| Organisatie | Sittard-Geleen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Sittard-Geleen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet Art. 33 derde lid
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-10-2005 | Onbekend | 13-10-2005 Trompetter, 13-10-2005 | Gemeenteblad 2005/110 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
ambtelijke bijstand: - complexe, omvangrijke verzoeken om feitelijke informatie; - leveren van informatie ten behoeve van een initiatiefvoorstel, amendement of motie; - ondersteuning bij het opstellen van een initiatiefvoorstel, amendement of motie; - ondersteuning bij het vinden van financiële dekking voor een initiatiefvoorstel, amendement of motie
Toelichting op de verordening ambtelijke bijstand
De wijzigingen in deze verordening zijn vetgedrukt.
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 lid 1 van de Gemeentewet. Dit artikel legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden recht op ambtelijke bijstand hebben. De uitwerking van dit recht moet bij verordening worden geregeld. Artikel 33 lid 2 bepaalt dat politieke groeperingen (raadsfracties) daarnaast een recht op fractieondersteuning hebben. Dit recht wordt uitgewerkt in een afzonderlijke verordening.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld, die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffie-medewerkers bedoeld. Dat neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Artikel 1 - Begripsomschrijvingen
Dit artikel geeft enkele begripsomschrijvingen, met name om het onderscheid tussen informatie en ambtelijke bijstand te definiëren. Dit onderscheid is nodig omdat voor informatie een lichtere procedure geldt (artikel 2) dan voor ambtelijke bijstand (artikel 3). De lichtere procedure voor verzoeken om informatie is opgesteld, om voor de invulling van het recht op informatie zo weinig mogelijk barrières op te werpen. De gevraagde informatie wordt zo spoedig mogelijk geleverd.
Artikel 2 en 3 – Informatie en ambtelijke bijstand
Met verzoeken om informatie kunnen raadsleden zich (blijven) wenden tot het afdelingshoofd van de afdeling die het betreffende dossier/onderwerp tot z’n taak heeft. Het behoort in principe tot het reguliere takenpakket van ambtenaren om de gevraagde informatie voortvarend te leveren. Mocht het betreffende afdelingshoofd twijfelen of het verzoek voldoet aan deze verordening, dan legt hij het verzoek voor aan de gemeentesecretaris. Deze beslist vervolgens.
Met de komst van het duale stelsel heeft de raad eigen ondersteuning gekregen in de vorm van de griffier. De griffier is het eerste aanspreekpunt voor het verlenen van ambtelijke bijstand. Echter voor specifieke vragen over inhoudelijke dossiers of specialistische ondersteuning op het gebied van het maken van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties zal een beroep op de reguliere organisatie nodig blijven. Dit geldt uitdrukkelijk ook voor het bieden van ondersteuning bij het vinden van financiële dekking hiervoor. De verordening ambtelijke bijstand geeft spelregels voor het inschakelen van de reguliere ambtelijke organisatie bij het leveren van ambtelijke bijstand aan de raad, waarbij de griffier in de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie wordt geplaatst. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen.
Wanneer de gevraagde ambtelijke bijstand om formatieve of vakinhoudelijke redenen niet vanuit de griffie geleverd kan worden, legt de griffier een verzoek om ondersteuning bij de secretaris neer. Deze zorgt dat zo spoedig mogelijk dat het verlenen van de ambtelijke bijstand aan één of meerdere ambtenaren wordt opgedragen. De verordening biedt de secretaris drie weigeringsgronden, waarvan de eerste een nadere toelichting behoeft. Deze betreft verzoeken om ambtelijke bijstand zonder dat duidelijk is dat zo’n verzoek voortvloeit uit of bijdraagt aan de kaderstellende, controlerende of volksvertegenwoordigende rol van het raadsleden. De ambtelijke bijstand is met andere woorden niet bedoeld voor andere werkzaamheden dan die rechtstreeks voortvloeien uit het raadslidmaatschap, en andere belangen dan het algemeen, gemeentelijk belang dat zij primair stellen.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk door secretaris en vervolgens de daartoe aangewezen ambtenaren geleverd, de geformuleerde spelregels zijn niet bedoeld om formele barrières op te roepen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijken. Dat zou immers een beperking opleveren van het recht op ambtelijke bijstand, daar waar het mogelijk maken hiervan de intentie is. Het is niet mogelijk in de verordening vaste termijnen op te nemen voor het verlenen van de gevraagde bijstand in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Voorkomen moet ook worden dat een ambtenaar onder druk komt te staan door vragen vanuit het college/portefeuillehouder over de werkzaamheden die hij in het kader van verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand verricht. Daarom is bepaald dat de portefeuillehouder zich met dergelijke vragen richt tot het raadslid. Dit sluit tevens aan bij het streven dat het raadslid de regie op zijn verzoek houdt.
Zowel in artikel 2 lid 4 en artikel 3 lid 5 werd gesproken over het verstrekken van vertrouwelijke ambtelijke bijstand. Deze bepalingen zijn in de huidige verordening geschrapt. Aanleiding voor het voorstel is de uitkomst van een discussie over het wel of niet aanwezig zijn van een wettelijke basis voor het vragen van geheimhouding. Deze discussie kwam in een stroomversnelling door een bezwaar van het college van Gedeputeerde Staten (GS) van de provincie Utrecht. Het college was van mening dat het een derde partij (een lid van Provinciale Staten of gemeenteraad) niet past om verplichtingen op te leggen aan ambtenaren van de provincie. De Commissaris van de Koningin legde deze vraag voor aan de minister van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties. Het ministerie van BZK, de VNG en het IPO hebben daarop overleg gevoerd over de kwestie. Op basis van deze gesprekken zijn alle betrokkenen tot het inzicht gekomen dat de betreffende geheimhoudingsbepaling in de modelverordening niet houdbaar is. Vooral het argument dat het opleggen van een geheimhoudingsplicht een zeer zware juridische bevoegdheid betreft, heeft de VNG ervan overtuigd dat daarvoor een afzonderlijke wettelijke bepaling vereist is. Overigens is de discussie hiermee niet beëindigd: de fractie van GroenLinks in de Eerste Kamer heeft bij de behandeling van de Aanpassingswet en de Wet dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden (kamerstukken 28 995 en 29 310) aan de minister gevraagd of hij bereid is een wetswijziging voor te bereiden die de geheimhouding van een verzoek om ambtelijke bijstand alsnog een wettelijke basis verschaft.
Indien een raadslid of de griffier van mening blijven dat op onvoldoende wijze aan het verzoek om informatie of ambtelijke bijstand gehoor is gegeven, kunnen zij de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester is daarvoor binnen de lokale situatie de meest aangewezen instantie vanwege zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur.