begrotingsjaar en een najaarsnota (technische bijstelling) over de periode 1 januari tot 1 september van het lopende begrotingsjaar.
In het tweede en derde lid wordt geregeld dat de tussentijdse rapportages aansluiten bij de indeling van de begroting. Daarbij moet worden opgemerkt dat het bij de tussentijdse rapportages vooral gaat om de hoofdzaken en dat de rapportages derhalve dus niet te uitgebreid maar overzichtelijk zijn.
Dit artikel is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college c.q. de controle van de raad daarop.
Artikel 9 Tussentijdse informatieplicht
Dit artikel wordt algemeen toegepastin die zin dat alle besluitvorming tot een bepaald (tevoren af te spreken) moment wordt meegenomen. In de praktijk tot nu toe is dat in hoofdzaak besluitvorming tot en met de Voorjaarsnota.
Artikel 10 Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van de gemeente. Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserves en de bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad.
Artikel 10 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaderstelling door de raad voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen.
Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa
In artikel 212 Gemeentewet is bepaald dat deze verordening in elk geval bevat “regels voor waardering en afschrijving activa”. Het college zal middels een nota separaat spelregels omtrent het afschrijvings- en activeringsbeleid aan de raad ter vaststelling voorleggen In het BBV wordt in de artikelen 59 tot en met 65 aandacht besteed aan “Waardering, activeren en afschrijven”.
Artikel 12 Waardering debiteuren en overige vorderingen
De noodzakelijke hoogte van de voorziening wordt jaarlijks bij het opmaken van de jaarrekening bepaald.
Artikel 13 Kostprijsberekening
In dit artikel is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat in artikel 212, lid 2 onder b Gemeentewet is bepaald. Lid 2 geeft de methode aan van de berekening van de omslagrente.
Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen. In de staat van geactiveerde kapitaaluitgaven is het grootste deel van de gemeentelijke bezittingen opgenomen.
In deze artikelen worden de verplicht voorgeschreven paragrafen nader uitgewerkt. Per paragraaf is aangegeven waarover en in welke vorm moet worden gerapporteerd. In artikel 17 gaat het daarbij over de kapitaalgoederen. Dit zijn goederen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Het betreffende artikel gaat in op het onderhoud van deze goederen en hierbij wordt het onderhoud van het openbaar groen, wegen, straatmeubilair, riolering en gebouwen met name genoemd. Met betrekking tot de financieringsfunctie (treasury) wordt het college in artikel 18, lid 1 opgedragen om een treasurystatuut op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering. Artikel 20 regelt de voorwaarden voor de partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke en financiële band heeft.
In artikel 22 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet - inherent aan het dualisme - de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Dat geldt ook voor de artikelen 23, 24 en 25.
Artikel 23 Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten in hun rol als toezichthouder, het rijk en de Europese Unie. Zie ook de toelichting bij artikel 22.
Artikel 24 Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangs-punten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden.
In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t/m e worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover. Zie ook de toelichting bij artikel 22.
Artikel 25 Inkoop en aanbesteding
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van interne regels is naast de desbetreffende administratieve aspecten te zien als een vorm van risicobeheersing. Artikel 25 legt aan het college de zorg op om deze regels op te stellen. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets.
Hiermee kan het college indien termijnen en/of procedures niet worden gehaald, gemotiveerd en onder opgaaf van redenen, afwijken van de verordening. De raad wordt hiervan in de eerstvolgende raadscommissievergadering op de hoogte gesteld.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordening van Zutphen en van Warnsveld.
De oude verordeningen van Zutphen en van Warnsveld blijft nog van kracht voor de begroting en jaarrekening van 2004.
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.